A descrição de funções é uma ferramenta essencial para qualquer organização. Define, claramente, as responsabilidades e expectativas para um cargo específico e serve como uma base importante para vários processos de recursos humanos, como recrutamento, gestão de desempenho e desenvolvimento de carreira. Quando bem elaborada, a descrição de funções ajuda a garantir que os colaboradores compreendem as suas responsabilidades e estão alinhados com os objetivos da empresa.
Explore, connosco, o que é uma descrição de funções, porque é que é crucial para o sucesso organizacional e como implementá-la corretamente na sua empresa.
Tabela de Conteúdos:
- O que é uma descrição de funções?
- Porque é a descrição de funções tão importante?
- Análise e descrição de funções: como fazer?
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O que é uma descrição de funções?
A descrição de funções é um documento que detalha as principais responsabilidades, tarefas e requisitos de um determinado cargo dentro da organização. É utilizada tanto como uma referência para os colaboradores, para que saibam o que se espera deles, quanto como uma ferramenta de recrutamento e avaliação de desempenho.
Existem algums elementos que são essenciais numa descrição de funções, tais como:
- Título do cargo: nome claro e conciso do posto.
- Objetivo do cargo: resumo que explica de forma simples a razão de existir do cargo.
- Principais responsabilidades: lista das tarefas e funções que a pessoa ocupará diariamente ou regularmente.
- Requisitos e qualificações: competências técnicas e soft skills necessárias, assim como a formação académica ou experiência relevante.
- Condições de trabalho: detalhes sobre o ambiente de trabalho, como regime (presencial, remoto ou híbrido), horários, deslocações, entre outros.
- Relações hierárquicas: a quem o cargo reporta e quem será supervisionado.
Porque é a descrição de funções tão importante?
Uma descrição de funções clara e detalhada é um dos pilares para a gestão eficaz de pessoas dentro de uma organização. A sua importância vai muito além de uma simples formalidade administrativa. Tem impacto direto na forma como uma empresa atrai, desenvolve e retém talento. Além disso, ao garantir que todos os colaboradores compreendem o seu papel e como ele se encaixa nos objetivos estratégicos da empresa, a descrição de funções torna-se uma ferramenta essencial de gestão e comunicação.
Abaixo, detalhamos alguns dos principais benefícios de uma boa descrição de funções:
1. Apoia o processo de recrutamento
No recrutamento, a descrição de funções desempenha um papel central. Uma descrição bem elaborada atrai candidatos que têm as competências e experiências necessárias para o cargo, reduzindo o tempo gasto na triagem de currículos inadequados. Define também as expectativas de forma clara, ajudando os candidatos a entenderem se a posição é adequada para eles, o que pode melhorar a qualidade das candidaturas.
- Atração de talento adequado: uma descrição precisa destaca as qualificações técnicas e comportamentais exigidas, garantindo que o anúncio atrai candidatos mais alinhados com a posição.
- Gestão de expectativas: com uma descrição clara das responsabilidades e desafios, os candidatos sabem o que esperar, o que pode reduzir a rotatividade no início da função.
- Eficácia no recrutamento: facilita o trabalho de recrutadores ao oferecer uma referência objetiva para filtrar candidatos e realizar entrevistas mais direcionadas.
2. Facilita a integração e o onboarding
A descrição de funções é uma excelente ferramenta para ajudar novos colaboradores a integrarem-se rapidamente na empresa. Durante o processo de onboarding, os novos colaboradores podem usar a descrição do seu cargo como um guia para compreender as suas responsabilidades e como o seu trabalho se encaixa no contexto mais amplo da organização.
- Clareza desde o início: o novo colaborador compreende desde o início quais são as suas responsabilidades, o que facilita a adaptação ao novo ambiente.
- Orientação no início da carreira: serve como uma referência para que o novo colaborador entenda o que se espera dele a curto, médio e longo prazo, o que reduz incertezas e dúvidas nos primeiros meses.
- Melhora a produtividade inicial: quando os colaboradores sabem exatamente o que precisam fazer, tornam-se produtivos mais rapidamente.
