Gerir as férias e ausências dos funcionários de uma empresa através de um modelo Excel é uma das práticas mais comuns na área de Recursos Humanos. Por isso, queremos ajudá-lo a criar um modelo de Plano de Férias em excel para fazer a gestão de férias das suas equipas.
A gestão das férias dos colaboradores é uma das principais atividades dos recursos humanos de uma empresa. Esta não é uma tarefa fácil, pois requer uma gestão cuidadosa e eficaz para que o afastamento dos colaboradores não comprometa as tarefas de toda a equipa.
Já tem pronto o seu plano de férias para 2024?
Enquanto um mapa de férias é utilizado para comunicar aos colaboradores os dias de férias já confirmados e é um documento mais simples e obrigatório, o plano de férias tem como objetivo auxiliar o RH e os gestores na gestão dos pedidos de férias, pois permite uma visualização mais ampla das férias de todos os funcionários.
Quando as férias não são geridas de forma adequada, não é raro encontrar-se numa situação em que os pedidos de afastamento do trabalho se concentram nos mesmos dias e semanas.
É por isso que é importante planejar com antecedência e criar um plano de férias para 2024 que o ajude a organizar as solicitações de ausência de seus funcionários. Se ainda não teve tempo para preparar o plano de férias de seus funcionários para 2024, não se preocupe, vamos ajudá-lo!
Tabela de conteúdos:
- Como fazer a gestão de férias dos funcionários?
- As 4 principais regras do Código do Trabalho
- 📥 [Descarregue grátis] Plano de Férias em Excel
- Possíveis dificuldades no uso de grelhas Excel
- Plano de férias para 2024 em Excel ou com software de RH?
Como gerir as férias dos funcionários?
As grelhas em Excel, como modelo para controlo de férias e ausências, ainda são o método mais comum utilizado pelos departamentos de RH. Estes documentos costumam ser organizados para funcionarem como um plano de férias.
Com um conhecimento médio ou alto de Excel é possível desenvolver um modelo funcional que permite contar os dias que cada colaborador ficará fora de uma forma bastante rudimentar.
Existem outras formas de fazer esse controlo, como com o uso de sistemas que automatizam todas essas informações, conforme veremos mais a frente.
No entanto, dependendo do tamanho da empresa, ainda é possível preparar-se com calma e revisar alguns tutoriais para atualizar suas habilidades em Excel.
Quer continuar a usar o excel para gestão de férias dos funcionários? Vamos ajudá-lo e fornecer-lhe um modelo que pode ser adaptado à situação da sua empresa. Com este modelo de plano de férias, será possível organizar os dias solicitados pelos funcionários e monitorar todas as mudanças que possam surgir.
Principais regras do Código do Trabalho a considerar no Plano de Férias
A marcação de férias em Portugal envolve diversas regras. O Código do trabalho determina algumas leis que podem ser encontradas na Lei n°7/2009. Esta legislação tem como objetivo proteger os direitos dos empregados e empregadores no que diz respeito à marcação de férias, e desrespeitá-la pode trazer graves consequências para ambas as partes.
Por isso, destacamos a seguir as principais questões que devem ser levadas em conta antes de elaborar um plano de férias. Veja a seguir.
- Direito à férias. Esta primeira lei determina que o direito a férias é irrenunciável e o seu gozo não pode ser substituído. Isso significa que não é possível substituir os dias de férias por uma compensação financeira.
- Duração do período de férias. Por norma, o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. Isso quer dizer que os dias de descanso devem ser tirados de segunda a sexta-feira.
- Férias no ano de admissão do colaborador. Neste caso específico, o novo funcionário tem direito a dois dias úteis de féria, por cada mês de contrato. O limite máximo para estes colaboradores é de até 20 dias úteis no primeiro ano de trabalho.
- Marcação do período de férias. Para além de ter um plano de férias, há um documento obrigatório no processo de marcação das férias dos funcionários: O mapa de férias. Este deve ser afixado na empresa todos os anos, no período determinado pelo governo.
Estas são algumas das normas relativas à legislação trabalhista de Portugal sobre as férias de funcionários. No entanto, se quer saber mais, consulte nosso Guia completo aqui.
[Descarregue grátis] Plano de Férias 2024 em Excel
Com estas regras em mente, já é possível criar um plano de férias para os funcionários que esteja de acordo com a legislação vigente e que não cause problemas no futuro. Se não sabe por onde começar, iremos ajudá-lo. Veja a seguir o modelo pronto de plano de férias que preparamos para si!
Conforme falado anteriormente, o plano de férias funciona como um gestor de férias e ausências que ajuda o RH e os gestores nesse processo.
Com um modelo de plano de férias, a gestão dos dias de folga dos funcionários fica muito mais fácil. Neste documento, será possível organizar as principais informações. Antes de organizar seu plano de férias, tenha em mãos os dados a seguir.
- Nome do funcionário
- Número de matrícula/identificação
- Dias de férias aprovados
- Equipa
- Gestor responsável
Com estas informações ao alcance, já pode começar a organizar seu plano de férias. A Factorial preparou um documento em Excel para facilitar a gestão de férias e ausências dos seus funcionários. Com este modelo Excel gratuito, é possível começar a registar as férias de seus funcionários e evitar sobreposições.
Embora essa não seja a maneira mais conveniente e eficiente de controlar as férias de seus funcionários, criar o seu plano de férias para 2024 com o Excel pode ser pelo menos uma base para gestores de RH e funcionários.
No entanto, se está à procura de um método que realmente faça diferença na gestão de férias e ausências de seus funcionários, agora é a hora de mudar para um software de férias e ausências.
A tecnologia avançou muito e os modelos Excel tornaram-se obsoletos em face dos desenvolvimentos conhecidos do software de RH.
