O registo de assiduidade é uma tarefa essencial na gestão de Recursos Humanos e uma obrigação legal em Portugal. Muitas empresas ainda dependem de um modelo em Excel para este controlo, mas será essa a forma mais segura e eficiente?
Neste artigo, analisamos as exigências do Código do Trabalho, os riscos do incumprimento e as vantagens de modernizar este processo. Descarregue o nosso modelo gratuito de registo de assiduidade em Excel e descubra como um software pode otimizar a gestão do tempo da sua equipa.
Factos Relevantes
- O registo de assiduidade é uma obrigação legal em Portugal, conforme o Artigo 202.º do Código do Trabalho, que exige a manutenção de registos de tempos de trabalho por um período de cinco anos.
- O incumprimento das regras de registo de assiduidade pode resultar em contraordenações graves, com coimas que podem ascender a milhares de euros, na sequência de fiscalizações da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).
- A gestão manual de assiduidade, como o uso de folhas de Excel, consome um tempo administrativo significativo que pode ser reduzido com a automação.
- A utilização de software de gestão de tempo resulta numa maior precisão no processamento salarial e numa melhor gestão de horas extraordinárias, garantindo conformidade e transparência.
Tabela de Conteúdos:
- Porque realizar o registo de assiduidade do pessoal?
- Modelo em Excel vs Relógio de ponto
- Relógios de ponto inteligentes
- 👉 Como aprovar a folha de presenças da sua equipa através de um software?
- Monitorização e relatórios de assiduidade
Porque realizar o registo de assiduidade do pessoal?
O registo de assiduidade de um colaborador é um dos documentos mais essenciais para o departamento de RH. Além de demonstrar o horário de entrada e saída de um funcionário na empresa, a cada dia, também atesta as horas extra de cada um ao longo do mês.
Acima de tudo, manter este documento, também conhecido como folha de presença ou folha de ponto, é uma obrigação legal para a empresa. A Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) fiscaliza ativamente o cumprimento desta norma. Segundo o Artigo 202.º do Código do Trabalho:
O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata.
Este requisito aplica-se a todos os trabalhadores, incluindo os que estão isentos de horário de trabalho, e visa garantir a transparência e a proteção de ambas as partes em caso de litígio laboral.
Além disso, o empregador deve manter os registos de tempos de trabalho armazenados durante 5 anos. O não cumprimento desta norma acarreta uma violação do Código do Trabalho e uma multa para o empregador.
Para estar em conformidade, o registo de assiduidade deve ser claro e detalhado. A ACT exige que, no mínimo, os seguintes dados sejam registados de forma fidedigna:
- Identificação da pessoa colaboradora: Nome completo, NIF e cargo.
- Horas de início e término do trabalho: Registo diário preciso das entradas e saídas.
- Intervalos e pausas: Todas as interrupções do período de trabalho diário.
- Horas extraordinárias: Qualquer tempo de trabalho que exceda o período normal.
- Ausências: Registo de férias, baixas médicas ou outras faltas justificadas e injustificadas.
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No entanto, se o que procura é um programa de recursos humanos completo, centralizado e otimizado, temos outra solução mais adequada para si. O software de gestão completa de RH da Factorial possui múltiplas funcionalidades para o registo e controlo de assiduidade, mas não só. Veja algumas delas abaixo:
- Gestão de férias e ausências;
- Gestão e organização de turnos de trabalho;
- Armazenamento de todos os documentos (como os contratos, recibos de vencimento, relatórios de horas, etc.) do pessoal;
- E muito mais
Modelo em Excel vs Relógio de Ponto
Ter uma folha de presença para cada profissional exige gerir uma quantidade enorme de documentos. Principalmente se a sua empresa contar com uma equipa grande e múltiplos departamentos.
Ter todos estes documentos em papéis impressos supõem uma grande quantidade de trabalho, mas também de espaço. Neste caso, ter modelos de registo de assiduidade em Excel pode ajudá-lo a economizar espaço físico e estar em conformidade com a lei.
Contudo, este método manual acarreta riscos significativos. Os colaboradores têm de preencher cada ficheiro diariamente, o que aumenta a probabilidade de erros humanos ou esquecimentos.
Para os Recursos Humanos, o processo de consolidar e verificar dezenas de ficheiros é moroso e ineficiente, dificultando a deteção de discrepâncias e a preparação para uma eventual auditoria da ACT.
Trabalhar com um modelo de registo de assiduidade em Excel pode ser útil se tem uma equipa reduzida. Mas quando a empresa se encontra em crescimento e conta com vários colaboradores, turnos e dias de trabalho diferentes, pode ser um verdadeiro caos.
Em resumo, trabalhar com folhas de Excel não significa que está a centralizar os processos ou a cruzar dados. Para isso, recomendamos o uso de uma ferramenta como o relógio de ponto digital. Com ele, os colaboradores podem picar o ponto na entrada e na saída, e os dados são armazenados automaticamente num sistema.
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Relógios de ponto inteligentes: quais as possibilidades?
Existem diversas formas de picar o ponto através de um relógio de ponto digital:
- Relógio de ponto digital simples, que permite registar entradas/saídas;
- Software online, acessível em qualquer local;
- App para smartphone, com relógio de ponto;
- Código QR;
- Reconhecimento facial;
- Geolocalização.
Como escolher o melhor relógio de ponto para o registo de assiduidade?
Ao escolher um relógio de ponto é importante considerar algumas características fundamentais.
