Neste artigo explicamos-lhe tudo o que precisa de saber sobre a assinatura digital. Saiba o que é este tipo de assinatura, como criar a sua, como utilizá-la para assinar contratos, qual a sua validade e quais os benefícios inerentes.
Nos últimos anos, o avanço da tecnologia levou a que muitos procedimentos sejam realizados digitalmente. As relações de trabalho também sofreram as consequências desse avanço e, hoje, empregadores e trabalhadores comunicam cada vez mais por meios digitais, e cada vez menos por métodos tradicionais.
A assinatura digital, também conhecida como assinatura eletrónica, está a ser adotada por muitas empresas para facilitar a gestão de documentos e assinatura de contratos. Apesar das muitas vantagens de usar a assinatura digital em contratos de trabalho, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre sua aplicação. As questões mais comuns são a sua validade jurídica, a sua segurança e como é garantida a identidade dos contratantes.
Leia o artigo e descubra todas as respostas às suas dúvidas!
Tabela de Conteúdos
- O que é a assinatura digital?
- Regulamentos sobre assinatura digital em contratos de trabalho
- Tipos de assinatura eletrónica
- 3 Benefícios da assinatura digital
- 👉 Software para criar a sua assinatura digital 👈
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O que é a assinatura digital?
Uma assinatura digital consiste em criar uma assinatura que não seja feita à mão e de maneira tradicional, mas sim de forma digital e online. O único requisito é que utilize um software que lhe permita fazer uma assinatura eletrónica.
Os softwares de criação de assinaturas digitais utilizam uma tecnologia avançada com criptografia. Esta tecnologia garante que a assinatura fique vinculada ao conteúdo do documento assinado e que a identidade do signatário seja verídica.
Existem assinaturas eletrónicas mais seguras que outras, dependendo do tipo utilizado.
Abaixo, explicamos-lhe os regulamentos impostos pelo governo aquando da prática de assinaturas eletrónicas, bem como 3 tipos de assinaturas eletrónicas e 3 benefícios das mesmas.
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Regulamentos sobre a aplicação da assinatura digital nos contratos de trabalho
Para decidir se deve começar a aplicar uma assinatura digital, a primeira coisa que precisa de saber é o seu regulamento. Neste sentido, deverá obrigatoriamente consultar o Regulamento da União Europeia 910/2014 de 23 de julho de 2014, relativo à identificação eletrónica e serviços de confiança para transações eletrónicas no mercado interno. Este documento entrou em vigor dia 1 de Julho de 2016 e é conhecido como elDAS. Por isso, sugerimos que este seja o seu primeiro passo; familiarizar-se com os regulamentos.
Este regulamento especifica os requisitos em que os países membros devem reconhecer os meios de identificação eletrónica de pessoas físicas e jurídicas, pertencentes a um sistema de identificação eletrónica notificado de outro país membro.
Especifica, também, outros temas, tais como:
- Leis para serviços de confiança;
- Quadro jurídico para assinaturas eletrónicas, carimbos eletrónicos, carimbos de hora eletrónicos, documentos eletrónicos, serviços de entrega eletrónica certificados e serviços de certificado para autenticação de sites.
Em última análise, o que este Regulamento Europeu faz é estabelecer critérios regulatórios únicos para assinaturas digitais na União Europeia.
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Validade da assinatura digital em contratos
Uma das questões mais feitas acerca deste tema refere-se à validade da assinatura digital em contratos de trabalho e na rescisão de contratos. O Estado Português reconhece que “a assinatura digital tem a mesma validade legal que uma assinatura à mão”, e pode ser criada com qualquer software que tal permita.
Assim, não só pode assinar contratos digitalmente, mas também o seu cartão de cidadão ou qualquer outro documento (de maior ou menor importância). No entanto, existem diferentes tipos de assinatura digital.
Descubra, na próxima secção, os 3 diferentes tipos de assinaturas digitais e verifique quando deve utilizar cada uma e o que tem de fazer para que sejam válidas.
Tipos de assinatura eletrónica
Agora que já sabe o que é uma assinatura digital e os regulamentos sobre a aplicação da mesma, é necessário que conheça os 3 tipos de assinaturas eletrónicas que o documento elDas distingue.
Leia sobre cada uma e escolha qual prefere criar.
1) Assinatura eletrónica simples
Uma assinatura digital simples é uma assinatura que, para que seja válida, apenas é necessário que o usuário preencha um formulário. Outra opção que a valida é que o software onde assinou associe a assinatura ao IP do dispositivo ou à localização geográfica.
A principal vantagem deste tipo de assinatura é que é a mais rápida e fácil das três. No entanto, tem uma grande desvantagem: o processo de identificação do usuário não é 100% seguro.
Portanto, não recomendamos que se utilize este tipo de assinatura em contratos de trabalho. Utilize-a apenas em documentos de baixa importância.
2) Assinatura eletrónica avançada
Utilizar uma assinatura digital avançada num contrato de trabalho permite que a pessoa em questão seja identificada de forma 100% segura. Adicionalmente, permite reconhecer qualquer alteração subsequente nos dados assinados, através da criptografia do documento.
