Realizar o controlo horário e a folha de presença dos colaboradores são práticas muito comuns em todo o mundo de recursos humanos. Neste artigo, partilhamos consigo os detalhes de como criar uma planilha de folha de presença desde zero. Assim, poderá decidir se prefere lutar com o excel ou usar um programa de controlo de assiduidade 100% eficaz como o software da Factorial.
Resumo:
- Como controlar o horário e a presença?
- O passo a passo para criar um template de controlo de assiduidade
- Descarregue a planilha de folha de presença
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Como fazer o controlo de assiduidade
O controlo de assiduidade e a folha de presença dos colaboradores em uma empresa são ações de contabilização das horas em que estes trabalharam e como foram distribuídas ao longo do dia. Esta contabilidade inclui as horas entre a entrada e a saída, bem como as horas extras e as que não foram realizadas durante o dia de trabalho. Em muitas partes do mundo, onde a folha de presença é típica, quando um trabalhador anota quando entra e sai do local de trabalho, ele ainda o faz com papel e caneta.
Existem muitas maneiras de realizar o controlo de assiduidade em uma empresa. Desde o uso de um modelo em excel, até softwares avançados de gestão de RH. A sua menor preocupação deveria ser como controlar o tempo e a folha de presença. Agora, dispositivos ou sistemas de registo automático estão disponíveis para qualquer empresa. Estes atualizam as informações simultaneamente, assim que o colaborador indica a sua chegada ou partida. Falamos sobre sistemas como softwares de gestão de horário de trabalho, aplicações para computadores e até telefones celulares (que permitem aos funcionários registar o início e o fim do dia, tanto fora como dentro do escritório), deteção de impressões digitais (um procedimento que também melhora a segurança da empresa e garante que não haja pessoal não autorizado dentro do escritório), códigos pessoais e intransferíveis, sistemas biométricos ou de proximidade RFID usando cartões de PVC, chaveiros ou pulseiras.
Em seguida, consigo as diferentes maneiras de realizar o controlo de tempo e a folha de presença na sua empresa. Tudo no mesmo sítio!
O passo a passo para criar um template de folha de presença no excel
O exemplo mostrado aqui usa apenas duas fórmulas básicas do Excel. Isso que significa que esse modelo de folha de presença pode ser facilmente copiado, alterado e personalizado, dependendo das necessidades da sua organização.
Em primeiro lugar, é necessário descobrir que tipo de informação realmente precisa em suas folhas de presença. Normalmente, precisará de um campo para o nome do colaborador, o período de tempo coberto pela folha de presença (semana, mês) e o nome do departamento e do gestor. Obviamente, também pode adicionar campos para números de segurança social e identificação de funcionários, se necessário. Mas quanto mais simples seja o documento, melhor.
Neste exemplo, os campos para o horário de trabalho da manhã e da tarde são separados, para enfatizar a pausa para o almoço. Além disso, ao inserir as horas na folha de presença duas vezes por dia, o funcionário não precisará se lembrar de todas as horas de entrada e saída ao finalizar a jornada de trabalho. No final do dia, no entanto, é necessário adicionar as horas trabalhadas. Não se preocupe, na próxima etapa, mostraremos como calcular as horas automaticamente.
Nesta planilha de exemplo, usaremos duas fórmulas básicas. Uma para adicionar o total de horas de um único dia e outra para adicionar todas as horas de trabalho da semana. Para adicionar as horas de um único dia, insira uma fórmula simples = SUM (B7 + D7) na célula “Total de horas” no final do primeiro dia útil (E7 neste exemplo). Depois que um colaborador tiver adicionado seu horário nas células “manhã” e “tarde”, este será agregado automaticamente ao campo “total”.
Para usar a mesma fórmula nos outros dias, clique com o botão direito do rato, copie a célula que contém a fórmula e escolha “colar fórmula” para as células do tempo total restante. O Excel altera automaticamente a fórmula das outras linhas, Portanto, não é necessário fazê-lo manualmente.
Para obter o total de horas que um colaborador trabalhou em uma semana, deve adicionar o total de horas de cada dia. Para fazer isso, escolha uma célula na qual deseja que a contagem total semanal seja exibida e insira outra fórmula SOMA.
Por exemplo, neste caso, os campos do tempo total de trabalho diário estão todos na coluna D, a começar pela linha número 3 e terminar pela linha número 8. Para calcular o total de horas semanais, a fórmula seria = SUM ( E7: E11). Esta fórmula adiciona todos os valores na coluna D que estão entre as linhas 3 e 8.
Depois de adicionar essas fórmulas e formatar a planilha ao seu gosto, terá uma tabela de horas perfeitamente funcional. No final, basta copiar o arquivo da folha de assinatura e passar as cópias para seus funcionários, para que eles possam começar a registar o seu tempo.
Se utiliza o Excel como um sistema folha de presença, precisará complementá-lo com seu e-mail para se comunicar manualmente com cada colaborador. Dependendo do tamanho da empresa, talvez seja necessário ter paciência e revisar alguns tutoriais para atualizar suas habilidades no excel.
Descarregue planilha grátis da folha de presença
Se não gosta de criar planilhas do zero, pode descarregar o nosso modelo gratuito de folha de presença. Assim, terá todas as partes cobertas e somente terá que digitar as horas e fazer todos os cálculos manualmente.
Software de controlo de assiduidade e relógio de ponto
As planilhas de horas do excel e os PDFs são exageradamente difíceis de gerenciar e não são convenientes ou precisos. É por isso que na Factorial criamos um software de controlo de assiduidade e relógio de pontopara monitorar o tempo de trabalho.
É muito simples de usar e fácil de configurar. Com opções para rastrear as horas trabalhadas em tempo real e completar as informações mais tarde. É basicamente uma versão muito mais precisa e versátil de uma folha de presença. Além disso, a Factorial possui uma poderosa função de relatório que classifica automaticamente os dados na folha de presença em relatórios personalizáveis fáceis de partilhar, e tudo isso é armazenado com segurança na nuvem.
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