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Modelo de folha de presença e controlo de assiduidade – [Template Excel Grátis]

Planilha de folha de presença e controlo de assiduidade

Realizar o controlo horário e a folha de presença dos colaboradores são práticas muito comuns em todo o mundo de recursos humanos. Neste artigo, partilhamos consigo os detalhes de como criar um excel de folha de presença desde zero.

Uma das tarefas do RH é monitorar e registar o horário de trabalho dos funcionários. Existem algumas formas de fazer isso. É importante ponderar qual a melhor solução para a sua equipa e selecionar aquela que seja mais confiável e assertiva.

Conheça a seguir alguns métodos e decida se prefere optar por ferramentas como o excel ou usar um programa de controlo de assiduidade 100% eficaz.

Índica:

software de recursos humanos

 

Como fazer o Controlo de assiduidade?

O controlo de assiduidade e a folha de presença dos colaboradores em uma empresa são ações de contabilização das horas em que estes trabalharam e como foram distribuídas ao longo do dia. Esta contabilidade inclui as horas entre a entrada e a saída, bem como as horas extras e as que não foram realizadas durante o dia de trabalho.

Em muitas partes do mundo, onde a folha de presença é típica, quando um trabalhador anota quando entra e sai do local de trabalho, ele ainda o faz com papel e caneta.

Existem muitas maneiras de realizar o controlo de assiduidade em uma empresa:

  • Folhas de presença em papel
  • Modelos em Excel
  • Softwares avançados de gestão de RH
  • Relógios de ponto

A sua menor preocupação deveria ser como controlar o tempo e a folha de presença. Agora, dispositivos ou sistemas de registo automático estão disponíveis para qualquer empresa. Estes atualizam as informações simultaneamente, assim que o colaborador indica a sua chegada ou partida.

Falamos sobre sistemas como softwares de gestão de horário de trabalho, aplicações para computadores e até telemóveis (que permitem aos funcionários registar o início e o fim do dia, tanto fora como dentro do escritório).

Estas são algumas formas de picar o ponto, que estão incluídas em softwares de RH como o da Factorial:

  1. Deteção de impressões digitais
  2. Códigos pessoais e intransferíveis
  3. Sistemas biométricos ou de proximidade RFID usando cartões de PVC
  4. Chaveiros ou pulseiras.
  5. Sistema de Geolocalização
  6. Apps
  7. Código QR
  8. Reconhecimento facial

Em seguida, consigo as diferentes maneiras de realizar o controlo de tempo e a folha de presença na sua empresa. Tudo no mesmo sítio!

controlo de assiduidade funcionarios

Artigos e materiais úteis para o controlo de Assiduidade:

Veja a seguir outros artigos, materiais e ferramentas que podem ajudar a simplificar, automatizar e digitalizar o controlo de assiduidade na sua empresa:

👉6 soluções para picar o ponto no trabalho

🚀 Horário de trabalho: regras e variáveis da ACT

👉Trabalho por turnos: Como planear o horário dos funcionários?

🚀Isenção do horário de trabalho: Regras e normas

👉Relógio de ponto: Soluções e teste gratuito

 

O passo a passo para criar um template de folha de presença no excel 

Se acha que os modelos em excel para controlo de assiduidade funcionam para a sua equipa, separe um tempo para elaborar o template ideal! A seguir, destacamos algumas dicas e elaboramos um passo a passo para ajudar na organização de uma folha de presença em excel. Confira:

modelo de controlo horário

O exemplo mostrado aqui usa apenas duas fórmulas básicas do Excel. Isso que significa que esse modelo de folha de presença pode ser facilmente copiado, alterado e personalizado. Tudo vai depender dependendo das necessidades da sua organização.

relógio de ponto
Em primeiro lugar, é necessário descobrir que tipo de informação realmente precisa em suas folhas de presença. Normalmente, precisará de um campo para:

  • O nome do colaborador
  • Período de tempo coberto pela folha de presença (semana, mês)
  • Nome do departamento
  • Nome do gestor.