3. Base para a gestão de desempenho
A gestão de desempenho depende, em grande parte, de uma descrição de funções bem definida. Ao saber exatamente o que se espera de cada colaborador, a empresa pode estabelecer critérios de avaliação claros e justos. Isto facilita a avaliação do desempenho e a identificação de áreas para desenvolvimento e crescimento.
- Critérios claros para avaliação: a descrição de funções oferece uma referência objetiva para avaliar o desempenho de um colaborador, o que ajuda a eliminar subjetividades.
- Feedback estruturado: com base nas responsabilidades descritas, os gestores podem oferecer feedback mais direcionado, ajudando os colaboradores a melhorar e a focar-se nas áreas certas.
- Planos de desenvolvimento personalizados: a partir das descrições de funções, é possível identificar lacunas de competências e desenvolver planos de formação ou coaching adaptados às necessidades de cada colaborador.
4. Desenvolvimento de carreira
Uma descrição de funções clara é uma excelente base para criar planos de carreira dentro da empresa. Quando as funções e as competências necessárias para cada cargo estão bem definidas, é mais fácil para os colaboradores visualizarem as suas oportunidades de crescimento dentro da organização.
- Trajetórias de carreira mais claras: as descrições de funções mostram claramente as competências necessárias para cargos superiores, facilitando o planeamento de carreiras e promovendo o desenvolvimento interno.
- Motivação para o crescimento: colaboradores que sabem quais competências precisam desenvolver para subir na carreira estão mais motivados para melhorar e alcançar novos desafios.
- Redução da rotatividade: ao oferecer percursos de carreira bem definidos, a empresa pode reter talentos, uma vez que os colaboradores enxergam oportunidades de progresso dentro da organização.
5. Apoia a transparência e comunicação organizacional
Em muitas empresas, uma descrição de funções eficaz pode ser uma ferramenta valiosa para promover a transparência. Ao estabelecer papéis e responsabilidades de forma clara, a empresa garante que todos os colaboradores compreendem as suas funções e os papéis de outros colegas. Isso melhora a comunicação interna e evita sobreposições ou conflitos de responsabilidades.
- Definição clara de responsabilidades: reduz a confusão sobre quem é responsável por quais tarefas, o que facilita o fluxo de trabalho e evita duplicação de esforços.
- Fortalecimento da colaboração: quando cada colaborador entende o seu papel no contexto organizacional, a colaboração entre equipas é mais eficaz, pois cada um sabe exatamente como pode contribuir.
- Apoio à cultura organizacional: ao refletir a missão e os valores da empresa, a descrição de funções ajuda a alinhar as ações dos colaboradores com os objetivos estratégicos da organização.
6. Suporte à conformidade legal
Manter descrições de funções claras e atualizadas também ajuda a empresa a manter-se em conformidade com a legislação laboral. Em muitos casos, as leis exigem que as responsabilidades de um cargo estejam claramente definidas, especialmente em questões relacionadas a salários, horas de trabalho e segurança.
- Evita disputas legais: descrições de funções bem definidas ajudam a evitar mal-entendidos sobre as expectativas de trabalho, que podem levar a disputas jurídicas.
- Segurança e bem-estar: algumas descrições podem incluir requisitos relacionados à saúde e segurança, o que é fundamental para garantir que os colaboradores estejam cientes de riscos potenciais e das medidas de prevenção.
Análise e descrição de funções: como fazer?
Agora que compreendemos a importância da descrição de funções, vejamos como implementar este processo de forma eficaz na sua empresa.
Análise de cargos
O primeiro passo na criação de uma descrição de funções é a análise de cargos. Esse processo envolve examinar detalhadamente as tarefas, responsabilidades e qualificações necessárias para um determinado cargo. Para realizar uma análise de cargos eficaz:
- Converse com os colaboradores: obtenha insights de quem já ocupa o cargo ou de gestores que supervisionam essa função para entender melhor o dia a dia das atividades.
- Estude o mercado: pesquise como outras empresas definem funções semelhantes, verificando se existem padrões ou expectativas setoriais.
- Considere as necessidades futuras da empresa: ao criar a descrição, tenha em mente as tendências da indústria e as evoluções internas que podem alterar as exigências para o cargo ao longo do tempo.
