Uma gestão de documentos e informações eficaz é vital para o bom funcionamento de todas as empresas. É inegável.
A quantidade e diversidade de documentos e informações com que qualquer empresa lida diariamente pode ser colossal. Mesmo numa PME. Assim, sem um sistema de gestão eficiente, poderá haver erros, perda de recursos e custos adicionais.
Neste artigo, revelaremos estratégias e soluções para a gestão de documentos e informações, com especial foco na caducidade dos documentos. Acompanhe-nos e fique apto a fazer uma boa gestão de documentos e informações da sua empresa!
Tabela de conteúdos:
- Qual a importância da gestão de documentos e informações?
- 4 estratégias para gerir a caducidade dos documentos
- 👉 Factorial: Upgrade na organização da gestão de documentos e informações dos funcionários
- 4 melhores práticas de gestão de documentos
Qual a importância da gestão de documentos e informações?
A gestão de documentos e informações engloba diferentes áreas e processos. Desde a área de RH até à financeira, ou a de operações. E inclui processos como o de organização, armazenamento, partilha e análise de informações e documentos essenciais para a empresa.
Sem uma gestão de documentos e informações eficiente, e perfeitamente afinada, a empresa não tem uma operação fluida. E, no limite, podem surgir problemas – desde o descontrolo financeiro ao incumprimento legal, que podem comprometer a própria viabilidade da organização.
Assim, uma gestão adequada de documentos e informações não melhora apenas a eficiência operacional. Garante também a conformidade legal e auxilia na tomada de decisões estratégicas importantes. Isto é, contribui para a saúde e continuação da empresa.
Uma das áreas mais complexas, dentro da gestão de documentos e informações, é a própria caducidade, ou validade, dos documentos. É aqui que muitas empresas encontram mais desafios e é sobre este tema que nos debruçaremos de seguida.
👉 Gestão documental nas empresas: 8 dicas para o departamento de RH
Estratégias para gerir a caducidade dos documentos
A caducidade dos documentos é algo crítico na gestão de documentos e informações. Por um lado, exige a atenção permanente das empresas e respetivos gestores. Por outro, a sua diversidade pode ser tão grande que torna a vida destes gestores um pesadelo.
É imperativo garantir que os documentos com prazos de validade definidos sejam geridos adequadamente, não só para o bom funcionamento da empresa, mas igualmente para evitar possíveis consequências legais.
Para otimizar esta tarefa, partilhamos algumas estratégias para uma gestão eficaz da caducidade de documentos:
1. Classificação e catalogação
Para que os documentos e informações possam ser bem geridos, há que começar por classificá-los. Isto poderá ser feito com base na sua natureza, ou tipo de documento, e no respetivo prazo de validade. Os prazos devem ser claramente identificados pois só assim será possível agir em conformidade, antes da sua caducidade.
2. Revisão periódica
Crie o hábito de rever periodicamente os documentos. Faça disso uma tarefa de rotina, de modo a controlar a data de validade do documento. Implementando este processo, todos os documentos serão atualizados, renovados ou eliminados, consoante a ação necessária em cada caso.
3. Processamento adequado
Um pouco na linha do ponto anterior, defina políticas claras sobre o que fazer com os documentos após expirarem ou quando deixam de ter validade. Sejam para renovar, atualizar ou arquivar, deve estar bem estabelecido como proceder. Deve, igualmente, ser definido quem é o responsável pela tarefa.
4. Automatização de alertas
Uma das formas mais eficazes de garantir que nenhum prazo é falhado é através da criação de alertas. E para que este sistema seja eficiente, deverão ser automáticos, eliminando por completo a falha humana e otimizando recursos. Isto ajudará em grande medida os gestores responsáveis a agir de forma proativa, antes que os documentos expirem.
A tecnologia poderá ser aqui um excelente aliado. Continue a ler-nos e saiba como poderá aplicá-la à realidade da sua empresa e melhor gerir documentos e informações.
👉 Como utilizar um software de gestão de documentos na sua empresa?
Organização da gestão de documentos e informações dos funcionários com a Factorial
Vimos já que manter toda a informação dos colaboradores e documentos organizados é perentório. Só deste modo se pode fazer uma boa gestão dos documentos e informações.
Confirmámos, ainda, que esta gestão é imprescindível para a saúde da empresa e para garantir que a mesma cumpre todos os requisitos legais.
Mas verificámos também que pode ser algo bastante exigente e complexo. Com prazos diversos, informação confidencial e outras necessidades distintas.
A resposta para esta equação é simples: recorrer a soluções tecnológicas adequadas. E, neste campo, o software de gestão da Factorial destaca-se claramente.
A Factorial é uma solução inovadora criada a pensar especificamente nas necessidades dos RH. Tem como objetivo a gestão de recursos humanos e nisto se inclui a organização de informações e documentos de colaboradores. Entre as principais vantagens que poderá experienciar encontra:
💡 Acesso remoto
Com a ferramenta da Factorial terá acesso fácil e conveniente aos documentos, independentemente da localização. Desta forma, a mobilidade e a colaboração eficaz entre equipas distribuídas é promovida.
