10 dicas de como implementar a digitalização na sua empresa

Neste artigo partilhamos 10 dicas de topo para o ajudar a digitalizar os processos empresariais do seu negócio. Também partilharemos alguns dos benefícios da digitalização, para o ajudar a compreender porque é a transformação tão importante para as empresas que operam em 2023.

No último anos, a era da digitalização tem vindo a ser a realidade de muitas empresas em todo o mundo. É cada vez mais necessário que as organizações se mantenham informadas destas novas tendências, de forma a manterem-se relevantes e competitivas.

Leia todas as nossas dicas abaixo, e aplique-as no seu negócio!

Tabela de Conteúdos:

O que é a digitalização?
10 formas para digitalizar seu negócio
Por que é a digitalização tão importante?

💡 Sabia que um software de RH pode ser o maior aliado na digitalização da maior parte dos processos? Marque uma demonstração da Factorial e deixe que os nossos consultores de RH lhe contem tudo!

O que é a digitalização?

A digitalização é o processo de implementação de softwares e outras soluções tecnológicas de RH, baseadas em computador, para digitalizar e automatizar processos e fluxos de trabalho. Isto inclui os processos de gestão de documentos, controlo de stock, contabilidade e relatórios, e muito mais.

Ainda que muita gente pense que digitalizar processos substitui o trabalho humano, nós acreditamos que funciona como uma ajuda extra para atingir os objetivos.

Ao adotar os benefícios oferecidos pela transformação digital, e implementar as estratégias corretas de digitalização, consegue criar sistemas mais eficientes para gerir todas as etapas da experiência do colaborador e do cliente, em vez de depender de sistemas tradicionais baseados em papel. Assim, terá mais tempo para se concentrar no que realmente importa: os seus funcionários e clientes.

10 formas para digitalizar o seu negócio

Agora que já lhe explicámos o que é a digitalização em RH, contamos-lhe 10 estratégias que pode usar para digitalizar os processos da sua empresa. Ao implementar estas estratégias no seu negócio está a preparar a sua organização para a era digital.

1) Abraçar uma cultura digital

O conceito de digitalização, não só significa implementar um software de transformação de RH para agilizar os processos, mas também leva em consideração a cultura da empresa. Trata-se de criar uma cultura digital em que a tecnologia impulsiona a organização para o futuro.

👉 Leia as nossas dicas para ter uma boa cultura organizacional em tempos de crise

Mas então, o que é uma cultura digital exatamente?

Simplificando, é uma mudança cultural dentro da sua organização como resposta às mudanças tecnológicas introduzidas nos seus processos e procedimentos. Trata-se de nutrir um ambiente ágil onde os seus funcionários aceitam essas mudanças e entendem os benefícios que a tecnologia pode trazer para a dinâmica de trabalho.

O primeiro passo para criar uma cultura digital é a comunicação e a transparência. Certifique-se de que tem clareza sobre todas as estratégias que introduzirá antes de implementar qualquer mudança tecnológica. Depois de implementar essas mudanças, ofereça formações internas e mantenha as linhas de comunicação abertas.

2) Construir processos digitais de onboarding e offboarding

Um dos primeiros passos da digitalização de processos é a integração e a inclusão. Isto porque é de extrema importância que a primeira e a última impressão que dá a um funcionário sejam positivas. Se os seus processos de onboarding e offboarding de colaboradores são confusos e ineficientes, isso pode afetar diretamente o seu employer branding. Também poderá afetar a própria experiência do colaborador com a sua organização.

A integração digital envolve o uso de ferramentas digitais, como a Factorial, para criar e entregar todo o seu processo de integração de forma online. Enquanto o onboarding tradicional normalmente é feito presencialmente, o onboarding digital é 100% online (uma ótima solução para a contratação de funcionários remotos).

Por exemplo, com o onboarding da Factorial, pode automatizar e agilizar os seus novos processos de contratação e gerir tudo de forma simplificada e personalizada. Dessa forma, poderá ter a certeza de que cada novo talento receberá todas as informações de que precisa no primeiro dia e poderá ser integrado na sua função de maneira rápida e eficiente. O Rafael conta-lhe, no vídeo abaixo, como ter um processo de onboarding bem sucedido! ⬇️

O mesmo acontece no offboarding digital. Utilizando a ferramenta de offboarding da Factorial pode automatizar o processo e ter um sistema claro e consistente para gerir cada funcionário que abandona a empresa. Dessa forma, e tendo em conta a situação, os funcionários ainda saem com uma impressão positiva da empresa e estarão mais propensos a partilhar a sua experiência com outras pessoas.

💡 Experimente a ferramenta de onboarding da Factorial, grátis durante 14 dias, aqui!

3) Implementar a assinatura digital de documentos

Desde o momento da contratação que os colaboradores precisam de assinar vários documentos importantes, como contratos e NDAs. O mesmo acontece com clientes e fornecedores.

Com os sistemas tradicionais baseados em papel, obter a assinatura de alguém pode demorar algum tempo, especialmente se os funcionários, clientes ou fornecedores não forem locais. Acaba por ter de esperar para receber o documento assinado, e corre o risco de perder ou extraviar o documento neste processo.

