Marcação de férias: regras, prazos e dúvidas comuns

Sabemos que a marcação de férias não é uma tarefa fácil. Planear o afastamento temporário dos trabalhadores de uma empresa requer muita organização e uma gestão eficaz para não comprometer as tarefas de toda a equipa.

Todos os anos, os gestores de RH devem não apenas planear, mas também divulgar internamente o mapa de férias a todos os colaboradores da empresa. Se as férias ainda não lhe foram comunicadas, saiba que o prazo para elaborar e afixar o mapa de férias foi no dia 15 de Abril deste ano.

Para evitar receber uma multa por incumprimento da lei, confira este artigo sobre a marcação das férias e as principais dúvidas em relação ao tema.

Tabela de conteúdos:

• Marcação de férias no Código do Trabalho
• Como fazer a marcação das férias?
  • Prazo para afixação do mapa de férias
• Documentos para a gestão das férias
  • 📥 [Descarregue grátis] Mapa de férias em Excel
  • 👉 Factorial: software de marcação de férias dos funcionários
  • Plano de férias
• Como definir uma boa política de férias?
• 10 perguntas frequentes sobre a marcação de férias

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Marcação de férias: legislação no Código do Trabalho

São várias as regras em relação à marcação de férias em Portugal. É possível saber mais sobre a legislação da marcação de férias no Código de Trabalho, entre os artigos 237º ao 247º. Esta legislação garante os direitos dos empregados e empregadores no que diz respeito à marcação de férias. Desrespeitar esta norma pode trazer sérias consequências para ambas as partes.

Por isso, destacamos a seguir os principais pontos que devem ser considerados ao proceder com a marcação de férias da sua equipa:

• Direito a férias. A primeira lei determina que o direito a férias é irrenunciável e o seu gozo não pode ser substituído. Essencialmente, isto significa que não se pode substituir os dias de férias por nenhum tipo de compensação financeira.
• Duração do período de férias. Por norma, o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. Os dias de descanso devem ser contados de segunda a sexta-feira.
• Férias no ano de admissão. Neste caso particular, o novo funcionário tem direito a dois dias úteis de férias, proporcionalmente a cada mês de contrato. O limite máximo para estes colaboradores é de até 20 dias úteis no primeiro ano de trabalho.
• Marcação do período de férias. Para além do plano de férias, existe um documento obrigatório no processo de marcação das férias dos funcionários: o mapa de férias. Este deve ser afixado na empresa anualmente, segundo o período determinado pelo governo.

👉 Se quer saber mais sobre a legislação da ACT referente à marcação de férias, consulte nosso guia para a gestão de férias.

👉 Se, por outro lado, quer ver um resumo de tudo o que precisa de saber sobre férias, aconselhamo-lo a dar uma vista de olhos no vídeo que o Rafael preparou para si! ⬇️

Como fazer a marcação das férias? 

A pergunta que se impõe é: afinal, quem escolhe quando tirar férias? Segundo a legislação para férias vigente em Portugal, o período de férias deve ser definido através de um acordo entre empregador e colaborador. Na marcação das férias, os períodos mais desejados devem ter uma quota, sempre que possível, beneficiando alternadamente os funcionários. Para tal, o empregador deve considerar o calendário das férias nos dois anos anteriores.

Existe também o cenário onde não há consenso entre o funcionário e o empregador. Neste caso, o empregador tem o direito de definir o período das férias. Porém, deve respeitar algumas regras:

• As férias não podem ter início no dia de descanso semanal do trabalhador.
• Para definir o período, o empregador deve ouvir a comissão de trabalhadores. Ou, na sua falta, a comissão intersindical ou a comissão sindical representativa do trabalhador interessado.
• Em pequenas, médias ou grandes empresas, o empregador só pode marcar o período de férias entre 1 de maio e 31 de outubro.
• Em microempresas com até 9 funcionários, as férias podem ser marcadas em qualquer altura do ano.
• Qualquer outro período de férias além dos especificados acima, só pode ser estabelecido segundo o instrumento de regulamentação coletiva de trabalho. Ou o parecer dos representantes dos trabalhadores admitir uma época diferente.

Prazo para afixação do mapa de férias

Anualmente, o Governo estabelece um prazo dentro do qual as empresas devem afixar o mapa de férias e comunicar o calendário aos seus funcionários. Em 2024, foi definido que o mapa de férias do pessoal tem de ser finalizado até ao dia 15 de Abril, e deverá manter-se afixado desde esse dia até 31 de Outubro.

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Documentos para a gestão das férias

Existem diversos documentos que necessitam de ser preenchidos (e afixados) de forma a agilizar a gestão das férias numa empresa. Vejamos abaixo quais.

