Conhecer e ter o controlo dos custos de uma empresa é de grande importância na hora de melhorar o desempenho e a produtividade. Uma empresa deve sempre analisar os seus custos para perceber como estes impactam na lucratividade e no desenvolvimento dos negócios, a fim de tomar decisões mais assertivas.
Embora seja verdade que algumas organizações, principalmente as de menor porte, demonstrem falta de recursos ao criar um departamento dedicado a essa tarefa, isso não deve ser desculpa para evitar o controlo de custos e despesas decorrentes do desenvolvimento de sua atividade.
Neste artigo abordaremos o tema das despesas empresariais para que possa conhecer e reconhecer os diferentes tipos de despesas e a melhor forma de gerí-las. Também detalharemos dicas de como reduzir custos e as possibilidades de digitalização dessa tarefa com um software de gestão de despesas.
Tabela de Conteúdos:
- Quais são os custos gerais de uma empresa?
- Gestão de despesas de viagem e alimentação
- O que são modelos de controlo de custos?
- 👉 Software Factorial para controlo de custos empresariais 👈
- Tipos de custos que podemos encontrar numa empresa
- 6 passos para fazer o controlo dos custos de uma empresa
- Digitalize despesas e recibos
- Controlar, rever e decidir
- Elabore um orçamento para controlo de custos
- Crie políticas ou procedimentos de compra e gastos que todos compartilhem
- Compare o que está previsto com o que está realmente a acontecer
- Comunique às suas equipas a importância de economizar e evitar desvios de orçamento
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Quais são os custos gerais de uma empresa?
Uma gasto pode ser definido simplesmente como a saída de dinheiro, seja dinheiro físico, outro meio de pagamento, ou qualquer item que diminua o lucro ou aumente o prejuízo da organização.
Toda a organização, pelo simples facto de existir, deve arcar com uma variedade de custos empresariais, alguns dos quais derivam diretamente da produção do bem ou serviço oferecido e outras que são independente destes. Entre estes últimos encontramos as chamadas despesas gerais.
Em outras palavras, serão aqueles custos da empresa que não são custos diretos de produção, mas são necessários para seu funcionamento. Nesta categoria encontramos todos os derivados de gestão, instalações, logística e recibo de vencimento. Desta forma, ficam isentos os gastos com matérias-primas ou materiais de produção.
Conhecer todas as despesas é a primeira tarefa que todas as empresas devem realizar para alcançar uma gestão de despesas efetiva e ter o controlo de todos os gastos.
Algumas das despesas mais comuns e transversais aos diferentes tipos de organizações são:
- Compra de material de escritório: despesas que vão desde papelaria até mercadorias e móveis que a empresa adquire para o seu dia-a-dia.
- Rendas: inclui dependências, escritórios ou imóveis em geral.
- Marketing, publicidade e design: todos os custos relacionados com esses serviços de promoção e comunicação.
- Despesas de viagem: inclui viagens, estadia, diárias, despesas de locomoção e quaisquer gastos de viagem de funcionários. Muitas vezes estes gastos são pagos do bolso do funcionários, pelo que o gestor deve depois proceder ao reembolso das despesas.
- Despesas financeiras e administrativas: juros, comissões bancárias, descontos aplicados a vendas, etc.
- Serviços: qualquer serviço básico como eletricidade, gás, água, wi-fi, telefone, etc.
- Serviços prestados por outras empresas ou profissionais autónomos: desde consultorias a consultorias terceirizadas.
- Manutenção e reparos imprevistos: despesas que advêm da conservação e atualização de instalações, edifícios, máquinas, etc.
- Recibo de Vencimento, Salários e Previdência Social: despesas relacionadas com salários e contribuições dos empregados sobre o recibo de vencimento.
- Transporte e logística: despesas de mobilidade da empresa e da sua atividade.
