Os Recibos Verdes são um tema que tem vindo a ganhar maior relevância para os profissionais de Recursos Humanos. Especialmente se considerarmos que o mercado de trabalho tende a ser cada vez mais flexível e diversificado.
Com a crescente tendência do trabalho independente, é essencial que os RH compreendam todas as particularidades associadas a este regime. Foi por isso que preparamos este artigo, não apenas a pensar nas questões dos trabalhadores independentes, mas também nos departamentos de RH.
Vamos explorar tudo o que é preciso de saber sobre os Recibos Verdes, desde as obrigações fiscais até à proteção social, e discutiremos como os departamentos de RH podem gerir eficazmente os colaboradores que operam neste regime.
Tabela de conteúdos:
- O que são Recibos Verdes
- Quem pode emitir Recibos Verdes
- Obrigações fiscais e legais
- Proteção social dos trabalhadores por conta própria
- Vantagens e desvantagens de trabalhar com Recibos Verdes
- Gerir trabalhadores independentes
- A solução de gestão de RH da Factorial
O que são Recibos Verdes
Segundo dados do INE, o número de trabalhadores independentes tem vindo a aumentar, representando cerca de 20% da população ativa.
Os Recibos Verdes não são mais do que os documentos que estes trabalhadores para oficializar os seus rendimentos. Sejam eles relativos a uma prestação de serviços ou venda de bens.
Assim, no regime do trabalho independente existem 3 tipos de documento:
- As faturas, emitidas para cobrar o pagamento devido;
- Os recibos, emitidos após o recebimento do pagamento;
- As faturas-recibo, emitidas imediatamente após a realização do serviço prestado e que serve de comprovativo de pagamento.
Quem pode emitir Recibos Verdes
Qualquer pessoa que exerça uma atividade económica de forma independente pode emitir Recibos Verdes. Isto é, todos trabalhadores independentes e todos os que tenham rendimentos empresariais e profissionais incluídos na categoria B, do IRS.
Para emitir Recibos Verdes será necessário abrir previamente a atividade junto da Autoridade Tributária. Isto pode ser feito de forma rápida no Portal das Finanças, onde poderão igualmente ser emitidos os recibos – como alternativa, pode ser usado um software.
No caso da prestação de serviços ou em que a transação seja um caso único, no valor inferior a 25 mil euros, não é necessário abrir atividade. Nestes casos é possível substituir o recibo verde por um documento de ato único, mais conhecido como ato isolado.
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Obrigações fiscais e legais dos Recibos Verdes
Os trabalhadores independentes possuem diversas obrigações fiscais e legais a cumprir. Para além da necessidade de abrir atividade junto da AT e passar Recibos Verdes como mencionado anteriormente.
Em termos de impostos, os trabalhadores independentes estão sujeitos ao pagamento de IRS e IVA.
IRS
Sempre que um recibo é emitido, no campo relativo ao IRS, deve ser indicada a base de incidência (geralmente 100% do rendimento indicado). Adicionalmente, deve ser preenchida a respetiva taxa de retenção na fonte.
Está dispensado de retenção na fonte quem não ultrapasse os 13.500€ de rendimentos, o que deve igualmente ser indicado no recibo. Os trabalhadores nesta situação devem efetuar os denominados pagamentos por conta, três vezes por ano.
IVA
A cobrança de IVA é obrigatória sempre que os rendimentos anuais excedam o valor estabelecido no Orçamento do Estado. Para 2024 este valor é de 14.500€. Posteriormente, o trabalhador independente terá de apresentar a respetiva declaração de IVA, junto da AT.
Esta declaração poderá ser mensal ou trimestral, de acordo com o regime escolhido e após a sua entrega o trabalhador é informado da quantia a seu favor e da quantia a favor do estado. Sempre que a quantia a favor do estado for superior, o trabalhador devera entregar o montante indicado na sua declaração.
Nos casos em que o volume de negócios anual é inferior ao estabelecido, pode ser pedida isenção de IVA.
Os trabalhadores independentes devem, assim, estar atentos às suas obrigações mensais, trimestrais e anuais de pagamento e declaração de impostos. Deste modo evitam entrar em situação de incumprimento, que levam ao pagamento de multas.
Realizar uma gestão rigorosa das obrigações é decisiva para manter a conformidade fiscal e legal. Bem como para evitar surpresas desagradáveis que podem colocar em causa a sustentabilidade da atividade profissional.
Proteção social dos trabalhadores por conta própria
Tal como no caso dos trabalhadores por conta de outrem, a proteção social dos trabalhadores independentes é assegurada através do pagamento de contribuições para a Segurança Social (SS).
São estas contribuições que vão permitir o acesso a cuidados de saúde ou subsídio de desemprego e reforma, e devem ser efetuadas a partir do segundo ano de atividade. Durante o primeiro ano, os trabalhadores estão isentos.
A taxa de Segurança Social aplicada aos trabalhadores independentes é, geralmente, de 21.5% sobre 70% dos rendimentos auferidos em cada trimestre. Contudo, existem exceções.
Para algumas atividades a taxa poderá ser de 20% sobre a prestação de serviços nas atividades hoteleiras, similares, restauração e bebidas. Ou ainda de 20 % dos rendimentos associados à produção e venda de bens.
Todos os trimestres os trabalhadores têm de apresentar uma declaração, na qual declaram os rendimentos obtidos no trimestre anterior. Com base nestes valores é automaticamente feito o cálculo do montante a pagar, mensalmente, no trimestre seguinte.
A declaração trimestral é entregue no site da Segurança Social até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro. Já os pagamentos são feitos entre os dias 10 e 20 do mês seguinte àquele a que dizem respeito os rendimentos.
