Ainda que os recibos de vencimento façam parte do dia a dia de qualquer colaborador, nem todos percebem com clareza o que cada campo representa ou como são calculados os valores que recebem. Por isso, na Factorial desenvolvemos um modelo de recibo de vencimento em Excel, totalmente gratuito, pensado para simplificar este processo e adaptável à realidade da sua empresa em 2026.
Tabela de conteúdos:
- O que é um recibo de vencimento?
- 6 dicas a ter em conta antes de criar um recibo de vencimento
- Como fazer um recibo de vencimento?
- 👉 Factorial: como automatizar os recibos de vencimento?
- Como deve entregar o recibo aos colaboradores?
O que é um recibo de vencimento?
Um recibo de vencimento é um documento obrigatório que todas as empresas têm de entregar aos seus colaboradores mensalmente.
O recibo inclui informações como o salário base, horas extras, subsídios, descontos legais e a função do colaborador. Mesmo que use um modelo de recibo de vencimento em Excel, é fundamental perceber o que cada linha significa para garantir que todos os valores estão corretos.
6 dicas a ter em conta antes de criar um recibo de vencimento
Antes de perceber como criar um recibo de vencimento é necessário ter em consideração diferentes aspetos que influenciarão os seus cálculos e o valor final a ser recebido pelo colaborador.
1) Tipo de contrato
O tipo de contrato de cada colaborador influencia diretamente o cálculo do recibo de vencimento. Dependendo do tipo de contrato, mudam algumas coisas importantes: a percentagem a descontar para a Segurança Social, a retenção do imposto sobre o rendimento (IRS) e até alguns direitos associados, como subsídios ou férias.
2) O sindicato/acordo coletivo
Se o colaborador está coberto por um sindicato ou por um acordo coletivo, isso pode afetar diretamente o que recebe no final do mês. Além do salário base, podem já estar estabelecidos suplementos salariais, pagamentos por horas extra ou outros valores que não fazem parte do salário regular, como o subsídio de férias, o subsídio de Natal ou mesmo o subsídio de alimentação.
3) Situação pessoal do colaborador
A situação pessoal do colaborador (por exemplo se é casado ou tem filhos ou outros dependentes) influencia diretamente o cálculo do IRS. Quanto mais correta for a informação que tiver sobre cada colaborador, mais exato será o valor do imposto retido e, consequentemente, o salário líquido que ele recebe.
4) Pagamentos extras
Além do salário normal, alguns colaboradores recebem pagamentos extras, como bónus, prémios ou subsídios. É importante saber quando esses valores vão ser pagos: se é tudo de uma vez ou distribuído ao longo do ano.
Esta informação afeta o cálculo do IRS e ajuda a que o recibo de vencimento mostre o valor correto que o colaborador vai receber.
5) Grupo de contribuição e categoria profissional
Cada colaborador tem um grupo de contribuição e uma categoria profissional que servem para calcular quanto vai descontar para a Segurança Social e outros direitos que possa ter.
6) Baixa justificada
Se o colaborador estiver de licença médica ou parental, isso vai afetar o salário que recebe no mês. Por isso, é importante que a empresa tenha estas situações previstas ao criar o recibo de vencimento, para garantir que tudo está correto.
Como fazer um recibo de vencimento?
Para criar um recibo de vencimento, é importante ter em mãos todas as informações essenciais, tais como:
- Dados do empregador: nome da empresa, NIF, NISS, NIPC e morada oficial.
- Dados do colaborador: nome, NIF, NISS e categoria profissional.
- Valores a pagar: salário base, horas extra, subsídios e outros pagamentos.
- Valores a descontar: impostos, deduções, faltas não justificadas, entre outros.
- Seguro de acidentes de trabalho: identificação da apólice que cobre o colaborador.
Além destes itens obrigatórios, pode adicionar outras informações que façam sentido para a sua empresa e para cada colaborador.
Depois de reunir tudo, é só organizar os dados e criar um modelo de recibo de vencimento, seja em Excel ou num software online, que seja claro, fácil de entender e completo.
Factorial: como automatizar o envio de recibos de vencimento?
Com um software de recursos humanos como o da Factorial, entregar e gerir os recibos de vencimento torna-se muito mais rápido e simples. Mas como funciona na prática?
Basta fazer o upload de um PDF com todos os recibos de vencimento da sua equipa. O software identifica automaticamente o nome e NIF de cada colaborador, separa o documento em recibos individuais e permite que os reveja antes de enviar.
Cada colaborador recebe uma notificação privada para consultar o seu recibo, que fica armazenado na sua pasta pessoal dentro da plataforma. Assim, o documento está sempre disponível e seguro. O colaborador só consegue ver o seu próprio recibo, garantindo total confidencialidade.
Com o gestor inteligente da Factorial, o envio de recibos de vencimento fica totalmente automatizado, sem erros, mesmo quando precisa de enviar vários documentos em massa. O processo cumpre os mais altos padrões de segurança, sendo muito mais seguro e organizado do que enviar por e-mail.
Como entregar o recibo de vencimento aos colaboradores?
Muitas empresas optam pelo envio por e-mail, mas isso pode ser demorado e até arriscado se não forem tomadas precauções.
Se fizer tudo manualmente, terá de criar um documento para cada colaborador e garantir que envia cada recibo à pessoa certa. Um erro simples (como enviar o recibo de um colaborador para outro) pode gerar desconforto e até prejudicar a confiança da equipa.
Com um software de recursos humanos, como o da Factorial, este processo fica muito mais fácil e seguro. Cada colaborador recebe o seu recibo de vencimento diretamente na plataforma, com acesso privado e seguro. O documento fica armazenado na pasta pessoal do colaborador e está disponível sempre que precisar de o consultar ou imprimir.
🚀 Quer ver e perceber como funciona a plataforma da Factorial? Clique aqui!
recibos de vencimento
Recibo muito bom
Excelente
Cool