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Como preencher a folha de presença? Descarregue nosso Template grátis!

folha de presença como preencher

Não há como fugir. De facto, uma das principais atribuições do setor de Recursos Humanos é o controlo de horário de trabalho dos seus colaboradores. É fundamental saber que horas eles entraram, saíram, tempo de almoço, entre outros. Neste processo, é comum surgir a dúvida sobre como preencher a folha de presença ou simplesmente como fazer o controlo do horário de trabalho.

Em boa parte das organizações, a folha de presença é essencial para o seu funcionamento diário. Essa pode ser uma folha de presença simples, no qual estão dispostos os dados principais de controlo do horário de trabalho do colaborador. Mas também existem folhas de presença avançadas e com diversos recursos. Entretanto, em ambos os casos, as empresas já vêm se atualizando com softwares de RH para controlo de assiduidade. Eles permitem que seja feito um controlo do horário de trabalho a partir de um relógio de ponto digital. Esperamos que a sua empresa seja uma delas!

Afinal, torna-se cada vez mais ultrapassado preocupar-se com como preencher a folha de presença de forma manual, quando existem programas e sistema de folha de presença online. Para além disso, é comum que, ao preencher a folha de presença, ocorram erros manuais e que, por isso, elas tenham que ser descartadas e preenchidas do zero.

Mas vejamos como fazer o controlo de assiduidade dos colaboradores abaixo! Também disponibilizamos para v uma planilha de folha presença grátis!

Índice

Como fazer o controlo do horário de trabalho dos colaboradores?

Como falamos, são inúmeras as maneiras de preencher a folha de presença. Há empresas que preferem a folha de presença individual ou folha de presença para equipas de alta performance. Aliás, o sistema de registo de horas de trabalho pode ser flexível e permitir que o funcionário tenha liberdade para alterar horários. Esse tipo de controlo têm se tornado mais comum nos espaços de trabalho em que a meta é cumprir as tarefas. Além de também ser o caso de colaboradores que cumprem o regime de teletrabalho.

Dito isso, vamos ao que interessa. Em sua maioria, a folha de presença fornece dados essenciais sobre o colaborador e empresa. Nome, cargo, o período da folha de presença (semana, mês),  se possui chefe/gerente – assim como, quem é – e nome do departamento a qual faz parte. Algumas empresas também possuem códigos individuais de funcionários ou outras formas de identificação. Assim, essas também podem ser adicionadas.

Preencher a folha de presença no Excel é simples. Abaixo, iremos apresentar uma versão que traz as principais informações sobre este processo.

Neste exemplo abaixo, temos os horários de entrada e saída do colaborador separados por períodos do dia. Note que uma das colunas tem um espaço exclusivo para o tempo de almoço. Depois, temos as horas totais trabalhadas no dia e um campo para a assinatura.

folha de presença exemplo

Dessa maneira, quais são as responsabilidades do colaborador ao picar o ponto? Neste exemplo, ele deve adicionar hora de entrada, hora de saída e tempo de almoço. Em seguida, com a fórmula que logo explicaremos, a planilha somar as horas trabalhadas no Excel de forma automática.

Fórmula da folha de presença Excel

Como esta é uma folha de presença simples, então somente teremos duas fórmulas. A primeira trata de tornar visível as horas trabalhadas no dia e a segunda o total de horas trabalhadas no período definido. Ou seja, no nosso exemplo é o período de uma semana.Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples =SOMA(D12-C12-E12) na célula “Horas Totais” no final do primeiro dia útil (F12 neste exemplo). Depois que um colaborador tiver adicionado o seu horário nas células “hora de entrada” ,”hora de saída” e o tempo que ficou fora para o almoço, o tempo total será agregado automaticamente ao campo “horas totais”.

Para continuar com a soma dessas horas no restante dos dias da semana é fácil. Basta clicar com o botão direito do mouse na cédula que contém a fórmula acima, copiar e colar no restante de cédulas abaixo dessa primeira. E colocando o número da linha correspondente à soma, como por exemplo, D13-C13-E13, para a quinta-feira da semana, dia 4.

planilha folha presenca

Bom, agora é hora de inserir a fórmula para as horas trabalhadas da semana. Isso consiste em somar as horas trabalhadas que estão presentes em “horas totais”. Escolha a cédula onde será inserida essa soma e escreva =SOMA ( F12: F16). Essa soma inclui apenas a primeira semana. Os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna F,  e o primeiro dia da semana a começar pela linha número 12 e terminar pela linha número 16. Sendo assim, esta fórmula adiciona todos os valores na coluna F que estão entre as linhas 12 e 16. Caso queira somar mais dias, ou o mês inteiro, selecione todas as linhas referentes a estes dias.

software rh

Partilhe com os colaboradores

Pronto! Agora já sabe como preencher a folha de presença Excel. Partilhe com os colaboradores da empresa e explique as principais funções da planilha. Também disponibilize o e-mail do responsável por esse registo de horas de trabalho dos colaboradores, caso apareça alguma dúvida.

Se possível, faça um tutorial sobre como preencher a folha de presença. A maneira mais prática de explicar o sistema de ponto Excel é gravar um vídeo para mostrar o exemplo e as facilidades desse documento que criou. Mas é claro, para isso todo devem ter acesso à internet e dispositivos para visualizar o vídeo. Para além disso, pode enviar o link deste artigo para que percebam como funciona o processo.

Descarregue sua planilha de folha de presença Excel

Faça o download do nosso modelo de folha de presença e comece a fazer o controlo de horário de trabalho e controlo de assiduidade dos seus colaboradores de forma mais prática! Assim, também precisa perder  tempo a criar uma planilha do início. Descarregue aqui o modelo.

Relógio de ponto e controlo de assiduidade online

Substituir as folhas de presença em papel por um arquivo digital é bom. Mas realizar cada etapa deste modelo Excel que explicamos acima ainda pode levar tempo. Assim como não deixa de ser uma tarefa manual cansativa, tanto para o departamento de RH quanto para o colaborador. Dessa maneira, são diversas as tecnologias de Recursos Humanos de jornada de trabalho que têm intuito de otimizar esses processos. Assim, o setor de Recursos Humanos foca no que realmente importa: seus colaboradores.

A Factorial possui um Software de relógio de ponto digital e controlo de assiduidade automatizado, fácil de marcar horários de entrada e saída, e disponível para diversas plataformas. O que isso significa? Os colaboradores podem picar o ponto no computador, pela aplicação da Factorial ou ao escanear um Código QR na entrada do escritório disponível em um tablet, por exemplo.

Além disso, o gestor também tem a função de geolocalização, em que pode verificar de onde o colaborador está a picar o ponto. Pode também ver, em quando o colaborador iniciou seu turno e quando ele saiu. Outra funcionalidade é que são criados relatórios sobre a frequência dos colaboradores, uma ótima maneira de realizar a gestão e avaliação desses dados.

👉 Quer ver exatamente como funciona nosso Relógio de ponto digital? Confira o vídeo abaixo:

 

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Este artigo também está disponível em: Brasil

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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