A gestão de despesas corporativas é um desafio que se relaciona proporcionalmente com o crescimento de uma empresa: quanto mais uma empresa cresce, maior se torna.
Contudo, é importante estabelecer processos para otimizar a gestão de despesas da sua empresa, independentemente da sua dimensão. Lembre-se que assim, quando crescer, terá já os seus processos preparados para esse crescimento. Planeamento, controlo, monitorização e um software como seu aliado são a chave para uma boa gestão de despesas.
Ficou com curiosidade? Leia o nosso artigo para conhecer a importância da gestão de despesas numa empresa e os benefícios da mesma para gestores e colaboradores.
Tabela de Conteúdos:
- Gestão de despesas corporativas: o que é?
- Qual a importância da gestão de despesas?
- 👉 Software Factorial para gestão de despesas 👈
- Benefícios para gestores e colaboradores de softwares de gestão de despesas
Gestão de despesas corporativas: o que é?
Seja qual for o setor de atividade e dimensão de uma empresa, existem sempre custos associados à sua atividade, o que torna a gestão de despesas corporativas um desafio. Mas, afinal, o que é a gestão de despesas?
É nada mais nada menos do que o controlo de todos os gastos que se tem com uma empresa, seja por parte dos gestores, seja dos colaboradores, a sua análise e consequente tomada de decisão e otimização. Uma gestão eficiente e eficaz das despesas da sua empresa, traduzir-se-á na redução das mesmas, sem comprometer a qualidade do produto ou serviço que oferece aos seus clientes. A sua proposta de valor é a mesma, com menos custos.
👉 Leia mais sobre gestão de custos: o que é e qual o papel dos RH?
Qual a importância da gestão de despesas?
Saber como, quando, onde, em quê e porquê de cada despesa do seu negócio é fulcral para que consiga fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.
Se não tem o controlo dos gastos, como poderá saber se tem dinheiro para investir no crescimento do seu negócio? Ou se não está a perder dinheiro com determinada atividade? Apesar de existirem despesas fixas que, à partida, não consegue alterar, como os encargos de segurança social, existem outras que poderão ser otimizadas.
A gestão financeira e estratégica é essencial para o sucesso do seu negócio, uma vez que dela consegue tirar benefícios como reduzir as despesas gerais e usar esse dinheiro para investir noutros aspetos essenciais.
Como vimos, gerir as despesas da sua empresa pode ser uma tarefa complexa, já que os gastos vão acumulando e torna-se difícil otimizar nesta área. Nesse sentido, usar uma plataforma de comparação de serviços, como é o caso do ComparaJá, pode ser muito útil para poupar tempo e dinheiro na gestão dos seus custos empresariais.
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Software da Factorial para gestão de despesas
Como fazer a gestão de despesas de forma eficiente? Quais os softwares/apps que existem para gestão de despesas? Como não perder tempo na gestão de despesas da minha empresa? São várias as dificuldades/inquietações que nos chegam diariamente:
- Utilizar diferentes folhas de excel para organizar as despesas, com erros manuais frequentes;
- Fazer relatórios de despesas consome muito tempo o que leva a que os colaboradores paguem as suas despesas, com reembolso posterior;
- Não ter uma visão geral das despesas da empresa, que facilitem a tomada de decisões;
- E tantas outras!
A pensar nisso, a Factorial criou um software de gestão de despesas. Isso mesmo: um software de recursos humanos, tudo-em-um, onde consegue centralizar todas as despesas da sua empresa. Com esta funcionalidade, ganha controlo e transparência ao gerir e centralizar todas as despesas, além de conseguir pagar, instantaneamente, através dos cartões Factorial.
👉 Saiba mais sobre o reembolso de despesas profissionais: como um software de RH pode ajudar
De forma resumida, o software da Factorial é uma ferramenta de gestão de despesas inteligente que permite acompanhar todos os gastos, reduzindo as horas de trabalho manual, despesas e possíveis erros.
Considere os objetivos de crescimento do seu negócio e a importância que este software terá para que esse crescimento seja possível. Se começar desde o início a estabelecer métodos e processos, terá menos das chamadas “dores de crescimento de um negócio”.
👉 Conheça 5 motivos porque deve otimizar os processos de empresas em crescimento
O que posso fazer com a Factorial Despesas?
Controlar e centralizar as despesas num único lugar é uma vantagem na hora de fazer a gestão de despesas. Ainda assim, tem dúvidas? Veja tudo aquilo que consegue fazer através do nosso software:
- Ver o status de cada despesas: consegue ser mais eficiente graças ao “estado de aprovação” disponibilizado nesta funcionalidade. Alguns exemplos de estados: rascunhos, pendente, aprovado, rejeitado e no recibo de vencimento;
- Upload de despesas: os seus colaboradores conseguem anexar uma fotografia dos recibos das suas despesas para reembolso;
- Reembolso de despesas: é possível sincronizar as despesas aos recibos de vencimento, para que os reembolsos sejam automáticos no salário seguinte;
- Relatórios de despesas: pode personalizar e descarregar relatórios de despesas, selecionando os requisitos desejados. Desta forma, consegue controlar todas as despesas e investimentos, facilitando a tomada de decisões, com base em dados mais precisos sobre como cada custo afeta o seu negócio;
- Permissões personalizadas: tem total controlo sobre quem tem permissão para realizar ações específicas dentro do fluxo de gestão de despesas;
- Despesas de quilometragem: secção específica para as despesas de transporte;
- Notificações em tempo real: recebe notificações em tempo real na sua app, e-mail e telemóvel de tudo o que os seus funcionários reportam;
- Políticas de aprovação: crie as suas próprias políticas de aprovação, com personalização de quem pode aprovar os recibos de despesas.
