Neste artigo falamos-lhe da nova funcionalidade da Factorial, o cartão empresarial Factorial. Este é um cartão empresarial, simples de configurar, e que oferece muitas vantagens tanto para os funcionários como para a empresa.
Por norma, os empregadores têm muitas despesas para cobrir, incluindo as dos seus funcionários. Por isso, para melhor controlar as suas finanças e simplificar os processos de contabilidade, muitas empresas optam pela utilização de um cartão empresarial.
Descubra, a seguir, porque deve optar por este cartão e quais as vantagens da funcionalidade de despesas da Factorial.
Tabela de Conteúdos:
- O que é um cartão empresarial?
- Como funciona o cartão corporativo de uma empresa?
- Quais são os diferentes tipos de cartões empresariais?
- Cartão empresarial: vantagens e desvantagens
- Como escolher o cartão empresarial que satisfaz as suas necessidades?
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O que é um cartão empresarial?
Também chamado de cartão da empresa ou cartão corporativo, o cartão empresarial é um meio de pagamento disponibilizado por uma empresa, que permite aos funcionários pagar despesas relacionadas com a organização.
O cartão corporativo oferece aos funcionários a possibilidade de pagar as suas despesas comerciais sem precisar de adiantar algum do seu dinheiro. O cartão está vinculado às contas da empresa e não há necessidade de fornecer relatórios de despesas ou reembolsos.
Além de convenientes, os cartões empresariais são seguros. Quer saber porquê? Estes cartões facilitam a gestão de caixa e são eficazes no acompanhamento dos custos incorridos por cada colaborador.
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Como funciona o cartão corporativo de uma empresa?
Na maioria dos casos, a adesão ao cartão corporativo é feita pelo departamento financeiro e/ou administrativo de uma organização. No entanto, obviamente, será também necessário obter a confirmação do banco que hospeda a conta da empresa para configurar a solução de pagamento.
Uma particularidade importante de um cartão da empresa reside sobretudo na gestão dos limites. Ou seja, mesmo que sejam os seus colaboradores os que utilizam os cartões, o gestor tem a possibilidade de definir limites, os quais não poderão ser excedidos. Assim, permitir-lhe-á controlar o seu orçamento e limitar os gastos em excesso.
Para além disso, o cartão empresarial geralmente é utilizado para despesas relacionadas com viagens, refeições de negócios, compra de equipamentos ou, até mesmo, o pagamento a fornecedores.
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Quais são os diferentes tipos de cartões empresariais?
Um cartão empresarial oferece flexibilidade aos seus colaboradores. Dependendo da sua utilização e das especificidades administrativas e financeiras da sua empresa, existem diferentes tipos de cartões da empresa. Os 3 seguintes são os mais comuns:
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Cartão de débito da empresa
O cartão empresarial de débito funciona como um cartão bancário clássico, com fundos debitados a partir da conta da empresa. O débito dos valores gastos é, portanto, imediato e, graças ao limite fixo, não é possível ficar a descoberto e gastar mais do que o saldo disponível.
Este tipo de cartão permite uma visão imediata dos custos incorridos pelos colaboradores.
Cartão de crédito da empresa
O cartão de crédito da empresa funciona de acordo com o sistema de débito diferido e destaca-se como uma solução ideal para uma melhor gestão das despesas dos funcionários.
O atraso entre o momento do pagamento e o do débito oferece efetivamente a possibilidade de visualizar os custos que virão e de montar um plano real de fluxo de caixa. Este tipo de cartão conta com uma reduzida (ou nenhuma) comissão e pode ser acompanhado por vários serviços e vantagens adicionais.
Cartão empresarial pré-pago
Este tipo de cartão não está vinculado à conta bancária da empresa. Para utilizá-lo, um saldo definido a montante deve ser disponibilizado. O empregador coloca um valor à sua escolha no cartão e disponibiliza-o aos funcionários. Como funciona com um limite, é mais fácil controlar os pagamentos. No entanto, não é recomendado em caso de despesas inesperadas.
Cartão empresarial: vantagens e desvantagens
A utilização de um cartão empresarial na sua empresa pode ter diversas vantagens. No entanto, pode também ter algumas desvantagens, ainda que não muitas.
Conheça abaixo a lista de prós e contras que criámos para si e decida se quer adotar a utilização de cartões de empresa na sua organização.
Vantagens do cartão empresarial
Estas são 6 possíveis vantagens da disponibilização de cartões empresariais aos seus colaboradores.
1) Mantenha o controlo das despesas da empresa
Esta é uma das primeiras vantagens de um cartão corporativo. Com o sistema de limitações consegue controlar as despesas dos seus funcionários e o seu fluxo de caixa muito mais facilmente.
Para além disso, pode determinar as despesas comerciais elegíveis para cada cartão de pagamento. Assim, é possível excluir certos tipos de despesas e autorizar apenas aquelas relacionadas ao seu negócio e ao colaborador em questão.
2) Facilite a vida dos seus colaboradores
Algumas posições na sua empresa exigem viagens e atribuições fora do local de trabalho, certo? Com o cartão empresarial, os seus funcionários terão a vida em viagens de trabalho mais facilitada e não precisarão de adiantar dinheiro em despesas corporativas.
Assim, o cartão de empresa permite-lhes liquidar os seus pagamentos durante viagens corporativas. Serão muito mais autónomos e não precisarão de produzir relatórios de despesas.
3) Simplifique a contabilidade da sua empresa
O cartão da empresa é muito benéfico na simplificação da gestão das contas bancárias da sua organização. Todas as despesas feitas com o cartão aparecem diretamente na conta bancária vinculada.
