Agestão de pedidos de férias pode parecer confusa à medida que as pessoas tiram férias por várias razões. O Direito a Férias Anuais’ são os dias de férias pagas que pode tirar por ano, a maioria dos trabalhadores portugueses têm legalmente direito a 22 dias de férias por ano.
Os empregadores em Portugal não são atualmente obrigados por lei a conceder aos trabalhadores, férias pagas, ou não remuneradas, de compaixão ou de luto. Contudo, muitos optam por fazê-lo, uma vez que pode contribuir para a saúde geral da empresa. Uma política justa e eficaz pode ajudar aaumentar a produtividade, retenção e moral dos empregados. Pode também ajudar a atrair novos talentos para a empresa.
Analisaremos dicas e melhores práticas para a gestão de formulários de pedidos de férias. O que deve incluir na sua política de férias, e como o acompanhamento do tempo de férias pode beneficiar a empresa. Analisaremos também como o software de gestão de férias pode ajudá-lo a racionalizar e simplificar os processos.
- Gestão de Pedidos de Férias
- Formulários de Pedido de Férias & Política
- Melhores Práticas
- Excel de Rastreio de Férias
- Software de Gestão de Férias
Software para Gestão de Pedidos de Férias ✅
Os pedidos de férias podem ser complicados. A forma como gere as férias anuais na sua empresa pode ter um efeito sobre a empresa e as pessoas que nela trabalham. É importante criar processos e orientações detalhadas e justas para que todos fiquem esclarecidos sobre a sua situação. Uma boa política é organizada, estruturada e eficiente. A chave está em encontrar o equilíbrio certo entre cuidar dos empregados e proteger as operações. Isto irá ajudá-lo a evitar uma quebra de produtividade quando os empregados tiram férias. Irá também melhorar os níveis de retenção e atrair melhores candidatos a emprego.
Comece por considerar o seguinte:
- As férias são pagas ou não remuneradas na sua empresa?
- Quantos dias de férias cada empregado terá?
- São acumuladas ou atribuídas no início de cada ano?
- Os pedidos podem ser apresentados em qualquer altura, ou devem ser planeados no início de cada ano?
- Podem ser transportados?
- Como é que os empregados devem solicitar tempo livre?
- Precisam de preencher um formulário de pedido de férias?
- Com quanta antecedência devem pedir férias?
- Existem períodos em que os empregados não possam solicitar tempo livre? (tais como períodos ocupados)
- O que acontece com pedidos sobrepostos? Seguirá uma abordagem “primeiro a chegar primeiro a ser servido” ou um “pedido de férias por antiguidade”?
- Como irá acompanhar as férias e ausências?
No entanto, se escolher tratar dos seus pedidos de férias, terá de se certificar de que o processo de pedido de férias é claro, fácil de gerir, e aplicado de forma consistente a todos os funcionários. Também precisa de se certificar de que inclui uma política de férias detalhada no seu manual do empregado. Deve ser comunicada ao pessoal novo e existente e revisto regularmente.
Política de Formulários de Pedidos de Férias dos Empregados
Quer ofereça tempo livre pago ou não pago para férias, precisa de conceber uma política clara e bem detalhada para que os empregados possam planear o seu tempo livre. Por vezes, pode ser difícil encontrar o equilíbrio certo.
Quer que os seus empregados se sintam apoiados, e que possam tirar tempo livre quando for necessário. Mas também precisa de garantir que as férias não afetam a produção ou exercem pressão extra, sobre os outros membros do departamento.
Os seus formulários de pedidos de férias e a política de pedidos de férias devem responder às seguintes questões:
- Como os funcionários devem solicitar tempo livre e qual é o período de aviso
- Durante quanto tempo um gestor tem de aprovar ou rejeitar um pedido
- Quando os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico) e o que acontece com pedidos sobrepostos
- Se os empregados precisarem de preencher formulários de pedido de férias
- Como são seguidas e monitorizadas as férias dos empregados (excel vs software)
- Se os empregados têm acesso a software para gerir os seus próprios pedidos e subsídios.
Certifique-se de que comunica a sua política a todo o novo pessoal durante o processo de embarque. Toda esta informação deve também estar disponível no manual do empregado.