💡 Gestão colaborativa
Equipas e gestores pré-definidos poderão ter acesso aos documentos que sejam relevantes e colaborar na revisão e atualização dos mesmos. Estando a informação centralizada num único local, a que todos tem acesso, é também garantido que toda a informação está atualizada.
💡 Arquivo digital seguro
O software gestão de documentos da Factorial permite o armazenamento seguro e organizado de documentos digitalizados. Nomeadamente contratos, certificações e outros ficheiros com informação sensível. Acabaram-se os documentos divididos por vários locais diferentes e a segurança dos mesmos é sempre salvaguardada.
💡 Recolha de assinaturas digitalmente
Esta solução permite recolher assinaturas digitalmente, de modo seguro e prático, através da funcionalidade de assinatura digital. Desta forma os processos são mais rápidos e eficientes.
💡 Gestão de permissões
A solução da Factorial possibilita controlar o acesso aos dados. Assim, garante que apenas pessoas autorizadas para tal acedam a certos documentos, protegendo a sua segurança e confidencialidade.
💡 Alertas de renovação
A plataforma da Factorial permite criar alertas automáticos e lembretes que são enviados para os profissionais responsáveis. Deste modo, estarão sempre atualizados quanto à necessidade de renovação, alteração, ou arquivo de documentos e da sua respetiva validade.
💡 Integração com outras ferramentas
Tratando-se de um software de gestão RH bastante completo por si só, a ferramenta da Factorial permite, contudo, a integração com outras ferramentas de gestão. Como consequência, o fluxo de trabalho torna-se mais eficiente e não há duplicações desnecessárias.
Mas a ferramenta da Factorial possui muitas mais funcionalidades. Nomeadamente de gestão de horários e férias, recrutamento, onboarding e offboarding, ou de lançamento da folha de vencimento. Mas isso pode conhecer no video abaixo! 😉
👉 Conheça aqui todo o potencial do software de gestão tudo-em-um da Factorial!
4 melhores práticas de gestão de documentos e informações
Independentemente da solução tecnológica adotada, existe um conjunto de boas práticas que essa solução deve permitir. Partilhamo-las de seguida:
1. Sistema de armazenamento eficiente
É fundamental que o sistema de armazenamento digital do seu software para gestão de documentos digitalizados seja acessível. Por vários funcionários, em qualquer lugar e, preferencialmente, em qualquer dispositivo, como é o caso da solução da Factorial. Adicionalmente, deve ser seguro e organizado, claro. Acima de tudo, deve facilitar procurar e consultar de documentos quando necessário, garantindo que estão seguros e a informação protegida.
2. Padronização de documentos
De modo a otimizar recursos, deve ser possível implementar um modelo padronizado de documento ou template da empresa. Não só simplifica na hora de fazer a gestão e atualização, como contribui para um trabalho consistente e de qualidade.
3. Auditorias regulares
Rever a documentação deve ser um hábito. Como tal, efetuar auditorias regularmente para garantir que os processos de gestão de documentos e informações estão a ser seguidos é essencial. E, uma vez mais, a documentação devera estar sempre em dia e acessível.
4. Formação dos colaboradores
Os próprios funcionários devem contribuir para uma gestão de documentos e informações fluida. Nesse sentido, promova a conscientização sobre a importância da uma gestão documental adequada. A juntar a isto, realize formações onde é mostrado como proceder de acordo com os procedimentos e políticas da empresa.
O software da Factorial não só permite uma fazer uma gestão documental de qualidade como definir e acompanhar ações de formação relacionadas com a gestão de documentos e informações.
👉 Software de gestão da formação profissional: como funciona e quais os benefícios?
Outras soluções para uma boa gestão de documentos e informações
Docusign
Esta solução foca-se na gestão de assinaturas eletrónicas em documentos. Através dela é possível obter assinaturas de forma digital, tornando os processos mais céleres e eficazes.
Dokmee
Este sistema de gestão de documentos permite gerir o ciclo de vida e caducidade dos documentos. Deste modo, possibilita a definição de prazos de validade de documentos digitalizados e automatiza o processo de revisão e renovação dos mesmos.
eFileCabinet
Trata-se de um sistema de gestão documental também com funcionalidades específicas para a gestão de prazos de validade de documentos. Com ele é possível programar alertas e notificações para a expiração de documentos.
Evernote Business
É, fundamentalmente, uma ferramenta de organização e produtividade. Possibilita a recolha, organização e partilha de documentos, notas e ideias, de modo colaborativo.
Google Workspace (antigo G Suite)
Bem conhecido da maioria dos utilizadores, dispõe de um grande leque de aplicações, para as mais diversas tarefas. Desde o armazenamento com o Google Drive, a edição e partilha de comentos com o Google Docs, ou a elaboração de folhas de cálculo com atualização em tempo real, com o Google Sheets.
M-Files
Esta solução de gestão de documentos utiliza a inteligência artificial para classificar e organizar os documentos. Fá-lo de forma automática, possibilitando uma pesquisa rápida da informação e uma organização mais eficaz dos documentos da empresa.
Pretende ter uma solução tudo-em-um que lhe permite fazer uma boa gestão dos documentos e informações dos seus funcionários, mas também gerir eficientemente toda a componente de RH da sua empresa?