Existe um valor mínimo contribuição mensal a pagar, de 20́€, independentemente de terem sido ou não obtidos rendimentos. Caso esta situação se mantenha durante um ano consecutivo, o trabalhador pode solicitar isenção, no ano seguinte.
Note-se que seja relativamente ao pagamento de SS, seja de IVA, é fundamental cada trabalhador informar-se do seu caso particular.
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Vantagens e desvantagens de trabalhar com Recibos Verdes
Como em tudo, optar pelo regime de trabalhador independente tem benefícios e desvantagens.
Do lado das vantagens, as mais evidentes são:
- Autonomia: os trabalhadores independentes possuem total liberdade na execução de suas tarefas. Isto é, não existe relação de subordinação com a entidade contratante.
- Trabalhar com várias entidades: trabalhar com Recibos Verdes permite não prestar serviços exclusivamente a uma empresa. Consequentemente possibilitando a diversificação e aumento de rendimentos para o trabalhador.
- Flexibilidade de horários e local de trabalho: para muitos trabalhadores independentes, é um dos maiores atrativos deste regime. A possibilidade de escolher o melhor horário de trabalho, sem estar preso a um local, confere maior liberdade.
Quanto às desvantagens:
- Não ter vencimento fixo: o rendimento dos trabalhadores independentes é variável, já que, se não tiverem clientes fixos, os trabalhos poderão surgir de forma esporádica.
- Menor estabilidade: a inexistência de um contrato de trabalho poderá resultar em menor estabilidade profissional.
- Não ter direito a subsídios e benefícios: regra geral, os trabalhadores independentes não têm direito a alguns subsídios, como férias e Natal. O mesmo acontece com benefícios, como subsídio de refeição e seguros de saúde, por exemplo.
Se analisarmos da perspectiva das empresas, existem também prós e contras.
Entre os prós, destaca-se a flexibilidade na contratação, que permite ajustar rapidamente a força de trabalho às necessidades da empresa. Mas também a diminuição de custos operacionais, dado que não há os encargos sociais associados a contratos de trabalho tradicionais.
No que diz respeito as desvantagens, a maior é talvez a complexidade na gestão de diferentes regimes de trabalho. Isto irá, naturalmente, exigir um maior esforço administrativo por parte dos departamentos de RH.
Neste contexto, e para mitigar este esforço, a decisão mais acertada é investir num software de gestão.
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Gerir Trabalhadores Independentes
Para os profissionais de Recursos Humanos, gerir trabalhadores independentes pode ser uma tarefa desafiante. Especialmente quando se trata de acompanhar contratos, pagamentos, e conformidade legal.
A utilização de um software de gestão de RH pode simplificar significativamente este processo, proporcionando uma série de benefícios.
Uma das principais vantagens de utilizar um software de gestão é a centralização das informações. Com todos os dados dos trabalhadores independentes armazenados numa única plataforma, é possível aceder rapidamente a recibos ou documentos importantes. Deste modo, reduz-se o tempo gasto em tarefas administrativas e minimiza-se o risco de erros.
Um software de gestão permite igualmente automatizar processos cruciais, como o pagamento de honorários e a emissão de recibos. A automatização garante que os trabalhadores independentes são pagos pontualmente e de acordo com os termos acordados.
Outra vantagem de recorrer a uma ferramenta de gestão é a possibilidade de supervisionar o desempenho e a produtividade dos trabalhadores independentes. Isto, por seu turno, permite melhorar a qualidade do trabalho entregue e fortalecer a ligação entre empresa e colaboradores independentes.
Por fim, a gestão de contratos torna-se também mais eficiente com o apoio de um software de gestão. Nomeadamente através do envio de notificações automáticas sobre prazos e vencimentos, que garantem que tudo está em dia.
Com as ferramentas certas, é possível maximizar o potencial dos colaboradores independentes e garantir uma gestão ágil e eficiente.
A solução de gestão de RH da Factorial
A Factorial é uma plataforma de gestão de RH que oferece um conjunto completo de ferramentas e soluções. Recorrendo a elas, irá simplificar a gestão de trabalhadores independentes e Recibos Verdes na sua empresa.
– Centralização de Dados:
A Factorial permite armazenar todas as informações dos trabalhadores independentes num único lugar. Contratos, recibos e documentos relevantes podem ser facilmente acedidos, eliminando a necessidade de manter arquivos dispersos.
– Automatização de processos:
A plataforma permite automatizar tarefas administrativas, entre elas o processamento de pagamentos. Isto permite otimizar recursos e assegurar que todos os procedimentos estão a ser seguidos sem falhas e cumprindo prazos.
– Monitorização e avaliação de desempenho:
A solução da Factorial possui ferramentas integradas de avaliação de desempenho. Um dos usos que podem ser feitos delas é acompanhar o progresso dos projetos, definir metas claras e dar feedback. A relação entre a empresa e colaboradores externos fica, assim, muito mais simples e a comunicação mais fluida.
– Promoção da transparência:
A Factorial inclui a funcionalidade “Portal do Colaborador“, uma ferramenta essencial para melhorar a comunicação e a gestão de trabalhadores independentes. Este portal permite que os colaboradores externos acedam facilmente a todas as informações relevantes, como contratos, recibos, e documentação fiscal.
– Visibilidade e relatórios:
A plataforma permite gerar relatórios detalhados que proporcionam uma visão clara e abrangente dos trabalhadores independentes. E isso permite uma visão mais global das necessidades da empresa.
– Integração e colaboração:
O software da Factorial facilita a inclusão dos trabalhadores independentes nas comunicações e atividades da empresa. Desta forma é promovido um ambiente de trabalho mais integrado e colaborativo.
