Durante os meses de verão, é natural que as empresas façam ajustes para responder às férias e às necessidades específicas dessa época. Depois deste período, organizar turnos implica reajustar os horários e garantir que cada equipa tem a cobertura necessária para retomar o ritmo habitual.
Tabela de conteúdos
- Como organizar os turnos depois das férias
- Como criar escalas de trabalho equilibradas
- Como gerir trocas de turnos, ausências e imprevistos
- O que pode ser automatizado na organização dos turnos?
Como organizar os turnos depois das férias
Com alguma antecedência e método, é possível organizar os horários depois das férias de forma mais previsível e evitar uma boa parte das alterações de última hora.
1. Comece por analisar a disponibilidade das equipas
O primeiro passo é perceber quem está efetivamente disponível para trabalhar.
Antes de criar a escala, reúna esta informação e confirme:
- Quem já regressou de férias.
- Quem ainda está ausente e até quando.
- Quais os colaboradores que têm ausências previstas.
- Que horários estão disponíveis para cada pessoa.
- Se existem alterações temporárias de disponibilidade.
- Quais as equipas ou funções que precisam de cobertura específica.
2. Reveja as férias pendentes antes de organizar os turnos
O regresso de setembro não significa que todas as férias tenham ficado para trás. Há colaboradores que preferem marcar alguns dias fora da época alta ou que simplesmente ainda têm férias previstas para os meses seguintes.
Também é importante distinguir entre férias já aprovadas e novos pedidos que ainda estão a ser analisados. Misturar estas duas situações pode criar alguma confusão no planeamento.
3. Avalie as necessidades da empresa
Depois de perceber quem está disponível, é necessário perceber quantas pessoas a empresa realmente precisa em cada turno. Esta necessidade pode ser bastante diferente entre o verão e o resto do ano. Antes de preencher a escala, analise:
- Quais são os períodos de maior movimento.
- Quantas pessoas são necessárias em cada turno.
- Que funções têm de estar sempre asseguradas.
- Se existem horários que precisam de reforço.
- Se há períodos em que pode funcionar uma equipa mais reduzida.
4. Crie uma escala equilibrada
Uma boa escala deve responder às necessidades da empresa, mas também procurar uma distribuição equilibrada entre os colaboradores. Sempre que possível, tenha em consideração a distribuição de:
- Turnos de manhã e de tarde.
- Trabalho noturno.
- Fins de semana.
- Feriados.
- Folgas.
- Horários mais exigentes.
Verifique os períodos de descanso e as regras aplicáveis à organização do tempo de trabalho.
5. Valide a escala antes de a comunicar
Antes de enviar os horários aos colaboradores, confirme se todas as posições necessárias estão preenchidas, se existem sobreposições ou períodos sem cobertura e se as férias e ausências foram corretamente consideradas.
Depois de validada, a escala deve ser comunicada de forma clara e num local facilmente acessível.
6. Prepare-se para as alterações inevitáveis
Uma escala bem planeada não invalida os imprevistos. Quer seja por motivo de doença ou situação pessoal, pode sempre surgir algo que obrigue a uma troca de horário. O importante é ter um processo definido para lidar com estas situações.
Pode, por exemplo, estabelecer-se que as trocas de turnos precisam de aprovação antes de serem consideradas válidas, evitando-se que duas pessoas combinem uma alteração entre si sem que o responsável pela equipa tenha conhecimento. Também é importante atualizar a escala sempre que uma alteração seja aprovada.
Como criar escalas de trabalho equilibradas
Uma boa escala tem de funcionar para a empresa, mas também deve ser razoável para quem vai cumprir os horários.
Distribua os turnos de forma justa
Sempre que a organização do trabalho o permita, procure distribuir de forma equilibrada os turnos mais exigentes ou menos procurados. Não significa que todos tenham obrigatoriamente de fazer exatamente o mesmo número de cada tipo de turno. No entanto, deve existir um critério coerente aplicado de forma consistente.
Evite também uma distribuição baseada apenas em quem está disponível naquele momento. Se a disponibilidade for o único critério, as mesmas pessoas podem acabar por ficar sempre com os horários mais difíceis, o que não será sustentável.
Tenha em conta os períodos de descanso
A legislação laboral estabelece regras que devem ser respeitadas na organização dos tempos de trabalho, pelo que esta verificação deve fazer parte do processo de criação da escala e não ser deixada para o fim.