Desta forma, é uma assinatura muito mais segura. Para além disso, apesar de não ser a assinatura mais segura das 3, é a mais utilizada pelas empresas em qualquer tipo de contrato ou, até, na rescisão. Estas são as suas principais vantagens:
- É fácil de usar e implementar;
- Permite reconhecer a identidade do signatário;
- Está vinculada exclusivamente à parte signatária;
- As leis do Ministério Público e as normas que se referem à assinatura eletrónica descrevem, expressamente, a possibilidade de a mesma ser admitida como prova em julgamento;
- Está vinculada aos dados assinados pelo indivíduo, de modo que detecta quaisquer possíveis alterações subsequentes nos documentos assinados;
- É gerada a partir dos dados de criação da assinatura digital, que o signatário pode utilizar com controlo total e exclusivo.
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3) Assinatura eletrónica qualificada
Esta assinatura digital é gerada com um dispositivo de criação de assinatura seguro e é baseada num certificado reconhecido. Esse tipo de assinatura seria aceite como prova em diversos processos judiciais. Isto porque garante a autenticidade, autoria e identidade do indivíduo a quem pertence.
Apesar de a assinatura eletrónica qualificada ser a mais segura para a celebração de um contrato de trabalho, não é a mais utilizada, por ser a mais difícil de obter. É preciso passar por uma série de procedimentos para obtê-la, desde uma solicitação, até à obtenção do certificado e instalação da assinatura.
Para além disso, só é possível utilizá-la se a parte assinante também tiver esse tipo de assinatura digital.
3 Benefícios da assinatura digital
A aplicação da assinatura digital em contratos de trabalho, e noutros documentos, traz muitos benefícios. Se ainda está com dúvidas relativamente a este novo método de assinatura, siga-nos e descubra os motivos pelos quais o deve adotar.
1) Possui a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita tradicional
É verdade! Como lhe dissemos acima, uma assinatura digital possui a mesma validade jurídica que uma assinatura tradicionalmente manuscrita. Uma prova disso é o Decreto-Lei n.º 290-D/99, que aprova o regime jurídico dos documentos eletrónicos e da assinatura digital.
Reconhece, também, o documento eletrónico privado como meio perfeitamente válido para a celebração de qualquer tipo de contrato. Se assinar em manuscrito ou através de um software é exatamente a mesma coisa, porque não experimentar o novo método?
2) Economiza o seu tempo
A celebração de um contrato de trabalho por meio eletrónico economiza tempo na realização desse procedimento. Com o acesso a uma assinatura digital deixa de ser necessário que o trabalhador se desloque ao local de trabalho para realizar a referida assinatura.
A ausência de documentos físicos representa agilidade e simplificação dos processos. Para equipas comerciais, por exemplo, facilita todo o processo ao fechar uma venda. Além disso, para os profissionais da área de Recursos Humanos, significa uma otimização na gestão de processos com a Segurança Social.
👉 Leia sobre: Automatização de processos em escritórios: devem os RH aderir?
3) É um método sustentável
É importante que as empresas estejam alinhadas aos princípios da responsabilidade social corporativa. Isto envolve a preocupação ambiental e adoção de medidas sustentáveis no ambiente de trabalho.
Com a adesão à assinatura digital, não é mais necessário imprimir o contrato de trabalho em papel. O mesmo é enviado e assinado por meio digital. Dessa maneira, evita-se a contaminação causada pela tinta e economiza-se papel.
⬇️ Ainda tem dúvidas? Assista ao vídeo abaixo sobre a importância da digitalização para os RH ⬇️
Software para criar a sua assinatura digital?
Se chegou até aqui, já deve ter percebido que a assinatura digital para contratos de trabalho oferece muitos benefícios para empresas e colaboradores. Por exemplo, é possível economizar tempo em processos relacionados com a Segurança Social.
Para além disso, agora já sabe que também é reconhecida por órgãos oficiais e que tem a mesma validade jurídica que a assinatura manuscrita. Então, do que está à espera? Comece hoje a criar a sua assinatura digital!
O software de Recursos Humanos da Factorial oferece serviços avançados de assinatura digital. Este software permite-lhe:
- Recolher os dados biométricos do signatário, com os quais poderá comprovar a sua identidade com maior segurança.
- Estar em conformidade com a lei de proteção de dados de Portugal e da Europa. Isto porque a aprovação do signatário é solicitada antes da recolha dos seus dados pessoais e biométricos.
- Adicionar medidas de segurança ao processo de assinatura, como firewalls de acesso e comunicações criptografadas. Assim, garante a total tranquilidade de que a leitura e a assinatura dos seus documentos serão feitas apenas pelas partes designadas para tal.
- Gerar um documento de apoio, no qual são recolhidas as evidências digitais geradas durante o processo de assinatura.
Factorial HR: Software de Gestão de Pessoas
Para além da funcionalidade de assinatura digital, a Factorial conta com outras funcionalidades que o ajudarão a centralizar e otimizar os processos da sua empresa. Explore mais sobre as funcionalidades que satisfazem as suas necessidades:
- Gestão de Férias e Ausências, de forma online e com acesso a um calendário partilhado;
- Gestão de Turnos das suas equipas;
- Gestão de Recibos de Vencimento;
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