Planear a gestão de turnos para empresas de limpezas e manutenção não é tarefa fácil, uma vez que é prática comum trabalhar com uma série de sistemas de rotação: desde rotação de turnos, à alternância entre diferentes localizações ou até rotação dos membros das equipas. É necessário garantir que a pessoa certa está no local certo à hora certa, munida da devida preparação.
Quando, na ausência da ferramenta adequada, se recorre a soluções improvisadas como calendários em papel afixados ou grupos de WhatsApp com um fluxo elevado de mensagens, é natural que ocorram sobreposições acidentais, turnos atribuídos em folgas ou falhas de comunicação.
Mas nem tudo são más notícias. Apostar em soluções como a Factorial é uma forma eficaz de solucionar estas questões e está à distância de poucos cliques. Veja como.
Quais as funcionalidades indispensáveis para uma boa gestão de turnos para empresas de limpezas e manutenção?
Quando se fala na gestão das equipas de limpeza e manutenção não se fala apenas de turnos rotativos (por exemplo, manhã, tarde e noite) mas também em horários partidos ou intermitentes, dias de folga que mudam semanalmente ou serviços extraordinários ou de urgência.
Um dos maiores desafios passa então por conciliar a disponibilidade ou necessidade dos clientes com a disponibilidade dos colaboradores, cumprindo sempre o que a legislação portuguesa estipula no que diz respeito aos dias de descanso obrigatórios.
Tendo tudo isto em consideração, eis a lista de funcionalidades indispensáveis que um bom software de gestão de turnos deve ter de modo a responder a todas as necessidades:
- Criar escalas semanais ou mensais;
- Atribuir turnos quer seja por colaborador, equipa ou localização;
- Notificar o colaborador sempre que ocorrem alterações;
- Permitir trocas de turno entre colegas, mediante aprovação;
- Registar horas de entrada e saída com a possibilidade de geolocalização;
- Criar relatórios automaticamente.
Além de tudo isto, a plataforma deve ser fácil de usar. Quando se perdem horas para implementar pequenos ajustes ou personalizar o software de acordo com as necessidades, o que era suposto ser uma ferramenta de auxílio passa rapidamente a ser um entrave.
Conheça a funcionalidade de gestão de turnos inteligente da Factorial
A funcionalidade da Factorial acompanha a gestão de turnos de forma holística, do início ao fim. Vamos por partes:
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Planeamento de turnos
Com a Factorial o planeamento de turnos é personalizável, para que faça a gestão que melhor se adequa à realidade da sua organização. A plataforma permite uma planificação automatizada, com a possibilidade de atribuir turnos a vários colaboradores ou equipas de forma manual ou em massa.
Alertas de conflitos de turnos podem ser acionados, o que na prática significa que os responsáveis em questão podem receber uma notificação em tempo real sempre que houver conflitos entre turnos sobrepostos.
Pode também optar por turnos pré-definidos ou criar novos turnos específicos segmentados por equipa, área ou local de trabalho.
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Gestão durante o turno
Ainda que o bom planeamento de turnos seja fulcral para que tudo flua sem falhas, há aspetos igualmente importantes a ter em atenção durante o turno em si. É a pensar nisso que a Factorial permite a anexação de comentários ou notas nos respectivos horários, para que toda a equipa tenha visibilidade total sobre a planificação das horas. A opção de troca de turnos fomenta a autonomia das equipas, cujos membros podem trocar horários entre si, enviar o pedido ao gestor e obter a devida aprovação. E como equipas que operam no terreno nem sempre têm um computador por perto, a Factorial dispõe de uma aplicação que permite acesso imediato em dispositivos móveis. Desta maneira, onde quer que estejam, as equipas pode consultar os horários e criar no momento notas ou comentários que considerem pertinentes.
