As deslocações em serviço são algo muito comum em diversas áreas de trabalho, sendo uma parte fundamental da rotina de muitos trabalhadores. Mesmo com o crescimento do trabalho remoto e formas alternativas de estabelecer ligações profissionais, estas deslocações continuam a ser valiosas.
Neste artigo falaremos sobre as deslocações em serviço e qual a sua importância para as empresas e para profissionais. Veremos como são mencionadas no Código do Trabalho e quais a suas regras, distinguindo entre Função Pública e setor privado.
Abordemos também a questão das ajudas de custo e partilharemos como gerir despesas mais eficientemente, com a ajuda das ferramentas certas. Acompanhe-nos e fique a saber tudo sobre deslocações em serviço!
Tabela de conteúdos:
- O que são as deslocações em serviço?
- Benefícios das deslocações em serviço
- Legislação e deslocações em serviço
- Deslocações em serviço – setor público vs. privado
- Despesas com deslocações em serviço
- 👉 Factorial: software de gestão de despesas simplificada
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O que são as deslocações em serviço?
Este tipo de deslocação refere-se a viagens realizadas por colaboradores de uma empresa para fins profissionais. Podem ser com o objetivo de reunir com clientes ou de participar em conferências, formações e eventos.
No caso de organizações de maior dimensão, com vários escritórios, as deslocações em serviço podem também ser visitas a filiais. Ou até a parceiros de negócios.
No mundo do trabalho são um passo essencial para as empresas se expandirem e para os profissionais estabelecerem contactos. Quer se tratem de uma viagem de negócios de curta duração ou de uma deslocação prolongada.
Estas viagens oferecem uma oportunidade única para o crescimento pessoal e profissional. Para além disso, fortalecem a presença e o alcance da empresa no mercado e têm diversos outros benefícios.
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Benefícios das deslocações em serviço
Uma das principais vantagens das deslocações em serviço é a possibilidade de estabelecer relações pessoais mais sólidas. Quer seja com clientes, parceiros ou colegas.
O contacto presencial permite uma interação direta, criando uma base consistente para a construção de relacionamentos de confiança. Adicionalmente, as deslocações em serviço proporcionam a oportunidade de conhecer necessidades e desafios mais de perto. Isto faz com que possam ser encontradas soluções mais eficazes e personalizadas.
Outra vantagem importante das deslocações em serviço é proporcionar a aprendizagem e o crescimento profissional. Ao participar em eventos relacionados com a área de atuação da empresa, os colaboradores têm acesso a conhecimentos atualizados. Deste modo ficam, também, a par das tendências emergentes no mercado.
Este conhecimento adquirido contribui diretamente para o sucesso da sua empresa, ao poder ser aplicado no desenvolvimento de estratégias. No limite, permite a expansão das oportunidades de negócio e impulsionar o crescimento num mercado competitivo como o atual.
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Legislação e deslocações em serviço
O Código do Trabalho (CT) prevê a noção de local de trabalho. No Artigo 193.º encontramos que:
1 – O trabalhador deve, em princípio, exercer a atividade no local contratualmente definido, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte.
2 – O trabalhador encontra-se adstrito a deslocações inerentes às suas funções ou indispensáveis à sua formação profissional.
Assim, podemos concluir que as deslocações em serviço se encontram previstas na legislação. O artigo 194.º determina as circunstâncias em que o empregador pode transferir o trabalhador para outro local de trabalho. Seja esta transferência temporária ou definitiva. No n.º 4 desse mesmo artigo podemos, ainda, ler que:
O empregador deve custear as despesas do trabalhador decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e da mudança de residência ou, em caso de transferência temporária, de alojamento.
Note-se, no entanto, que estas obrigatoriedades em custear as despesas se aplica exclusivamente à Função Pública. No que às deslocações em serviço diz respeito, o setor público e privado diferem, e é sobre isso que falaremos seguidamente.
Deslocações em serviço – setor público vs. privado
Antes de mais, é necessário estabelecer que não existe legislação específica relativa às deslocações em serviço para o sector privado. Ainda que sejam mencionadas no CT, não existem regras próprias pelas quais se devam reger as empresas deste sector.
Assim, é bastante comum que cada organização acabe por criar o seu regulamento interno, no qual define as suas normas e como as deslocações em serviço são processadas. No entanto, isto não significa que os trabalhadores deixem de ter direitos e deveres, quando em deslocação.