Um bom relógio de ponto para registo de assiduidade oferece:
| Funcionalidade Essencial | Porque é importante? |
|---|---|
| Múltiplos Métodos de Registo | Oferece flexibilidade para equipas no escritório, em regime híbrido ou em teletrabalho (ex: app móvel, QR code, online). |
| Sincronização em Tempo Real | Garante que os dados de assiduidade são transferidos automaticamente para uma plataforma central, eliminando a inserção manual. |
| Portal do Colaborador | Promove a transparência, permitindo que as pessoas colaboradoras consultem os seus próprios registos, férias e ausências. |
| Conformidade Legal (RGPD e CT) | Assegura que os dados são armazenados de forma segura, encriptada e inviolável, cumprindo as normas do RGPD e do Código do Trabalho. |
O que diz a lei sobre os sistemas de controlo?
A legislação portuguesa não impõe um método específico para o registo de tempo de trabalho, permitindo o uso de sistemas manuais (como o Excel), mecânicos ou digitais.
No entanto, qualquer sistema escolhido deve garantir a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade dos dados por um período de cinco anos, conforme exigido pelo Código do Trabalho. É crucial que a ferramenta não permita a manipulação retroativa dos registos por parte do empregador ou do trabalhador, um risco inerente às folhas de cálculo não protegidas.
Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados no seu sistema. Com eles, cada pessoa da equipa pode aceder ao seu perfil no sistema e picar o ponto através do portal do colaborador.
Assim, o registo de assiduidade de cada utilizador ficará ligado às suas informações pessoais e dados do colaborador. Além de fazer o cruzamento com outros dados importantes, como turnos, dias de trabalho ou o departamento a que pertence.
Para facilitar o dia a dia da empresa e do colaborador, o relógio de ponto inteligente da Factorial pode ser acedido de várias maneiras. Nomeadamente, através de uma aplicação móvel para Android e iOS, do nosso software online, ou de um sistema de leitura de QR code.
Oferece também a garantia de que todos os dados são guardados com segurança na nuvem, e encriptados. Deste modo, respeitam as normas de privacidade mais estritas.
Adicionalmente, também disponibiliza um sistema de geolocalização. Este possibilita às empresas saberem de onde o profissional está a registar o horário.
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Como aprovar a folha de ponto da sua equipa através de um software?
No final de cada mês é necessário rever e aprovar as folhas de ponto de cada membro da equipa. Só desta forma é possível calcular as suas horas extra e todo o registo de assiduidade, cumprindo todos os requisitos legais
Se esta tarefa for centralizada apenas nos RH, pode consumir dezenas de horas de trabalho todos os meses. Esse tempo poderia ser investido em tarefas mais estratégicas, como o desenvolvimento de talentos ou a melhoria do clima organizacional.
Porém, se existir a possibilidade de o gestor direto de um colaborador, ou o seu supervisor, serem os responsáveis por rever este documento, tudo se torna mais fácil.
Com o software de recursos humanos da Factorial, é possível atribuir um gestor para cada utilizador. Assim, ao final do mês, apenas o essencial será enviado ao setor de RH, otimizando recursos.
Além disso, a Factorial disponibiliza uma ferramenta para que possa verificar e aprovar a folha de ponto. E com a funcionalidade de assinatura digital, os gestores podem assinar este e outros documentos, armazenando-os em segurança.
Por último, todos os registos de assiduidade criados no sistema da Factorial podem ser exportados facilmente. Com a possibilidade de envio de notificações para o e-mail quer das pessoas colaboradoras, quer dos gestores, para que a comunicação entre todos seja clara e precisa.
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Monitorização e relatórios de assiduidade
Para que os gestores tenham controlo total sobre as horas trabalhadas por cada pessoa da equipa e a média da equipa, a Factorial disponibiliza outras ferramentas que o podem ajudar nesse processo.
Dentro da secção de relatórios, é possível monitorizar a assiduidade dos colaboradores. A juntar a isto, também cria relatórios e análises personalizadas com os dados mais relevantes para a sua empresa.
Todos os relatórios de RH podem ser visualizados através de gráficos, ou modelos, para uma análise rápida e completa. Além de serem descarregáveis, uma vez que podem igualmente ser gerados no formato CSV.
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Perguntas Frequentes sobre Registo de Assiduidade dos Trabalhadores
Como fazer o registo de assiduidade dos trabalhadores?
O registo pode ser feito com folhas de ponto em Excel, ideal para equipas pequenas, ou através de um relógio de ponto digital. As ferramentas digitais automatizam o processo, permitindo picar o ponto via app, QR code ou computador, e centralizam a informação para uma gestão mais eficiente.
Como fazer uma folha de ponto no Excel?
Crie uma folha de cálculo com colunas para o nome do trabalhador, data, horas de entrada e saída, e pausas. Para garantir que inclui todos os campos obrigatórios e poupar tempo, pode descarregar um modelo gratuito, como o que a Factorial disponibiliza.
O que diz a lei sobre o registo de assiduidade?
O Código do Trabalho (artigo 202.º) obriga o empregador a manter um registo dos tempos de trabalho de todos os funcionários, incluindo os isentos de horário. Estes registos devem ser guardados de forma acessível durante 5 anos para efeitos de consulta e fiscalização.
Qual a melhor app para registo de horas de trabalho?
A melhor app integra o registo de horas com outras funcionalidades de RH. A Factorial oferece uma solução completa que permite picar o ponto com geolocalização ou QR code, e sincroniza automaticamente os dados com a gestão de ausências e o processamento salarial, otimizando todo o processo.
Como funciona o relógio de ponto digital?
Um relógio de ponto digital permite que os funcionários registem as suas entradas e saídas através de uma aplicação móvel, computador ou código QR. Os dados são armazenados automaticamente num sistema centralizado, o que simplifica a aprovação de folhas de ponto e o cálculo de horas extra.
