Como Gerir Pedidos de Férias dos Colaboradores

A gestão de pedidos de férias pode parecer confusa à medida que as pessoas tiram férias por várias razões. O ‘Direito a Férias Anuais’ são os dias de férias pagas que pode tirar por ano, a maioria dos trabalhadores portugueses têm legalmente direito a 22 dias de férias por ano. Os empregadores em Portugal não são atualmente obrigados por lei a conceder aos trabalhadores, férias pagas, ou não remuneradas, de compaixão ou de luto. Contudo, muitos optam por fazê-lo, uma vez que pode contribuir para a saúde geral da empresa. Uma política justa e eficaz pode ajudar a aumentar a produtividade, retenção e moral dos empregados. Pode também ajudar a atrair novos talentos para a empresa.

Analisaremos dicas e melhores práticas para a gestão de formulários de pedidos de férias. O que deve incluir na sua política de férias, e como o acompanhamento do tempo de férias pode beneficiar a empresa. Analisaremos também como o software de gestão de férias pode ajudá-lo a racionalizar e simplificar os processos.

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Gestão de Pedidos de Férias

Os pedidos de férias podem ser complicados. A forma como gere as férias anuais na sua empresa pode ter um efeito sobre a empresa e as pessoas que nela trabalham. É importante criar processos e orientações detalhadas e justas para que todos fiquem esclarecidos sobre a sua situação. Uma boa política é organizada, estruturada e eficiente. A chave está em encontrar o equilíbrio certo entre cuidar dos empregados e proteger as operações. Isto irá ajudá-lo a evitar uma quebra de produtividade quando os empregados tiram férias. Irá também melhorar os níveis de retenção e atrair melhores candidatos a emprego.

Comece por considerar o seguinte:

  • As férias são pagas ou não remuneradas na sua empresa?
  • Quantos dias de férias cada empregado terá?
  • São acumuladas ou atribuídas no início de cada ano?
  • Os pedidos podem ser apresentados em qualquer altura, ou devem ser planeados no início de cada ano?
  • Podem ser transportados?
  • Como é que os empregados devem solicitar tempo livre?
  • Precisam de preencher um formulário de pedido de férias?
  • Com quanta antecedência devem pedir férias?
  • Existem períodos em que os empregados não possam solicitar tempo livre? (tais como períodos ocupados)
  • O que acontece com pedidos sobrepostos?  Seguirá uma abordagem “primeiro a chegar primeiro a ser servido” ou um “pedido de férias por antiguidade”?
  • Como irá acompanhar as férias e ausências?

No entanto, se escolher tratar dos seus pedidos de férias, terá de se certificar de que o processo de pedido de férias é claro, fácil de gerir, e aplicado de forma consistente a todos os funcionários. Também precisa de se certificar de que inclui uma política de férias detalhada no seu manual do empregado. Deve ser comunicada ao pessoal novo e existente e revisto regularmente.

Política de Formulários de Pedidos de Férias dos Empregados

Quer ofereça tempo livre pago ou não pago para férias, precisa de conceber uma política clara e bem detalhada para que os empregados possam planear o seu tempo livre. Por vezes, pode ser difícil encontrar o equilíbrio certo. Quer que os seus empregados se sintam apoiados, e que possam tirar tempo livre quando for necessário. Mas também precisa de garantir que as férias não afetam a produção ou exercem pressão extra, sobre os outros membros do departamento.

Os seus formulários de pedidos de férias e a política de pedidos de férias devem responder às seguintes questões:

  • Como os funcionários devem solicitar tempo livre e qual é o período de aviso
  • Durante quanto tempo um gestor tem de aprovar ou rejeitar um pedido
  • Quando os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico) e o que acontece com pedidos sobrepostos
  • Se os empregados precisarem de preencher formulários de pedido de férias
  • Como são seguidas e monitorizadas as férias dos empregados (excel vs software)
  • Se os empregados têm acesso a software para gerir os seus próprios pedidos e subsídios.

Certifique-se de que comunica a sua política a todo o novo pessoal durante o processo de embarque. Toda esta informação deve também estar disponível no manual do empregado.

