Planilha de folha de presença e controlo de assiduidade – [Template Grátis]

Realizar o controlo horário e a folha de presença dos colaboradores são práticas muito comuns em todo o mundo de recursos humanos. Neste artigo, partilhamos consigo os detalhes de como criar uma planilha de folha de presença desde zero. Assim, poderá decidir se prefere lutar com o excel ou usar um programa de controlo de assiduidade 100% eficaz como o software da Factorial.

Resumo:

Como fazer o controlo de assiduidade 

O controlo de assiduidade e a folha de presença dos colaboradores em uma empresa são ações de contabilização das horas em que estes trabalharam e como foram distribuídas ao longo do dia. Esta contabilidade inclui as horas entre a entrada e a saída, bem como as horas extras e as que não foram realizadas durante o dia de trabalho. Em muitas partes do mundo, onde a folha de presença é típica, quando um trabalhador anota quando entra e sai do local de trabalho, ele ainda o faz com papel e caneta.

Existem muitas maneiras de realizar o controlo de assiduidade em uma empresa. Desde o uso de um modelo em excel, até softwares avançados de gestão de RH. A sua menor preocupação deveria ser como controlar o tempo e a folha de presença. Agora, dispositivos ou sistemas de registo automático estão disponíveis para qualquer empresa. Estes atualizam as informações simultaneamente, assim que o colaborador indica a sua chegada ou partida. Falamos sobre sistemas como softwares de gestão de horário de trabalho, aplicações para computadores e até telefones celulares (que permitem aos funcionários registar o início e o fim do dia, tanto fora como dentro do escritório), deteção de impressões digitais (um procedimento que também melhora a segurança da empresa e garante que não haja pessoal não autorizado dentro do escritório), códigos pessoais e intransferíveis, sistemas biométricos ou de proximidade RFID usando cartões de PVC, chaveiros ou pulseiras.

Em seguida, consigo as diferentes maneiras de realizar o controlo de tempo e a folha de presença na sua empresa. Tudo no mesmo sítio!

O passo a passo para criar um template de folha de presença no excel 

modelo de controlo horário

O exemplo mostrado aqui usa apenas duas fórmulas básicas do Excel. Isso que significa que esse modelo de folha de presença pode ser facilmente copiado, alterado e personalizado, dependendo das necessidades da sua organização.

relógio de ponto

Em primeiro lugar, é necessário descobrir que tipo de informação realmente precisa em suas folhas de presença. Normalmente, precisará de um campo para o nome do colaborador, o período de tempo coberto pela folha de presença (semana, mês) e o nome do departamento e do gestor. Obviamente, também pode adicionar campos para números de segurança social e identificação de funcionários, se necessário. Mas quanto mais simples seja o documento, melhor.

 folha de presença

Neste exemplo, os campos para o horário de trabalho da manhã e da tarde são separados, para enfatizar a pausa para o almoço. Além disso, ao inserir as horas na folha de presença duas vezes por dia, o funcionário não precisará se lembrar de todas as horas de entrada e saída ao finalizar a jornada de trabalho. No final do dia, no entanto, é necessário adicionar as horas trabalhadas. Não se preocupe, na próxima etapa, mostraremos como calcular as horas automaticamente.

 folha de presença

Nesta planilha de exemplo, usaremos duas fórmulas básicas. Uma para adicionar o total de horas de um único dia e outra para adicionar todas as horas de trabalho da semana. Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples = SUM (B7 + D7) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (E7 neste exemplo). Depois que um colaborador tiver adicionado seu horário nas células “manhã” e “tarde”, este será agregado automaticamente ao campo “total”.

Para usar a mesma fórmula nos outros dias, clique com o botão direito do rato, copie a célula que contém a fórmula e escolha “colar fórmula” para as células do tempo total restante. O Excel altera automaticamente a fórmula das outras linhas, Portanto, não é necessário fazê-lo manualmente. 

modelo de controlo horário

Para obter o total de horas que um colaborador trabalhou em uma semana, deve adicionar o total de horas de cada dia. Para fazer isso, escolha uma célula na qual deseja que a contagem total semanal seja exibida e insira outra fórmula SOMA.

Por exemplo, neste caso, os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna D, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8. Para calcular o total de horas semanais, a fórmula seria = SUM ( E7: E11). Esta fórmula adiciona todos os valores na coluna D que estão entre as linhas 3 e 8.

Depois de adicionar essas fórmulas e formatar a planilha ao seu gosto, terá uma tabela de horas perfeitamente funcional. No final, basta copiar o arquivo da folha de assinatura e passar as cópias para seus funcionários, para que eles possam começar a registar o seu tempo.

Se utiliza o Excel como um sistema folha de presença, precisará complementá-lo com seu e-mail para se comunicar manualmente com cada colaborador. Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja necessário ter paciência e revisar alguns tutoriais para atualizar suas habilidades no excel.

Descarregue planilha grátis da folha de presença

Se não gosta de criar planilhas do zero, pode descarregar o nosso modelo gratuito de folha de presença. Assim, terá todas as partes cobertas e somente terá que digitar as horas e fazer todos os cálculos manualmente.

Software de controlo de assiduidade e relógio de ponto

As planilhas de horas do excel e os PDFs são exageradamente difíceis de gerenciar e não são convenientes ou precisos. É por isso que na Factorial criamos um software de controlo de assiduidade e relógio de pontopara monitorar o tempo de trabalho.

É muito simples de usar e fácil de configurar. Com opções para rastrear as horas trabalhadas em tempo real e completar as informações mais tarde. É basicamente uma versão muito mais precisa e versátil de uma folha de presença. Além disso, a Factorial possui uma poderosa função de relatório que classifica automaticamente os dados na folha de presença em relatórios personalizáveis ​​fáceis de partilhar, e tudo isso é armazenado com segurança na nuvem.

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