Cada vez mais empresas estão a implementar novas formas de otimizar a comunicação entre os funcionários e o departamento de Recursos Humanos. Criar e investir em um Portal do funcionário é uma delas.
Este tipo de software, ferramenta ou aplicação implica incorporar uma nova mentalidade, mais adaptada às últimas tendências da gestão administrativa, da informação e da organização interna. Ainda não está convencido da importância de habilitar um portal do funcionário? Aqui estão alguns motivos para mudar de ideia.
- O que é um Portal do funcionário?
- Para que serve um portal do funcionário?
- 5 Razões para ter um Portal do funcionário
- Como escolher o melhor Portal do funcionário?
- Portal do Funcionário: Como aproveitar todos os recursos?
- ✅ Conheça o Portal de funcionários mais completo para a sua empresa
O que é um Portal do funcionário?
O portal do funcionário, também conhecido como portal do colaborador ou portal do empregado, é uma ferramenta que permite às pequenas e médias empresas estabelecerem canais de comunicação com o funcionário.
Por meio de uma plataforma online, a empresa pode dar destaque aos trabalhadores e automatizar seus dados e demais processos internos.
No mercado existem muitos serviços que permitem criar um portal do funcionário, cada um com funcionalidades diferentes. Documentos, recibos de vencimento, gestor de férias e ausências … dependendo do serviço que utilizar, terá mais ou menos funcionalidades, e a ferramenta vai se adaptar mais ou menos à sua empresa.
Para que serve um portal do funcionário?
Antes de entrar nas vantagens que um portal do funcionário pode trazer para uma empresa, vamos revisar quais funções os portais de funcionários podem ou geralmente têm.
Um portal do funcionário nada mais é do que um espaço pessoal para quem faz parte do quadro de funcionários de uma empresa.
O que isto significa? Esse funcionário terá acesso a todas as suas informações. Além disso, poderá resolver processos sozinho, sem ter que passar por diferentes filtros ou supervisores. Isso economiza um tempo precioso de todos os envolvidos..
E o mesmo acontece com as áreas de Recursos Humanos. O portal do funcionário torna-se um banco de dados cujas informações são geridas e adicionadas automaticamente, e armazenadas online e com segurança.
Razões para ter um Portal do funcionário
Tanto para as pequenas como para as médias ou grandes empresas (principalmente as duas últimas), possuir uma ferramenta que ajude a automatizar processos é algo que pode revolucionar a área de Recursos Humanos, mudar a sua mentalidade e garantir que a sua prioridade número um não seja gerir a papelada, mas o talento da empresa.
Vamos ver as razões pelas quais sua empresa pode se beneficiar deste recurso:
1. É um canal de comunicação bidirecional
Grande parte dos litígios trabalhistas é causada pela falta de comunicação interna entre a empresa e o funcionário. Também ocorre pela má gestão dos processos de comunicação interna.
O principal motivo para implantar um portal do funcionário em sua empresa é estabelecer procedimentos e canais de comunicação ágeis entre empresa e trabalhador.
2. Reduz a carga administrativa para o departamento de RH.
A grande maioria dos portais de colaboradores possui mecanismos que simplificam a gestão da área de Recursos Humanos. Dependendo da ferramenta que escolher, terá a possibilidade de reduzir a carga administrativa do departamento. Assim, o tempo poupado ao fim do mês será bem maior.
3. Automatiza processos tediosos
Não há razão para manter processos manualmente entediantes e repetitivos que podem ser feitos mais rápido e melhor graças a uma tecnologia intuitiva e funcional como esta.
4. Padroniza os processos e tem tudo sob controlo
Na maioria das empresas e PMEs, existem vários processos totalmente diferentes para fazer a mesma coisa, por exemplo, solicitar férias. O resultado disso é o caos.
Padronizar um processo simples para cada tarefa é a melhor forma de garantir a otimização do tempo de todos. De que adianta enviar um e-mail para o departamento de Recursos Humanos a perguntar quantos dias tem de férias? O portal do funcionário pode resolver isso sem ter que responder um a um aos 50 funcionários da sua empresa quando tiverem dúvidas.
5. Reduz o risco de perda de dados
Se já teve o azar de ter perdido seu computador se ele já foi danificado, saberá que um dispositivo com uma senha não é de longe o melhor lugar para armazenar todas as informações vitais de sua empresa.
O portal do funcionário está na nuvem e é a solução. Contar com uma ferramenta segura com base na nuvem pode ajudá-lo a minimizar o risco de perda de dados.
Como escolher o melhor Portal do funcionário para sua empresa?
Cada empresa é diferente e escolher o serviço de Portal do funcionário que melhor se adapta a cada uma é uma questão de perceber as necessidades que precisa atender.
Procura algo básico que permita partilhar documentos internamente e resolver aspetos mais gerais como faltas e férias ou algo melhor, algo que vá mais longe e que lhe permita criar recibos de vencimento , enviá-los e acompanhar os candidatos a uma vaga?
Dependendo do objetivo da empresa, encontrará várias opções no mercado. O nosso conselho é escolher a ferramenta que lhe permite um maior nível de personalização. Para além disso, é preciso que se adapte perfeitamente à estrutura da sua empresa. No entanto, existem certos requisitos que a opção que escolher deve ter:
Usabilidade
Deve ser fácil de usar. Você não quer perder tempo a treinar funcionários para que possam realizar processos simples. O objetivo é livrar-se do trabalho, não o contrário.
Aplicação móvel
O melhor é que o funcionário possa aceder ao seu espaço pessoal tanto no computador da empresa quanto no próprio dispositivo móvel.
Isso será benéfico, especialmente se tiver funcionários que nem sempre estão presentes no escritório ou desempenham suas funções remotamente, como equipas comerciais.
Permissões
Se o seu portal do funcionário tiver um sistema de permissões, será mais fácil de gerir cada um dos funcionários de acordo com seu gestor .
Deseja que o organograma seja eficaz? Seu portal do funcionário deve permitir que certos trabalhadores aprovem e supervisionem as tarefas de outros. O então que eles possam fazer solicitações de forma digitalizada e automática.
Relatórios
Se deseja armazenar as informações na nuvem que um portal do funcionário fornece, provavelmente pretende fazer algo com elas. O software que for utilizar deve permitir que você extraia e descarregue documentos, bem como carregue e relate os dados que gerou.
Portal do Funcionário: Como aproveitar todos os recursos?
É bem provável que para além de um portal do colaborador, sua empresa necessite de outros recursos que otimizem a gestão de pessoas, certo?
Por isso, aproveitar para investir em sistemas mais completos que ofereçam ferramentas que vão além de um portal do empregado é uma forma de economizar e levar a gestão de recursos humanos a outro nível.
Uma dessas opções é investir em um software de RH como o da Factorial. Para além de um Portal do funcionário personalizável e fácil de usar, a Factorial possui:
- Gestor de férias e ausências
- Portal exclusivo de recrutamento e seleção
- Relógio de Ponto digital
- Gestão documental online e assinatura digital de documento
Quer saber mais? Veja abaixo tudo o que podemos fazer por si:
Ainda tem dúvidas e prefere experimentar as opções primeiro?
