Gerir pedidos de férias parece um tarefa simples de executar, mas a verdade é que, à medida que o número de colaboradores de uma empresa aumenta, o mesmo acontece à dificuldade desta tarefa. Gerir estes pedidos passa a estar suscetível a erros, atrasos, mal-entendidos, etc… Enfim, quem nunca passou por essa situação?
Definir uma política de férias justa e eficaz pode ajudar a aumentar a produtividade, retenção de talentos e moral dos empregados. Pode também ajudar a atrair novos talentos para a empresa!
Neste artigo, damos-lhe dicas e melhores práticas para a gestão de pedidos de férias. O que deve incluir na sua política de férias, e como o acompanhamento do tempo de férias pode beneficiar a empresa? Analisaremos também como um software de gestão de férias pode ajudá-lo a racionalizar e simplificar os processos. Acompanhe-nos!
Tabela de conteúdos:
- Como fazer a gestão de pedidos de férias?
- 8 melhores práticas para gerir pedidos de férias
- 📥 [Descarregue grátis] Modelo em Excel para gerir férias e ausências
- 👉 Factorial: software de férias (e muito mais) para empresas
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Como fazer a gestão de pedidos de férias?
Os pedidos de férias podem ser complicados. A forma como gere as férias anuais na sua empresa pode ter um efeito sobre a empresa e as pessoas que nela trabalham. É importante criar processos e orientações detalhadas e justas para que todos fiquem esclarecidos sobre a sua situação. Uma boa política é organizada, estruturada e eficiente.
A chave está em encontrar o equilíbrio certo entre cuidar dos empregados e proteger as operações. Isto irá ajudá-lo a evitar uma quebra de produtividade quando os empregados tiram férias. Irá também melhorar os níveis de retenção e atrair melhores candidatos a emprego.
Gerir pedidos de férias passa por responder às seguintes questões:
- As férias são pagas ou não remuneradas na sua empresa?
- Quantos dias de férias cada empregado terá?
- São acumuladas ou atribuídas no início de cada ano?
- Os pedidos podem ser apresentados em qualquer altura, ou devem ser planeados no início de cada ano?
- Podem ser transportados?
- Como é que os empregados devem solicitar tempo livre?
- Precisam de preencher um formulário de pedido de férias?
- Com quanta antecedência devem pedir férias?
- Existem períodos em que os empregados não possam solicitar tempo livre?
- O que acontece com pedidos sobrepostos? Seguirá uma abordagem “primeiro a chegar, primeiro a ser servido” ou um “pedido de férias por antiguidade”?
- Como irá acompanhar as férias e ausências?
Se escolher tratar dos pedidos de férias por si mesmo, terá de se certificar que o processo de pedido é claro, fácil de gerir, e aplicado de forma consistente a todos os funcionários. Também precisa de se certificar que inclui uma política de férias detalhada no seu manual do empregado. Deve ser comunicada ao pessoal novo e existente, e revisto regularmente.
👉 Leia mais sobre a marcação de férias em 2023: regras, prazos e dúvidas comuns
Formulário de pedido de férias: como criar uma boa política de férias?
Qualquer empresa precisa de conceber uma política de férias clara e bem detalhada para que os empregados possam planear o seu tempo livre. Por vezes, pode ser difícil encontrar o equilíbrio certo.
Quer que os seus empregados se sintam apoiados, e que possam tirar tempo livre quando for necessário. Mas também precisa de garantir que as férias não afetam a produção ou exercem pressão extra, sobre os outros membros do departamento.
Os seus formulários de pedidos de férias e a política de pedidos de férias devem conter os seguintes aspetos:
- Como os funcionários devem solicitar tempo livre e qual é o período de aviso;
- Durante quanto tempo um gestor tem de aprovar ou rejeitar um pedido;
- Quando os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico) e o que acontece com pedidos sobrepostos;
- Se os empregados precisarem de preencher formulários de pedido de férias;
- Como são seguidas e monitorizadas as férias dos empregados (Excel vs software);
- Se os empregados têm acesso a software para gerir os seus próprios pedidos e subsídios.
Certifique-se de que comunica a sua política a todo o novo pessoal durante o processo de onboarding. Toda esta informação deve também estar disponível no manual do empregado.
8 melhores práticas para gerir pedidos de férias
Estas são as nossas sugestões de 8 melhores práticas para gerir pedidos de férias:
1) Considere um sistema de rotação para determinar quem escolhe primeiro os seus dias de folga para manter as coisas justas. Este é um componente crucial para a sua política de pedidos de férias.