Obviamente, também pode adicionar campos para números de segurança social e identificação de funcionários, se necessário. Mas quanto mais simples seja o documento, melhor.

 folha de presença

Neste exemplo, os campos para o horário de trabalho da manhã e da tarde são separados. Isso foi feito para enfatizar a pausa para o almoço. Além disso, ao inserir as horas na folha de presença duas vezes por dia, o funcionário não precisará se lembrar de todas as horas de entrada e saída ao finalizar a jornada de trabalho.

No final do dia, no entanto, é necessário adicionar as horas trabalhadas. É dessa forma que será feito o controlo de assiduidade. Não se preocupe, na próxima etapa, mostraremos como calcular as horas automaticamente.

 folha de presença

Fórmulas para excel de controlo de assiduidade:

Nesta planilha de exemplo, usaremos duas fórmulas básicas:

Uma para adicionar o total de horas de um único dia e outra para adicionar todas as horas de trabalho da semana.

  • Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples:

= SUM (B7 + D7) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (E7 neste exemplo).

Depois que um colaborador tiver adicionado seu horário nas células “manhã” e “tarde”, este será agregado automaticamente ao campo “total”.

Para usar a mesma fórmula nos outros dias, clique com o botão direito do rato, copie a célula que contém a fórmula e escolha “colar fórmula” para as células do tempo total restante. O Excel altera automaticamente a fórmula das outras linhas, Portanto, não é necessário fazê-lo manualmente.

modelo de controlo horário

Para obter o total de horas que um colaborador trabalhou em uma semana, deve adicionar o total de horas de cada dia. Para fazer isso, faça o seguinte.

Escolha uma célula na qual deseja que a contagem total semanal seja exibida e insira outra fórmula SOMA.

Por exemplo, neste caso, os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna D, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8. Para calcular o total de horas semanais, a fórmula seria = SUM ( E7: E11). Esta fórmula adiciona todos os valores na coluna D que estão entre as linhas 3 e 8.

Depois de adicionar essas fórmulas e formatar a planilha ao seu gosto, terá uma tabela de horas perfeitamente funcional. No final, basta copiar o arquivo da folha de assinatura e passar as cópias para seus funcionários, para que eles possam começar a registar o seu tempo.

Descarregue planilha grátis da folha de presença

Se utiliza o Excel como um sistema folha de presença, precisará complementá-lo com seu e-mail para se comunicar manualmente com cada colaborador. Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja necessário ter paciência e revisar alguns tutoriais para atualizar suas habilidades no excel.

Se não gosta de criar planilhas do zero, pode descarregar o nosso modelo gratuito de folha de presença. Assim, terá todas as partes cobertas e somente terá que digitar as horas e fazer todos os cálculos manualmente.

Descarregue nosso modelo a seguir e facilite o controlo de assiduidade:

folha de presenca

Software de controlo de assiduidade e relógio de ponto

As planilhas de horas do excel e os PDFs são exageradamente difíceis de gerir e não são tão convenientes ou precisos. É por isso que na Factorial criamos um software de controlo de assiduidade e relógio de ponto para monitorar o tempo de trabalho.

É muito simples de usar e fácil de configurar. Com opções para rastrear as horas trabalhadas em tempo real e completar as informações mais tarde. É basicamente uma versão muito mais precisa e versátil de uma folha de presença.

Além disso, a Factorial possui uma poderosa função de relatório que classifica automaticamente os dados na folha de presença em relatórios personalizáveis ​​fáceis de partilhar, e tudo isso é armazenado com segurança na nuvem.

Veja a seguir o que este sistema pode fazer por si e teste grátis por 14 dias:

Comece hoje mesmo a utilizar o software de controlo de assuduidade e relógio de ponto da Factorial (prova grátis de 14 dias)

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Ana Matos é Content Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais em diferentes formatos desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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