Controlo de custos de viagem e alimentação
Um dos custos que muitas empresas enfrentam, e não sabem gerir, são aqueles relacionados com gastos extras de funcionários, geralmente relacionados a uma viagem, deslocamento e/ou alimentação associados ao trabalho.
Despesas com viagens: são as despesas derivadas de passagens aéreas, combustível, uso de veículos ou qualquer outro meio de transporte.
Ajudas de custo: as ajudas de custo tratam-se de uma compensação financeira da empresa por despesas derivadas do trabalho de um empregado que podem ir da alimentação ao alojamento. Geralmente estão associados a viagens de negócios ou ao subsídio de alimentação.
Na gestão desses custos, as empresas costumam escolher entre dois modelos que se adaptam às suas necessidades e realidades: o modelo fixo ou o modelo de justificação de custos.
No primeiro é definido um determinado valor para um conjunto de despesas previamente definidas, evitando o controlo detalhado de cada movimento.
Já no segundo, cada trabalhador deve apresentar comprovativos (passagem, fatura, voucher, etc.) para reclamar adequadamente o dinheiro gasto. Aqui, a empresa avaliará a despesa e após aprová-la pagará o valor declarado.
O que são modelos de controlo de custos?
Qualquer empresa que queira controlar bem as suas despesas não pode ignorá-las. Uma folha ou nota de despesas é simplesmente o documento em papel ou digital que os funcionários devem preencher para notificar e processar o reembolso de quaisquer gastos incorridos em relação ao desenvolvimento de seu trabalho.
Estes modelos conterão pelo menos o nome do provedor, conceito da despesa, valor, data e nome do funcionário que efetuou a despesa. O processo ocorre da seguinte forma:
- A nota deve ser escrita. Normalmente é feito com base nos tickets ou vouchers que o funcionário solicitante guardou.
- Uma vez enviada, a empresa deve verificar a veracidade das despesas e a sua adequação às políticas estabelecidas.
- Por fim, será processada a folha de despesas, incluindo-a no próprio sistema de contabilidade da empresa para finalmente proceder ao reembolso.
Modelo em Excel para controlo de custos e despesas
Preparámos um modelo em Excel para que faça o controlo dos custos através do computador (e não em papel). Descarregue abaixo! ⬇️
No entanto, problemas surgem quando esta gestão manual não é bem feita. Para além de ser uma tarefa complicada (pois existem duas perspectivas diferentes: a da empresa e a do funcionário), a preparação dos relatórios de custos pode ser demorada e/ou levar a fraudes internas, se não for totalmente controlada.
Esta tarefa será mais fácil de realizar com um software de RH que permita gerir as despesas da sua empresa e funcionários de forma rápida. Assim, pode receber notificações automáticas sobre novas despesas e permitir que sejam aprovadas, rejeitadas e reembolsadas em pouco cliques!
Software Factorial para controlo de custos empresariais
Com a ferramenta certa de gestão de custos, é possível economizar o tempo dos colaboradores e gestores, reduzir custos para a empresa e aumentar a produtividade. Também ajuda a estar em conformidade com as políticas da empresa.
Conheça abaixo tudo o que é possível fazer com a ferramenta de gestão de despesas do software Factorial!
Upload e controlo de custos
Com o software de gestão de custos, os funcionários podem fazer upload das suas despesas diretamente numa plataforma centralizada.
Podem, ainda, usar uma aplicação móvel para enviar uma foto do recibo no momento em que for assinado. Isso significa que não há mais recibos perdidos, recibos com meses de atraso e não há mais recibos ilegíveis no fundo da mala. A digitalização de documentos ajudará na manutenção de registos e na execução de relatórios no futuro.
Automatizar aprovações de despesas
Os gestores podem criar campos personalizados para os funcionários selecionarem ao enviarem as suas despesas. Com categorias como “alimentação” e “transporte”, o software torna mais fácil ver onde está a ser alocado o dinheiro da empresa. Os gestores também podem criar automações de fluxo de trabalho e designar supervisores que devem aprovar as despesas.
