Se está à procura de um exemplo de uma base de dados de uma empresa, é importante perceber que não existe um modelo único. A estrutura ideal depende da dimensão da organização, dos processos internos e da quantidade de informação que precisa de ser gerida. Ainda assim, existem elementos fundamentais que qualquer base de dados deve incluir para apoiar uma gestão eficiente dos recursos humanos.
Tabela de Conteúdos
Em que consiste uma base de dados de uma empresa?
Estrutura ideal de uma base de dados de uma empresa
Como criar uma base de dados para a sua empresa com a Factorial
Exemplo prático de base de dados de uma empresa
Benefícios de ter uma base de dados de uma empresa
Em que consiste uma base de dados de uma empresa?
Uma base de dados de uma empresa pode tratar-se de uma folha de cálculo, um documento Word ou, idealmente, um software de gestão de recursos humanos. Ainda que existam variadas opções de formato, a essência mantém-se: ter dados fiáveis, acessíveis e atualizados.
Uma base de dados deve conseguir responder a perguntas como estas, sem grande esforço:
- Quantos colaboradores estão ativos?
- Como estão dispersos pelos vários departamentos?
- Qual a data de entrada de cada um?
- Quem está de férias esta semana?
Estrutura ideal de uma base de dados de uma empresa
Antes de partirmos para as especificidades da estrutura de uma base de dados de uma empresa, importa ter em mente que quanto mais simples e lógica for esta estrutura, melhor tende a funcionar no dia a dia.
Campos essenciais numa base de dados
Uma base de dados de colaboradores deve começar por reunir informação fundamental que permite identificar e gerir cada pessoa de forma clara, o que inclui:
- Nome completo do colaborador, sem abreviações ou variações.
- Identificador interno (pode ser um número de colaborador ou um código único que evita confusões entre nomes semelhantes).
- Data de admissão, não só para efeitos legais, mas também para análise de antiguidade, progressão e planeamento de recursos humanos.
- Departamento e função. O ideal é manter sempre uma nomenclatura consistente. Por exemplo, “recursos humanos” deve aparecer sempre da mesma forma e não alternar entre “RH”, “Rec. Humanos” ou outras variações.
- Tipo de contrato (efetivo, termo certo, estágio, prestação de serviços).
- Salário (opcional). Neste caso é importante ter em mente quem tem acesso a quê e com que permissões.
- Contactos atualizados e um contacto de emergência.
Boas práticas de organização de dados em recursos humanos
Uma boa base de dados deve ser consistente, ou seja, a mesma informação deve ser registada sempre da mesma forma.
Sempre que possível, deve-se limitar o tipo de informação que pode ser introduzida. Por exemplo, datas devem seguir sempre o mesmo formato, e campos como “tipo de contrato” devem ter opções pré-definidas de forma a reduzir a probabilidade de erro humano.
A atualização da informação deve ainda ser regular. Com um software como a Factorial, estas boas práticas são facilitadas porque muitos destes processos são automatizados.
Erros comuns na criação da base de dados de uma empresa
Um dos erros mais comuns é a criação de múltiplas folhas ou ficheiros para o mesmo tipo de informação. Por exemplo, uma folha para contratos, outra para salários, outra para dados pessoais, impedindo que as atualizações de dados se sincronizem.
É também importante controlar a quantidade de versões (no caso se se tratar de um ficheiro Excel, por exemplo) e evitar a dependência excessiva de uma única pessoa.
Por fim, uma base de dados só é útil se refletir a realidade atual da empresa. Para tal, é necessário atualizar regularmente a informação: a base deve acompanhar todo o ciclo do colaborador e não ser apenas uma burocracia que se preenche nas primeiras semanas de serviço.
Como criar uma base de dados para a sua empresa com a Factorial
Uma base de dados de recursos humanos serve para dar resposta rápida a questões que surgem constantemente: quem está de férias, quem está em período experimental, quem precisa de renovação de contrato ou até quem está em falta com documentação obrigatória. Plataformas como a Factorial permitem:
- Centralização da informação relativa aos recursos humanos: com a Factorial, cada colaborador tem um perfil próprio, onde estão reunidos os seus dados pessoais, contratuais e organizacionais.
- Automatização de processos repetitivos: pedidos como ausências são feitos diretamente na plataforma e ficam automaticamente refletidos no perfil do colaborador e nas métricas da equipa. Mudanças de função, alterações de contrato ou atualizações de informação ficam registadas de forma estruturada e acessível.
- Maior controlo e conformidade legal: uma base de dados serve também para garantir que a empresa cumpre obrigações legais, mantém registos atualizados e consegue responder rapidamente a qualquer pedido de auditoria ou inspeção.
Exemplo prático de base de dados de uma empresa
A ideia não é criar um modelo perfeito, até porque são poucas as empresas que seguem a mesma linha logo desde o início. O objetivo é apresentar um modelo funcional, adaptável e fácil de perceber, seja em Excel ou dentro de uma plataforma como a Factorial.
Sugestão de estrutura de uma base de dados
Um modelo básico de base de dados de uma empresa deve começar com uma tabela principal de colaboradores. Por exemplo:
- ID de colaborador.
- Nome completo.
- Data de nascimento.
- Data de admissão.
- Departamento.
- Função.
- Tipo de contrato.
- Estado (ativo/inativo).
- E-mail profissional.
- Contacto telefónico.
- Salário base (quando aplicável).
Como organizar a informação por separadores ou módulos
Em Excel, muitas empresas acabam por criar separadores diferentes. Na Factorial, existem diferentes módulos para cada secção. Por exemplo:
- Um módulo ou separador para dados de colaboradores.
- Outro para ausências e férias.
- Outro para informação salarial.
- Outro para documentação.
Uma das principais diferenças entre estas abordagens (Excel vs. plataforma de recursos humanos) é a automatização e centralização de dados. Com a Factorial:
- Existe apenas uma versão de dados, sempre atualizada.
- A informação está armazenada de forma mais segura.
- É simples anexar documentos, contratos, adendas ou certificados de formação na plataforma, permitindo condensar tudo num só lugar.
Como adaptar o modelo à realidade da empresa
O mais importante a reter é que não existe um único modelo certo para todas as empresas. Uma pequena empresa pode não precisar de tantos campos ou separadores. Já uma empresa de média dimensão começa a precisar de variáveis como histórico de alterações contratuais, gestão de ausências mais detalhada, formação e até avaliação de desempenho.
O ideal é começar por simplificar o processo, mas com uma lógica escalável.
Benefícios de ter uma base de dados de uma empresa
Melhoria na tomada de decisão
Uma base de dados bem estruturada permite, por exemplo, perceber a distribuição de colaboradores por departamento, identificar padrões de absentismo ou analisar antiguidade média.
Redução de erros administrativos
Uma estrutura bem definida reduz drasticamente o risco de erro humano. Ao existir consistência nos dados e regras claras de introdução de informação, há menos espaço para falhas. Com a Factorial, existe a possibilidade de criar campos que são validados automaticamente ou preenchidos com opções pré-definidas, evitando inconsistências logo à partida.
Aumento da produtividade
Quando a informação está centralizada e bem organizada, perde-se menos tempo a abrir ficheiros, procurar pela versão certa ou confirmar dados com colegas. As equipas de recursos humanos ficam mais disponíveis para se dedicarem a tarefas mais estratégicas.
Melhor experiência do colaborador
Pedidos de férias tratados com rapidez, alterações contratuais feitas sem contratempos, onboarding de novos profissionais mais organizado… quando existe uma base de dados bem estruturada os processos tornam-se mais fluidos e a comunicação interna melhora também.
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