Neste artigo pretendemos ajudá-lo a otimizar a gestão de equipas da sua empresa. Iremos, também, facultar ferramentas e partilhar recursos que poderá aplicar e adaptar à sua realidade.
A gestão de equipas é um dos pilares sobre o qual assenta o sucesso de uma empresa. Uma equipa funciona quase como um organismo e não basta que seja composta por bons profissionais. Há que saber geri-la como um todo e saber orientá-la para a obtenção dos melhores resultados.
A gestão eficiente e bem-sucedida de uma equipa é também um dos maiores desafios das organizações. E a fasquia foi, certamente, elevada, com as novas formas de trabalho surgidas nos últimos anos, como o trabalho remoto.
Falaremos sobre o que é a gestão de equipas e qual é a sua importância para uma empresa. Discutiremos qual a relação entre liderança e motivação de equipas e o que carateriza uma gestão de grupo eficiente. Naturalmente, incidiremos especial foco na gestão de colaboradores à distância.
Descubra, num plano mais prático, os benefícios do uso de ferramentas para gerir equipas, bem como algumas dicas úteis e conselhos.
Tabela de Conteúdos
- O que é a gestão de equipas?
- Importância da gestão de equipas para o sucesso global de uma empresa
- Gestão de equipas e liderança
- Gestão de equipas eficiente
- Trabalho remoto – gestão de equipas à distância
- Otimizar a gestão de equipas – 7 benefícios do uso de ferramentas digitais
- Software de RH da Factorial para a otimização de equipas
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O que é a gestão de equipas?
A gestão de equipas poder definir-se como a capacidade de liderar um grupo de colaborares na realização de uma tarefa. É também manter esse grupo unido com vista a alcançar um objetivo comum.
Pressupõe haver uma figura responsável pela gestão, tipicamente o gestor, gestora ou líder da equipa , sendo que a esta figura cabem algumas tarefas. Nelas inclui-se a comunicação permanente com a equipa e seus membros , bem como prestar apoio ao grupo . Inclui, ainda, saber entender quais as competências de cada pessoa.
Acima de tudo, trata-se de compreender que o todo é muito mais que a soma das partes. Isto é, entender que uma equipa é mais que um conjunto de pessoas e saber obter delas o melhor desempenho. O desempenho de uma equipa pode determinar o sucesso de uma organização e, nesta linha, de seguida falaremos da importância da gestão de equipas.
Importância da gestão de equipas para o sucesso global de uma empresa
A gestão de equipas é importante, antes de mais, porque facilita respostas a problemas e otimiza métodos de produção. Os resultados são melhores quando vários elementos contribuem, conjuntamente, para eles.
É, também, importante ao garantir que todos estão a trabalhar tendo como objetivo comum defender os interesses da empresa. Chefias e trabalhadores estão unidos e vestem todos a mesma camisola.
Provendo a união e a coesão, a gestão de equipas reduz também a taxa de rotatividade . Colaboradores que se sintam integrados e parte de algo maior tendem a permanecer mais tempo numa empresa. Adicionalmente, desenvolve a comunicação entre colaboradores e permite a implementação de técnicas como a escuta ativa e o feedback construtivo.
Sistematizando, quanto mais eficiente a equipa for, mais bem-sucedida será e mais esse sucesso se refletirá no sucesso da empresa. E uma equipa não conseguirá ser bem-sucedida sem uma gestão estruturada, consistente e eficaz.
A figura do líder ou papel da liderança é, aqui, determinante.
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Gestão de equipas e liderança
Uma boa gestão de equipas e liderança são indissociáveis. Vejamos como.
Um líder de uma equipa deve ter bem clara a sua função, bem como aquilo que é esperado de si. No fundo, trata-se do elo que une todos e é a si que compete garantir que há harmonia, coesão, um grupo produtivo e motivado. Liderança e motivação de equipas caminham lado a lado e são elas a chave para uma gestão de equipas eficiente.
O perfil de um líder de uma equipa inclui diversas características. Algumas relacionadas com competências mais técnicas ou as chamadas hard skills . Outras mais ligadas ao perfil comportamental de um colaborador , ou as chamadas soft skills.
