Cálculo do custo do trabalhador para uma empresa [passo a passo + calculadora]

Uma boa fatia do bolo de custos fixos de uma empresa é ocupada com custos relacionados com os seus funcionários. E, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística, em 2021 esses custos tiveram um aumento de 2,5%. Neste contexto, torna-se fulcral saber o custo de um trabalhador para empresa.

Neste artigo explicaremos o que é o custo de um funcionário e como é calculado. Falaremos, ainda, detalhadamente de cada elemento que compõe este cálculo e forneceremos exemplos práticos. Fique a saber como pode fazer o cálculo do custo de um trabalhador para a sua própria empresa! 

Tabela de Conteúdos:

• Custo de um trabalhador: o que é?
• Como efetuar o cálculo do custo de um trabalhador para a empresa?
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• Os 5 principais custos de um funcionário para a empresa
  • Salário Base
  • Segurança Social
  • Seguro de Acidentes de Trabalho
  • Subsídio de Refeição
  • Outros custos
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Custo de um trabalhador: o que é?

O custo de um trabalhador não é mais do que o valor que esse colaborador custa anualmente para uma empresa. Isto é, quanto um empregador gasta (em salário e outros elementos que veremos) para manter a contratação de um funcionário.

Como mencionado antes, trata-se de um custo fixo, com o qual o empregador terá de contar permanentemente. Varia consoante o empregado e as suas condições contratuais. Mas, no final das contas, é algo que o empregador deve assegurar que tem capacidade de pagar e de manter.

Importância do cálculo do custo de um trabalhador para a empresa

É um dos elementos a ter mais em conta na estrutura de custos de uma empresa. E a razão para isto é o facto de determinar a sustentabilidade empresarial da mesma.

Uma empresa cuja maior percentagem de custos fixos corresponda aos trabalhadores, poderá estar em maus lençóis se não conseguir suportar esses custos a longo prazo. Sendo que, nestes casos e havendo necessidade de reestruturação, os recursos humanos são, geralmente, os mais sacrificados.

Assim, é fundamental para uma empresa saber quanto gasta com os seus colaboradores. E ter a ter a noção de que esse gasto é adequado à sua estrutura de custos. Caso contrário, por melhores equipas que tenha, estará condenada ao fracasso.

É necessário, no entanto, ter em conta que o valor gasto com os trabalhadores variará consoante o tipo de atividade. E a estrutura de custo da empresa deverá refletir isso. Mas como é, afinal, calculado esse custo?

Como efetuar o cálculo do custo de um trabalhador para a empresa?

Alguns empregadores têm tendência para, erradamente, considerarem o salário pago a um trabalhador como o custo que esse trabalhador tem para a empresa.

Contudo, o custo de um trabalhador para uma empresa engloba cinco elementos distintos:

1. Salário base
2. Despesas de Segurança Social
3. Seguro de Acidentes de Trabalho
4. Subsídio de refeição
5. Custos extra

Será a soma destes cinco valores que determinará o custo efetivo do trabalhador. Custo esse que deverá ser considerado mensalmente e ao ano.

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Não sabe como calcular o custo de um trabalhador? A seguir, disponibilizamos uma calculadora de custo de um trabalhador para a empresa, rápida e prática de usar.

Esse tipo de ferramenta pode ser utilizada por qualquer empresa, basta preencher os campos para chegar a uma estimativa. Descarregar calculadora de custo de um funcionário abaixo ⬇️

De seguida, abordaremos cada um dos custo envolvidos com maior detalhe.

Os 5 principais custos de um funcionário para a empresa

São muitos os custos de um trabalhador para a empresa. No entanto, estas despesas podem variar de acordo com o porte da organização ou o tipo de contrato de trabalho do funcionário. Abaixo, listamos os tipos de custo de um trabalhados mais comuns.

1. Salário Base: o ponto de partida do cálculo do custo de um trabalhador

O salário base é a parcela maior dos custos que uma empresa tem relativamente ao trabalhador. Pode igualmente ser denominado como salário ilíquido ou bruto, uma vez que sobre ele não foram efetuados quaisquer descontos.

Dado que o trabalhador deve ser remunerado considerando subsídios de férias e de Natal, o salário base deve ser multiplicado por 14.

Passamos a apresentar um exemplo prático.

Considerando uma remuneração ilíquida de 1.000 euros, esse valor deverá ser multiplicado por 14:

1.000€ x 14 = 14.000€

De seguida, deverá ser dividido por 12, para ser obtido o valor médio mensal. Deste modo, é contabilizado um doze avos por cada um dos subsídios (férias e Natal):

14.000€ / 12 = 1.166,7€

O salário base mensal é, assim, 1.166,7€.