Por outro lado, utilizar uma assinatura eletrónica é muito mais rápido e seguro. Por exemplo, com o recurso de assinatura eletrónica da Factorial, pode enviar todos os seus documentos importantes eletronicamente e fazer com que os seus funcionários, clientes e fornecedores os assinem digitalmente.

As assinaturas eletrónicas são fáceis de usar e são ainda mais seguras do que as assinaturas tradicionais. Isto porque contêm informações rastreáveis sobre quem assinou o documento, bem como onde e quando. Além disso, obtém um retorno muito mais rápido e economiza espaço no escritório.

👉 Explore o guia completo para a assinatura digital em contratos de trabalho

4) Digitalizar todos os documentos, arquivos e ficheiros

Seja com arquivos e registos de funcionários, políticas internas, contratos, ordens de compra, faturas ou dados de clientes, é vital ter um sistema confiável para a gestão eficiente de documentos. E é exatamente isso que a digitalização pretende alcançar.

Ao implementar um sistema eletrónico de gestão de documentos (em inglês, EDMS) na sua empresa poderá garantir que todos os seus dados são armazenados com segurança on-line e facilmente acessíveis sempre que necessário .

Este tipo de sistemas de RH digitaliza e centraliza todos os seus arquivos e registos em todos os níveis da sua empresa. Isso significa que pode ter um impacto extremamente positivo na eficiência da sua organização.

Os maiores benefícios da implementação de um EDMS, como o incluído na solução de RH tudo-em-um da Factorial, incluem:

Eficiência melhorada;
Recursos multi-plataforma;
Segurança e conformidade;
Maior colaboração;
Integridade de dados;
Armazenamento de documentos escalonável e centralizado;
Organização de arquivos com sistemas de marcação, procura de metadados e pastas;
Processos de backup e arquivos automáticos e/ou manuais;
Sistemas de controlo de documentos;
Controlo de acessos;
Ferramentas colaborativas para fácil partilha, e recursos de edição ao vivo;
Protocolos de segurança avançados;
Recursos para gerir ciclos de vida de documentos;
Recursos de partilha de arquivos internos e externos;
Ferramentas para acompanhar o histórico do documento e a atividade do sistema.

💡 Experimente a ferramenta de gestão documental e portal do colaborador que a Factorial tem para lhe oferecer!

5) Digitalização do feedback dos funcionários

Outra ótima maneira de implementar a digitalização no seu negócio é usar ferramentas digitais para a gestão de feedback. A melhor maneira de fazer isso é com estudos digitais com funcionários. Estes estudos são importantes para que possa avaliar os níveis atuais de envolvimento e, assim, identificar áreas de melhoria. E isso é crucial para criar uma employee experience otimizada.

As ferramentas digitais certas podem apoiá-lo em cada etapa do processo. Por exemplo, o software de RH tudo-em-um da Factorial inclui vários recursos para gerir o feedback de funcionários. Pode usá-lo para partilhar cada feedback com os seus funcionários, diretamente na plataforma. Para além disso, o nosso software também inclui recursos para gerir avaliações de desempenho, onde todos os comentários dos seus funcionários são centralizados e prontos para análise.

6) Tirar partido de análises, relatórios e insights

Um dos maiores benefícios da implementação da tecnologia de automação e Big Data na sua empresa é que obtém acesso a informações e análises valiosas. É por isso que é tão importante incluir os processos de análise e relatórios na sua estratégia de digitalização. Ter acesso às análises certas pode ajudá-lo a projetar estratégias baseadas em dados para impulsionar a sua organização.

Exemplos de relatórios que pode gerar automaticamente ao usar um software incluem: relatórios financeiros, relatórios de contagem de funcionários, relatórios DEI, relatórios de despesas e relatórios de rotatividade. Com as ferramentas de automação digital certas, as possibilidades são infinitas.

Com o software para gestão de relatórios da Factorial pode gerir o seu negócio com mais eficiência usando fontes de dados digitalizados. O nosso software de gestão de pessoas fornece acesso a uma riqueza de dados valiosos e KPIs. Além disso, pode gerir os seus relatórios diretamente através do painel de relatórios. Além do mais, a Factorial gera estes relatórios automaticamente a partir da informações que já introduziu, economizando tempo.

7) Assumir a digitalização do atendimento ao cliente

Para criar uma cultura verdadeiramente digital no seu negócio, também precisa de incluir os seus clientes na sua estratégia de transformação digital. Ao incentivar os clientes a adotar a tecnologia e usar ferramentas digitais para otimizar processos de recolha de dados, pode melhorar o nível de atendimento ao cliente que oferece de várias maneiras:

Pode criar perfis de clientes para que a sua equipa de apoio ao cliente tenha acesso a todos os dados relevantes sempre que estiverem em contacto com um cliente. Isso ajuda os funcionários a melhor conhecer os seus clientes e, assim, melhorar a sua experiência.
É muito mais fácil manter contacto com clientes antigos e atuais e partilhar ofertas e descontos relevantes, com boletins informativos automatizados e e-mails em massa.
O seu departamento de marketing tem acesso a informações valiosas que os ajudarão a identificar e comercializar para novos clientes.

