Neste artigo, explicamos o que é o horário flexível e quais são as principais normas previstas na legislação. Destacaremos ainda tendências de mercado, as melhores formas de tornar o trabalho nas organizações mais flexível e que soluções usar.
Confira os pontos que farão a diferença dentro da sua organização, com o olhar voltado para o futuro e para a flexibilidade!
Tabela de conteúdos:
- O regime de horário flexível
- O que significa trabalhar com um horário flexível?
- O que diz a legislação sobre o horário flexível?
- [Modelo para download] Controlo do horário de trabalho
- Como aplicar um registo de horário de trabalho para funcionários com horário flexível?
- Flexibilidade no Trabalho: Dados e Tendências
- RH Digital: Ferramenta para digitalizar os processos de Recursos Humanos
O regime de horário flexível
A realidade de milhões de pessoas mudou drasticamente com a pandemia. As relações no trabalho, os tipos de regime dentro das empresas, o horário de trabalho, tudo mudou.
E até a adoção de novas tecnologias passou a sofrer alterações constantes, tentando adaptar as organizações a novos contextos.
Consequentemente, os trabalhadores passaram a valorizar mais a liberdade na gestão de tempo e local de trabalho. O que se traduziu num aumento expressivo do teletrabalho ou do trabalho híbrido.
Até então, sabíamos que muitos funcionários eram produtivos num modelo de trabalho presencial e com um horário de trabalho pré-determinado. No entanto, verificámos que era possível ter a mesma produtividade (ou mais!) com um horário flexível.
A flexibilidade entrou com um objetivo claro: permitir que os trabalhadores pudessem trabalhar em horários diferentes daqueles estipulados previamente. A jornada flexível, focada em entregas e resultados, não o tempo exato trabalhado, o que permitiu a muitos trabalhar desde casa.
Mas este é somente um exemplo. É possível pensar a flexibilidade no trabalho em diversos outros níveis. Um deles é o regime de trabalho flexível em que o trabalhador pode escolher de onde trabalha.
Estes novos modos de olhar o trabalho foram intensificados com a pandemia, contudo, vieram para ficar.Desde esse momento, os profissionais de RH enfrentam dúvidas sobre como fazer o controlo de assiduidade dos funcionários e de que forma avaliar a produtividade das equipas. E, para isso, é preciso contar com ferramentas e inovações que permitam tornar este processo mais simples e eficiente.
O que significa trabalhar com um horário flexível?
Já conhecíamos bem o horário de trabalho tradicional, aquele que os nossos avós e pais tiveram ao longo da vida. A entrada seria, regra geral pelas 9h, cada funcionário teria 1h de almoço e depois trabalharia até cerca das 18h.
O horário flexível é o verdadeiro oposto disso. Principalmente se considerarmos os funcionários que trabalham remotamente e necessitam uma maior flexibilidade.
Os modelos principais de horário flexível são, essencialmente, dois:
Semana de trabalho reduzida
Este tipo de trabalho pode consistir em trabalhar mais horas por dia para tirar um ou meio dia de folga. Ou mudar para o modelo da chamada semana de 4 dias, que tem revelado bons resultados. Embora nem todas as empresas possam implementar essa medida, temos exemplos de casos como o da Microsoft Japan. Num estudo observaram um aumento de 40% nas vendas e uma redução nas despesas, como a eletricidade.
O mais surpreendente neste tipo de horário talvez seja que, mesmo que menos horas sejam trabalhadas, o salário permanece igual. Porém, isto pode ser sustentado pelo aumento da produtividade por parte dos funcionários. E estes, ao gozarem de maior tempo de descanso, sentem-se também mais valorizados pela empresa.
Horário diário flexível
Este tipo de horário permite total liberdade nas horas de entrada e saída dos funcionários. Dessa maneira, a reconciliação entre trabalho e vida pessoal pode ser feita muito mais confortavelmente. Aqui, o trabalho remoto é também incentivado, exigindo apenas um computador e uma ligação à Internet.
O que a legislação diz sobre o horário flexível
Por definição, o horário flexível trata-se de um: (…) horário em que o trabalhador pode escolher, dentro de certos limites, as horas de início e termo do seu período normal de trabalho diário.
Para aplicar o horário flexível nas empresas é, assim, importante saber tudo o que a lei diz sobre esse tema. Em particular o estabelecido pelos artigos 56 e 57 do Código do Trabalho.
Horário flexível de trabalhador com responsabilidades familiares
No artigo 56º do Código do Trabalho, são determinadas as normas e direitos para a autorização do horário flexível de trabalhador com responsabilidades familiares. Neste documento, é determinado que:
O trabalhador com filho menor de 12 anos ou, independentemente da idade, filho com deficiência ou doença crónica que com ele viva em comunhão de mesa e habitação tem direito a trabalhar em regime de horário de trabalho flexível, podendo o direito ser exercido por qualquer dos progenitores ou por ambos.
No entanto, este horário flexível ainda deve obedecer algumas regras. Nomeadamente:
- Conter um ou dois períodos de presença obrigatória, com duração igual a metade do período normal de trabalho diário.
