Uma das principais tarefas do setor de Recursos Humanos é o controlo do horário de trabalho dos seus colaboradores. É fundamental saber a que horas cada um entra, sai, tira um tempo de almoço, entre outros. Neste processo, é comum surgirem dúvidas sobre como preencher a folha de presença, ou simplesmente como fazer o controlo do horário de trabalho.
No entanto, e porque preencher a folha de presenças de forma manual se tem tornado cada vez mais ultrapassado, existem outros tipos de programas e sistemas de folha de presença online. Esta necessidade surgiu devido aos constantes erros manuais no preenchimento tradicional.
Neste artigo, contamos-lhe como preencher uma folha de presenças tanto de forma tradicional, como online, e disponibilizamos um exemplo de folha de presença preenchida para adaptar na sua empresa. Acompanhe-nos!
Tabela de conteúdos:
- Como fazer o controlo do horário de trabalho dos colaboradores?
- 📥 [Descarregue grátis] Modelo de folha de presenças em Excel
- 💡 Factorial: relógio de ponto online
✅ Sabemos que procura um exemplo de folha de presença em Excel, mas, e se lhe dissermos que o relógio de ponto digital da Factorial é uma opção mais prática e eficiente para colaboradores e gestores? Marque uma demonstração rápida do software e fique a saber como funciona a Factorial!
Como fazer o controlo do horário de trabalho dos colaboradores?
Como já lhe dissemos, existem várias formas de picar ponto (umas mais tradicionais, e outras mais digitais). Há empresas que preferem a folha de presença (também denominada de folha de ponto de funcionários) individual ou para equipas de alta performance, enquanto outras preferem o relógio de ponto digital ou biométrico.
Aliás, alguns sistemas de registo de horas de trabalho podem até ser flexíveis e permitir que o funcionário tenha liberdade para alterar horários. Esse tipo de controlo têm-se tornado mais comum nos espaços de trabalho em que o objetivo é cumprir as tarefas. Além de também ser o caso de colaboradores que cumprem o regime de teletrabalho.
Controlo do horário de trabalho através de uma folha de presença em Excel
A folha de presença fornece dados essenciais sobre o colaborador e a empresa. Nome, cargo, o período da folha de ponto (semana ou mês), se possui chefe/gestor (e quem é), e nome do departamento do qual faz parte.
Algumas empresas também possuem códigos individuais de funcionários ou outras formas de identificação. Assim, essas também podem ser adicionadas.
[Grátis] Modelo de folha de presenças em Excel
Sabemos que muitas empresas ainda preferem controlar os horários de trabalho através do Excel. Foi por isso que criámos um modelo muito prático e intuitivo para o fazer (não é melhor que um relógio de ponto digital, mas está lá perto)!
Descarregue o nosso modelo de folha de presença! E deixe de perder tempo com folhas de papel ou a criar modelos em Excel do início! ⬇️
Como preencher a folha de presença em Excel?
Preencher a nossa folha de presenças no Excel é simples. Abaixo, iremos apresentar as principais informações sobre este processo. Neste exemplo temos os horários de entrada e saída do colaborador separados por períodos do dia.
Note que uma das colunas tem um espaço exclusivo para o tempo de almoço. De seguida, temos as horas totais trabalhadas no dia e um campo para a assinatura.
Desta maneira, quais são as responsabilidades do colaborador ao picar o ponto? Neste exemplo, ele deve adicionar a hora de entrada, hora de saída e tempo de almoço. Em seguida, com a fórmula que explicamos a seguir, o modelo soma as horas trabalhadas no Excel de forma automática.
Fórmulas da folha de presença da Factorial
Como esta é uma folha de ponto de funcionários simples, somente são necessárias três fórmulas. A primeira trata de tornar visível o tempo de intervalo, a segunda de tornar visível as horas trabalhadas no dia, e a terceira o total de horas trabalhadas no período definido.
1) Para adicionar o tempo total de intervalo, basta inserir a seguinte fórmula na célula “Total Intervalo”: =SOMA(F9-E9).
2) Para calcular as horas trabalhadas durante um único dia, insira uma fórmula parecida: =SOMA(D9-C9-G9) na célula “Total de Horas” no final do primeiro dia útil (J9 neste exemplo).
Isto significa que, assim que um colaborador tiver adicionado o seu horário nas células “Hora de Entrada”, ”Hora de Saída” e “Total Intervalo”, o tempo total será agregado automaticamente ao campo “Horas Totais”. Para continuar com a soma das horas de cada dia trabalhado, basta arrastar a célula onde colocou a fórmula para as células abaixo.
3) Para o cálculo automático do total de horas trabalhadas no mês, escolha a célula onde será inserida esta soma (J40 neste exemplo) e escreva =SOMA (J9: J39).
Partilhe com os colaboradores
Pronto! Agora já sabe como preencher a folha de presença em Excel. Partilhe com os colaboradores da empresa e explique-lhes as principais funções deste modelo.
Se possível, faça um tutorial sobre como preencher esta folha de ponto. A maneira mais prática de explicar o sistema de picagem de ponto em Excel é gravar um vídeo para mostrar o exemplo e as facilidades desse documento que criou. Para além disso, pode ainda enviar o link deste artigo para que percebam como funciona o processo.
Em boa parte das organizações, a folha de presença é essencial para o funcionamento diário das equipas. Esta pode ser uma folha de presença manual, mas também existem folhas de presença online, avançadas e com diversos recursos.
Um exemplo a ter a consideração são os softwares de RH para controlo de assiduidade. Estes permitem que seja feito um controlo do horário de trabalho a partir de um relógio de ponto digital. Veja como abaixo!
Factorial: relógio de ponto e controlo de assiduidade online
Substituir as folhas de presença em papel por um arquivo em Excel é bom. Mas realizar cada etapa deste que explicámos acima pode tirar-lhe algum tempo. Assim como não deixa de ser uma tarefa manual cansativa, tanto para o departamento de RH quanto para o colaborador.
Existem diversas tecnologias de Recursos Humanos para a jornada de trabalho que têm o intuito de otimizar estes processos. Assim, o setor de Recursos Humanos pode focar-se no que realmente importa: os seus funcionários e equipas.
A Factorial é um software de RH que possui uma ferramenta de relógio de ponto digital e controlo de assiduidade automatizado, fácil de marcar horários de entrada e saída, e disponível para diversas plataformas.
Com o nosso software, os colaboradores podem picar o ponto através de:
- Um computador;
- Aplicação da Factorial;
- Código QR na entrada do escritório.
Para além disso, o gestor também tem a funcionalidade de geolocalização, onde pode verificar de onde o colaborador está a picar o ponto. Existe, também, a possibilidade de serem criados relatórios sobre a assiduidade e pontualidade dos colaboradores – uma ótima maneira de realizar a gestão e avaliação desses dados.
Se quiser saber mais sobre o que a Factorial pode fazer por si e pela gestão de tempo da sua empresa, assista à tour rápida que a Beatriz preparou para si!
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