Grandes ou pequenas, todas as empresas processam grandes quantidades de documentos. Ora contratos, recibos de vencimento, despedimentos, baixas médicas, calendários, mapa de férias, etc, todos requerem o preenchimento de documento. Mas a gestão documental nas empresas é a única função dos departamentos de Recursos Humanos? Definitivamente não.
É por isso que os profissionais deste setor têm que se tornar especialistas em gestão documental, para otimizá-la e poder dedicar-se ao mais importante; as pessoas que fazem parte das equipas das empresas.
Neste artigo veremos o que é a gestão de documentos nas empresas, como pode ser administrada, que tipo de processos envolve, e como deve ser executada para facilitar o trabalho de todos na empresa.
Tabela de Conteúdos:
- Qual a importância da gestão de documentos nas organizações?
- 8 dicas para a gestão de documentos
- Assinatura digital nos contratos de trabalho
- Procedimento de cessação de contratos e indemnizações
- Gestão de documentos com dados dos colaboradores
- Baixa médica e a gestão documental nas empresas
- Gestão dos documentos da licença parental
- Recibos de vencimento [+ modelo grátis 📥]
- Gestão documental durante o teletrabalho
- Software de gestão documental HRIS
- 👉 Factorial: o melhor software de gestão documental para as empresas
Qual a importância da gestão de documentos nas organizações?
A gestão documental é o conjunto de processos que permite a organização e acompanhamento de todos os documentos da empresa e dos colaboradores. Esta tarefa pode ser realizada de forma manual, recorrendo a um computador ou, ainda, com a ajuda de um software.
A quantidade de papelada que uma empresa gera diariamente é muito extensa. Por isso, os departamentos de Recursos Humanos têm dificuldade em armazená-la de forma ordenada, segura e atualizada.
Para além disso, a legislação prevê que certos documentos sejam armazenados durante um período específico de tempo. Então, como podem as empresas resolver o problema da gestão de documentos? Com ferramentas adequadas às suas necessidades.
Prazo para arquivo de documentos nas empresas
Na sua maioria, os documentos gerados por uma empresa devem ser armazenados por um certo período de tempo. Dependendo da legislação, os seguintes documentos devem ser mantidos pelo prazo de:
- 2 anos: documentos de transporte (segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação);
- 5 anos: registos dos tempos de trabalho de cada colaborador (segundo o artigo 202º do Código do Trabalho);
- 10 anos: documentos contabilísticos e relacionados com o IRC e IVA (segundo o artigo 40º do Código Comercial).
8 dicas para a gestão de documentos
Veja abaixo quais as tarefas de RH que envolvem a gestão de documentos, e de que forma um sistema eficiente e prático pode ajudar as empresas a otimizar a sua gestão documental.
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1) A assinatura digital na gestão dos contratos de trabalho
Seria perfeito se os seus funcionários pudessem assinar qualquer documento sem sair de casa e sem ter que imprimir e digitalizar cada um deles, certo?
Para isso, existem vários tipos de assinatura eletrónica, que se adaptam às necessidades da sua empresa e o ajudam a agilizar os processos. Com a assinatura eletrónica é possível enviar um documento online e recebê-lo já assinado rapidamente.
E, não se preocupe com a validade destas assinaturas! A assinatura eletrónica de documentos como contratos de trabalho, NDAs, acordos, etc, é tão (ou mais) válida que as assinaturas à mão.
2) Como deve ser feita a indemnização por despedimento?
Faz parte do trabalho dos RH realizar o processo de despedimento de um funcionário. Saber todas as regras e direitos dos colaboradores neste momento não é fácil, e lidar com tantos documentos para finalizar esta tarefa é ainda pior.
O direito à indemnização por despedimento vai depender da modalidade de despedimento em que o caso está relacionado e baseia-se no cumprimento (ou não) de algumas normas da legislação do trabalho. Para facilitar o acesso às informações do contrato e de todos os dados do colaborador, um software de gestão documental nas empresas pode ser essencial.