Uma boa chefiade uma equipa deverá ser:
– Excelente comunicadora:para fazer uma gestão de equipa eficiente, deverá ter a capacidade de transmitir ideias e escutar.
– Flexível e adaptável: deverá conseguir adaptar-se a diferentes cenários e encarar fatores inesperados. Sendo a ponte entre todos os colaboradores, deverá igualmente ser capaz de lidar com diferentes perfis.
– Organizada:ainda que com flexibilidade e capacidade de gerir imprevistos, é fulcral que seja organizada e metódica. Só assim poderá assegurar que toda a equipa funciona como uma máquina bem oleada. E também só desta forma será capaz de fazer ajustes sempre que necessário, sem esforço e minimizando impactos negativos.
– Boa mentora : deve ser capaz de passar conhecimento e fomentar a confiança. Deverá ser o pilar a que os elementos da equipa devem recorrer quando necessitam de uma decisão, mas também aconselhamento. Paralelamente a isto, deverá funcionar como o elemento motivador do grupo e aquele que é o primeiro a avançar.
Possuindo estas capacidades, a chefia de uma equipa estará apta a fazer uma gestão eficiente.
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Gestão de equipas eficiente
A gestão eficiente caracteriza-se por um conjunto de tarefas:
- Definir metas e objetivos claros, bem como o que é esperado de cada elemento;
- Promover o diálogo e manter o canal comunicativo aberto;
- Incentivar a criatividade na procura de soluçõese métodos para resolver problemas;
- Entender as competências de cada elemento e entregar-lhe tarefas compatíveis;
- Partilhar a missão e valores da empresa, criando um objetivo comum;
- Liderar pelo exemplo;
- Monitorizar resultados e agir em conformidade, fazendo os ajustes que sejam precisos;
- Fomentar o espírito de equipa, através de, por exemplo,team buildings.
Existem ainda diversas variantes que podem ter influência na eficiência da gestão de uma equipa , sendo que, pontualmente, vão surgindo novos desafios. O maior e mais recente deles talvez tenha sido a chegada do trabalho remoto.
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Trabalho remoto – gestão de equipas à distância
Ainda que fosse uma realidade existente na era pré-pandemia, o trabalho remoto era algo a que uma minoria tinha acesso. Tratava-se de algo apenas compatível com circunstâncias excepcionais, ou assim se acreditava.
Com a obrigatoriedade de ficarmos todos em casa, longe dos locais de trabalho e dos restantes membros das equipas, a exceção passou a ser a norma . E, literalmente de um dia para o outro, a gestão das equipas deparou-se com uma nova realidade.
Passou a ser obrigatório encontrar formas de gerir à distância e de acompanhar equipas que se encontravam separadas . Passou, ainda, a ser absolutamente vital manter os níveis de motivação, numa época particularmente incerta e desmotivadora. Tudo isto garantindo que os resultados não saíam comprometidos.
Ainda que o trabalho presencial se tenha tornado novamente possível, muitos trabalhadores continuam a preferir o remoto . Segundo um estudo da Gallup nos EUA, apenas 10% deseja regressar permanentemente ao escritório , 60% prefere o modelo híbrido e 30% o remoto total.
Neste contexto, surgiram novas metodologias quer para gestores de equipa, quer para colaboradores. Partilhamos algumas, que contribuem para uma gestão de grupo bem-sucedida.
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Dicas para uma gestão de equipas remotas eficiente:
- Definir um horário de trabalho partilhado, podendo ou não replicar o horário presencial;
- Manter o contacto entre elementos da equipa e a sua chefia, para que todos estejam a par de tudo;
- Criar rotinas de equipa para continuar a alimentar o sentimento de pertença;
- Fazer reuniões one-on-one para manter o contacto individual com cada elemento. É importante que a chefia esteja a par do trabalho, mas também de como cada colaborador se sente;
- Fomentar a autonomia da equipa, confiar nela e responsabilizá-la pelas suas tarefas e decisões;
- Delegar e distribuir temas a tratar por todos os elementos da equipa. Usar ainda um esquema de rotatividade, em que cada elemento fica responsável por conduzir uma reunião;
- Tornar visíveis todas as colaborações. Isto é, que todos os elementos da equipa tenham clara a estrutura organizacional e o papel de cada elemento;
- Definir objetivos claros e adotar métricas mensuráveis em resultados. O importante não é a quantidade de horas de trabalho, mas sim o cumprimento de metas e prazos;
- Usar as ferramentas certas. Uma gestão de equipa eficiente, tendo como braço direito as ferramentas indicadas, eleva o desempenho e produtividade a outro patamar. E, aqui, a tecnologia tem um papel vital. Veja de que forma no ponto seguinte.
