Um simulador de escalas de trabalho é uma ferramenta essencial para gerir o trabalho de equipas que operam em turnos.
No passado, a criação manual dessas escalas era a única opção disponível, geralmente usando folhas de Excel. No entanto, com o avanço da tecnologia, estes simuladores ou softwares especializados passaram a facilitar o processo. Tudo se tornou mais eficiente e eficaz.
Ficou com curiosidade? Leia este artigo e entenda as diferenças entre criar uma escala turnos num Excel e num software. Conheça os benefícios da utilização de um simulador de escalas de trabalho!
Tabela de conteúdos:
- O que são escalas de trabalho por turnos
- Como fazer uma escala de trabalho por turnos: Excel vs. simulador de escalas de trabalho
- 👉 Software Factorial: o seu braço direito para a gestão de turnos
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O que são escalas de trabalho por turnos
A escala de trabalho por turnos é um método de programação e organização dos horários de trabalho de uma equipa que trabalha em turnos rotativos.
Neste tipo de escala, os funcionários trabalham em diferentes horários ao longo do dia e da semana. Cobrindo, assim, períodos que podem se estender 24 horas por dia, 7 dias por semana.
As escalas de trabalho por turnos são regularmente utilizadas em setores que requerem cobertura continua. Como hospitais, serviços de emergência, fábricas, restauração e hotelaria, serviços de segurança, call centers, entre outros.
Ou seja, estas escalas permitem que a equipa seja dividida em grupos que se revezam. E, desta forma, é garantida a continuidade das operações durante as 24 horas do dia.
Esta pode ser uma tarefa algo complexa. Principalmente se não se recorrer a um simulador de escalas de trabalho e considerando que há vários tipos de escala.
Exemplos de escalas de trabalho
Existem diferentes tipos de escala de trabalho por turnos, dependendo das necessidades e requisitos da organização. Alguns exemplos comuns incluem:
- Turno fixo: os funcionários trabalham num único turno durante um período prolongado, como manhã, tarde ou noite. É uma escala estável que permite que os funcionários mantenham uma rotina regular. Contudo, pode não ser adequada para atividades que exigem cobertura em horários específicos.
- Turno alternado: os trabalhadores alternam entre dois ou mais turnos, geralmente mudando a cada semana ou mês. Por exemplo, podem trabalhar uma semana de manhã e depois passar para outra semana de tarde ou de noite. Essa escala permite que os funcionários experimentem diferentes horários, ajudando a distribuir equitativamente os horários indesejados, como trabalhar à noite.
- Turno rotativo: os funcionários trabalham num padrão rotativo de diferentes turnos, cobrindo todas as faixas horárias disponíveis (manhã, tarde e noite). O padrão de rotação pode variar, como uma semana em cada turno ou um ciclo mais longo de rotação. Esta escala oferece uma distribuição equilibrada de horários e permite que os funcionários compartilhem igualmente as responsabilidades.
Em suma, a utilização destes exemplos de horários de turnos rotativos ajuda a criar escalas mais equilibradas e adaptadas à realidade de cada equipa.
Como fazer uma escala de trabalho por turnos: Excel vs. simulador de escalas de trabalho
As escalas de trabalho por turnos precisam de ter em consideração fatores como a legislação de trabalho por turnos vigente. Mas também a saúde e segurança dos funcionários, a carga horária e os intervalos de descanso. Sem esquecer a necessidade de equilibrar o trabalho e a qualidade de vida dos funcionários.
Paralelamente, é importante criar uma escala que responda às necessidades da organização. E, claro, que garanta a cobertura adequada e promova um ambiente de trabalho saudável e equilibrado.
👉 Leia o artigo sobre trabalho por turnos: qual a legislação e como planear os horários dos funcionários?
Mapa de horário de trabalho em Excel para turnos: como organizar equipas de forma simples
As folhas Excel, os simuladores de escalas de trabalho e os softwares especializados, podem facilitar a criação e a gestão dessas escalas. Estas ferramentas ajudam a otimizar os horários, a evitar conflitos e, no limite, a melhorar a eficiência da equipa.
Se pretender criar a sua própria escala, veja abaixo como estruturar e gerir turnos diretamente no Excel, passo a passo.
1) Criar uma escala de trabalho por turnos no Excel
Passo 1: Preparação
Antes de começar a construir a escala, é importante fazer a preparação inicial. Abra uma nova folha no Excel e insira os dias da semana nas colunas. Em seguida, crie linhas para cada membro da equipa. Determine os turnos e suas respetivas horas de início e término.
Passo 2: Construção da escala
Agora que fez a preparação, é hora de construir a escala propriamente dita. Preencha as células correspondentes aos horários de início e término dos turnos para cada dia e membro da equipa. Utilize fórmulas do Excel para calcular automaticamente as horas trabalhadas por turno e por dia. Isto permitirá que tenha um registro preciso das horas trabalhadas por cada colaborador.