👉 Saiba mais sobre a indemnização por despedimento: o que é e como calcular?
3) Gestão de documentos com dados dos colaboradores
Um único funcionário pode ter dezenas de dados importantes para a empresa. Esses dados e documentos pessoais devem ser organizados e controlados tanto pela empresa quanto pelo colaborador.
Para além disso, quando alguém inicia ou encerra a prestação de serviços para uma empresa, há muitos dados que devem ser administrados.
Para ter o controlo sobre todas essas informações, um portal do colaborador, que organize e centralize os dados e documentos de um funcionário, é fundamental.
👉 Leia o nosso guia para a digitalização: 10 formas para digitalizar o seu negócio.
4) Baixa médica e a gestão documental nas empresas
O afastamento do trabalho ou invalidez temporária ocorrem quando o funcionário não consegue exercer a sua atividade, durante um determinado período de tempo, por motivos de saúde. Esse afastamento pode ser decorrente de acidentes ocorridos fora ou dentro do centro e no horário de trabalho e, quando por doença, também pode ser comum ou profissional.
Em Portugal, alguns requisitos devem ser cumpridos (e documentos entregues) para solicitar uma baixa médica, e há um procedimento específico que as empresas devem seguir.
Hoje em dia já é possível enviar a baixa médica de forma online. Softwares como a Factorial permitem que o colaborador envie documentos comprovando uma baixa médica, apenas através de um computador. É possível obter esse documento na área do cidadão do SNS.
👉 Conheça todos os documentos e requisitos que precisa de cumprir para solicitar uma baixa médica.
5) Gestão dos documentos da licença parental
Este tipo de licença está regulamentada pela lei n.º 7/2009 do Código do Trabalho. Desde 2009, não falamos mais apenas em licença de maternidade ou paternidade, mas sim em licença parental como um todo.
O novo regulamento surge com o objetivo de igualar os benefícios, tanto na duração da ausência laboral, quanto no tratamento.
👉 Saiba mais sobre as leis e documentação da licença parental em 2023 aqui!
6) Gestão dos recibos de vencimento dos funcionários
Uma das principais partes da gestão documental é gerir as informações que influenciam o recibo de vencimento dos funcionários. No entanto, há muitos outros aspetos a serem considerados e dominados.
Ainda que o contabilista seja responsável por gerar os recibos de vencimento, existem muitos dados e informações que mudam mensalmente e que devem ser atualizadas para que não haja erros.
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7) Gestão documental durante o teletrabalho
Numa Era em que o teletrabalho faz parte da realidade de tantas empresas, depender dos documentos em papel pode ser um grande problema! Nos últimos anos vimos o quanto a digitalização de documentos é essencial para uma gestão documental mais eficiente e com menos erros.
Com a digitalização de documentos, há mais segurança e cuidado com informações sigilosas e maior agilidade com as assinaturas eletrónicas ou digitais.
👉 Saiba como fazer uma boa gestão de documentos durante o teletrabalho!
8) Software de gestão documental HRIS
Sabe o que é o software de gestão documental HRIS? É um programa ou sistema de gestão de Recursos Humanos para administrar todos os documentos da empresa por meio da digitalização.
Este tipo de solução torna as informações mais seguras, acessíveis aos colaboradores e à empresa e mais organizadas, sem ocupar espaço físico. Sem esquecer o tempo que os profissionais do departamento de RH economizam!
Factorial: o melhor software de gestão documental para as empresas
Na Factorial trabalhamos todos os dias para disponibilizar o melhor gestor documental do mercado. Por isso, somos muito cuidadosos no que refere a cumprir todos os requisitos e adequar-nos a todas as necessidades da empresa.
Com o software da Factorial capacitaremos o seu departamento de Recursos Humanos. Para além disso, temos muitos outros recursos que apoiam as empresas no processo de digitalização de várias tarefas diárias.
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Os dias de férias gozados são descontados no vencimento referente a esse mês?