Enquanto isso, os colaboradores podem ver o status da sua solicitação a qualquer momento e receber notificações de atualizações. A automação mantém o processo em andamento e garante que nada se perde ao longo do caminho.
Veja mais sobre a nossa funcionalidade de despesas no vídeo abaixo! ⬇️
Analisar despesas em relatórios
Nem todos os softwares fornecerão informações sobre os padrões de custos da sua empresa. No entanto, o software Factorial será capaz de dividir as despesas dos funcionários e mostrar possíveis cortes. Os gestores podem executar relatórios de RH personalizados por projeto, por colaborador ou por período de tempo. Isso torna mais fácil cumprir um orçamento e introduzir medidas de redução de custos, se necessário.
Se ainda faz a gestão de custos de forma manual, pode estar a perder uma grande quantidade de informações que podem ser importantes para a estratégia de sua empresa.
Aumentar a transparência
Quando se trata de relatórios de despesas e solicitações de reembolso, é fácil ver porque os colaboradores querem ser mantidos informados. Usar um software significa que as políticas da empresa são aplicadas automaticamente. Os colaboradores terão justificações claras quando os seus relatórios de gastos não forem aprovados e sentirão que estão a ser tratados com mais justiça.
Poderão, também, acompanhar o status de suas solicitações por conta própria, reduzindo o tempo que gastavam para acompanhar este processo. A transparência aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores.
Limitar a sua responsabilidade graças aos dados registrados
Boas ferramentas para controlo de custos empresariais ajudam a manter a empresa em conformidade com o IRS, bem como com os regulamentos federais e estaduais. Ter registos completos e digitalizados protege as empresas e ajuda-as a mostrar que seguem as regras. Mantenha a sua empresa em dia com um software de gestão de despesas.
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Tipos de custos que podemos encontrar em uma empresa
Uma vez percebidas as despesas gerais, devemos nos aprofundar nas diferentes tipologias para realizar uma abordagem mais detalhada. Podemos identificar custos diretos, indiretos, fixos e variáveis.
1) Custos Diretos
Custos diretos são aqueles diretamente relacionados à produção. Eles abrangem desde a matéria-prima até os recursos humanos e materiais utilizados diretamente na produção do produto ou prestação do serviço.
2) Custos Indiretos
Embora de alguma forma também sejam necessários para garantir a produção, não derivam diretamente dela. Aqui encontramos, entre outros, os custos derivados da venda, gestão e comercialização dos bens produzidos.
3) Custos Fixos
Talvez sejam os mais fáceis de identificar, pois são aqueles que se mantêm constantes e não se alteram em relação ao número de clientes ou volumes de produção. Mais uma vez, custos fixos serão aqueles em que a empresa incorre pelo simples facto de existir.
Custos fixos existem na empresa mesmo na inexistência de negócios (entendido como a venda de bens e serviços). Isso significa que, em princípio, eles não são diretamente afetados pela variação da atividade empresarial.
Por serem fixos não quer dizer que sejam mensais, nem precisam ser recorrentes, mas simplesmente que não dependem do volume de produção. Ainda assim, existem certos custos fixos que normalmente são assumidos:
- Despesas de arrendamento ou pagamento de empréstimo ou hipoteca.
- Impostos e taxas.
- Despesas com suprimentos e contas de serviços públicos. Nesse caso, há quem coloque este custo em uma categoria externa como “custo semifixo”, embora hoje em dia haja uma certa estabilidade nos valores, além de ter um caráter fixo e recorrente.
- Serviços de empresas externas. São custos fixos de gestão, manutenção web, agência de publicidade ou design, escritório jurídico, etc.
4) Custos Variáveis
Os custos variáveis são aqueles que estão diretamente associados ao negócio ou produção. Eles geralmente aumentam ou diminuem quando os negócios também o fazem na mesma direção. Esses custos dependerão das circunstâncias e da atividade de cada empresa.
