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Comunicação interna empresarial: como melhorar e a importância de usar um software de RH

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6 minutos de leitura
comunicação interna empresarial

A comunicação interna empresarial é um dos pilares do sucesso de qualquer empresa. Por essa razão, deve ser uma das áreas em que as organizações mais deverão investir e cuidar. Paradoxalmente, é uma das áreas que é mais negligenciada e em que são apontadas mais falhas. 

Com este artigo pretendemos ajudar os RH a melhorar a comunicação interna da sua empresa e, consequentemente, o seu sucesso. Vamos falar dos objetivos da comunicação interna empresarial e de qual o papel dos RH nesta. Abordaremos também quais as expectativas dos colaboradores face à comunicação interna.

Além disto, revelaremos quanto custa não investir na comunicação interna empresarial e como investir nela com um software de RH. Por último, apresentaremos diversas formas de comunicação dentro da empresa e com os colaboradores.

Tabela de conteúdos:

Objetivos da comunicação interna empresarial

A um primeiro nível, a comunicação interna visa informar e divulgar tudo o que acontece dentro da empresa. O que pode ser feito usando diversos meios, desde o email, às redes sociais da organização.

A um segundo nível, a comunicação interna alinha a organização e colaboradores, ao manter todos como que “na mesma página”. Isto terá impacto direto e indireto na produtividade, no espírito de equipa e nos resultados.

Paralelamente, a comunicação interna irá trabalhar a employee experience, pois um colaborador integrado terá uma experiência mais positiva. Mas também a employer branding, já que comunicar as atividades da empresa, nem que apenas internamente, pode reforçar a marca-empresa.

Por último, um dos objetivos da comunicação interna empresarial, é também dar voz à própria equipa e promover a representatividade. A partilha de informação não só é importante para o crescimento da empresa como, novamente, fomenta o espírito de equipa. E equipas unidas são sinónimo de equipas de sucesso.

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Qual o papel dos RH nos processos de comunicação interna?

O departamento de Recursos Humanos é talvez o maior responsável por fazer a ponte entre diferentes departamentos numa empresa. Por esse mesmo motivo, recai também sobre ele a responsabilidade pela comunicação do que acontece internamente.

Assim, é fácil concluir o peso que os RH têm na comunicação interna. E, consequentemente, o quanto uma comunicação interna eficaz depende dos RH. Muitas vezes pode pensar-se que essa comunicação é uma tarefa do marketing. Mas é um raciocínio errado.

O departamento de marketing poderá dar apoio aos RH na implementação de ações de comunicação, como eventos, newsletter e campanhas internas. Mas, no final do dia, o departamento responsável reunir todas as informações a serem divulgadas é departamento de RH.

📖 Leia a entrevista com Mariana Pires, do Gato Preto, sobre desafios e possibilidades da comunicação interna

Quais são as expectativas dos colaboradores face à comunicação na empresa?

Não é de agora, mas cada vez mais os colaboradores procuram um canal aberto de comunicação. Isto é, serem informados do que se passa internamente, na mesma medida em que são escutados.

Quantos são os casos de colaboradores que não são produtivos por não estarem a par do que se passa internamente e não se sentirem parte da organização? E quantas vezes colaboradores insatisfeitos optam por abandonar a empresa, quando uma conversa poderia ter resolvido a situação?

Por este motivo, a comunicação interna torna-se essencial na retenção de talento e por manter uma baixa taxa de turnover. Bem como por manter um clima organizacional saudável. Saiba quais são os 7 erros que lhe custam a retenção de talentos, e como evitá-los, no vídeo abaixo! ⬇️

De seguida falaremos de forma mais aprofundada dos custos que uma comunicação interna ineficiente (ou inexistente!) tem para uma empresa.

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Quanto custa a uma empresa não investir na sua comunicação interna?

Não apostar na comunicação interna pode ter consequências bastante negativas. E não se ficam por não conseguir melhores resultados, falamos mesmo de perdas e custos concretos.

Os números do estudo “The Cost of Poor Communications”, de David Grossman, são impressionantes. Para esse estudo foram inquiridas 400 grandes empresas (com 100.000 empregados), e calculou-se que foram perdidos em média $62.4 milhões, por ano, devido a falhas na comunicação interna ou entre colaboradores.

Reforçando esta ideia, o artigo “Top Ten Email Blunders that Cost Companies Money” estudou as empresas menores (com 100 colaboradores). Nele pode ler-se que nestas empresas a fraca comunicação interna custou-lhes cerca de $420,000 anuais.

Mesmo considerando que a realidade dos Estados Unidos possa ser um pouco diferente, são valores que não devem ser ignorados. Por nenhuma empresa, seja qual for a sua dimensão ou área de negócio.