O software de RH multifuncional da Factorial, por exemplo, desenvolveu um recurso especificamente dedicado à verificação de feriados e autorizações que permitirá que o RH não precise mais ter essas informações em papel ou em milhares de planilhas diferentes.
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Possíveis dificuldades no uso de planilhas Excel para o Plano de férias
Tal como o modelo que lhe propusemos, normalmente os planos de férias em Excel nada mais são do que tabelas mensais ou semanais onde são registadas as ausências dos colaboradores. Os campos podem ser adicionados e removidos conforme necessário.
No entanto, só será possível ver, basicamente, o nome e o sobrenome do funcionário e o calendário dos meses. Uma legenda pode então ser adicionada, por exemplo, com cores que podem distinguir o motivo das férias ou licença: doença, férias, etc.
Para que possa avaliar se este método realmente funciona para si, destacamos a seguir os principais inconvenientes do uso de uma planilha em excel para a elaboração de um plano de férias.
1) Atualização manual do plano de férias
Depois de configurar seu plano de férias 2024 no Excel, será possível perceber rapidamente que podem surgir dificuldades e limitações no uso do documento.
Em primeiro lugar, lembre-se de que os documentos do Excel não se atualizam sozinhos. Isso se traduz em tempo que deve ser dedicado especificamente pelo gestor ou pelo RH para inserir manualmente as férias e ausências de cada funcionário.
Esse é um trabalho repetitivo e estático. Por isso, acaba por ser uma grande perda de tempo, que poderia ser investido em atividades de valor para a empresa. Sem esquecer os riscos que advêm da atualização manual de documentos deste tipo.
Como sabemos, as baixas e ausências de funcionários têm impacto sobre o salário de nossos funcionários. Por isso, é importante ser preciso. Porém, quando se trata de atualização manual de arquivos, sempre pode ocorrer erro humano, que geram problemas com dados e pagamentos.
2) Falha no preenchimento do documento Excel
Em algumas empresas, os planos de férias são criados e atualizados diretamente pelo gestor de recursos humanos. Em outros, os funcionários estão diretamente envolvidos na inserção de feriados e permissões no modelo do Excel. No entanto, é comum que os funcionários se esqueçam de preencher as férias.
Em ambos os casos, sempre há margem para o erro humano.
3) Dificuldade neste processo durante o teletrabalho
O aumento de funcionários em regime de teletrabalho aumentou imensamente nos últimos meses. Esta realidade mostrou como é importante contar com a tecnologia. Digitalizar processos internos é fundamental para que sejam sustentáveis. Isso significa que, independentemente do trabalho ser realizado de forma presencial, flexível ou remota, os processos e atividades não serão afetados.
Com documentos de excel ou em papel, a gestão das informações fica muito mais difícil. Por isso, sistemas inteligentes podem ser a solução para o funcionamento perfeito de um plano de férias, mesmo quando os funcionários estão a trabalhar desde casa.
4) Necessidade de usar outras ferramentas
Para além das limitações de uso e personalização, há outro problema. Para organizar um plano de férias, é preciso determinar um canal para que os funcionários possam solicitar os dias de descanso aos gestores ou ao RH. Por norma, isso é feito através de e-mails corporativos. Isso pode funcionar no caso de poucos funcionários. No entanto, quando a equipa é maior, pode ser que a gestão de informações fique complicada.
Muitas vezes essa troca de e-mail é longa e cansativa. É nesta etapa que costumam acontecer muitos erros no plano de férias. Isso porque quando há muitos funcionários, é comum que alguma informação se perca pelo caminho.
Se existe a opção de centralizar todos estes dados e informações, porque não tentar? Neste sentido, os softwares de Recursos humanos podem ser uma ótima solução.
Plano de férias para 2024: Excel x Software de RH
Se achou útil criar seu plano de férias para 2024 no Excel, ficará surpreso com o um software de RH pode fazer por si no processo de gestão de férias e ausências. Estes sistemas são capazes de organizar tudo o que é preciso para planear as férias dos colaboradores.
Graças à Factorial é possível deixar seus funcionários administrarem suas férias de forma simples, rápida e eficaz. Com poucos cliques e com uma plataforma onde todas as informações sejam centralizadas e constantemente atualizadas, em tempo real.
Como um software de RH ajuda no planeamento de férias?
Fazer um plano de férias com a ajuda da tecnologia pode ajudar muito. Para facilitar a sua escolha, destacamos alguns benefícios que um sistema inteligente pode oferecer. Veja a seguir:
- Solicitação e aprovação de férias em um mesmo lugar. Uma vez que o funcionário tenha enviado o pedido de férias, o supervisor ou quem está encarregado de verificar os pedidos de folga e férias do funcionário pode facilmente aprovar ou rejeitar e adicionar comentários. Tudo isso feito no mesmo sistema.
- Visualização do Plano de férias. Com um software, é possível verificar em um calendário de equipa quem está ausente e qual o motivo desta ausência.
- Consultas personalizadas. Também há a possibilidade de consultar o perfil pessoal dos funcionários e visualizar o total de dias de férias, os que já foram utilizados e os que ainda estão disponíveis.
- Centralização de informações. Com um sistema inteligente, aceder aos dados dos funcionários é bem mais fácil. Isso porque é possível encontrar tudo que precisa em um mesmo sítio. Assim, há muito menos espaço para erros.
- Extrair relatórios. Uma das vantagens dos softwares de gestão de recursos humanos é, sem dúvida, a possibilidade de descarregar relatórios. Eles são gerados automaticamente pela inteligência artificial da plataforma. Os dados podem ser agrupados de acordo com diferentes variáveis. É possível gerir férias e baixas por escritório, equipa e assim por diante.
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Achei ótimo, modelo muito bom. Obrigada!