É este valor que funcionará também como referência para calcular outros custos, nomeadamente o custo relativo à Segurança Social.

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2. Segurança Social a considerar no custo de um trabalhador

Para além do custo com o salário base, o empregador terá, obrigatoriamente, de fazer um pagamento à Segurança Social. É a chamada Taxa Social Única, ou TSU.

Em Portugal, o valor total da TSU é 34,75%, sendo que é dividido em duas partes. Uma parte é suportada pelo trabalhador, a outra pela empresa.  Assim, 11% são suportados pelo trabalhador e os restantes 23,75% pelo empregador. A entidade patronal será responsável pela entrega à segurança Social dos dois valores, isto é, do total das contribuições.

Retomando o nosso exemplo prático, considerando o salário base mensal obtido anteriormente, de 1.166,67€:

1.166,67€ x 23,75% = 277,08€

Ao salário base mensal somamos, então, o valor mensal da TSU:

1166,67€ + 277,08€ = 1.443,75€

Assim, o custo da empresa com um trabalhador que aufira 1.000€ ilíquidos sobe para 1443,75€.

Exceções, redução e isenção do pagamento de TSU

De salientar que existem algumas situações em que o empregador poderá pagar uma percentagem menor de TSU. É esse o caso se for uma entidade sem fins lucrativos, situação em que a TSU é de apenas 22,3%. Ou ainda se o trabalhar estiver em situação de pré-reforma com suspensão total de trabalho, em que a contribuição é de 18,3%.

O pagamento da TSU poderá, ainda, ser reduzida em 50% se as empresas celebrarem contrato com:

• Jovens à procura do primeiro emprego. Ou seja, pessoas com menos de 30 anos e que nunca tenham exercido atividade profissional com contrato sem termo. Neste caso a redução é válida por 5 anos;
• Desempregados de longa duração. Isto é, pessoas se encontrem inscritas no centro de emprego há mais de 12 meses. Neste caso a redução é válida por 3 anos;
• Reclusos em regime aberto. Neste caso a redução é válida pelo tempo do contrato.

Por último, como forma de incentivo à contratação e combate ao desemprego, as empresas podem ainda beneficiar da isenção da TSU. Para isso terão de celebrar um contrato sem termo com:

• Desempregados de longa duração inscritos no centro de emprego há mais de 25 meses e que tenham mais de 45;
• Trabalhadores que estejam a contrato a termo;
• Reclusos em regime aberto.

Nestes casos a isenção é valida por 3 anos. Mas o pagamento da Taxa Social Única não é o único encargo obrigatório para a empresa.

3. Seguro de Acidentes de Trabalho

Trata-se de mais um custo a considerar pela entidade patronal e é obrigatório. Todas as empresas, independentemente do setor ou dimensão, estão obrigadas a pagar ao trabalhador um seguro. Por isso, esta é uma variável a ser considerada na hora de calcular o custo de um trabalhador.

Este seguro visa conferir proteção em caso de acidente, em contexto laboral durante o horário de trabalho, ou no percurso de e para o local de trabalho.

Esta obrigatoriedade aplica-se igualmente se o trabalhador estiver em regime de teletrabalho.

Existem inúmeras soluções e o valor pode variar consoante a apólice contratada. Varia também em função do tipo de trabalho, do risco que implica, idade do trabalhador e outros fatores relevantes.

Em média, ronda 1% dos rendimentos globais a segurar.

Assim, e regressando ao nosso exemplo prático:

1.000€ x 1% = 10€

10€ x 14 = 140€ / 12 = 11,67€

Se considerarmos o custo de 1443,75€ obtido no ponto anterior:

1443,75€ + 11,67 = 1.455,42€

Ou seja, ao adicionarmos o seguro de acidentes de trabalho, o custo de um trabalhador que trabalhador que aufira 1.000€ ilíquidos sobe para 1.455,42€.

4. Subsídio de refeição

Contrariamente ao seguro de acidentes de trabalho, e à crença generalizada, o subsídio de refeição não é obrigatório por lei.

Contudo, a esmagadora maioria dos empregadores opta por pagá-lo. Desta forma, complementa o salário base, compensando o trabalhador pelos gastos com refeições em horário laboral.

Caso o empregador opte por pagá-lo, deve ser pago quer o trabalhador se encontre a tempo inteiro ou parcial. Nesta última situação, é pago à proporção de horas de trabalho. Excetuam-se, naturalmente, os dias de férias, os feriados e as faltas ao trabalho.

