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Gestão de equipas: ferramentas, recursos e como otimizar

Gestão de Equipas

Neste artigo pretendemos ajudá-lo a otimizar a gestão de equipas da sua empresa. Iremos, também, facultar ferramentas e partilhar recursos que poderá aplicar e adaptar à sua realidade.

A gestão de equipas é um dos pilares sobre o qual assenta o sucesso de uma empresa. Uma equipa funciona quase como um organismo e não basta que seja composta por bons profissionais. Há que saber geri-la como um todo e saber orientá-la para a obtenção dos melhores resultados.

A gestão eficiente e bem-sucedida de uma equipa é também um dos maiores desafios das organizações. E a fasquia foi, certamente, elevada, com as novas formas de trabalho surgidas nos últimos anos, como o trabalho remoto.

Falaremos sobre o que é a gestão de equipas e qual é a sua importância para uma empresa. Discutiremos qual a relação entre liderança e motivação de equipas e o que carateriza uma gestão de grupo eficiente. Naturalmente, incidiremos especial foco na gestão de colaboradores à distância.

Descubra, num plano mais prático, os benefícios do uso de ferramentas para gerir equipas, bem como algumas dicas úteis e conselhos.

Tabela de Conteúdos

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O que é a gestão de equipas?

A gestão de equipas poder definir-se como a capacidade de liderar um grupo de colaborares na realização de uma tarefa. É também manter esse grupo unido com vista a alcançar um objetivo comum.

Pressupõe haver uma figura responsável pela gestão, tipicamente o gestor, gestora ou líder da equipa, sendo que a esta figura cabem algumas tarefas. Nelas inclui-se a comunicação permanente com a equipa e seus membros, bem como prestar apoio ao grupo. Inclui, ainda, saber entender quais as competências de cada pessoa.

Acima de tudo, trata-se de compreender que o todo é muito mais que a soma das partes. Isto é, entender que uma equipa é mais que um conjunto de pessoas e saber obter delas o melhor desempenho. O desempenho de uma equipa pode determinar o sucesso de uma organização e, nesta linha, de seguida falaremos da importância da gestão de equipas.

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Importância da gestão de equipas para o sucesso global de uma empresa

A gestão de equipas é importante, antes de mais, porque facilita respostas a problemas e otimiza métodos de produção. Os resultados são melhores quando vários elementos contribuem, conjuntamente, para eles.

É, também, importante ao garantir que todos estão a trabalhar tendo como objetivo comum defender os interesses da empresa. Chefias e trabalhadores estão unidos e vestem todos a mesma camisola.

Provendo a união e a coesão, a gestão de equipas reduz também a taxa de rotatividade. Colaboradores que se sintam integrados e parte de algo maior tendem a permanecer mais tempo numa empresa. Adicionalmente, desenvolve a comunicação entre colaboradores e permite a implementação de técnicas como a escuta ativa e o feedback construtivo.

Sistematizando, quanto mais eficiente a equipa for, mais bem-sucedida será e mais esse sucesso se refletirá no sucesso da empresa. E uma equipa não conseguirá ser bem-sucedida sem uma gestão estruturada, consistente e eficaz.

A figura do líder ou papel da liderança é, aqui, determinante.

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Importância Gestão de Equipas

Gestão de equipas e liderança

Uma boa gestão de equipas e liderança são indissociáveis. Vejamos como.

Um líder de uma equipa deve ter bem clara a sua função, bem como aquilo que é esperado de si. No fundo, trata-se do elo que une todos e é a si que compete garantir que há harmonia, coesão, um grupo produtivo e motivado. Liderança e motivação de equipas caminham lado a lado e são elas a chave para uma gestão de equipas eficiente.

O perfil de um líder de uma equipa inclui diversas características. Algumas relacionadas com competências mais técnicas ou as chamadas hard skills. Outras mais ligadas ao perfil comportamental de um colaborador, ou as chamadas soft skills.

Uma boa chefia de uma equipa deverá ser:

– Excelente comunicadora: para fazer uma gestão de equipa eficiente, deverá ter a capacidade de transmitir ideias e escutar.

– Flexível e adaptável: deverá conseguir adaptar-se a diferentes cenários e encarar fatores inesperados. Sendo a ponte entre todos os colaboradores, deverá igualmente ser capaz de lidar com diferentes perfis.

– Organizada: ainda que com flexibilidade e capacidade de gerir imprevistos, é fulcral que seja organizada e metódica. Só assim poderá assegurar que toda a equipa funciona como uma máquina bem oleada. E também só desta forma será capaz de fazer ajustes sempre que necessário, sem esforço e minimizando impactos negativos.

