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Matriz de Competências: O que é e como aplicar? [+Modelo Excel grátis]

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O sucesso de uma empresa depende em grande parte das pessoas que fazem parte dela. Isso porque as competências e habilidades dos funcionários e gestores são primordiais para que os objetivos de cada área sejam cumpridos. Mas como avaliar quais competências os funcionários precisam ter em cada departamento? Neste artigo, apresentaremos a Matriz de Competências, uma ferramenta que têm ajudado muitas empresas nesse processo.

Em primeiro lugar, é fundamental que os profissionais de Recursos Humanos saibam quais as competências e habilidades necessárias para cada cargo na empresa. Dessa forma, podem estruturar o processo de recrutamento e seleção de forma mais eficiente e, além disso, gerir os talentos da empresa.

Mapear essas competências e saber se o perfil dos colaboradores está de acordo com elas pode ser um desafio. É exatamente aí que a matriz de competências entra para auxiliar o RH em diferentes etapas da jornada do colaborador.

Neste artigo, iremos esclarecer o que é esta ferramenta, de que forma ela pode ajudar as empresas e como elaborar uma matriz de competências do zero. Por fim, oferecemos um modelo de Matriz de competências em Excel pronto para uso, que pode ser adaptado de acordo com as necessidades de sua empresa.

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Gestão por competências

Conhecer e investir na melhoria das habilidades dos colaboradores é um dos passos mais importantes para que uma empresa atinja bons resultados.

A gestão por competências tem como objetivo desenvolver e aproveitar as habilidades dos colaboradores para que os talentos da empresa possam crescer e atingir mais resultados. Por isso, a gestão por competências está presente em todos os momentos da vivência do colaborador (e até antes de entrar!) na organização, incluindo:

  • Recrutamento e seleção
  • Formação e desenvolvimento.
  • Avaliação de desempenho
  • Plano de carreira.

Em resumo, a gestão por competências estimula o desenvolvimento de todas as competências necessárias para que um funcionário atinja os resultados esperados pela empresa. Mas, para chegar lá, primeiro é preciso determinar essas competências.

O que são competências?

As competências de uma pessoa incluem as habilidades, conhecimentos e capacidades de uma pessoa para realizar determinadas tarefas. As competências profissionais de uma pessoa são determinantes para que ela seja bem sucedida no mercado de trabalho. Elas podem ser comportamentais ou técnicas.

As competências técnicas, também conhecidas como hard skills, são mais específicas e requerem algum tipo de curso ou treinamento para serem adquiridas.

Já as competências comportamentais, ou soft skills, estão relacionadas ao comportamento, atitudes de uma pessoa. Ao contrário das hard skills, as soft skills são intangíveis e difíceis de quantificar .

Algumas competências são mais utilizadas pelas empresas e aplicam-se a diferentes cargos. Veja alguns exemplos a seguir:

  • Capacidade analítica
  • Relacionamento interpessoal
  • Proatividade
  • Liderança
  • Adaptabilidade
  • Resiliência

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O que é Matriz de Competências?

Ao abrirmos uma nova vaga na empresa, é preciso analisar todas as habilidades, conhecimentos e características que precisamos que a pessoa que iremos contratar tenha.

Em resumo, os profissionais de RH, junto aos gestores, devem listar as competências que procuram em um novo candidato para que processo de recrutamento e seleção seja bem sucedido.

Para isso, algumas ferramentas podem ajuda-los nessa tarefa. Uma delas é a matriz de competências.

A Matriz de competências é uma ferramenta que define quais competências e habilidades um colaborador deve ter em uma determinada função para que consiga desempenhar suas atividades de forma eficiente e atinja os resultados e objetivos propostos.

Para que serve a Matriz de Competências?

Conforme vimos, ter clareza sobre as competências fundamentais que um funcionário deve ter em determinada função é o primeiro passo para uma gestão de pessoas de qualidade em uma empresa.

Sendo assim, essa ferramenta ajuda a mapear as competências necessárias para certa função ou processo. Dessa forma, o RH e os gestores conseguem ter clareza no processo de seleção de um novo colaborador. Para além disso, fica mais fácil perceberem se os colaboradores que desempenham certa função possuem estas competências, qual é o nível de suas habilidades e onde podem melhorar.

Ou seja, a Matriz de competências pode ser utilizada em diversos momentos da jornada do colaborador, como:

  • Recrutamento e seleção de novos talentos
  • Elaboração de planos de treinamento
  • Recrutamento Interno
  • Gestão de Talentos
  • Planos de Carreira

Em todas estas etapas, a matriz de competências auxilia o RH na tomada de decisão em relação aos processos de gestão de pessoas.