- Um período para intervalo de descanso que não deve ser superior a 2h.
- O trabalhador em regime de horário flexível poder trabalhar até 6h consecutivas de trabalho e até 10h de trabalho em cada dia.
- Este funcionário não poder ser penalizado em matéria de avaliação e de progressão na carreira.
Por fim, é importante destacar que o incumprimento da lei pode trazer sérias consequências jurídicas e financeiras para a empresa.
Autorização de trabalho a tempo parcial ou em regime de horário flexível
Já o artigo 57º do Código do Trabalho, determina as etapas e regras que devem ser seguidas pelo trabalhador que deseje solicitar o trabalho a tempo parcial ou em regime de horário de trabalho flexível.
Para isso, o funcionário deve apresentar ao empregador um pedido por escrito, com a antecedência de 30 dias, contendo os seguintes elementos:
- Indicação do prazo previsto, dentro do limite aplicável
-
Uma declaração da qual conste:
- Que o menor vive com ele em comunhão de mesa e habitação;
- No regime de trabalho a tempo parcial, que não está esgotado o período máximo de duração;
- No regime de trabalho a tempo parcial, que o outro progenitor tem atividade profissional e não se encontra ao mesmo tempo em situação de trabalho a tempo parcial ou que está impedido ou inibido totalmente de exercer o poder paternal;
- A modalidade pretendida de organização do trabalho a tempo parcial.
É importante destacar que a decisão do empregador deve ser comunicada, no máximo, 20 dias após a receção do pedido, igualmente por escrito.
Adicionalmente, o empregador apenas pode recusar o pedido caso existam exigências imperativas para o funcionamento da empresa. Ou, se o trabalhador for indispensável, não for possível substitui-lo de todo.
Modelo para controlo do horário de trabalho
Seja no horário de trabalho fixo ou flexível, é indispensável que os gestores monitorizem as horas de trabalho dos funcionários. No entanto, este ainda é um desafio para muitos gestores.
Assim, é importante encontrar um método eficiente para organizar a jornada laboral. Para ajudar nesta tarefa, disponibilizamos alguns modelos em Excel prontos para usar e que poder ser utilizados para diversas tarefas. Como, por exemplo:
- Organizar turnos de trabalho;
- Monitorizar a quantidade de horas trabalhadas;
- Calcular horas extraordinárias;
- Gerir pedidos de férias e ausências;
- Fazer uma boa gestão de tempo no teletrabalho.
Devemos salientar, porém, que apesar de estes modelos serem uteis, contar com a tecnologia é sempre a melhor opção.
Existem já diversos softwares especializados capazes de automatizar esta tarefa. Dessa forma, é possível diminuir a probabilidade de erro e otimizar o tempo dos gestores e funcionários.
👉 Relógio de Ponto online: vejo-o na prática
Como aplicar um registo de horário de trabalho para funcionários com horário flexível?
Atualmente, o horário flexível é tão ou mais valorizado que o salário por quem procura novo emprego. Especialmente entre as gerações Millennial e Gen Z.
Esta é uma vantagem incluída no chamado salário emocional, pois a compensação não é financeira, mas obtida através do bem-estar dos funcionários.
Se considerar aplicar um horário de trabalho flexível, lembre-se de que precisará de um relógio de ponto inteligente. E esteja também atento aos passos a seguir:
1. Tenha um controlo horário eficiente da sua equipa
Para ter um controlo do horário de trabalho da equipa, é essencial ter um sistema seguro e confiável que permita armazenar todos os dados. A melhor solução é um software hospedado na nuvem, muito mais fiável que um Excel.
Se usar uma folha Excel, a revisão das horas dos funcionários poderão ser uma tarefa lenta e complicada. Além de que os dados poderão mais facilmente ser adulterados ou perder-se.
2. Aposte na comunicação
Facilite a comunicação entre a sua equipa e ajude os seus funcionários disponibilizando as ferramentas adequadas.
Implemente modelos de comunicação por meio de plataformas que permitem conversar online durante o horário de trabalho, como o Slack. Com esse tipo de ferramenta, os funcionários podem comunicar com a equipa sobre os seus projetos.
A ideia é manter as comunicações ágeis e evitar conversas e reuniões que poderiam ser um e-mail ou uma mensagem.
👉 Isenção de horário de Trabalho: Regras e normas
3. Estabeleça metas realistas
Já falámos sobre ter um bom software e a importância da comunicação para gerir trabalhadores com um horário de trabalho flexível. No entanto, há também um ponto-chave, que se prende com determinar objetivos ou metas concretas.
É inútil que uma pessoa defina a sua agenda e leve o trabalho para casa se todos não tiverem definido metas ou procedimentos a seguir. Para determinar prazos, o Google Calendar pode ajudá-lo para ter sempre as datas críticas visíveis.
4. Ofereça a opção do trabalho remoto ou híbrido
Segundo os dados do Instituto Nacional de Estatística, em Portugal, o trabalho a partir de casa cresceu nos últimos dois anos. Quase 1,1 milhões de trabalhadores portugueses exercem as suas funções remotamente.