Além disso, formate as células para exibir os horários de maneira clara e legível. Adicione recursos visuais, como formatação condicional, para facilitar a identificação rápida de turnos e membros da equipa.
Passo 3: Faça a gestão de alterações
À medida que as circunstâncias mudam, também as escalas precisam de ser ajustadas, para combater os conflitos entre turnos. Caso haja alterações na escala, faça os ajustes necessários nas células correspondentes. Utilize recursos de copiar e colar para replicar a escala em semanas subsequentes.
É importante garantir que a escala está sempre atualizada e disponível para a equipa. Partilhe o ficheiro de Excel com os membros da equipa para que possam aceder e verificar seus horários.
De modo a facilitar esta tarefa de criar uma escala em Excel, preparámos um modelo já pronto. Descarregue-o abaixo ⬇️
2) Utilizar um simulador de escalas de trabalho
Soluções como um simulador de escalas de trabalho ou os softwares especializados para gestão de turnos oferecem vantagens significativas. Nomeadamente em termos de automação, facilidade de uso e recursos avançados de gestão.
Um simulador de turnos rotativos permite, assim, automatizar a distribuição dos horários, facilitando ajustes de última hora. Desta forma, elimina ainda o erro humano e torna a gestão de turnos mais eficiente.
Para utilizar um software para criar escalas de trabalho, siga estes passos:
- Escolha do software: escolha um software que responda às suas necessidades. Pesquise e avalie diferentes opções disponíveis no mercado. Considere fatores como a facilidade de uso, a personalização e criação de relatórios. Encontre um software intuitivo e adequado às suas necessidades específicas.
- Configuração: após a escolha do software, é necessário fazer a configuração inicial. Registe todos os seus trabalhadores no software, incluindo as informações relevantes, como nome, função e preferências de turno. Defina ainda os turnos disponíveis e as suas respetivas configurações (horários, folgas e regras específicas).
- Criação da escala: utilize a interface do software para atribuir os membros da equipa aos respetivos turnos e dias. É importante que o simulador de escalas de trabalho ou software escolhido ofereça recursos automatizados. Como rotação de turnos e regras de distribuição equitativa, que facilitam a criação da escala. Esses recursos ajudam a garantir que os horários são justos e cumprem as exigências quer legais, quer dos seus funcionários.
- Gestão e otimização: o software deve permitir que faça alterações na escala com facilidade, como trocas de turno ou solicitações de folga. A criação de relatórios é também uma funcionalidade valiosa para analisar o desempenho da equipa e identificar padrões. É esta análise que permitirá tomar decisões para otimizar a escala. Evitará, ainda, conflitos entre turnos, garantindo uma distribuição adequada de trabalho e descanso para os seus trabalhadores.
Software Factorial:o seu braço direito para a gestão de turnos
A nossa solução de gestão de turnos e simulador de escalas de trabalho permite-lhe ter controlo sobre o planeamento e análise dos horários da sua equipa.
Poderá delegar e gerir turnos de maneira mais fácil! Mantenha os seus funcionários atualizados sobre os horários de trabalho, criando uma base segura para toda a comunicação. Adicionalmente, responda rapidamente às mudanças e registe períodos inesperados de horas extra.
Porque deve aderir ao Factorial Turnos?
- Atribua turnos às suas equipas: na Factorial, pode atribuir um modelo de turnos rotativo para um ou mais colaboradores, de forma rápida.
- Defina os horários por turnos: durante os dias que pretender. Desta forma, consegue programar turnos semanais ou a longo prazo, notificar os colaboradores dos turnos definidos ou modificados. Ou escolher os turnos mais utilizados nas últimas semanas.
- Visão geral de todos os turnos: tenha uma visão geral sobre quem está a trabalhar e quando. Mantenha os elementos das equipas atualizados.
- Detete conflitos entre turnos: seja automaticamente notificado caso existam erros e/ou sobreposições de turnos de trabalho.
Além de permitir gerir os seus turnos na Factorial, também tem disponíveis inúmeras funcionalidades que ajudam a otimizar o dia-a-dia dos seus recursos humanos:
- Relógio de ponto e controlo de assiduidade;
- Gestão de documentos;
- Avaliação de desempenho;
- Gestão de formações;
- Recrutamento e seleção;
- Gestão de TI;
- E muito mais!
Utilizar um software é mais vantajoso!
Criar uma escala de trabalho por turnos é uma tarefa essencial e um simulador de escalas de trabalho ou software especializado revelam-se indispensáveis. Estas soluções oferecem vantagens inegáveis, como vimos.
Ao adotar um software especializado, economizará tempo, reduzirá erros e poderá otimizar a escala para melhor atender às necessidades da sua equipa.
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