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Melhores Práticas e Política de Férias

  • Considere um sistema de rotação para determinar quem escolhe primeiro os seus dias de folga para manter as coisas justas. Este é um componente crucial para a sua política de pedidos de férias.
  • Se trabalha em fabrico e tiver tempo de paragem sazonal para manutenção, poderá considerar a possibilidade de ter uma paragem total e encorajar os empregados usarem os seus dias de férias nessa altura. Isto poderia melhorar a produtividade e reduzir as hipóteses de as pessoas sentirem que existem “favoritos”, uma vez que todos usam tempo livre ao mesmo tempo.
  • Comunique as suas políticas aos empregados assim que estes forem contratados. Dessa forma, os limites são claros e os seus empregados conhecem os seus direitos e obrigações.
  • Defina um período de pré-aviso para solicitar férias e mantenha-se fiel a ele.
  • Pense em usar programas de reconhecimento de empregados para encorajar os empregados a tirar férias durante períodos mais calmos. Por exemplo, poderia dar um dia de férias extra a alguém que cubra consistentemente os turnos de fim-de-semana ou períodos ocupados.
  • Não podemos enfatizar isto o suficiente: rastreie os seus pedidos de folga de empregados, quer sejam aprovados ou rejeitados. Ajudá-lo-á a detetar quaisquer padrões e estará em melhor posição para rejeitar um pedido se alguém estiver a pedir folga com demasiada frequência.
  • Certifique-se de que tem em conta quaisquer leis locais ou estatais que possam afetar os direitos dos trabalhadores.
  • Seja consistente e justo. Assegure-se de que todos os trabalhadores seguem os procedimentos e evitem jogar aos favoritos

Modelo de Pedidos de Férias – Excel de Rastreio de Férias

É importante seguir e analisar as ausências e os pedidos de férias. Além de o ajudar a gerir as férias atribuídas aos seus empregados, pode ajudá-lo a detetar quaisquer padrões ou problemas com a assistência. Um tempo de folga de acompanhamento também melhora a programação e torna o cálculo da folha de pagamentos no final do mês muito mais fácil.

Uma forma de acompanhar e calcular os seus pedidos é, utilizar uma folha de cálculo de rastreio de pedidos de férias. Um bom modelo de pedidos de férias ajuda-o a calcular quantos dias um funcionário tirou férias, e quantos dias de férias ainda lhe restam. Pode também ajudá-lo a ver se outros empregados já marcaram férias quando recebe um novo pedido.

Embora seja a solução mais barata, uma folha de cálculo nem sempre é uma ferramenta mais eficiente. O Excel tem muitas características e pode sempre adicionar fórmulas extra, mas há um risco de erro humano, e é preciso tempo e paciência para o manter atualizado. Se quiser ter mais controlo sobre os seus pedidos de férias, então investir numa solução básica de software de férias pode ser mais eficiente e rentável a longo prazo.

Software de Gestão de Férias para Empregados

Usar a plataforma correta para gerir ausências e férias pode ajudá-lo a simplificar e racionalizar os seus processos de férias. Reduzirá a papelada e folhas de cálculo e ajudará os seus empregados a gerir os seus próprios pedidos de férias e subsídios. Pode também criar as políticas da sua empresa dentro da aplicação, tornando muito mais fácil para os seus colaboradores compreenderem o tempo de folga que lhes é concedido.

Com o software de férias da Factorial, pode:

  • Automatizar todo o processo.
  • Ver todas as ausências num relance.
  • Encorajar os funcionários a solicitar dias de férias diretamente desde a aplicação. Podem também utilizar a aplicação para ver quantos dias utilizaram e quantos lhes restaram.
  • Aceitar e rejeitar pedidos, verificar quantos dias um empregado já utilizou, e ver se a ausência causaria potenciais problemas de pessoal.
  • Acompanhar as férias em tempo real e detetar quaisquer padrões, conflitos ou problemas.
  • Criar políticas e enviá-las aos funcionários.
  • Criar relatórios e agrupar dados de tempo livre por escritório ou equipa.
  • Descarregar resumos anuais e mensais das ausências dos funcionários.
  • Organize e sincronize todos os seus calendários num só local com o Google Calendar.
  • Criar um papel para os gestores aprovarem os pedidos de férias dos funcionários, poupando tempo para o departamento de recursos humanos.

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