Um HRIS, ou Human Resource Information System, é um sistema que serve para organizar e gerir informação relacionada com colaboradores. Neste tipo de plataforma é possível as empresas juntarem os dados das pessoas que lá trabalham, desde contratos, ausências, férias, dados pessoais, históricos ou documentos.
Tabela de Conteúdos
Como funciona um HRIS na prática dentro de uma empresa
Benefícios de um HRSIS para as empresas em Portugal
Funcionalidades essenciais de um HRSIS
Como escolher o melhor HRSIS para a sua empresa
Como funciona um HRIS na prática dentro de uma empresa
Um HRIS funciona como um sistema central onde toda a informação de recursos humanos é criada, atualizada e consultada. Entre outras coisas, um HRIS permite:
- Centralizar informação de colaboradores (incluindo dados pessoais, contratos, datas importantes, histórico de funções, documentação relevante).
- Automatizar tarefas administrativas, como pedidos de férias e ausências, lembretes automáticos para datas importantes ou gestão de onboarding de novos colaboradores.
- Integrar com outras ferramentas já usadas pela empresa, como processamento salarial ou plataformas de gestão.
Benefícios de um HRIS para as empresas em Portugal
Embora os benefícios possam variar consoante a dimensão e as necessidades de cada organização, existem algumas vantagens que tendem a ser transversais à maioria das empresas que investem num HRIS:
- Menos tempo gasto em tarefas repetitivas.
- Redução de erros e maior fiabilidade da informação.
- Tomada de decisões mais informada.
- Conformidade legal e organização documental asseguradas.
Funcionalidades essenciais de um HRIS
Ainda que os sistemas possam variar de fornecedor para fornecedor, existe um conjunto de funcionalidades que já são consideradas essenciais para apoiar uma gestão de recursos humanos mais eficiente, organizada e alinhada com as necessidades das empresas nos dias que correm. Enquanto procura o HRIS à medida do seu negócio, deve prestar especial atenção às seguintes funcionalidades:
Gestão centralizada de colaboradores
Um HRIS deve ser capaz de albergar tudo o que diz respeito ao perfil do colaborador dentro da empresa: dados pessoais, histórico profissional, funções, departamentos, documentos associados e outras informações relevantes.
Gestão de férias e ausências
Outra funcionalidade praticamente indispensável num HRIS eficiente é a gestão de férias e ausências. Este tipo de funcionalidade traz duas vantagens: por um lado, dá visibilidade imediata sobre quem está ausente, enquanto por outro evita erros de comunicação que podem gerar conflitos ou sobreposições desnecessárias.
Gestão documental e contratos
Um HRIS deve permitir armazenar e gerir estes documentos de forma digital, com histórico de versões e acesso controlado. Ferramentas como a Factorial facilitam também a assinatura digital de documentos: pode solicitar a assinatura digital de um ou mais funcionários para cada documento e guardar os respetivos ficheiros depois de assinados.
Onboarding e offboarding digital
Quando um novo colaborador entra na empresa, há uma série de passos minimamente estandardizados que precisam de ser seguidos: criação de acessos, envio de documentação, integração com equipas, tarefas administrativas iniciais. O mesmo acontece no momento de saída, com processos de encerramento de acessos e formalização de documentação.
Um HRIS permite estruturar estes processos de forma automática ou semiautomática.
Relatórios e análise de dados de recursos humanos
Um sistema bem estruturado permite acompanhar métricas como absentismo, rotatividade, distribuição de equipas, evolução de contratações, entre outros indicadores relevantes.
Deste modo, em vez de decisões baseadas em meras perceções, as equipas de recursos humanos podem decidir com base num volume de dados mais robusto e concreto.
Integração com outras ferramentas
Um sistema isolado tem utilidade limitada. A integração com outros sistemas, por exemplo com o software de payroll, evita duplicação de trabalho e reduz erros associados à introdução manual de dados em várias plataformas distintas.
Como escolher o melhor HRIS para a sua empresa
Com várias opções disponíveis no mercado, é natural que numa fase inicial não seja fácil compreender qual é a mais adequada para o seu negócio. Na hora de escolher um HRIS, eis alguns pontos que deve considerar:
- Tamanho da empresa: uma empresa pequena, com uma estrutura simples e poucos colaboradores, pode não precisar de um sistema demasiado complexo, por exemplo. Já uma empresa de média ou grande dimensão, com mais pessoas e departamentos a gerir, pode exigir um HRIS mais robusto.
- Facilidade de utilização no dia a dia: opte por um sistema intuitivo que não exija formação excessiva para tarefas simples.
- Escalabilidade: é importante perceber se o sistema escolhido permite adicionar funcionalidades, integrar novos processos ou simplesmente acompanhar o aumento de colaboradores sem perda de eficiência.
- Integração com outros sistemas: quando as organizações já usam um software de payroll, ferramentas de gestão financeira ou outras plataformas internas, é importante que o HRIS consiga comunicar bem com estes sistemas.
- Suporte e acompanhamento: ao longo do tempo é natural que surjam dúvidas, ajustes e necessidades de adaptação. Ter um suporte acessível, claro e responsivo faz a diferença.
Tendências do HRIS na gestão de recursos humanos
Uma das principais tendências no que diz respeito aos HRIS é o aumento da automatização de tarefas administrativas. As equipas de recursos humanos vão passar cada vez menos tempo a “executar processos” e mais tempo a supervisionar sistemas e a interpretar resultados.
A integração com Inteligência Artificial é outra das tendências mais óbvias. Por exemplo, sugestões automáticas de melhoria de processos, análise de padrões de absentismo ou até apoio na identificação de perfis para determinadas funções são funcionalidades que podem complementar alguns processos e torná-los mais eficientes.
Além disso, os HRIS estão cada vez mais pensados para serem utilizados em qualquer lugar, através de dispositivos móveis ou plataformas cloud, permitindo que colaboradores e equipas de recursos humanos tenham acesso à informação e aos processos independentemente da sua localização.
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