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Acordo de Confidencialidade: uma necessidade nas empresas

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Com o avanço da tecnologia e o contexto digital atual, cada vez mais empresas estão a trabalhar com enormes volumes de dados, pelo que um Acordo de Confidencialidade se torna essencial. Além de salvaguardar as empresas, torna cada colaborador mais consciente das suas ações.

Nesta situação, um acordo de confidencialidade torna-se um instrumento valioso e poderoso para garantir a segurança da nossa informação mais sensível.

Neste artigo vamos perceber o que é um acordo de confidencialidade, para que serve, como fazer este documento e os seus benefícios. Venha saber mais!

O que é um Acordo de Confidencialidade

Um acordo de confidencialidade é também conhecido como “non-disclosure agreement” ou “NDA”, em inglês.

Este é um tipo de contrato que é juridicamente vinculativo e que estabelece uma relação de confidencialidade entre as partes signatárias. Isto implica que as partes envolvidas, neste caso a empresa e o trabalhador, concordam que a informação privada e/ou sensível a que têm acesso não será disponibilizada a terceiros.

Os acordos de confidencialidade costumavam ser comuns às empresas que iniciavam negociações com outras empresas. Ou nos casos em que também trabalhavam com contratos de trabalho que envolviam acordos de exclusividade e de transferência de imagem. É o caso da indústria do entretenimento.

Mas hoje em dia, os acordos de confidencialidade são uma prática generalizada entre todos os tipos de empresas, onde gerem os seus próprios dados pessoais e os de outras pessoas (clientes e/ou fornecedores).

Descarregue um modelo para criar um Acordo de Confidencialidade

Para que possa começar a reforçar a privacidade e a proteção de dados na sua empresa, preparámos um modelo de acordo de confidencialidade que pode descarregar gratuitamente.

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Para que serve um acordo de confidencialidade?

Os acordos de confidencialidade têm múltiplos objetivos, dependendo da particularidade de cada situação. No entanto, normalmente estes acordos são solicitados quando a relação entre uma empresa e um colaborador começa.

Referir também que estes acordos vão muito para lá de um acordo inicial quando se inicia um vínculo laboral. Os acordos de confidencialidade poderão ser parte integrante das tarefas diárias de um colaborador, caso lidem com dados sensíveis.

Ao mesmo tempo os acordos de confidencialidade são frequentemente solicitados, por exemplo, quando a empresa contratante faz uso de informações recolhidas através de um software a fim de melhorar as operações do dia a dia.

E em que casos isto pode acontecer? A título de exemplo, podemos falar da recolha de dados biométricos, que servem para picar o ponto. Isto feito, claro, através de reconhecimento facial.

Em termos de enquadramento jurídico, os acordos de confidencialidade há muito que estão previstos e regulamentados. O propósito é a confiança no outro. Evitar a fuga de informações cruciais, que poderiam prejudicar a empresa, devido à vulnerabilidade de deixar dados sensíveis nas mãos de terceiros.

A informação que um acordo de confidencialidade procura proteger assuntos ou dados sensíveis numa empresa.

Podem ir desde receitas secretas e fórmulas próprias, a processos de fabrico. Listas de vendas, contacto com clientes, números referentes a contabilidade não públicos. Ou quaisquer elementos específicos que diferenciem uma empresa de outra.

📚 [Artigo] RGPD em Portugal: O que é e como afeta a gestão das empresas?

Tipos de acordo de confidencialidade

Dependendo da sua tipologia, existem diferentes formas de estabelecer um acordo de confidencialidade entre duas ou mais partes interessadas:

1) Para os colaboradores

Este é precisamente o tipo de acordo que nos focamos neste artigo. Nos termos deste contrato, os atuais e antigos colaboradores são responsáveis pela maioria das violações de confidencialidade.

Os funcionários têm o dever implícito de não utilizar segredos comerciais de uma forma que prejudique a sua organização. E um acordo de confidencialidade torna esta obrigação explícita.

2) Unidirecionais

Pode ser feito quando apenas uma empresa partilha informação e a outra parte concorda em mantê-la confidencial.

3) Bidirecionais

Ao contrário do caso anterior, aqui ambas as partes partilham informações confidenciais entre si e querem ter a certeza de que nenhuma delas divulgará dados-chave.

Pode consultar aqui a legislação portuguesa sobre os Acordos de Confidencialidade Bidirecionais.