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Análise pós-turno
Para identificar padrões ou áreas de melhoria, a Factorial disponibiliza o acesso instantâneo a relatórios com dados atualizados, garantido a tomada de decisões informada. Para facilitar a gestão da contabilidade, pode também exportar um relatório que inclui todos os dados relativos aos turnos atribuídos, horas trabalhadas e pausas realizadas. Esta funcionalidade facilita também o registo de quaisquer horas extra que podem ser identificadas como tal e ter critérios específicos (como por exemplo uma remuneração diferente). Para que tudo funcione sem atritos na palma da sua mão, pode filtrar as informações que procura por local, equipa ou tipo de turno.
Quais as principais vantagens?
Com a Factorial, a criação e gestão de turnos deixa de ser uma tarefa manual que retira horas aos gestores para passar a ser um processo automatizado concretizado com poucos cliques e acessível a todos. Além de poder definir o tipo de turno (fixo, rotativo ou personalizado), é fácil atribuir colaboradores com base em critérios personalizáveis (como equipas, clientes ou localização) e replicar automaticamente turnos sem ter de começar do zero todos os meses. Desta forma não só melhora a qualidade do serviço prestado como reduz significativamente o absentismo e contribui para o bem-estar das equipas que passam a trabalhar com escalas tão previsíveis quanto flexíveis. E quando os colaboradores sabem exatamente quando e onde têm de estar, sem surpresas de última hora, sentem-se mais tranquilos e motivados.
Uma plataforma pensada para o futuro
A Factorial acompanha de perto as tendências e ouve os seus utilizadores procuram. É por ique se prepara para lançar uma solução que, através de inteligência integrada, prevê as necessidades da empresa e cria automaticamente os turnos, com base nos critérios definidos: disponibilidade, competências, aspetos legais, entre outros.
Sempre que uma alteração for feita, é comunicada em tempo real aos colaboradores através da app.
O que nos diz a lei portuguesa sobre a gestão de turnos?
Estar a par da legislação portuguesa no que toca ao trabalho por turnos é fulcral para evitar o incumprimento legal. Alguns dos principais pontos a ter em conta, de acordo com a Autoridade para as Condições de Trabalho (ACT), são:
- Mapa de horários: o empregador deve elaborar um mapa de horários de turnos tendo em conta obrigações legais e o instrumento de regulamentação coletiva de trabalho aplicável. Este mapa de horários deve ser disponibilizado num local visível e acessível a todos.
- Descanso diário: os funcionários têm direito a um descanso de 11 horas seguidas entre dois períodos diários de trabalho consecutivos.
- Duração dos turnos: cada turno não deve ir além dos limites máximos dos períodos normais de trabalho.
- Alteração dos turnos de trabalho: o turno do funcionário só pode ser alterado após o dia de descanso.
Guia para implementar um software gestão de turnos para empresas de limpezas e manutenção
Quer testar hoje mesmo os benefícios na digitalização da gestão de turnos mas não sabe por onde começar? Nós ajudamos!
- Agende a sua demonstração gratuita com um especialista da Factorial: veja ao vivo como criar turnos, como funcionam os registos de ponto e geolocalização, e que dados pode obter através dos relatórios.
- Teste a plataforma durante o período experimental: crie escalas semanais ou mensais, configure diferentes localizações, ative registos de ponto através da aplicação.
- Importe dados e configure os primeiros turnos: crie diferentes perfis de colaborador, associe-os às repetitivas zonas geográficas, configure os tipos de turno habituais.
- Inclua supervisores e colaboradores no processo: a Factorial disponibiliza materiais de apoio, tutorias e uma equipa de suporte portuguesa pronta a esclarecer prontamente quaisquer dúvidas.
- Comece a acompanhar tudo em tempo real: saiba onde está cada colaborador e controle facilmente atrasos, ausências ou registos de ponto incorretos.
Em média as equipas que escolhem a Factorial poupam 8h por semanas ao automatizar processos, tornam-me muito mais ágeis e poupam 80% do tempo em tarefas manuais. Comprove estes números por si mesmo com o teste gratuito.