- Cartões virtuais: pague mais rápido e de forma mais inteligente, com os nossos cartões virtuais da Factorial.
Veja todas estas funcionalidades na prática, no vídeo abaixo! ⬇️
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Este software tem mais funcionalidades?
O software da Factorial é um software de RH tudo-em-um. A Factorial Despesas, não só lhe oferece um controlo ótimo das despesas, como também pode utilizar este software para otimizar outro tipo de tarefas. Registo de horas, onboarding de colaboradores, gestão de férias e ausências, gestão de documentos, recibos de vencimento, recrutamento e seleção, relatórios e KPI’s, são apenas alguns exemplos.
Além disso, consegue integrar este software com diferentes ferramentas e apps usadas por várias empresas. O Slack, o Greenhouse, o Google Calendar e o Workable são apenas alguns exemplos de integrações disponíveis.
Benefícios para gestores e colaboradores de softwares de gestão de despesas
Agora que já conhece tudo aquilo que pode fazer com um software de gestão de despesas, sabemos que, para investir num software de gestão de custos, precisa de conhecer todos os benefícios associados, quer para gestores, quer para colaboradores. Por isso, criámos uma lista de benefícios que facilitarão a sua decisão:
1) Maior precisão de dados
Centralizar todas as despesas num único software, que lhe permite criar relatórios personalizados, dá-lhe acesso a dados mais rigorosos sobre os gastos da sua empresa.
Por exemplo, qual a despesa que representa um maior valor na empresa; em que altura do ano existem mais gastos; que tipo de despesas são frequentes na sua empresa, e tantas outras informações que irão ajudar na tomada de decisões e definição de orçamentos para cada departamento do seu negócio.
2) Organização de despesas
Precisa de saber quanto é que um colaborador gastou no dia x, do ano y? Neste software, consegue aceder a esse tipo de informação de forma rápida, prática e fácil. Por outro lado, consegue ter a perceção das áreas/atividades em que existe um maior gasto dos recursos financeiros.
3) Otimização dos processos de RH
As folhas de excel que exigem horas no seu preenchimento, terminam. Os dossiers de arquivo de despesas deixam de existir e mais espaço fica livre. A equipa de profissionais de recursos humanos da sua empresa ganha tempo para se dedicar à cultura da empresa e outras tarefas inerentes aos RH.
Para além disso, os erros manuais deixam de existir. As trocas de emails com colaboradores, para submeterem as suas despesas ou enviarem comprovativos de faturas, deixam de ser necessários.
Todos estes tópicos, que parecem, à priori, pequenos pormenores, proporcionam a otimização de processos e consequente aumento da produtividade, uma vez que os seus colaboradores de RH se dedicarão a outras tarefas igualmente importantes.
👉 Aconselhamos a leitura do artigo sobre a automatização de processos em escritórios: devem os RH aderir?
4) Notificações em real time
Consegue saber, em tempo real, as despesas que os seus colaboradores submeteram no software. Através do nosso sistema de notificações, não necessita de ir constantemente ao software verificar se os gastos já foram submetidos. Além disso, pode inserir comentários ou informações adicionais a cada uma das despesas.
5) Maior segurança e menos erros humanos
Inserir faturas e dados manualmente faz com que a margem de erro seja maior. Ao ter um software pensado para uma gestão de despesas exímia, consegue diminuir essas margens de erro e ter uma maior segurança na tomada de decisões, com dados precisos e reais.
Imagine trabalhar com um ficheiro de excel e ter executado alguma fórmula mal? Ou ter algum dado oculto, que não está a ser tido em consideração? Já pensou no nível de imprecisão dos dados, num excel, e as consequências que isso pode ter para o seu negócio?
6) Autonomia dos colaboradores no registo de despesas
Com o software Factorial de gestão de despesas, os seus colaboradores conseguem registar as suas despesas, tirar fotografias das suas faturas/recibos e carregar todos os documentos necessários na plataforma. Deste modo, não têm de preencher documentos manualmente, nem fazer relatórios constantemente. O processo de reembolso de faturas passa a ser mais prático, menos burocrático e menos trabalhoso.
7) Acompanhamento do estado das despesas
Além da autonomia para registo das suas despesas, os colaboradores conseguem manter um histórico dos seus próprios gastos. Desta forma, podem aceder ao seu histórico de despesas em qualquer altura e acompanhar o estado da mesma (pendente, aprovado, rejeitado, entre outros).
Existem, de facto, inúmeros benefícios associados ao uso de um software de gestão de despesas.
Para além daqueles que mencionámos anteriormente, destacamos também a transparência e fluidez na partilha de informação, dentro da empresa. Todos os colaboradores podem ter acesso ao software, em qualquer lugar. Isto permite que o acesso à informação seja transparente, prático e rápido.
Agora que já sabe a importância da gestão de despesas e o benefício de um software para uma gestão mais eficiente, é hora de testar o software Factorial!
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