Investir num software de RH é a forma mais inteligente e com melhor custo-benefício de apostar na comunicação interna empresarial. Mostramos de seguida como. 👇

Otimizar a comunicação interna da sua empresa é a solução?

É inegável que a comunicação interna é vital para o bom funcionamento de uma empresa e para que esta seja lucrativa. Ter um bom plano de comunicação interna é o primeiro passo. Para o desenvolver e implementar, a utilização de um bom software de RH torna-se indispensável.

Nesta linha, o software de Recursos Humanos tudo-em-um da Factorial pode ser a escolha certa!

Software de RH da Factorial para comunicação interna

Com o software da Factorial é possível:

💡Criar comunidades de colaboradores: permita a criação de grupos dentro da sua empresa. São totalmente personalizáveis e organizados por interesses, incentivando os membros a interagir e a criar as suas próprias comunidades.

💡Partilhar documentos: mantenha todos os ficheiros permanentemente atualizados e guardados numa única plataforma, sempre acessível. Pode conceder permissões a cada funcionário e ainda reorganizar ficheiros facilmente, arrastando os documentos para a pasta desejada.

💡Integrar com o Slack: envie notificações diárias sobre a empresa e possibilite picar o ponto no próprio Slack.

💡Criar eventos e comunicados: mantenha as suas equipas informadas sobre todos os eventos e as informações mais importantes da empresa. Faça publicações individuais, para toda a empresa ou para equipas. A data, hora, título, descrição e imagem são totalmente customizáveis e pode criar grupos de conversas.

💡Criar os anúncios da semana: mantenha os colaboradores a par do que acontece no dia a dia da empresa. Partilhe os eventos mais relevantes, como recibos de vencimento, férias, turnos ou aniversários. Pode, ainda, enviar lembretes de datas ou tarefas pendentes diretamente para cada colaborador.

💡Implementar o Portal do Colaborador: tenha um espaço personalizado em que cada colaborador pode aceder às informações internas partilhadas.

💡Fazer resumos semanais: para que os seus colaboradores fiquem fora de nada, envie as informações mais importantes da equipa semanalmente.

Para além disto, pode ainda otimizar todas as outras tarefas manuais de recursos humanos, tais como o controlo horário e de assiduidade, a gestão de férias, a gestão de despesas e recibos de vencimento, o recrutamento, etc. Experimente grátis cada uma das funcionalidades da Factorial! ⬇️

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7 formas de comunicação dentro da empresa

Uma ótima forma de identificar o tipo de comunicação mais eficaz junto dos colaboradores é mapear o seu perfil comportamental. Assim, é possível perceber como deve ser feita a comunicação com eles.

Abaixo deixamos 7 exemplos de comunicação interna empresarial a que poderá recorrer:

1. Aplicações e softwares

São uns dos novos canais de comunicação interna que melhores resultados apresentam, por otimizarem significativamente a comunicação empresarial. Existem diversas soluções com funcionalidades que possibilitam à equipa permanecer em contacto a partir de qualquer lugar, como o software de comunicação interna da Factorial.

Solicite agora a sua demonstração gratuita do software de RH da Factorial! Aposte na sua comunicação interna empresarial com a melhor ferramenta do mercado.

2. Redes sociais corporativas

São uma das tendências recentes de canais de comunicação empresarial. Funcionam como uma rede social tradicional, mas a comunidade é apenas interna: a empresa. São uma excelente solução em ambientes corporativos mais jovens.

3. Newsletters

São provavelmente o meio mais usado, pelo baixo custo e simplicidade. Por esse motivo, são também talvez o que está mais saturado e o que tem maior taxa de rejeição, o que implica inovar e ser criativo.

4. Email marketing

É visto como um meio de comunicação externa, mas pode ser também usado internamente. Difere da newsletter por focar-se em algo específico ou fazer parte de uma campanha mais abrangente.

5. Caixa de sugestões virtual

Pode parecer básico, mas a verdade é que é bastante funcional. Permite aos colaboradores deixar ideias, bem como feedback, e aos gestores recolher informação útil para a evolução da empresa.

6. Videoconferências

Com as novas formas de trabalho, nomeadamente o teletrabalho, quebraram a barreira da distância. Permitem trocar informação de forma clara, alinhar planeamentos, fazer brainstorming de ideias e fomentar a transparência e horizontalidade.

7. Intranets

Permitem guardar as informações, funcionando como um arquivo onde os ficheiros ficam armazenados. Mas podem funcionar também como meio de comunicação entre departamentos, enquanto rede corporativa de acesso restrito.

Copywriter especializada em SEO, a Vanessa é parceira da Factorial para o mercado português. Com formação em comunicação e marketing, tem experiência na área da escrita de conteúdos web, sejam eles para blogues, sites ou newsletters. É também ghostwriter, algo que a inspira muito. No fundo, adora escrever.

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