Otimizar a gestão de equipas – 7 benefícios do uso de ferramentas digitais
Implementar uma boa gestão dos colaboradores, seja no caso do trabalho remoto ou presencial, implica muita organização e centralização. Obriga, também, a haver acesso total a todos os elementos do grupo, através de múltiplos meios e em locais diversos.
É inegável que tal só pode ser alcançado recorrendo à tecnologia , a ferramentas específicas e a recursos digitais adequados. Usar um software para gerir uma equipa, ou outro tipo de ferramenta semelhante, marca a diferença entre o sucesso e o fracasso.
É neste contexto que partilhamos 7 boas razões para usar ferramentas digitais para a otimização da gestão de equipas:
1. Gerir tarefas eficientemente
Calendarize, organize e monitorize todas as tarefas , faça a sua distribuição e consulte rapidamente o seu estado com a ajuda de uma ferramenta. Deste modo terá também uma visão global dos projetos e poderá adotar uma postura transparente. Isto é, que toda a gente saiba o que é da sua responsabilidade e como contribui para o resultado final.
2. Gerir tempo e produtividade
A utilização de uma ferramenta adequada pode ajudá-lo na gestão do tempo que é necessário para uma tarefa e quanto tempo está a ser gasto. Isto permitir-lhe-á fazer ajustes no calendário , ter um maior controlo de custos e fazer uma melhor gestão de recursos humanos.
3. Produzir relatórios de forma automática
Os relatórios são um recurso indispensável para fazer o acompanhamento de um projeto, avaliar recursos, justificar decisões e gerir custos. A produção manual de relatórios é possível, contudo, muito demorada.
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4. Acompanhar e gerir o desempenho dos colaboradores
Ao centralizar toda a informação num local, recorrendo a uma ferramenta de gestão, poderá verificar rapidamente o desempenho de cada elemento da sua equipa. Isto será particularmente útil para entender quais as capacidades de uma equipa e re-alocar elementos, se necessário. Será também valioso para as avaliações pontuais.
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5. Reduzir custos
Como mencionado antes, usar um software de gestão de equipas permite-lhe poupar tempo . E já diz o ditado que tempo é dinheiro. Ao otimizar recursos, possibilita otimizar o controlo de custos da sua empresa , proporcionalmente. E, no limite, no caso do trabalho remoto, torna possível realizar à distância exatamente as mesmas tarefas que presencialmente. Assim, os seus custos de infraestrutura e com deslocações são igualmente mais reduzidos.
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6. Centralizar dados num único local
Com o uso deste tipo de ferramenta, passa a ser possível ter um repositório centralizado para todos os seus projetos e documentos. Passe a aceder a eles de qualquer local, sem os constrangimentos técnicos que outras soluções apresentam frequentemente.
7. Ter um sistema mais seguro (e a menor custo)
Os custos para garantir a segurança de dados podem ser exorbitantes. Uma boa ferramenta de gestão de RH garante essa segurança por uma fatia do valor, assegurando que todos os seus dados e documentos estão salvaguardados.
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Software de RH da Factorial para a otimização de equipas
Agora que já leu sobre a gestão de equipas e como otimizá-la, está na hora de optar por uma ferramenta para o ajudar nessa tarefa. Poderíamos enumerar mais vantagens, mas, apenas com as 7 acima, é fácil concluir que o custo-benefício de um software é evidente . Recorrer a uma ferramenta de gestão de equipas é um investimento cujo seu retorno verá muito rapidamente.
Experimente a ferramenta de gestão da Factorial e ponha em prática os 7 pontos que enumerámos. Otimize hoje mesmo o desempenho e, consequentemente, os resultados da sua equipa!