1) Mapa de férias: descarregue o modelo

Como explicámos, o mapa de férias é um documento onde é feita a marcação de férias dos funcionários de uma empresa anualmente. Alguns pontos são essenciais na elaboração do mapa de férias, e devem ser inseridos sem falta:

• Nome do Trabalhador
• Número de matrícula/identificação (quando houver)
• Quantidade de dias de férias de que tem direito
• Data de início das férias
• Data de fim das férias

Decidimos simplificar o seu trabalho ao preparar este modelo de mapa de férias, em formato Excel, disponível para descarregar.

👇 Descarregue o modelo de mapa de férias abaixo! 👇

É importante destacar que este é um documento obrigatório! Em caso de não cumprimento desta norma, a empresa está sujeita a uma multa que pode passar dos 1400€. Caso tenha dúvidas sobre como preencher o documento ou sobre a legislação da marcação de férias, pode ver o nosso vídeo sobre o mapa de férias.

No entanto, existe uma ferramenta que agiliza ainda mais a marcação de férias. Pois é, um software de RH pode ser a ajuda que precisa.

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2) Factorial: software de marcação de férias para empresas

Fazer um plano de férias com a apoio da tecnologia pode ajudar muito. Para facilitar a sua escolha, destacamos alguns benefícios que um sistema de RH inteligente pode oferecer. Veja a seguir:

• Solicitação e aprovação de férias numa mesma plataforma online. Uma vez que o funcionário tenha enviado o pedido de férias, o supervisor ou quem está encarregado de verificar as solicitações de férias e folgas pode facilmente aprovar ou rejeitar e adicionar comentários. Tudo isto feito no mesmo sistema.
• Visualização do Plano de férias. Com um software para marcação de férias, é possível verificar num calendário de equipa quem está ausente e qual o motivo desta ausência.
• Consultas personalizadas. Também há a possibilidade de consultar o perfil pessoal dos funcionários e visualizar o total de dias de férias, os que já foram utilizados e os que ainda estão disponíveis.
• Centralização de informações. Com um sistema inteligente, aceder aos dados dos funcionários é bem mais fácil. Isto porque é possível encontrar tudo que precisa em um mesmo sítio. Assim, há muito menos espaço para erros.
• Extrair relatórios. Uma das vantagens dos softwares de gestão de recursos humanos é, sem dúvida, a possibilidade de descarregar relatórios. Eles  são gerados automaticamente pela inteligência artificial da plataforma. Os dados podem ser agrupados de acordo com diferentes variáveis. É possível gerir férias e baixas por escritório, equipa e assim por diante.

3) Plano de férias

O ponto de partida para um mapa de férias eficiente é fazer regularmente a gestão de ausências: monitorizar os dias de trabalho de cada funcionário e estabelecer uma política clara e bem detalhada para que os colaboradores possam planear o seu tempo livre.

Por isso, é comum fazer o documento chamado de mapa de férias. O objetivo do plano de férias é auxiliar o RH e os gestores na gestão dos pedidos de férias, pois permite uma visualização abrangente das férias de todos os funcionários. Com mais detalhes que o mapa de férias, este documento é personalizável e pode ser elaborado de acordo com as necessidades da empresa.

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Como definir uma boa política de férias?

Sabemos que é difícil para o gestor encontrar o equilíbrio certo entre apoiar os seus colaboradores e garantir que as férias não afetem a produtividade da empresa. Também é sua responsabilidade assegurar que a ausência de um funcionário não exerça pressão extra sobre os outros membros do departamento.

Por isso é importante que a liderança da empresa estabeleça uma política de ausências e as regras para segui-la. Esse documento deve responder às seguintes questões:

• Como os funcionários devem solicitar ausências;
• Qual é o período de aviso;
• O tempo que um gestor tem para aprovar ou rejeitar uma solicitação de férias;
• Em que situações/épocas os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico);
• Quais são as regras para os pedidos sobrepostos;
• Se os empregados precisam de preencher formulários de pedido de férias;
• Como são monitorizadas as férias dos empregados.

Perguntas frequentes sobre a marcação de férias

Sabemos que há muitas dúvidas em relação ao processo de marcação de férias. Por isso, enumeramos as 10 perguntas mais frequentes feitas à ACT, com respostas baseadas na legislação vigente.

1) Empresas podem encerrar para férias?

Sim. Sempre que seja compatível com a natureza da atividade, o empregador pode encerrar a empresa ou o estabelecimento, total ou parcialmente, para férias dos trabalhadores. As regras para o período de encerramento são:

1. Até quinze dias consecutivos entre 1 de maio e 31 de outubro;
2. Por período superior a quinze dias consecutivos ou fora do período enunciado na alínea anterior, quando assim estiver fixado em instrumento de regulamentação colectiva ou mediante parecer favorável da comissão de trabalhadores;
3. Por um período superior a quinze dias consecutivos, entre 1 de maio e 31 de outubro, quando a natureza da actividade assim o exigir.

O mesmo pode acontecer por um período de cinco dias úteis consecutivos na época de férias escolares do Natal; ou em caso de feriado à terça ou quinta-feira, fazendo “ponte”.

2) O empregador pode alterar o período de férias depois de definidas?