Também conhecido por subsídio de almoço ou de alimentação, está sujeito a IRS e TSU. No entanto, é tributado de modo diferente consoante a forma como é pago.

No caso de ser pago em dinheiro, juntamente com o ordenado, mensalmente, está isento de descontos até ao valor de 4,77€. Este é o valor calculado como subsídio de refeição a atribuir ao setor público pelo Estado Português. Consequentemente, muitas entidades privadas acabam por ter como base ou referência o mesmo montante.

Mas o pagamento pode ser feito em cartão bancário, que estará limitado ao uso em restaurantes e em supermercados. Se for pago em cartão, o mesmo subsídio estará isento de descontos até ao valor de 7,6́3€. Por este motivo, muitas empresas escolhem este modo de pagamento e é esse que usaremos no nosso exemplo prático.

7,63€ x 21 dias úteis = 160,23€ x 11 meses = 1.762,53€ / 12 = 146,88 €

O valor médio mensal, considerando um mês com 21 úteis e sendo o pagamento em cartão, é, assim, de 146,88€.

Se acrescentarmos este valor ao custo de um trabalhador que já tínhamos obtido antes, este custo sobe para 1.602,3€. Relembramos que estamos sempre a falar de um trabalhador que aufira 1.000€ ilíquidos.

5. Outros custos a incluir no custo de um trabalhador 

Os custos fixos apresentados até aqui são aqueles que podemos considerar como os principais, pela percentagem que representam. Contudo, existem diversos outros que o empregador não pode esquecer ao calcular o custo do trabalhador para a empresa.

5.1. Formação profissional

É considerada como um dos direitos dos trabalhadores. A sua obrigatoriedade está prevista no Código do Trabalho e os empregadores devem garantir acesso a formação contínua.

Desde 2019 está estabelecido também que o período de formação no local de trabalho deve ser de 40h por ano.

Naturalmente, conceder esta formação tem um custo para a empresa, bastante variável, e deve ser contabilizado.

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5.2. Medicina do trabalho, Higiene e Segurança

Além de assegurar o bem-estar dos trabalhadores, está definida na Lei n.º 102/2009, com atualizações em 2012 e 2014.

É essencial para garantir a segurança da empresa, assim como para prevenir riscos de saúde entre os colaboradores. Ganhou particular atenção nos últimos anos e cada vez mais empregadores investem nela, encarando-a como mais que uma obrigação.

Uma vez mais, os seus custos são variáveis e devem ser tidos em conta no cálculo do custo do trabalhador.

5.3. Fundo de Compensação do Trabalho (FCT)

Determina que as empresas têm de contribuir mensalmente com 0,925% da remuneração base e diuturnidades de cada trabalhador contratado a partir de 1 de outubro de 2013.

Destina-se a pagar aos colaboradores até metade das indemnizações por despedimento, em caso de cessação do contrato.

5.4. Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho (FGCT)

Outra variável a ser considerada no custo de um trabalhador é o FGCT. De natureza mutualista, as empresas contribuem mensalmente com 0,075% da remuneração base e diuturnidades de cada trabalhador. Visa assegurar parte das indemnizações não garantidas pelo FCT.

O FGCT pode ser acionado pelos trabalhadores se as empresas estiverem insolventes ou não tiverem dinheiro para pagar as indemnizações.

Por poderem variar no custo para a empresa, vamos ignorar a formação e medicina do trabalho no nosso exemplo prático. Mas, se considerarmos o FCT e o FGCT 1% (0,925% + 0,075%), no caso do trabalhador que aufira 1.000€ ilíquidos: 1.000 x 12 x 1% = 120€ (Ano)

Sistematizando:

Ou seja, um trabalhador que aufira 1.000€ ilíquidos custa à empresa, no mínimo, 1.612,33€ mensais ou 19.347,96€ por ano. O cálculo do custo de um trabalhador é, assim, vital para a empresa e para a sua sobrevivência e sucesso.

Apenas tendo noção bem clara do valor do custo de cada trabalhador a empresa terá forma de manter-se financeiramente viável e saudável. Também só sabendo exatamente esse valor poderá evoluir de forma sustentável, proporcionando boas condições aos seus colaboradores.

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Quando falamos de gestão de recibos de vencimento, por exemplo, a margem para erro tem de ser obrigatoriamente menor se comparada com um engano no envio de qualquer outro documento. A natureza deste documento, por ter informações confidenciais e sensíveis, mostra que as empresas devem confiar nas automatizações. O erro humano é, ainda, o maior erro que confronta a inteligência artificial nas empresas.

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