Em resumo, a Matriz de competências ajuda a empresa de algumas formas:

  1. Identificar quando um funcionário ou equipa precisa de um treinamento específico
  2. Saber quando há um gap na equipa, ou seja, quando falta alguma competência que nenhum dos integrantes da equipa possui, e com isso contratar novos funcionários
  3. Otimizar o processo de recrutamento e seleção
  4. Identificar talentos na empresa e investir em um plano de carreira para esta pessoa.

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Como montar uma Matriz de Competências?

Após informar-se sobre o que é uma matriz de competências, vamos ajudá-lo a perceber como montá-la e utilizá-la na prática. A seguir, destacamos algumas etapas fundamentais para que perceba como criar uma matriz de competências.

1) Definir as competências fundamentais para cada função

Definir as competências mais relevantes para uma equipa ou projeto é o primeiro passo. Para isso, considere as habilidades técnicas e comportamentais.

Faça uma lista com as competências e avalie a relevância de cada uma delas para a função, projeto ou equipa e escolha aquelas que são determinantes para trazer bons resultados. Esse processo evita a perda de tempo com competências irrelevantes.

Na planilha, separe uma coluna para colocar todas as competências escolhidas.

2) Avaliar e definir o nível de competência dos colaboradores

Em um segundo momento, avalie o nível de habilidade dos colaboradores em cada competência. Para isso, separe-os em pequenos grupos, seja por equipa ou projeto.

Defina uma escala de pontuação para categorizar o nível de cada colaborador, por competência. Por exemplo:

  1. Não Satisfatório
  2. Precisa melhorar
  3. Aceitável
  4. Satisfatório
  5. Excepcional

Uma das formas mais eficientes para avaliar as competências é a avaliação de desempenho. Existem muitos tipos de avaliação de desempenho, por isso é importante escolher aquele que faça mais sentido para a sua equipa. Nesse caso, uma ótima opção é a avaliação 180° e 360°, visto que passam por diferentes etapas e deixa a avaliação mais completa.

É importante lembrar que a escala de pontuação pode variar. Altere e adapte de acordo com o que faz mais sentido para a sua empresa.

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3) Determinar o interesse e comprometimento dos colaboradores

Nesta etapa, devemos perceber se o colaborador está disposto a aplicar e desenvolver as competências determinadas ou não. Se um funcionário não tem interesse em melhorar suas habilidades e desenvolver-se, isso pode ser um problema.

Para isso, crie uma legenda para determinar se os colaboradores:

0= Não tem interesse em aplicar essa competência

1 = Tem interesse em aplicar essa competência

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4) Avaliar Resultados e tomar decisões

No fim da avaliação com a matriz de competências, será possível comparar as habilidades e atuação de todos os membros de uma equipa. Assim, o gestor e o RH conseguem ter uma visão mais clara dos pontos fracos e fortes de uma equipa e da empresa como um todo.

A partir desses resultados, é hora de tomar algumas decisões. Algumas questões podem ser avaliadas:

  • Quais colaboradores precisam de treinamento?
  • Que tipo de treinamento é mais urgente para a minha equipa?
  • Como motivar mais a minha equipa?
  • Como o gestor pode auxiliar os funcionários nesse processo?
  • Que tipo de competência está em falta na minha equipa? E qual é a competência mais forte?
  • Preciso contratar novos colaboradores?
  • Preciso reestruturar a equipa ou despedir alguém?
  • Como melhorar as avaliações de desempenho?

Essas e outras perguntas podem ajudar a empresa a perceber como aumentar a produtividade dos colaboradores e definir ações importantes para melhorar os resultados da empresa como um todo.

É importante lembrar a importância de fazer análises gerais e setorizadas, para que todos os departamentos da empresa sejam abrangidos.

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Como otimizar as avaliações de desempenho e a gestão de pessoas nas empresas?

A gestão de pessoas é fundamental para que uma empresa consiga detetar os talentos internos e manter os colaboradores motivados. Manter bons colaboradores na empresa e investir em seu desenvolvimento é um dos grandes desafios do RH.

Para gerir melhor os colaboradores, o RH deve passar por muitas etapas. As avaliações de desempenho, processos de recrutamento, onboarding de novos funcionários e a gestão dos pedidos de férias e folgas são apenas alguns processos determinantes para a manutenção da relação entre empresa e colaborador. São muitas etapas que demandam tempo e trabalho dos gestores e do RH.

Por isso, é fundamental poder contar com recursos que os auxiliem nessa jornada. Uma das formas de fazer isso é com um software de RH.

O software de RH da Factorial, por exemplo, conta com ferramentas que automatizam diversos processos da gestão de pessoas nas empresas. Com o software da Factorial, é possível realizar a gestão de férias e ausências, gestão documental, avaliações de desempenho e recrutamento de novos colaboradores em uma mesma plataforma!

O melhor disso tudo é a possibilidade de testar o software gratuitamente por 14 dias.

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Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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