Neste artigo, explicamos tudo sobre o registo de assiduidade dos funcionários, os seus benefícios, os itens obrigatórios de um registo de assiduidade e as melhores ferramentas. Para além disso, trazemos um modelo de registo de assiduidade em Excel para que descarregue gratuitamente.
Quando pensamos em tarefas constantes das equipas de recursos humanos, uma das mais importantes é o controlo do horário de trabalho. Muitas empresas fazem-no através de um registo de assiduidade em Excel.
Conhecer a quantidade de horas trabalhadas por dia é muito importante, não só para os funcionários, mas também para os gestores, e para serem cumpridas as legalidades impostas no Código do Trabalho. Ficou interessado? Continue a ler este artigo para saber mais!
Tabela de Conteúdos:
- Porque realizar o registo de assiduidade dos funcionários?
- Modelo em Excel vs Relógio de ponto
- Relógios de ponto inteligentes
- 👉 Como aprovar a folha de presenças dos seus funcionários através de um software?
- Monitoramento e relatórios de assiduidade
✅ Conheça melhor a funcionalidade de registo e controlo de assiduidade da Factorial abaixo!
Porque realizar o registo de assiduidade dos funcionários?
O registo de assiduidade de um colaborador é um dos documentos mais importantes para si e para o departamento de RH. Já que além de demonstrar o horário de entrada e saída de um funcionário a cada dia na empresa, também atesta as horas extras de cada um ao longo do mês.
Mas o mais importante é que ter este documento, também chamado de folha de presença ou folha de ponto, é uma obrigação legal por parte da empresa. Segundo o artigo 202.º do Código do Trabalho:
O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho. Incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata.
Além disso, o empregador deve manter os registos de tempos de trabalho armazenados durante 5 anos. O não cumprimento desta norma acarreta uma violação do Código do Trabalho e uma multa para o empregador.
Isto significa também que a empresa deve ter uma folha de registo de assiduidade para cada um dos funcionários. Esta deve conter informações relevantes como:
- Nome completo do trabalhador;
- NIF;
- Cargo na empresa;
- Departamento correspondente;
- Registo de férias, ausências ou baixas médicas;
- Data do documento.
[Grátis] Modelo para registo de assiduidade em Excel
Se está à procura de um modelo para fazer o controlo de assiduidade da sua equipa, aconselhamo-lo a descarregar o nosso abaixo! É grátis, prático e mais automático que o papel. ⬇️
No entanto, se o que procura é um programa de recursos humanos completo, centralizado e otimizado, temos outra solução para si. O software de RH da Factorial conta com múltiplas funcionalidades para o controlo de assiduidade, e não só. Veja algumas delas abaixo:
- Gestão de férias e ausências;
- Gestão e organização de turnos de trabalho;
- Armazenamento de todos os documentos (contratos, recibos de vencimento, relatórios de horas, etc) dos colaboradores;
- E muito mais!
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Modelo em Excel vs Relógio de ponto
Ter uma folha de presença para cada funcionário significa uma quantidade enorme de documentos. Principalmente se a sua empresa contar com uma equipa grande e distintos departamentos.
Ter todos estes documentos em papéis impressos supõem uma grande quantidade de trabalho e também de espaço. Neste caso, ter modelos de registo de assiduidade em Excel pode ajudá-lo a economizar espaço físico e estar em conformidade com a lei.
No entanto, os colaboradores terão de preencher cada uma delas diariamente. E, por outro lado, o responsável de recursos humanos terá que abrir cada documento, verificar as discordâncias, e revê-los.
Trabalhar com um modelo de registo de assiduidade em Excel pode ser útil se tem uma equipa reduzida. Mas quando a empresa se encontra em crescimento e conta com distintos funcionários, turnos e dias de trabalho diferentes, pode ser um verdadeiro caos.
Em resumo, trabalhar com folhas de Excel não significa que está a centralizar os processos. Por isso, recomendamos o uso de um relógio de ponto digital. Com ele, os colaboradores podem picar o ponto na entrada e na saída, e os dados são armazenados automaticamente num sistema.
👉 Conheça as 8 soluções de RH para picar o ponto no local de trabalho!
Relógios de ponto inteligentes: quais as possibilidades?