Relativamente a deveres, os trabalhadores deverão obedecer às regras adjacentes ao trabalho normal, nomeadamente no que aos horários de trabalho diz respeito.
Quanto aos direitos, mesmo que fora do local habitual de trabalho, ou em deslocação em serviço, os trabalhadores deverão estar protegidos contra acidentes de trabalho.
Por fim, quanto às ajudas de custo nas deslocações em trabalho, são apenas aplicáveis ao sector público, como já vimos. Contudo, os valores das ajudas de custo fixados para a Função Pública acabam por servir de referência para do sector privado.
Nesta linha, o Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril e a sua atualização no Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro, são frequentemente seguidos pelas empresas privadas.
Neles são definidas questões como quais os tipos de deslocação, a contagem de distâncias e o valor e reembolso das despesas. De forma sucinta, em caso de deslocações em serviço, o empregador deverá custear as deslocações e o alojamento (quando aplicável). Conheça este tema mais em detalhe, de seguida.
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Despesas com deslocações em serviço
As principais despesas que podem ser consideradas para as ajudas de custo na Função Pública são:
- Combustível da viatura;
- Aluguer de carro;
- Bilhetes de transportes públicos;
- Parquímetros e parques de estacionamento pagos;
- Portagens, SCUTs e similares;
- Dormida em hotel ou alojamento (quando aplicável);
- Refeições (para além do previsto no subsídio de alimentação).
Com base nestes dados, o sector privado pode, assim, optar por definir as suas próprias verbas para as ajudas de custo. No que concerne ao pagamento de IRS e de Segurança Social, estas verbas estão isentas se o valor atribuído for inferior ao que está legislado para os membros do Governo. Caso sejam superiores, passam a ser tributáveis.
Assim, é importante otimizar as deslocações em serviço para garantir não só o seu sucesso, mas também a sua eficiência e controlo de custos. Esta otimização passa por:
- Planear cuidadosamente a viagem;
- Escolher o meio de transporte mais adequado;
- Selecionar criteriosamente o alojamento;
- Agendar de forma eficiente os compromissos.
É também crucial acompanhar e controlar os custos relacionados com cada um destes pontos. Só assim pode ser garantido que os benefícios alcançados superem o investimento realizado. Neste aspeto, recorrer a uma ferramenta que auxilie no controlo dos custos e possibilite esta otimização torna-se indispensável.
Factorial: software tudo-em-um e cartões para uma gestão de despesas simplificada
Existem diversos softwares que permitem gerir despesas. Contudo, o segredo está em escolher um software que faz todas elas, como o software tudo-em-um da Factorial.
Usando esta solução, não só a gestão das despesas realizadas em deslocação em serviço passa a ser muito mais simples, como completa. Além de que todas as despesas ficam centralizadas numa única plataforma. Otimizando, assim, recursos e tirando o melhor proveito possível do investimento feito.
Para uma gestão de despesas verdadeiramente automatizada, mas simultaneamente flexível e à medida das necessidades da sua empresa, pode ainda optar pela solução de cartões de despesas.
Através deles poderá permitir que os seus colaboradores façam pagamentos e estabelecer limites para cada cartão. Tudo acompanhando as despesas em tempo real e, até personalizando o seu método de pagamento, de forma segura.
As 4 vantagens de um software de gestão de despesas
Automatizar o controlo e gestão de despesas efetuadas durante deslocações em serviço permite poupar não só tempo, mas também custos. E nada como uma boa ferramenta de gestão para o fazer.
Entre as principais vantagens de recorrer às soluções da Factorial encontram-se a possibilidade de:
- Controlar despesas através de um software, deixando de usar métodos desatualizados e falíveis, como inserir gastos num Excel. É também o final da verificação manual de facturas.
- Acompanhar permanentemente custos, receitas e despesas, em tempo real. Deste modo pode saber facilmente onde e como o dinheiro da empresa está a ser gasto.
- Aprovar ou rejeitar despesas rapidamente. Acabam-se as trocas de emails, sendo que todos os pedidos são centralizados numa única plataforma onde, além do pedido, poderá ser incluída uma foto da fatura.
- Sincronizar pagamentos de reembolso de despesas com a folha de vencimento. Deixa de haver multiplicação de transferências de pagamentos e poupa-se em recursos e em custos.
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