Estrutura da descrição de funções
Para garantir que as descrições de funções são consistentes e compreensíveis, crie um modelo ou estrutura padronizada que todos os departamentos da empresa possam seguir. Uma estrutura clara pode incluir:
- Resumo do cargo: uma visão geral do que o cargo envolve.
- Tarefas diárias e semanais: detalhamento das responsabilidades mais frequentes.
- Objetivos de longo prazo: o que se espera que o colaborador alcance ao longo do tempo, além das tarefas diárias.
- Competências necessárias: divida entre competências técnicas (hard skills) e interpessoais (soft skills).
- Formação e experiência: requisitos mínimos de formação académica ou experiência profissional para o cargo.
Envolva os gestores e colaboradores
Envolver gestores e colaboradores no processo de elaboração da descrição de funções é essencial para garantir que o documento seja o mais preciso e realista possível. A colaboração entre os diferentes departamentos permite que as descrições reflitam as reais necessidades da função e alinhem as expectativas entre empregadores e empregados.
Revisão e atualização periódica
As descrições de funções não devem ser estáticas. À medida que a empresa evolui, as responsabilidades e competências exigidas para certos cargos podem mudar. Assim, é fundamental que as descrições de funções sejam revistas regularmente e atualizadas quando necessário, de modo a refletir a realidade atual da organização.
- Avaliação anual: durante as revisões anuais de desempenho, aproveite para verificar se a descrição de funções ainda é precisa e atual.
- Mudanças na organização: sempre que houver uma reestruturação organizacional ou uma alteração significativa no departamento, reavalie as descrições de funções afetadas.
Comunicação clara com a equipa
Após a implementação ou atualização das descrições de funções, é importante comunicar de forma clara com todos os colaboradores. Isso pode ser feito através de reuniões, workshops ou até mesmo formações específicas, garantindo que todos compreendem as mudanças e o impacto no seu dia a dia.
[Descarregue aqui] Modelo de Exemplos de Descrição de Funções
Agora que já sabe o que é a descrição de funções e quais as informações essenciais que deve inserir na descrição de funções de uma oferta de trabalho, por exemplo, está na hora de recolher um modelo adaptável.
Criámos um modelo de descrição de funções, em Excel, para o ajudar nesta tarefa! Através do nosso modelo, não se esquecerá de nenhuma informação importante para descrever as funções dos seus atuais e futuros funcionários!
⬇️ Descarregue o modelo abaixo! ⬇️
Exemplo prático de descrição de funções
Com base no formato anterior, vamos supor que devemos criar uma descrição para o cargo de executivo de Recursos Humanos:
| Nome | Técnico de vendas |
| Departamento | Recursos humanos. |
| Jornada Laboral | Durante o dia, full-time. |
| Horário de Trabalho | De segunda a sexta, das 9h às 17h |
| Local de trabalho | Centro do Porto |
| Relação com outros departamentos | Colaboração direta com todos os responsáveis pelas diferentes áreas que precisam preencher uma vaga. |
| Supervisor direto e subordinados | Responde à supervisão do Diretor de RH. Não tem responsáveis. |
| Propósito | Atrair, recrutar e selecionar os candidatos certos para atender às necessidades de pessoal da organização. |
| Funções e responsabilidades | -Realizar o processo de recrutamento e seleção de pessoal.
-Elaborar os relatórios dos candidatos. -Realizar o onboarding de novos funcionários. -Manter atualizado o banco de dados de perfis profissionais. |
| Experiência profissional anterior | 3 anos de experiência em cargos similares. |
| Competências e habilidades | Habilidades de análise e planeamento. Boa comunicação. Trabalho em equipa. Flexibilidade. Adaptação à mudança. Orientação ao cliente. |
| Formação | Graduação superior em Psicologia ou Gestão. Conhecimento de psicologia organizacional, direito do trabalho e gestão de recursos humanos. |
| Faixa salarial | 1.500 € |
Esperamos que este exemplo o ajude a ter uma ideia mais precisa de como criar um documento de descrição de funções na sua empresa.
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