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4) Acordo de confidencialidade precedente

Este tipo de acordo é utilizado para fusões e aquisições. Se uma empresa quiser comprar o negócio de outra empresa, vai querer ter acesso aos seus livros e ativos.

Um acordo de confidencialidade pode fornecer um elemento de protecção para informações altamente sensíveis e outros “segredos comerciais”.

Ao mesmo tempo, também é variável o tipo de “componentes” que constituirão os acordos. Ou melhor, que o tipo de dados e a sua proveniência se destinam a ser salvaguardados. Nomeadamente:

  • Cliente;
  • Operações comerciais e contabilidade;
  • Propriedade intelectual;
  • Segredos comerciais (receitas, informações de fabrico ou fórmulas);
  • Tecnologia informática;
  • Marketing, produtos e serviços.

Como fazer um acordo de confidencialidade?

De momento não existem fórmulas mágicas ou específicas para a criação de acordos de confidencialidade. Em geral, este tipo de contratos partilham a mesma estrutura e conteúdo.

A diferença está no que cada gestor de RH deve fazer antes de os redigir. Primeiro, deve avaliar se é realmente necessário ou não estabelecer um acordo de confidencialidade. Depois, sim, deve preparar o documento.

Algumas perguntas interessantes a fazer são:

  • Que dados da empresa poderiam ser violados se divulgados?
  • Qual é a probabilidade de uma violação?
  • Qual é o volume de dados sensíveis geridos cada dia/semana/mês/ano?
  • Que pessoas têm acesso a informação sensível?
  • Existem fornecedores ou clientes que também têm acesso?

📚 [Artigo] Gestão de Pessoas nas organizações: 10 dicas práticas para o RH

O que contém um acordo de confidencialidade?

Tal como com outros tipos de documentos legais e mais especificamente os acordos, o conteúdo destes será variável dependendo do caso. No entanto, existem certos parâmetros que um acordo de confidencialidade deve conter:

1) Definição de informação confidencial

Antes de mais, será importante definir o que é considerado ou entendido como “confidencial”. Para isso, deve ser fornecida uma lista, que poderá incluir os parâmetros a serem protegidos. Tais como informação financeira, materiais e/ou software, processos inovadores ou códigos de programação.

2) Propósito da divulgação

Cada acordo deve conter uma secção que explique porque é que a informação confidencial é comunicada à parte signatária. Devem ser descritos, de forma clara, o objetivo do acordo, detalhando as informação que serão protegidas e porquê.

3) Partes envolvidas

Como em qualquer contrato, devemos ser explícitos sobre quem assina. No caso de acordos unilaterais, a pessoa com informação confidencial é o divulgador e a pessoa que obtém a informação é o destinatário.

As pessoas selecionadas devem ser escolhidas com base na necessidade de conhecimento e também terceiros que possam ter acesso às informações.

4) Obrigações da parte que recebe a informação

Estabelece o que o destinatário pode e não pode fazer com os dados.

5) Período de tempo

Este ponto é óbvio e simples. Aqui deve ser definido o tempo que dura o acordo. Normalmente, funcionará entre 4 a 5 anos ou terminará na conclusão de um projeto.

Outras informações, como listas de clientes ou dados mais sensíveis, deverão ser protegidos por tempo indeterminado, e tal deve estar descriminado no acordo.

6) Aviso de imunidade

Tal como refere o conceito, imunidade, aqui os colaboradores não são responsáveis se revelarem informações secretas em determinadas circunstâncias.

Este aviso de imunidade pode incluir uma ordem judicial, ou qualquer outro tipo de interacção que envolva uma obrigação legal ou a deteção de uma violação de direitos. Tal como estabelecido na diretiva Whistleblower.

Outras cláusulas no acordo de confidencialidade podem, ainda, incluir os seguintes aspetos:

  • Quem paga as taxas legais
  • Como são resolvidas as disputas
  • Que lei é aplicável em caso de violação do acordo
  • Se o acordo também vincula herdeiros

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Benefícios de um acordo de confidencialidade

A maior vantagem de se ter um acordo de confidencialidade é assegurar que as pessoas integrantes (ou ex-integrantes) da empresa não partilham informações sensíveis. Segredos comerciais, conhecimentos de propriedade, informações sobre clientes, informações sobre produtos, planos estratégicos, ou outros.

Em suma, estes contratos protegem a integridade jurídica e operacional das organizações. Impedindo, assim, os indivíduos de beneficiarem de qualquer informação secreta da empresa, que possa ser comercializada para fins ilícitos.

