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Como funciona a Gestão da Formação nas empresas, entrevista com Ana Miranda

Uma parte crucial da estratégia de crescimento e sucesso de um negócio, é sem dúvida  o investimento aplicado nas Formações internas e no desenvolvimento dos funcionários. Estes processos ajudam a desenvolver as competências dos colaboradores e incentivam a motivação laboral. Mas como organizar estas formações e monitorar os resultados? Para isso, a existência da Gestão da Formação é essencial nas organizações.

A gestão da formação apresenta um conjunto de estratégias e ações para tornar as formações nas empresas mais eficientes e produtivas. Afinal, colaboradores mais preparados tendem a ser mais satisfeitos com seu trabalho e com  suas competências. Para além disso, a gestão da formação ajuda a identificar tendências de mercado e necessidades internas.

No entanto, muitas empresas e gestores não sabem por onde começar ou como identificar as prioridades para a formação interna. E se não houver um planeamento prévio, este processo pode não trazer os resultados esperados.

Na entrevista desta semana, conversamos com Ana Miranda, gestora de formação na Talentus. Ana partilhou conosco suas experiências e explicou, na prática, como é possível organizar melhor os processos de formação nas empresas, como detetar as prioridades e de que forma devemos medir e analisar os resultados obtidos.

Leia a entrevista completa abaixo.

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1)Antes de mais nada, pode nos contar um pouco sobre sua trajetória profissional? Como chegou aonde está hoje?

Quero agradecer, antes de mais, o convite para participar nesta entrevista que me dá a oportunidade de passar a pertencer ao leque dos vossos valorosos conteúdos.

Aos 18 anos ingressei numa empresa de telecomunicações, para o CallCenter de Apoio ao Cliente e nessa altura comecei a criar os meus próprios manuais, com todos os procedimentos relativos ao departamento, com todas as respostas rápidas. Mais tarde surgiu uma vaga para o Departamento de Qualidade e Formação e arrisquei! Entrei para a equipa que dava formação a todos os assistentes e supervisores do CallCenter, assim como a outros departamentos da empresa. Permaneci 10 anos nessa empresa e foi aí que me apaixonei a sério pela área do desenvolvimento de competências.

Depois, ao longo dos anos, nunca me escondi de outros sectores apesar de ter tido inúmeras oportunidades para permanecer na área da Formação dentro das telecomunicações, preferi conhecer a realidade da Formação de outros setores como a logística, a indústria automóvel ou o retalho, com o objetivo de crescer com desafios diferentes.

2) O que é exatamente a gestão da formação? Como um profissional nesta posição atua na prática?

Podemos dizer que a Gestão da Formação é um conjunto de práticas que permitem, através de diversas técnicas, conhecimentos ou ferramentas, gerir todo o ciclo de formação de uma organização.

Isto significa na prática saber identificar as necessidades formativas através de um diagnóstico, planear da melhor forma possível as ações tendo em conta os os destinatários e os resultados que se pretendem obter em determinado espaço temporal, desenvolver e executar todos os materiais e conteúdos formativos para o efeito e, por último, avaliar a formação em diversos aspetos como a adequabilidade, a satisfação dos formandos, a pertinência dos conteúdos ou o impacto das respetivas acções formativas no dia-a-dia dos colaboradores.

3)A gestão da formação tem muitas possibilidades. Quais são as principais maneiras de formar e desenvolver as competências de um funcionário? Existem diferentes tipos de abordagem?

Existem diferentes tipos de abordagens que são utilizadas mediante a própria cultura das organizações ou até dependendo das necessidades diagnosticadas aquando o levantamento das mesmas. Dependendo da área específica em que se pretende desenvolver determinadas competências, a formação cumpre-se para que existam alterações significativas nos domínios cognitivo (ao nível do Saber-Saber), operativo (em termos de Saber-Fazer) e comportamental (Saber Ser e Saber Estar) dos formandos.

Ou seja, só depois de se identificar qual o domínio cognitivo que se pretende desenvolver se estuda e se aplica a abordagem mais adequada para o fazer. Uma abordagem multidisciplinar é aquela que normalmente permite desenvolver um maior leque de competências, pelo facto de englobar múltiplas experiências formativas dependendo do objetivo.

Por exemplo, uma formação inicial para alguém que entra pela primeira vez numa organização não pode ser dada da mesma forma que as ações de formação contínua aos funcionários mais antigos. É preciso adequar métodos, ferramentas, recursos em função dos objetivos pretendidos.

4)Promover o desenvolvimento dos colaboradores à distância é um dos maiores desafios atuais. Pela sua experiência, quais foram os maiores problemas enfrentados? Como adaptar os processos de formação interna a esta nova realidade da melhor forma possível?

Penso que à medida que as tecnologias foram apresentando novas formas de trabalhar e, consequentemente de dar formação, muitas organizações assim como grande parte das pessoas se mostraram de portas fechadas e se mantiveram indisponíveis para conhecer e experimentar outras realidades. Com a pandemia a adaptação a essas novas formas de trabalhar deixou de ser facultativa, passando a ser uma questão de sobrevivência nas organizações, forçando as pessoas a um contacto mais direto e regular com o digital e com todas as tecnologias que se tinham vindo a desenvolver.

Julgo que as maiores dificuldades estão ligadas às competências digitais que, quando são muito reduzidas ou inexistentes, tornam todo o processo formativo à distância num desafio muito grande.