As operações contabilísticas são, assim, centralizadas e proporcionam-lhe um melhor controlo sobre os fluxos de caixa. Consequentemente, todas as despesas serão mais facilmente rastreadas.
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4) Evite adiantamentos de despesas por parte dos colaboradores
Como já mencionámos acima, o cartão corporativo tem a vantagem de evitar que os seus funcionários tenham que adiantar custos em viagens ou para despesas comerciais.
Quando um funcionário está em trabalho, o seu orçamento pessoal pode ser afetado rapidamente. Acima de tudo porque a maioria das empresas demora algum tempo para reembolsar os funcionários, que terão que pagar certos custos do próprio bolso. Com a utilização de um cartão corporativo, o dinheiro é retirado diretamente da conta bancária da empresa.
5) Melhore o seu employer branding
Num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, como o que vivemos, é fundamental marcar pela diferença para se destacar. Disponibilizar um cartão empresarial funciona como uma vantagem para a sua empresa, que pode fazer pender a balança e desenvolver o seu employer branding.
Hoje em dia, os candidatos a uma posição de trabalho atribuem grande importância à marca empregadora. É por isso que este tipo de benefícios corporativos podem melhorar a perceção dos candidatos relativamente à sua empresa, bem como a sua cultura organizacional.
6) Beneficie de vantagens bancárias
Os cartões corporativos são frequentemente acompanhados de vantagens bancárias não negligenciáveis. De facto, os bancos parceiros geralmente oferecem alguns privilégios com essas soluções de pagamento.
Débito diferido, ausência de juros, seguro adicional ou serviços adicionais são algumas das vantagens que se somam a um meio de financiamento já bastante prático.
O cartão corporativo: desvantagens
Ainda que as vantagens do cartão corporativo estejam à vista de todos, é necessário reconhecer que podem existir desvantagens.
1) Limites máximos de pagamento
Os limites máximos de pagamento que regem os cartões corporativos podem, por vezes, constituir um obstáculo à sua utilização. Limitar certas despesas pode bloquear possíveis operações importantes.
2) Possíveis abusos e usos fraudulentos
A verdade é que o cartão de empresa pode levar a certos abusos e usos fraudulentos do mesmo. Obviamente que, para a sua adoção, os gestores devem depositar confiança nos seus funcionários.
No entanto, alguns podem aproveitar para fazer compras que pouco têm a ver com sua atividade profissional. E quando o cartão não tem nome, fica ainda mais complicado detetar quem teve um comportamento fraudulento.
3) O cartão empresarial terá um custo
Por fim, não esqueça que o cartão corporativo tem um custo. Entre o valor anual do cartão e os custos adicionais que muitas vezes o acompanham, pode rapidamente tornar-se um encargo financeiro para a empresa.
Como escolher o cartão empresarial que satisfaz as suas necessidades?
Agora que já sabe o que é um cartão empresarial, os diferentes tipos que existem e quais as vantagens e desvantagens do mesmo, já pode tomar uma decisão consciente e informada.
No entanto, antes de optar por um cartão corporativo, é fundamental estudar as diferentes possibilidades disponíveis no mercado. Só assim saberá se tomou a decisão mais acertada.
Estes são os passos que deve tomar:
- Analise as especificidades da sua empresa e avalie as necessidades específicas da sua organização. É realmente crucial saber porque um cartão corporativo seria útil para a sua estrutura e os seus funcionários. Deve questionar-se: “Quantos funcionários usarão o cartão empresarial? Para que tipo de despesas? Os meus funcionários estão em constante movimento? Preciso de um único cartão ou vários? Devo colocar o nome de cada colaborador no seu cartão?”.
- Compare as diferentes ofertas do mercado e escolha a oferta que melhor se adapta às suas necessidades. Pense nos custos adicionais, nos limites aplicáveis ao(s) cartão(ões) e nos vários serviços disponíveis. Compare as diferentes opções do mercado e decida qual satisfaz as suas necessidades enquanto organização.
- Escolha o tipo de cartão de pagamento empresarial que prefere utilizar. Cartão de débito diferido, cartão de crédito ou cartão pré-pago? Cabe a si tomar esta decisão.
- Escolha a melhor opção, preferencialmente uma opção digital. Devido aos avanços tecnológicos que se sentiram depois da pandemia, optar por um cartão empresarial disponível em meios digitais (por exemplo, um smartphone) é uma solução preferencial. Assim, será também mais fácil acompanhar diretamente as despesas incorridas graças às muitas ferramentas digitais.
Cartão Factorial: o seu novo melhor amigo corporativo
Para otimizar as suas despesas e a gestão das despesas dos seus colaboradores, a Factorial desenvolveu uma solução adaptada às suas necessidades! Graças ao nosso software de gestão de despesas, será muito mais fácil gerir as suas despesas profissionais.
Para além disso, a Factorial criou também um novo cartão empresarial, denominado Cartão Factorial. Estes são alguns dos benefícios deste cartão:
- Permite que os seus colaboradores façam pagamentos e que as despesas sejam automaticamente guardadas no software;
- Cada pagamento é adicionado ao software e o gestor responsável pode aprová-lo ou rejeitá-lo à distância de um clique;
- Permite ao gestor acompanhar cada despesa em tempo real;
- Pode personalizar cada cartão, de acordo com as suas necessidades.
Ao automatizar a gestão das despesas da sua empresa, economizará muito tempo no departamento de contabilidade. Escolher um cartão profissional é, acima de tudo, escolher tranquilidade!
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