O teletrabalho ou trabalho híbrido incentivam a motivação dos funcionários e trazem também grandes benefícios para a empresa. Nomeadamente, economizar em custos operacionais, como eletricidade e água. Bem como para o meio ambiente, pois traduz-se em menos deslocações ao local de trabalho.
Flexibilidade no trabalho: dados e tendências
Seja pelo horário flexível ou por regimes de trabalho alternativos, a flexibilização tem trazido vantagens evidentes para as empresas e trabalhadores.
É possível, por exemplo, melhorar e aumentar:
- Autoconfiança
- Bem-estar
- Motivação
- Produtividade
- Responsabilidade
- Reconhecimento
Todos estes pontos podem ser considerados ao optar por um regime de horário flexível. Além disso, é importante ter em conta a situação de cada funcionário e o que cada um mais valoriza.
A flexibilidade traz, acima de tudo, o direito de questionar e procurar alternativas possíveis. Tudo isso pode ser feito dentro dos requisitos legais e regras desta nova conjuntura. O futuro do trabalho depende dessa nova dinâmica, basta manter-se criativo e produtivo.
Veja a seguir algumas ideias adotadas por empresas em todo o mundo e como os trabalhadores têm reagido às maiores tendências do mercado de trabalho.
Nómadas digitais
Nem sempre é preciso pensar em estratégias trabalhosas e custosas. Se a estrutura da sua empresa exige um horário menos flexível, poderá ceder noutros aspetos. Um deles é a localização, sendo que uma opção é permitir que ocupem diferentes espaços de trabalho.
Uma tendência que cresceu consideravelmente nos últimos anos é a realização do trabalho de forma totalmente remota, em diferentes lugares do mundo. Os seguidores dessa tendência são geralmente conhecidos como nómadas digitais.
Estas pessoas possuem um estilo de vida flexível e trabalham sem uma base fixa. O nomadismo digital ganhou bastantes adeptos e promete aumentar a motivação e produtividade dos funcionários.
No entanto, se não faz sentido para o seu negócio, existem outras possibilidades. Como permitir a mobilidade dos trabalhadores, mesmo que dentro da empresa. Com a total independência oferecida pelos novos dispositivos de trabalho, deixou de fazer sentido ficar preso a um posto fixo e pode, até, ser mais vantajoso.
Escritórios mais aliciantes
Pense igualmente em estratégias para criar espaços de trabalho atraentes, justamente para estimular a satisfação e produtividade das equipas. Pode passar por espalhar sofás confortáveis, grandes almofadas, plantas, paletes de madeira que podem servir como mesas, entre outros. Quanto mais acolhido o trabalhador se sentir, melhor.
Aqui é muito importante que não deixe de ouvir as sugestões dos seus funcionários. E, para isso, pode utilizar dados de avaliações e pesquisas ou recorrer a ferramentas de recolha de feedback e ideias.
Flexibilidade também em home-office
A flexibilidade no teletrabalho passa também pela melhoria e adaptação do espaço de trabalho de quem trabalha a partir de casa. Nesta linha, é importante pensar além do regime de horário flexível.
Uma pesquisa feita pela plataforma Workana, refletiu sobre como o teletrabalho passou a ser percecionado 1 ano depois da pandemia. No total, a pesquisa ouviu 2.810 profissionais, freelancers e líderes de empresas na América Latina.
O resultado foi um conjunto de insights valiosos que podem melhorar a rotina dos trabalhadores dentro de casa. Entre eles estão algumas necessidades prioritárias elencadas pelos inquiridos, como:
- Melhorar a tecnologia e a conectividade: 35,7%
- Flexibilidade de horários para assegurar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho: 28,6%
- Oferecer mais cursos ou formações sobre trabalho remoto: 14,3%
- Trazer soluções para ajudar os funcionários com filhos: 14,3%
- Melhorar equipamentos e servidores (para usar remotamente ou em casa): 7,1%
Além destes pontos, o teletrabalho revelou-se um modelo que 84,2% dos líderes pretendiam continuar a praticar.
RH Digital: ferramenta para digitalizar os processos de Recursos Humanos
Se a sua empresa já está a aplicar o horário flexível, ou se gostaria de fazê-lo, é essencial contar com a tecnologia. Os últimos anos aceleraram consideravelmente uma necessidade que não pode ser travada: digitalizar os processos organizacionais.
Para isso, existem diversas ferramentas e softwares disponíveis no mercado, específicos para ajudar a simplificar o dia a dia dos RH. E estes sistemas simplificam e automatizam tarefas diárias dos gestores, mas também dos funcionários.
Uma das soluções mais completas do mercado é o software de RH da Factorial, que inclui recursos como:
- Relógio de ponto inteligente;
- Calendário de equipa com informações sobre quem está ausente ou de férias;
- Avaliações de desempenho prontas;
- Sistema de recrutamento e seleção com um software ATS;
- Relatórios personalizados;
- E muito mais funcionalidades!
Tendo o software de gestão da Factorial como aliado, será muito mais simples implementar o regime de horário flexível. Bem como gerir todas as questões relacionadas com os funcionários da sua empresa, da gestão de talento aos recibos de vencimento, passando pelo jurídico.
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