Identifique situações como:
- Mudanças muito bruscas entre turnos.
- Sequências de horários particularmente exigentes.
- Falta de descanso adequado.
- Distribuição pouco equilibrada de folgas.
Para mais informação sobre a legislação portuguesa, consulte o nosso artigo.
Considere competências e funções
É necessário garantir que a equipa presente tem as competências necessárias para responder ao trabalho daquele período. Ao criar a escala, considere não só a disponibilidade, mas também as funções, competências e responsabilidades de cada pessoa.
Dê previsibilidade aos colaboradores
Quando os colaboradores recebem os horários com antecedência, conseguem organizar melhor a sua vida pessoal e familiar, havendo menos necessidade de recorrer a trocas de última hora.
Com regras claras para pedidos de alteração e trocas de turnos, os colaboradores sabem como proceder e os responsáveis conseguem avaliar cada pedido antes de alterar a escala.
Como gerir trocas de turnos, ausências e imprevistos
1. Defina um processo para as trocas de turnos
Um processo organizado pode passar por três passos:
- O colaborador solicita a troca.
- O responsável verifica se a alteração é possível.
- Depois de aprovada, a escala é atualizada e a alteração fica registada.
2. Tenha uma alternativa preparada para as ausências
As ausências fazem parte da realidade de qualquer empresa. Perante uma ausência inesperada, o responsável precisa de saber rapidamente:
- Qual é o turno afetado.
- Que função precisa de ser assegurada.
- Quem está disponível.
- Quem tem as competências necessárias.
- Se a alteração cria algum conflito com outros horários.
3. Evite que uma troca resolva um problema e crie outro
Sempre que um turno é trocado, é importante verificar o impacto no restante horário do colaborador. O objetivo não é apenas preencher o espaço que ficou vazio, mas garantir que a nova organização continua a funcionar.
Um software de gestão de turnos pode ajudar neste ponto ao sinalizar conflitos entre horários. A Factorial, por exemplo, disponibiliza alertas para conflitos de turnos sobrepostos e permite consultar a cobertura das equipas.
4. Mantenha a escala sempre atualizada
Centralizar a informação permite que a equipa trabalhe sempre a partir da mesma versão do horário. Na Factorial, as alterações nos turnos podem ser atualizadas na plataforma e os colaboradores podem consultar os seus horários, reduzindo a dependência de mensagens e outros ficheiros.
5. Automatize parte da gestão das alterações
Na Factorial, os colaboradores podem solicitar trocas de turno através da aplicação, enquanto os responsáveis conseguem gerir as alterações e as ausências diretamente na ferramenta de gestão de turnos.
O que pode ser automatizado na organização dos turnos?
Dependendo da solução utilizada, é possível automatizar e simplificar tarefas como:
- Criação e distribuição dos horários.
- Atribuição de turnos aos colaboradores.
- Consulta de disponibilidades.
- Cruzamento de turnos com férias e ausências.
- Pedidos e trocas de turnos.
- Identificação de conflitos de horários.
- Comunicação de alterações.
- Acompanhamento das horas trabalhadas.
- Controlo de assiduidade.
Quer ver e perceber como funciona a plataforma da Factorial? Clique aqui!
Perguntas frequentes sobre como organizar os turnos
Não existe uma antecedência única que funcione para todas as empresas, uma vez que depende da atividade, do tipo de horários e das regras aplicáveis. Ainda assim, quanto mais cedo forem definidos e comunicados os turnos, maior será a previsibilidade para os colaboradores e menor a probabilidade de alterações de última hora.
Nos turnos rotativos, é importante planear a sequência dos horários com antecedência e ter especial atenção aos períodos de descanso entre turnos. Também pode ser útil estabelecer um padrão de rotação que seja fácil de compreender pelos colaboradores e previsível ao longo das semanas.
O colaborador deve comunicar a situação de acordo com o procedimento definido pela empresa. O responsável pode então avaliar uma eventual troca ou substituição, verificando se a alteração é compatível com os restantes horários e com as regras aplicáveis.
Muitas trocas podem ser um sinal de que os horários não estão suficientemente ajustados às necessidades ou disponibilidades da equipa. Recolher feedback, analisar os padrões das alterações e comunicar as escalas com maior antecedência pode ajudar a perceber a origem do problema.