Aqui encontramos de tudo, desde a manutenção de máquinas, containers e embalagens, insumos até a compra de matéria-prima. Por esta razão, os valores de custo variável de um pequeno armazém de bairro podem ser muito diferentes dos de uma grande fábrica.
Esses valores podem oscilar de forma voluntária ou involuntária, dependendo do grau de controlo que a empresa exerce sobre eles. Mesmo com todas essas peculiaridades, existem certos custos variáveis que podemos encontrar em quase todas as empresas, tais como:
- Custos com pessoal: principal custo variável que as empresas têm de enfrentar. Previdência social, aumentos, promoções e novas contratações estão incluídos aqui.
- Matérias-primas: todos os materiais necessários à produção, embalagem e acondicionamento do produto.
- Impostos específicos e custos de distribuição.
6 passos para fazer o controlo dos custos de uma empresa
Ter um bom controlo de custos é fundamental para evitar tensões com a contabilidade, responder a imprevistos, bem como criar políticas de preços de venda e futuros percentuais de reinvestimento. No final das contas, uma empresa existe para gerar lucro.
Para isso, é necessário ter um plano de negócios que inclua todas as variáveis possíveis. É importante antecipar os futuros possíveis e as circunstâncias adversas que podem aparecer.
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Por outro lado, teremos que calcular os custos fixos e variáveis que teremos que enfrentar todos os meses e todos os anos, fazer uma projeção de receitas e lucros e procurar em todos os casos que o saldo seja positivo. Além disso, é essencial fazer previsões com certeza periodicidade.
Na árdua tarefa de gerir despesas, há uma série de etapas que devemos seguir para controlá-las:
1) Digitalize despesas e recibos
A primeira dica é que é possível fazer a gestão de despesas, faturas, vouchers e tickets de forma digital. Manter uma planilha do Excel pode ser uma tarefa bastante complicada e sempre teremos uma margem de erro devido à entrada manual.
Existem programas específicos que permitem gerir estes documentos relativos aos custos, bem como etiquetá-los e determinar o montante e a que funcionário corresponde.
2) Controlar, rever e decidir
Com todos os dados inseridos no sistema e devidamente classificados, será possível tomar decisões com base em informações corretas e reais.
Pergunte-se: existem custos que poderiam ser evitados e, portanto, eliminados? Algum custo poderia ser reduzido se buscarmos por novos fornecedores ou alternativas? É possível detetar níveis óbvios de flutuação nos custos de mês a mês? Qual é o motivo?
3) Elabore um orçamento para o controlo de custos
Mais uma vez, com as conclusões e aprendizados do passado, podemos aprender a fazer orçamentos anuais cada vez mais realistas. Geralmente, é aconselhável partir de uma média dos 12 meses do ano e depois analisar mês a mês e comparar com este número.
4) Crie políticas ou procedimentos de compra e gastos que todos compartilhem
De acordo com a natureza da empresa e de sua atividade, é possível definir um orçamento e escolher um método de controlo de custos ao longo do ano.
Ter procedimentos padronizados para qualquer tarefa que implique custos permitirá o controlo e a priorização de despesas com base nas metas estabelecidas.
5) Compare o que está previsto com o que está realmente a ser feito
Assim que o ano terminar, reserve um tempo para revisar o cumprimento de suas previsões e a possível aparição de desvios. Por fim, um orçamento é apenas um palpite do que achamos que vai acontecer. Comparar é necessário para tirar conclusões e melhorar o desenvolvimento do negócio.
6) Comunique às suas equipas a importância de economizar e evitar desvios de orçamento
Isso deve ser vivenciado no dia a dia e será uma tarefa fundamental para chefes e supervisores. As formações e a consciencialização sobre a importância de controlar os custos e da correta execução das tarefas conforme estabelecido também terão impacto no controlo de custos.
Da mesma forma, quem cumpre esta diretriz pode ser recompensado por incentivar o envolvimento com o crescimento e a rentabilidade da empresa.