Existem distintas formas de picar o ponto através de um relógio de ponto. São algumas delas:
- Relógio de ponto digital;
- Software online;
- App para smartphone, com relógio de ponto;
- Com um código QR;
- Reconhecimento Facial;
- Com acesso a geolocalização.
Como escolher o melhor relógio de ponto para o registo de assiduidade?
Ao escolher um relógio de ponto é importante considerar algumas características. Um bom relógio de ponto para registo de assiduidade oferece:
- Distintas opções para picar o ponto. Oferecer mais de uma alternativa ao funcionário pode ajudar sobretudo no regime de teletrabalho.
- Transferência automática de dados para um sistema que tanto o responsável de Recursos Humanos, quanto o colaborador possa aceder.
- Transparência total quanto às informações do seu registo de assiduidade.
- Segurança no tratamento de dados. Isso é fundamental para proteger os dados dos funcionários e seguir as normas da RGPD em Portugal.
Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados ao seu sistema. Com eles, cada funcionário pode aceder ao seu perfil no sistema e picar o ponto através do portal do colaborador.
Assim, o registo de assiduidade de cada utilizador estará conectado às suas informações pessoais. Além de ligar-se a outros dados importantes, como os turnos, os dias de trabalho e o departamento.
Para facilitar o dia a dia da empresa e do colaborador, o nosso relógio de ponto inteligente pode ser acedido de distintas maneiras. Através de uma aplicação móvel para android e iOS, do nosso software online, ou de um sistema de leitura de QR code. Todos os dados são guardados com segurança na nuvem, encriptados, e respeitam as normas de privacidade mais estritas.
Adicionalmente, também oferecemos um sistema de geolocalização que possibilita às empresas saberem de onde o funcionário está a registar o horário. No fundo, a funcionalidade de controlo de assiduidade da Factorial é um mar de opções.
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Como aprovar a folha de ponto dos seus funcionários através de um software?
No final de cada mês é necessário rever e aprovar as folhas de ponto de cada funcionário. Para estar de acordo com a lei, para calcular as suas horas extras e, por suposto, verificar a sua assiduidade. Se esta tarefa é feita apenas pelos responsáveis de recursos humanos da empresa, isso pode acarretar horas e horas de trabalho.
No entanto, se existir a possibilidade do gestor direto de um funcionário, ou o seu supervisor, serem os responsáveis por rever este documento, tudo se torna mais fácil. Com o software de recursos humanos da Factorial, é possível atribuir um gestor para cada utilizador. Assim, ao final do mês, apenas o essencial será enviado ao setor de RH.
Além disso, disponibilizamos uma ferramenta para que possa verificar e aprovar a folha de ponto. Seguidamente, com a assinatura digital da Factorial, os gestores podem assinar este e outros documentos, e armazená-los com segurança. Todos os registos de assiduidade criados no sistema da Factorial podem ser exportados facilmente, através dos relatórios de assiduidade.
Sabemos que pedir aos colaboradores que preencham o seu registo de assiduidade pode ser uma tarefa demorada. Por isso, enviamos notificações para o e-mail de cada um. Os gestores também recebem notificações para aprovar as folhas de presenças, para que a comunicação entre todos seja clara e precisa.
👉 Saiba mais sobre a gestão de pessoas nas organizações: 10 dicas práticas para o RH
Monitoramento e relatórios de assiduidade
Para que os gestores de recursos humanos e os líderes das equipas tenham um controlo total sobre as horas trabalhadas por cada funcionário e a média da equipa, a Factorial disponibiliza outras ferramentas que o podem ajudar nesse processo.
Dentro da secção de relatórios, é possível monitorar a frequência dos colaboradores diariamente. Além disso, também cria relatórios e análises personalizadas com os dados mais relevantes para a sua empresa. Por exemplo, é possível criar relatórios de jornada de trabalho, turnos e dias de trabalho da semana para toda a empresa ou para equipas distintas.
Os nossos relatórios de RH podem ser visualizados através de gráficos, ou modelos. Atualmente contamos com 6 formatos diferentes. Basta escolher o que melhor se adequa às suas necessidades.
Se ainda quer usar os modelos em Excel, em conjunto com o sistema da Factorial, não se preocupe. Todos os relatórios são descarregáveis e estão no formato CSV.