Por exemplo, é complicado dar formação à distância a alguém que desconhece como se liga o computador, ou que nunca acedeu a uma plataforma colaborativa, ou que não sabe tirar partido da internet. No entanto, também há desafios mais técnicos e logísticos ligados às condições em que ocorrem as formações, ou seja, o formando pode ter competências digitais para participar na formação à distância e falhar a internet, ou a luz.

As organizações precisam, mais do que nunca, de compreender os momentos em que as coisas acontecem, conhecer bem as competências e as capacidades das suas pessoas e adaptar os métodos formativos aquilo que for o mais oportuno e eficiente para todos.

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5)O que deve ser avaliado pela empresa e pelo RH antes de desenvolver planos de formação interna nas empresas? Como identificar os funcionários que realmente precisam passar por este processo?

O plano de formação reveste-se de grande complexidade, levando à formulação de um conjunto de questões que, sem as respetivas respostas, qualquer organização corre o risco de fracassar no que à formação dos seus colaboradores diz respeito.

É muito difícil um plano de formação surtir o seu principal efeito desejado (desenvolver a organização e os seus colaboradores) sem que se identifique primeiro em que áreas da empresa existe carência de formação, por que motivo existe essa necessidade (se para suprir necessidades existentes ou para preparar a organização para necessidades que surgirão no futuro), identificar quem deve ser formado em determinada matéria e porquê, planeando essa formação no tempo e enquadrando os moldes em que a mesma irá decorrer, assim como todos os recursos que serão necessários para o desenvolvimento da mesma.

No fundo não é dar formação porque sim, ou porque a lei obriga, mas sim ver a formação como um catalisador do desenvolvimento da organização e um grande aliado para o cumprimento de objetivos.

6)Ao final de um curso ou formação oferecidos aos funcionários, muitas empresas costumam pedir feedback e verificar se foram realmente úteis. Como analisar estes resultados? Porque isso é importante?

A avaliação da formação faz parte do processo e o feedback das pessoas sobre a formação é importantíssimo.

No entanto, mais importante do que apenas analisar o nível de satisfação dos formandos sobre determinada ação, é medir o impacto que essa ação teve no seu dia-a-dia laboral ou pessoal.

É crucial para a empresa perceber o que essa formação veio fazer acontecer na prática, se veio aumentar a motivação, corrigir erros, ou melhorar resultados, diminuir perdas, aumentar lucros, etc.

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7)O momento atual alerta para a importância de ter atenção à saúde mental dos funcionários. De que forma os responsáveis pela gestão da formação podem contemplar estas questões e apoiar os colaboradores neste sentido?

Sim, esta nova realidade veio acentuar alguns problemas que já existiam e que pareciam pouco abordados publicamente. Da mesma forma que se identificam outras áreas de formação que podem ser importantes para o crescimento e a sustentabilidade das empresas, a área da saúde mental deve também fazer parte das temáticas a ministrar nas empresas, essencialmente com o objetivo de proporcionar aos colaboradores um perfeito equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

As pessoas são o bem mais precioso das organizações e por isso é preciso estar desperto para as necessidades ou debilidades das pessoas em determinadas alturas, não compactuando com péssimos planeamentos, más gestões horárias ou desequilíbrio entre tarefas e recursos que levam à exaustão mental dos profissionais.

8)Quais as principais diferenças na formação de funcionários e da liderança? Como atuar em cada caso?

Depende sempre das competências que se pretendem desenvolver. Até porque existem funcionários em cargos mais simples com grandes capacidades de liderança. Para além disso, depende muito das temáticas a desenvolver e dos motivos que levam as organizações a pretender formar as suas pessoas nessas mesmas áreas.

Defendo que para cada categoria deve ser traçado um perfil de competências com base nas especificidades da própria função, mas também com base nas características do profissional que nela se enquadra com o objetivo de o motivar e potenciar, fazendo-o evoluir. Assim, sabendo o perfil de competências ideal para cada categoria ou função é possível traçar um plano de desenvolvimento para as pessoas, uma espécie de caminho formativo para o seu desenvolvimento enquanto pessoas e profissionais.

Esta singularidade de cada função faz com que para cada cargo a formação seja exatamente aquela que é necessária para o desenvolvimento da pessoa em causa, seja ela um líder ou um colaborador.

9) A formação de estagiários e trainees é provavelmente uma das mais importantes para uma empresa. Como planear um onboarding de sucesso e de que forma garantir o acompanhamento destes novos funcionários à longo prazo?

Sim, a formação de estagiários ou trainees assume alguma relevância tanto para a empresa como para as próprias pessoas, que vêem uma oportunidade de consolidar os seus conhecimentos teóricos com uma experiência mais prática. O processo de onboarding é fundamental para que novos funcionários se possam adaptar e integrar na empresa.

Numa perspetiva de capacitação face ao novo ambiente, é muito importante que nesta fase as pessoas se sintam motivadas, orientadas e acompanhadas por programas formativos práticos e eficientes que lhes permitam perceber rapidamente o contexto e assimilar atitudes, conhecimentos, desenvolvendo habilidades e comportamentos que os levem a uma mais rápida integração.

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De que forma a tecnologia ajuda na gestão da formação? Acha que estamos a evoluir no uso destes recursos?  Quais as tendências para a área, na sua opinião?

Para mim a tecnologia é o maior aliado da aprendizagem, seja em que área for. A área da formação tem crescido muito à boleia dos grandes avanços tecnológicos, disponibilizando cada vez mais recursos, novas abordagens, melhores práticas e oferecendo muitas alternativas no que diz respeito às metodologias.

Penso que a tendência é continuar a verificar-se um grande aumento do número de formações à distância, assim como um crescimento no que diz respeito ao Microlearning e Gamification.

 

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