2) Se trabalha em fabrico e tiver tempo de paragem sazonal para manutenção, poderá considerar a possibilidade de ter uma paragem total e encorajar os empregados usarem os seus dias de férias nessa altura. Isto poderia melhorar a produtividade e reduzir as hipóteses de as pessoas sentirem que existem “favoritos”, uma vez que todos usam tempo livre ao mesmo tempo.
3) Comunique as suas políticas aos empregados assim que estes forem contratados. Dessa forma, os limites são claros e os seus empregados conhecem os seus direitos e obrigações.
4) Defina um período de pré-aviso para solicitar férias e mantenha-se fiel a ele.
5) Pense em usar programas de reconhecimento de empregados para encorajar os empregados a tirar férias durante períodos mais calmos. Por exemplo, poderia dar um dia de férias extra a alguém que cubra consistentemente os turnos de fim-de-semana ou períodos ocupados.
6) Não podemos enfatizar isto o suficiente: rastreie os seus pedidos de folga de empregados, quer sejam aprovados ou rejeitados. Ajudá-lo-á a detetar quaisquer padrões e estará em melhor posição para rejeitar um pedido se alguém estiver a pedir folga com demasiada frequência.
7) Certifique-se de que tem em conta quaisquer leis locais ou estatais que possam afetar os direitos dos trabalhadores.
8) Seja consistente e justo. Assegure-se de que todos os trabalhadores seguem os procedimentos e evitem jogar aos favoritos
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Modelo em Excel para gerir férias e ausências
É importante seguir e analisar as ausências e os pedidos de férias. Além de o ajudar a gerir as férias atribuídas aos seus empregados, pode ajudá-lo a detetar quaisquer padrões ou problemas com a assistência. Um tempo de folga de acompanhamento também melhora a programação e torna o cálculo da folha de pagamentos no final do mês muito mais fácil.
Uma forma de o fazer é através de folhas de cálculo em Excel. Um bom modelo de pedidos de férias ajuda-o a calcular quantos dias um funcionário tirou férias, e quantos dias de férias ainda lhe restam. Pode também ajudá-lo a ver se outros empregados já marcaram férias quando recebe um novo pedido (para evitar sobreposições).
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Embora seja a solução mais barata, uma folha de cálculo nem sempre é a ferramenta mais eficiente. O Excel tem muitas características e pode sempre adicionar fórmulas extra, mas há um risco de erro humano, e é preciso tempo e paciência para o manter atualizado.
Se quiser ter maior controlo sobre os seus pedidos de férias, então investir numa solução de software de férias pode ser mais eficiente e rentável a longo prazo! Descubra a da Factorial na secção abaixo.
Factorial: software de férias (e muito mais) para empresas
Usar a plataforma correta para gerir ausências e férias pode ajudá-lo a simplificar e racionalizar os seus processos de férias. Reduzirá a papelada e folhas de cálculo e ajudará os seus empregados a gerir os seus próprios pedidos de férias e subsídios.
Pode também criar as políticas da sua empresa dentro da aplicação, tornando muito mais fácil para os seus colaboradores compreenderem o tempo de folga que lhes é concedido.
Com o software de RH da Factorial é possível:
- Automatizar todo o processo de ausências;
- Ver as ausências de um colaborador (ou vários) em poucos cliques;
- Encorajar os funcionários a solicitar dias de férias diretamente desde a aplicação. Podem também utilizar a aplicação para ver quantos dias utilizaram e quantos lhes restaram;
- Aceitar e rejeitar pedidos, verificar quantos dias um empregado já utilizou, e ver se a ausência causaria potenciais problemas de pessoal;
- Acompanhar as férias em tempo real e detetar quaisquer padrões, conflitos ou problemas;
- Criar políticas personalizadas e enviá-las aos funcionários;
- Criar relatórios e agrupar dados de tempo livre por escritório ou equipa;
- Descarregar resumos anuais e mensais das ausências dos funcionários (como por exemplo, o mapa de férias);
- Organizar e sincronizar todos os calendários num só local com o Google Calendar;
- Criar um papel para os gestores aprovarem os pedidos de férias dos funcionários, poupando tempo ao departamento de recursos humanos.
[Vídeo] Gestão de ausências na Factorial em 1 minuto
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