A gestão de turnos automáticos permite ao departamento de RH poupar tempo, reduzir falhas e garantir melhor resposta às necessidades da empresa. Com ela acabam-se as de folhas de cálculo complexas, as trocas de última hora e os conflitos de horários. Foi a pensar nisso que desenvolvemos esta nova funcionalidade dentro da plataforma da Factorial e lhe mostramos o que pode fazer por si.
Se quer transformar a forma como gere horários e dar um passo em frente na digitalização dos seus processos de RH, continue a ler!
- O que são turnos automáticos?
- Principais desafios da gestão manual de turnos
- 5 razões para optar por turnos automáticos
- Quando são a solução ideal
- Turnos automáticos na prática
- Gestão de turnos automáticos da Factorial
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O que são turnos automáticos?
Esta é uma funcionalidade digital que possibilita criar e organizar escalas de trabalho de forma inteligente. Em vez de atribuir manualmente os horários a cada trabalhador, o sistema utiliza algoritmos para criar turnos.
Uma vez que são usados com base em critérios pré-definidos, os horários são mais equilibrados. Além de ajustados à disponibilidade da equipa e às necessidades operacionais da empresa.
Nestes critérios podem incluir-se variáveis como cargos, regras laborais e horários preferenciais. Ou, ainda, limites de horas e pausas obrigatórias, garantindo uma distribuição eficiente.
O objetivo é eliminar a dependência de processos manuais mais propensos a erros e que consomem mais tempo.
Ao centralizar e automatizar a gestão de turnos, as empresas conseguem maior organização e previsibilidade nas operações do dia a dia. Adicionalmente, implementam maior transparência e consistência no planeamento, facilitando também a comunicação interna.
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Principais desafios da gestão manual de turnos
A gestão manual de turnos continua a ser utilizada por muitas equipas de RH. Contudo, acarreta desafios significativos que afetam a produtividade e o bem-estar das equipas.
- Dificuldade de coordenação. Seja de diferentes horários, folgas, férias ou ausências, sem cometer falhas. Principalmente quando se recorre a folhas de cálculo ou métodos informais.
- Erros humanos. São frequentes, estatisticamente inevitáveis e causam transtornos operacionais. Desde a duplicação de turnos, sobreposição de horários ou esquecimentos que resultam em equipas incompletas.
- Falta de visibilidade em tempo real. Qualquer alteração de última hora implica contato direto com vários elementos, tornando o processo lento e propenso a falhas.
- Flexibilidade difícil de implementar. Na linha do ponto anterior, acontece quando a logística de escalas é feita manualmente. E esta flexibilidade é cada vez mais valorizada no mercado de trabalho.
- Insustentabilidade do modelo. Principalmente com o crescimento das empresas ou o aumento da rotatividade. Consequentemente, a capacidade de responder de forma ágil e eficaz às exigências do negócio torna-se bastante limitada.
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5 razões para optar por turnos automáticos
Adotar turnos automáticos não é apenas uma questão de modernização de processos. Trata-se de uma decisão estratégica que eleva o papel dos Recursos Humanos dentro da organização.
Nesta linha, partilhamos 5 razões para optar por turnos automáticos:
- Maior capacidade de resposta a mudanças. Seja uma ausência inesperada ou uma necessidade urgente de reforço, os ajustes podem ser feitos em segundos, sem complicações.
- Distribuição de turnos mais equilibrada. O sistema aplica regras imparciais, garantindo justiça e clareza na gestão de horários.
- Melhor controlo sobre custos operacionais. Ao evitar erros e sobreposições, reduz-se a necessidade de horas extra e desperdício de recursos.
- Maior autonomia dos trabalhadores. Todos têm acesso aos seus horários em tempo real, com menos dependência do departamento de RH.
- Melhoria no planeamento estratégico. Ao haver acesso a dados organizados e históricos de turnos, é possível antecipar necessidades. Bem como alinhar as escalas com objetivos de negócio.
Com esta automatização, os RH libertam-se de tarefas operacionais repetitivas. Logo, ganhando tempo e recursos para se concentrarem em ações com maior impacto ou valor estratégico. Como o desenvolvimento de talentos, da cultura organizacional e do bem-estar dos trabalhadores.
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Quando são a solução ideal
Os turnos automáticos podem ser úteis em praticamente qualquer tipo de empresa. No entanto, há contextos em que esta funcionalidade se revela verdadeiramente indispensável.
É o caso de organizações com equipas rotativas ou com diferentes tipos de contrato. Estas enfrentam maior complexidade na hora de montar escalas. Logo, a automatização possibilita lidar com essa complexidade de forma mais eficiente e organizada.