Melhores Práticas e Política de Férias
- Considere um sistema de rotação para determinar quem escolhe primeiro os seus dias de folga para manter as coisas justas. Este é um componente crucial para a sua política de pedidos de férias.
- Se trabalha em fabrico e tiver tempo de paragem sazonal para manutenção, poderá considerar a possibilidade de ter uma paragem total e encorajar os empregados usarem os seus dias de fériasnessa altura. Isto poderia melhorar a produtividade e reduzir as hipóteses de as pessoas sentirem que existem “favoritos”, uma vez que todos usam tempo livre ao mesmo tempo.
- Comunique as suas políticas aos empregados assim que estes forem contratados. Dessa forma, os limites são claros e os seus empregados conhecem os seus direitos e obrigações.
- Defina um período de pré-aviso para solicitar férias e mantenha-se fiel a ele.
- Pense em usar programas de reconhecimento de empregados para encorajar os empregados a tirar férias durante períodos mais calmos. Por exemplo, poderia dar um dia de férias extra a alguém que cubra consistentemente os turnos de fim-de-semana ou períodos ocupados.
- Não podemos enfatizar isto o suficiente: rastreie os seus pedidos de folga de empregados, quer sejam aprovados ou rejeitados. Ajudá-lo-á a detetar quaisquer padrões e estará em melhor posição para rejeitar um pedido se alguém estiver a pedir folga com demasiada frequência.
- Certifique-se de que tem em conta quaisquer leis locais ou estatais que possam afetar os direitos dos trabalhadores.
- Seja consistente e justo. Assegure-se de que todos os trabalhadores seguem os procedimentos e evitem jogar aos favoritos
Modelo de Pedidos de Férias – Excel de Rastreio de Férias
É importante seguir e analisar as ausências e os pedidos de férias. Além de o ajudar a gerir as férias atribuídas aos seus empregados, pode ajudá-lo a detetar quaisquer padrões ou problemas com a assistência. Um tempo de folga de acompanhamento também melhora a programação e torna o cálculo da folha de pagamentos no final do mês muito mais fácil.
Uma forma de acompanhar e calcular os seus pedidos é, utilizar uma folha de cálculo de rastreio de pedidos de férias. Um bom modelo de pedidos de férias ajuda-o a calcular quantos dias um funcionário tirou férias, e quantos dias de férias ainda lhe restam. Pode também ajudá-lo a ver se outros empregados já marcaram férias quando recebe um novo pedido.
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Embora seja a solução mais barata, uma folha de cálculo nem sempre é uma ferramenta mais eficiente. O Excel tem muitas características e pode sempre adicionar fórmulas extra, mas há um risco de erro humano, e é preciso tempo e paciência para o manter atualizado. Se quiser ter mais controlo sobre os seus pedidos de férias, então investir numa solução básica de software de férias pode ser mais eficiente e rentável a longo prazo.
Software de Gestão de Férias para Empregados
Usar a plataforma correta para gerir ausências e férias pode ajudá-lo a simplificar e racionalizar os seus processos de férias. Reduzirá a papelada e folhas de cálculo e ajudará os seus empregados a gerir os seus próprios pedidos de férias e subsídios. Pode também criar as políticas da sua empresa dentro da aplicação, tornando muito mais fácil para os seus colaboradores compreenderem o tempo de folga que lhes é concedido.
Com o software de férias da Factorial, pode:
- Automatizar todo o processo.
- Ver todas as ausências num relance.
- Encorajar os funcionários a solicitar dias de férias diretamente desde a aplicação. Podem também utilizar a aplicação para ver quantos dias utilizaram e quantos lhes restaram.
- Aceitar e rejeitar pedidos, verificar quantos dias um empregado já utilizou, e ver se a ausência causaria potenciais problemas de pessoal.
- Acompanhar as férias em tempo real e detetar quaisquer padrões, conflitos ou problemas.
- Criar políticas e enviá-las aos funcionários.
- Criar relatórios e agrupar dados de tempo livre por escritório ou equipa.
- Descarregar resumos anuais e mensais das ausências dos funcionários.
- Organize e sincronize todos os seus calendários num só local com o Google Calendar.
- Criar um papel para os gestores aprovarem os pedidos de férias dos funcionários, poupando tempo para o departamento de recursos humanos.
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