8) Digitalização dos processos de contabilidade

Digitalizar os seus procedimentos de contabilidade pode ajudar as transações comerciais a serem executadas de forma mais sistemática. Beneficiando, assim, vários departamentos dentro da sua organização.

A digitalização da contabilidade pode aprimorar os dados aos quais a sua equipa de vendas tem acesso. Ajudando-os, assim, a simplificar os processos de faturação de clientes e acompanhamento de pagamentos devidos.

Ao digitalizar todos os seus dados, fica muito mais fácil para a equipa de RH gerar relatórios e modelos automatizados. Assim, existe maior controlo sobre o seu fluxo de caixa. Além disso, softwares de gestão de despesas, como o da Factorial, podem ajudar a automatizar o processo de gestão de despesas de funcionários. Assim, torna-se mais fácil controlar os custos e reduzir o tempo que o seu departamento financeiro gasta com a papelada.

👉 Aprenda mais sobre gestão de despesas através de um software: como implementar nas empresas?

Adicionalmente, pode ter acesso aos cartões empresariais Factorial que oferecem a opção de atribuir cartões virtuais aos funcionários, em vez de depender dos cartões de despesas corporativos tradicionais . Com esses cartões, pode alocar fundos diretamente na carteira digital de um funcionário. Assim, os pagamentos de despesas empresariais podem ser feitos diretamente dos seus smartphones.

Haverá uma maior visibilidade sobre as despesas, bem como uma redução significativa do tempo gasto com relatórios e reembolsos.

9) Digitalizar a gestão de inventário do seu negócio

Para além do impacto ambiental de gerar tanta papelada e o custo associado, usar papel para a gestão do inventário é mais demorado e há um risco muito maior de erros quando os dados são inseridos manualmente.

A digitalização pode ajudar a evitar tudo isso e preparar os processos de gestão de inventário para a nova era digital. Também pode ajudá-lo a otimizar as suas operações, minimizar os custos de stock e aumentar a produtividade.

Então, o que é a digitalização de stock, exatamente?

Essencialmente, envolve o uso de sistemas de gestão de inventário, para aumentar o nível de visibilidade que tem sobre os níveis de stock. O que estes sistemas fazem é um acompanhamento e recolha de informações cada vez que um produto passa pela cadeia de suprimento. Dessa forma, pode ter a certeza de que terá sempre suprimentos suficientes para atender às necessidades e manter os seus clientes satisfeitos.

10) Priorizar os canais de e-commerce

A nossa última sugestão para digitalizar a sua empresa está relacionada aos canais de comércio eletrónico (ou e-commerce).

A digitalização ajuda-o a adaptar os seus canais de vendas às necessidades e expectativas dos clientes. Isso é importante porque, nesta era digital, um número crescente de consumidores agora espera que as empresas tenham canais digitais para fazer compras e processar pagamentos.

Ao oferecer canais de e-commerce digitalizados, conseguirá melhorar significativamente a forma como os seus processos de vendas são executados. A comunicação com os clientes também melhorará.

Certifique-se de que o seu processo de vendas inclua uma variedade de canais de comércio eletrónico digital, como:

Um website intuitivo onde os clientes podem aceder a detalhes sobre todos os seus produtos e fazer compras online;
Uma variedade de métodos de pagamento (online e na loja), incluindo pagamentos com cartão de crédito e débito, MbWay, Paypal, etc.;
Portais de clientes no seu site, onde os clientes podem aceder às informações das suas compras e acompanhar os seus pedidos;
Uma variedade de canais de comunicação para os clientes, incluindo telefone, e-mail, mensagem, chat online e chatbots.

Porque é a digitalização tão importante?

Estes são alguns dos benefícios da adoção da digitalização no seu negócio:

Os processos empresariais digitalizados ajudam-no a simplificar e automatizar os seus fluxos de trabalho internos, para que funcionem de forma mais eficiente e consistente. Isto aumenta a produtividade e ajuda a sua empresa a alcançar os seus objetivos.
A transformação digital melhora a comunicação e encoraja a colaboração interna. Aumentando, assim, o moral da equipa e melhorando a experiência global dos funcionários.
A implementação das estratégias certas pode melhorar os seus canais de vendas e melhora a experiência do cliente.
Processos simplificados ajudam-no a reduzir custos e a gerir melhor os seus níveis de inventário.
A tecnologia digital ajuda-o a tomar melhores decisões estratégicas com base em análises de dados fiáveis.
Abraçar a era digital ajuda-o a cultivar uma cultura digital interna. Assim, toda a sua equipa estará preparada para os desafios e oportunidades do futuro.
A digitalização ajuda-o a construir um negócio mais forte e mais capaz. Isto permite-lhe destacar-se dos seus concorrentes e alcançar um crescimento organizacional.

Guia para a digitalização: 10 formas para digitalizar o seu negócio