Outro caso comum é o de negócios com múltiplas localizações ou unidades. Exemplo do retalho, restauração ou saúde, onde é necessário assegurar a presença mínima de equipas em cada ponto. E nos quais muitas vezes existem restrições legais ou acordos laborais diferentes. Automatizar o processo garante consistência entre locais e facilita o controlo centralizado.
Outro exemplo é o das empresas com turnos noturnos, fins de semana ou horários irregulares. Estas, em especial, também beneficiam, já que os erros manuais tendem a aumentar à medida que a complexidade cresce.
Além disto, contextos com alta rotatividade de pessoal ou com equipas sujeitas a alterações frequentes (substituições de última hora ou trocas de turno) exigem uma ferramenta que responda com rapidez e precisão.
Por fim, empresas que valorizam o equilíbrio vida pessoal/profissional beneficiam consideravelmente da automatização.
Turnos automáticos na prática
A eficácia dos turnos automáticos depende diretamente da robustez e flexibilidade do sistema que os gere.
Um bom sistema deve:
- Adaptar-se à realidade e regras específicas de cada organização, não se limitando simplesmente a atribuir horários. Só assim permitirá fazer uma gestão inteligente e ajustável às necessidades do negócio.
- Possibilitar a personalização de regras. Nomeadamente limites de horas por trabalhador, intervalos legais, dias de descanso obrigatórios e requisitos contratuais. Um sistema eficaz deve respeitar estas regras automaticamente, sem exigir correções manuais frequentes.
- Possuir capacidade de integração com ausências, como férias, baixas médicas ou licenças. Um sistema de turnos automáticos eficiente deve cruzar essa informação em tempo real. E ajustar os horários consoante a disponibilidade real de cada trabalhador.
- Ter alertas inteligentes e notificações que informem os gestores sobre conflitos, alterações ou necessidades de ajustes. A juntar a isto, a equipa deve igualmente conseguir aceder facilmente aos seus turnos e ser notificada de mudanças.
- Disponibilizar funcionalidades como visualizações claras, filtros por equipa, e relatórios detalhados. Estes contribuem para um planeamento mais estratégico e menos sujeito a erros.
Em suma, um bom sistema de turnos automáticos não se cinge a gerar horários. Deve oferecer suporte inteligente, adaptável e centrado tanto nas necessidades operacionais da empresa como na experiência da equipa.
Gestão de turnos automáticos da Factorial
Na Factorial, sabemos que a gestão de pessoas exige ferramentas que combinem eficiência, flexibilidade e facilidade de uso.
É por isso que criámos uma solução que elimina o caos, corta desperdício de tempo e acaba com erros evitáveis: a nova funcionalidade de Gestão de Turnos Automáticos.
Não se trata de uma funcionalidade extra. É uma funcionalidade que divide águas para quem encara a sério a gestão de equipas.
Integrada diretamente no nosso software de gestão RH, a nossa solução permite criar turnos em segundos, com base em critérios definidos pela empresa. Desde horários contratados ,até regras específicas de pausas, folgas rotativas ou preferências individuais.
Nada de copiar e colar em folhas de cálculo, nada de ligações à última hora para resolver trocas. A ferramenta faz o trabalho por si, mais rapidamente, com maior rigor e zero stress.
Tudo é feito numa interface intuitiva, acessível tanto aos gestores como às equipas. Os trabalhadores conseguem, assim, visualizar os seus turnos, receber notificações de alterações e, se autorizado, sugerir trocas diretamente na plataforma. Em poucos cliques.
Além disso, tudo está integrado com o resto da plataforma Factorial. De férias e ausências, a folha de salários, controlo de ponto e relatórios.
Ou seja, um único sistema, sem falhas, sem duplicações, centralizado, acessível em qualquer lugar e com controlo em tempo real.
Com esta funcionalidade, os turnos automáticos deixam de ser uma tarefa operacional. Passam a fazer parte de uma estratégia de RH mais moderna, digital e orientada para resultados.
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Turnos automáticos = RH com mais valor estratégico
Quando os Recursos Humanos deixam de perder horas em tarefas operacionais como a gestão manual de turnos, ganham espaço para o que realmente importa: pensar estrategicamente.
Automatizar turnos é, assim, uma forma de reposicionar o departamento de RH como um verdadeiro motor de valor para o negócio.
Com processos automatizados, os RH deixam de apagar fogos para começar a antecipar necessidades. Deixam de reagir para começar a liderar.
Se continua a gerir turnos de forma manual, está a perder tempo, produtividade e autoridade. Está na hora de conhecer a solução da Factorial.
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