A manutenção da discrição sobre dados pessoais ou sensíveis assegura que os colaboradores sintam que existe um sentimento de seriedade dentro da empresa. Nomeadamente sobre a forma como os negócios do dia-a-dia são conduzidos. Seja internamente, seja com clientes.

Mais especificamente, os acordos de confidencialidade servem para fornecer e aplicar consequências para qualquer violação. Isto porque não só especificam como as informações confidenciais devem ser tratadas e protegidas, mas também estabelecem as consequências da violação dos termos do acordo.

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Além disto, os acordos de confidencialidade também ajudam a preservar relações comerciais importantes. Especialmente onde existe um fluxo constante de informação privada.

Ter um acordo formal e por escrito, entre as duas partes envolvidas, proporciona uma sensação de segurança mútua. Além de evitar futuras disputas relativas a informações confidenciais.

Por último, mas não menos importante, tais mecanismos ajudam a facilitar a gestão documental. Isto porque tornam obrigatório descrever concretamente que informação é suposta ser “confidencial”.

Esta definição deve também incluir qualquer informação sensível relacionada com os interesses comerciais de uma empresa. Independentemente de a informação ser entregue de forma tangível, por escrito e marcada confidencial, ou fornecida oralmente.

Um acordo de confidencialidade é um instrumento valioso no contexto atual. É cada vez mais comum as empresas dependerem de enormes volumes de dados para manterem as suas operações diárias em funcionamento.

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Há exclusões nos acordos de confidencialidade?

Apesar de um acordo de confidencialidade proteger a propriedade intelectual e conhecimento de uma empresa, há exclusões. E é sobre estas exclusões que iremos debruçar-nos a seguir.

As exclusções destinam-se a abordar determinados aspetos ou situações que seriam injustas ou demasiado onerosas para a outra parte manter as informações secretas.

As exclusões mais comuns incluem as seguintes informações:

  • Informações já conhecidas pelo destinatário;
  • Dados já do conhecimento público (desde que o destinatário não tenha divulgado as mesmas indevidamente);
  • Informações que foram desenvolvidas invidualmente ou de forma independente pelo destinatário, sem qualquer referência das informações confidenciais da parte divulgadora;
  • Dados que foram divulgadas ao destinatário por outra parte que não tem qualquer dever de confidencialidade com a parte divulgadora.

Como a tecnologia ajuda a melhorar a comunicação e gestão de documentos numa empresa

Sabemos o quão importante é haver uma comunicação transparente e que chegue a todas as pessoas da empresa. Além disso, a gestão de documentos é fundamental para que dados pessoais ou solicitações não se percam entre tantos os documentos e emails trocados entre as equipas das empresas.

Os acordos de confidencialidade podem ser enviados aos seus colaboradores a qualquer momento do seu percurso e tempo de trabalho na empresa. O mais comum é estes acordos de confidencialidade serem feitos e acordados na assinatura de um novo contrato.

No entanto, dependendo do ritmo de crescimento de uma empresa, desenvolvimento de novos produtos ou plataformas, pode haver a necessidade de ser feita uma atualização do acordo.

Para isso, é essencial que as empresas tenham ferramentas que permitam uma comunicação mais eficaz entre todas as pessoas. Além de terem uma forma mais eficaz e eficiente de gerirem documentos de cada colaborador.

Com o software de RH da Factorial, é possível publicar comunicados que cheguem a todas as pessoas da empresa, bem como centralizar a gestão de documentos.

Além disso, é ainda possível enviar surveys (anónimos ou não) a todos os colaboradores, pedir assinatura eletrónica de novos documentos, e tanto mais.

Em empresas de grande dimensão, esta ferramenta pode ser particularmente interessante, pois automatiza processos. Além de ser fácil, intuitivo e eficiente, quer para gestores, quer para todos os restantes colaboradores.

Deixamos-lhe a seguir algumas funcionalidades da Factorial, que permitem melhorar a sua comunicação e gestão documental:

  • Criação de eventos e comunicados acessíveis a todas as pessoas da empresa
  • Solicitar a assinatura digital de um ou mais colaboradores para um mesmo documento
  • Aprove ou recuse os documentos dos seus colabores
  • Anúncios da semana disponíveis, como aniversários, férias, entre outros
  • Envio automático de lembretes e tarefas pendentes para o e-mail

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Este artigo também está disponível em: Español, Mexican

Ana Matos é Content Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais em diferentes formatos desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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