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Como economizar na gestão de Recursos Humanos? Dicas e alternativas!

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Se perguntar às pessoas o que é que faz um departamento de Recursos Humanos, com certeza a maioria responderia que é contratação e recibos de vencimento. É que ainda falta muito conhecimento do que realmente é a gestão de Recursos Humanos no mercado de trabalho.

A função mais importante e que deve ocupar a maior parte do tempo de trabalho na área de Recursos Humanos é a gestão de talentos. Caso contrário, a empresa está a perder tempo, dinheiro e bons colaboradores.

Neste artigo veremos como poupar na gestão de Recursos Humanos e, portanto, na empresa!

Problemas comuns na gestão de recursos humanos

Em linhas gerais, podemos dizer que os tipos de problemas que ocorrem nos departamentos de Recursos Humanos são:

  • Perda de tempo excessiva em tarefas administrativas.
  • Desmotivação dos funcionários .

Vamos nos aprofundar nesses problemas e dar uma estimativa numérica de quanto eles custam à empresa.

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1. Desperdício excessivo de tempo em tarefas administrativas

Embora pareça estranho, há um número considerável de departamentos de Recursos Humanos nos quais ainda utiliza-se muito papel. Por exemplo, eles dão um recibo de vencimento em papel ao funcionário e mantém outro em seus arquivos. O armazenamento de papel ocupa espaço e tempo de gestão.

Por outro lado, hoje muitas empresas desfrutam de uma certa digitalização, mas ainda insuficiente. Trabalham com planilhas Excel onde possuem todas as informações para a gestão de funcionários, baixas, férias e muito mais. Mas como eles têm um ou mais arquivos individuais para cada colaborador,  também perde-se muito tempo em pesquisas.

Para estimar o dinheiro que a empresa perde, a primeira coisa que vamos calcular é o preço de uma hora de trabalho. Imaginemos que o vencimento mensal de um colaborador da área de Recursos Humanos seja de 1600 euros. Fazendo cálculos, obtemos que o preço da hora de trabalho é de 10 euros.

Feitos os testes relevantes, vemos que com o software de RH o trabalho administrativo é feito em 10 horas por semana enquanto sem software adequado é feito em 16 horas. Ou seja, todas as semanas perdemos 6 horas, que num mês é de 240 euros por trabalhador dos Recursos Humanos dedicado a tarefas administrativas.

2. Desmotivação dos funcionários

Este problema é em parte consequência do anterior, porque a gestão da motivação dos colaboradores é da responsabilidade do departamento de Recursos Humanos e se este perde muito tempo em tarefas administrativas urgentes, não pode dedicar-se a isso.

Um trabalhador desmotivado é menos produtivo. Além disso, a desmotivação não se traduz apenas em falta de produtividade, mas também em rotatividade de trabalhadores.

Obviamente, a empresa também perde com um trabalhador improdutivo . Imaginemos um trabalhador que produz 5 unidades por dia, enquanto outro que trabalha em plena capacidade produz 10. É claro que o primeiro trabalhador está saindo da empresa duas vezes mais caro que o segundo. Se estes trabalhadores ganham 1000 euros por mês, com o trabalhador menos produtivo a empresa perde 500 euros por mês.

A rotatividade de funcionários sempre tem um custo para as empresas. Se um trabalhador abandonar voluntariamente a empresa, não tem de o indemnizar, mas tem de lhe pagar a parte correspondente às férias não gozadas.

Às vezes, a desmotivação de um colaborador pode levar a baixas médicas devido a estresse ou outros problemas de saúde mental . As empresas não estão interessadas em ter funcionários afastados, pois é bem possível que tenham que contratar outros para manter os padrões de produção.

Outra razão pela qual ocorre a desmotivação é por causa do relacionamento com os supervisores . Isso pode ser remediado fornecendo a esses supervisores o treinamento apropriado. Mesmo que os supervisores dos departamentos façam um curso de formação de custo de 800 euros, isso será feito uma vez por ano, e se calcular todas as perdas estimadas nos pontos anteriores verá que a formação é bastante económica para a empresa.

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Soluções para problemas de gestão de Recursos Humanos

Vimos que o problema número um é a perda de tempo nas atividades administrativas, que impede a área de Recursos Humanos de se dedicar a tarefas nas quais possa desenvolver todo o seu potencial para ajudar a empresa.

A solução para isso é a digitalização das tarefas diárias e para isso a empresa precisa de um software de RH. Um software agiliza toda a parte administrativa da gestão de Recursos Humanos e torna tudo mais prático.

O software de gestão de Recursos Humanos que oferecemos na Factorial permite ao seu departamento de RH poupar tempo, pois possui todas estas funções:

  • Recurso de Controlo de Assiduidade com o registo de horas trabalhadas de cada funcionário.
  • Gerir ausências e férias (aprovando ou rejeitando as solicitações online)
  • Gerar relatórios e indicadores de Recursos Humanos.
  • Gerir todos os documentos pessoais dos funcionários: recibo de vencimento, despedimentos, contratos.
  • Partilhar documentos importantes da empresa.
  • Permite a assinatura eletrônica desses documentos.
  • Gerir incidentes de recibo de vencimento.
  • Cada funcionário tem um espaço único para gerir todas as suas informações pessoais.
  • Organograma geral da empresa.
  • Possui uma aplicação móvel para manter tudo atualizado.
  • Adapta as permissões dos funcionários e ajusta o sistema à estrutura da sua empresa.
  • Possui um portal de empregos atraente para gerir os processos de seleção.

Há também um período de teste gratuito do software para ver em primeira mão como ele muda o dia a dia das empresas.

Ainda acha que é um investimento muito alto? Faça o cálculo e compare o preço com o dinheiro que você economizaria se pudesse resolver os problemas de que falamos neste artigo.

A digitalização na gestão de Recursos Humanos melhora a produtividade e a motivação dos trabalhadores.

O software libera o seu departamento de Recursos Humanos de atividades improdutivas na gestão de pessoas que demoram muito. Com isso, já pode se dedicar a tarefas com as quais ajudará os trabalhadores a usarem todo o seu potencial , principalmente os menos motivados.

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Este artigo também está disponível em: Italiano

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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