Sim. Segundo a lei, o empregador pode alterar o período de férias já definido ou mesmo interromper as férias já iniciadas por exigências imperiosas do funcionamento da empresa.

Nesse caso, o trabalhador tem direito a indemnização pelos prejuízos sofridos por deixar de gozar as férias no período marcado. E, ainda sim, a interrupção das férias deve permitir o gozo das férias, seguido de metade do período a que o trabalhador tem direito.

3) Até quando o trabalhador deve gozar as suas férias?

Depende. A regra geral estabelece que as férias devem ser gozadas dentro do ano civil em que são geradas. Afinal, o seu objetivo é garantir o descanso correto da força de trabalho e preservar a saúde.

No entanto, uma jurisprudência recente do Tribunal de Justiça da União Europeia autorizou a acumulação de férias quando existem razões que justificam esta circunstância. Um exemplo concreto seria quando o trabalhador pretenda gozar as férias com um familiar residente no estrangeiro.

Neste caso, o gozo das férias deve ser feito até 30 de abril do ano civil seguinte (ou seja, as férias podem ser gozadas até abril do ano seguinte), mediante um acordo com o empregador.

4) O trabalhador pode renunciar ao seu período de férias? 

Sim e não. O trabalhador pode renunciar ao gozo dos dias de férias sempre que estes excedam 20 dias úteis. Isso significa que o funcionário é obrigado por lei a ter pelo menos 20 dias de férias ao ano. Se o funcionário não quiser ter mais dias além dos 20, não há problema.

5) Como calcular o subsídio de férias?

A jurisprudência do Tribunal de Justiça da União Europeia indica que o valor pago pelo subsídio de férias é o mesmo dos dias pagos de trabalho. Por isso, a remuneração inferior nos dias de descanso pagos é ilegal.

Essa é a fórmula para calcular o valor de um subsídio de férias:

Salário hora x (horas semanais x 52 semanas / 12 meses) / 22 dias úteis

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Caso o trabalhador esteja a receber um bónus de produtividade, comissões ou qualquer outro tipo de salário variável resultante da atividade de trabalho, este também deverá ser pago durante o período de férias.

Em relação à data de pagamento do subsídio de férias, esta deve ser o mês de junho de cada ano. Outra alternativa é que seja feito junto com a remuneração mensal do mês anterior ao gozo de férias.

👉 Saiba tudo sobre o subsídio de férias em Portugal neste artigo!

6) O trabalhador entrou na empresa a meio do ano, quantos dias de férias ele tem?

Quando começa a trabalhar, o funcionário ganha direito a dois dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato. Esses dias podem ser gozados depois de seis meses de trabalho. No entanto, o funcionário não pode gozar mais de 30 dias de férias no mesmo ano. Isso só é permitido caso esteja estabelecido em contrato coletivo de trabalho.

Se o contrato for inferior a seis meses, mantêm-se os dois dias por cada mês de trabalho, e as férias devem ser utilizadas antes do final do contrato.

7) Os casais podem gozar as suas férias juntos?

Sim. Conforme determinado pelo Código de Trabalho, os trabalhadores que estejam sob a condição de cônjuges, que vivam em união de facto ou economia comum ,e que trabalham para a mesma entidade patronal, têm o direito de que suas férias coincidam.

Portanto, exceto se houver prejuízo grave para a empresa, as férias devem ser gozadas pelo casal em simultâneo. Cabe destacar, no entanto, que quem tem filhos em idade escolar não tem qualquer prioridade.

8) O que acontece em caso de doença do trabalhador?

Se o trabalhador estiver, por exemplo, doente, o gozo das férias não se inicia ou suspende-se, desde que o facto seja comunicado previamente ao empregador. Neste caso, as férias deverão ser remarcadas.

O trabalhador ainda terá direito à retribuição correspondente ao período de férias não gozado ou ao gozo do mesmo até 30 de abril do ano seguinte e, em qualquer caso, ao respetivo subsídio.

9) A retribuição das férias ao cessar um contrato é obrigatória?

Em caso de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, o empregador pode determinar que o gozo das férias tenha lugar imediatamente antes da cessação. Por outro lado, quando cessa o contrato, o trabalhador tem direito a receber a retribuição de férias e respetivo subsídio correspondentes a férias vencidas e não gozadas e proporcionais ao tempo de serviço prestado no ano da cessação.

👉 Entenda todos os direitos e deveres relativos à cessação do contrato de trabalho.

10) É possível utilizar o período de aviso prévio para as férias?

Sim, em casos de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, a possibilidade de resolver a atribuição de férias pendentes. Ou seja, aquelas que o trabalhador ainda não terá gozado até à data da efetiva rescisão do contrato.

Diante dessa situação, o empregador poderá determinar que o gozo do período de férias remanescente aconteça imediatamente antes da cessação do contrato. Dessa forma, o trabalhador pode usufruir de férias no período compreendido entre o aviso prévio e o momento em que cessam as suas funções.

👉 Confira outras regras sobre o aviso prévio.