Boa mentora: deve ser capaz de passar conhecimento e fomentar a confiança. Deverá ser o pilar a que os elementos da equipa devem recorrer quando necessitam de uma decisão, mas também aconselhamento. Paralelamente a isto, deverá funcionar como o elemento motivador do grupo e aquele que é o primeiro a avançar.

Possuindo estas capacidades, a chefia de uma equipa estará apta a fazer uma gestão eficiente.

👉 Leia o artigo sobre 12 técnicas para avaliar e aumentar a Produtividade do Trabalho.

Gestão de equipas eficiente

A gestão eficiente caracteriza-se por um conjunto de tarefas:

  • Definir metas e objetivos claros, bem como o que é esperado de cada elemento;
  • Promover o diálogo e manter o canal comunicativo aberto;
  • Incentivar a criatividade na procura de soluções e métodos para resolver problemas;
  • Entender as competências de cada elemento e entregar-lhe tarefas compatíveis;
  • Partilhar a missão e valores da empresa, criando um objetivo comum;
  • Liderar pelo exemplo;
  • Monitorizar resultados e agir em conformidade, fazendo os ajustes que sejam precisos;
  • Fomentar o espírito de equipa, através de, por exemplo, team buildings.

Existem ainda diversas variantes que podem ter influência na eficiência da gestão de uma equipa, sendo que, pontualmente, vão surgindo novos desafios. O maior e mais recente deles talvez tenha sido a chegada do trabalho remoto.

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Trabalho remoto – gestão de equipas à distância

Ainda que fosse uma realidade existente na era pré-pandemia, o trabalho remoto era algo a que uma minoria tinha acesso. Tratava-se de algo apenas compatível com circunstâncias excepcionais, ou assim se acreditava.

Com a obrigatoriedade de ficarmos todos em casa, longe dos locais de trabalho e dos restantes membros das equipas, a exceção passou a ser a norma. E, literalmente de um dia para o outro, a gestão das equipas deparou-se com uma nova realidade.

Passou a ser obrigatório encontrar formas de gerir à distância e de acompanhar equipas que se encontravam separadas. Passou, ainda, a ser absolutamente vital manter os níveis de motivação, numa época particularmente incerta e desmotivadora. Tudo isto garantindo que os resultados não saíam comprometidos.

Ainda que o trabalho presencial se tenha tornado novamente possível, muitos trabalhadores continuam a preferir o remoto. Segundo um estudo da Gallup nos EUA, apenas 10% deseja regressar permanentemente ao escritório, 60% prefere o modelo híbrido e 30% o remoto total.

Neste contexto, surgiram novas metodologias quer para gestores de equipa, quer para colaboradores. Partilhamos algumas, que contribuem para uma gestão de grupo bem-sucedida.

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Dicas para uma gestão de equipas remotas eficiente:

  1. Definir um horário de trabalho partilhado, podendo ou não replicar o horário presencial;
  2. Manter o contacto entre elementos da equipa e a sua chefia, para que todos estejam a par de tudo;
  3. Criar rotinas de equipa para continuar a alimentar o sentimento de pertença;
  4. Fazer reuniões one-on-one para manter o contacto individual com cada elemento. É importante que a chefia esteja a par do trabalho, mas também de como cada colaborador se sente;
  5. Fomentar a autonomia da equipa, confiar nela e responsabilizá-la pelas suas tarefas e decisões;
  6. Delegar e distribuir temas a tratar por todos os elementos da equipa. Usar ainda um esquema de rotatividade, em que cada elemento fica responsável por conduzir uma reunião;
  7. Tornar visíveis todas as colaborações. Isto é, que todos os elementos da equipa tenham clara a estrutura organizacional e o papel de cada elemento;
  8. Definir objetivos claros e adotar métricas mensuráveis em resultados. O importante não é a quantidade de horas de trabalho, mas sim o cumprimento de metas e prazos;
  9. Usar as ferramentas certas. Uma gestão de equipa eficiente, tendo como braço direito as ferramentas indicadas, eleva o desempenho e produtividade a outro patamar. E, aqui, a tecnologia tem um papel vital. Veja de que forma no ponto seguinte.

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Otimizar a gestão de equipas – 7 benefícios do uso de ferramentas digitais

Implementar uma boa gestão dos colaboradores, seja no caso do trabalho remoto ou presencial, implica muita organização e centralização. Obriga, também, a haver acesso total a todos os elementos do grupo, através de múltiplos meios e em locais diversos.

É inegável que tal só pode ser alcançado recorrendo à tecnologia, a ferramentas específicas e a recursos digitais adequados. Usar um software para gerir uma equipa, ou outro tipo de ferramenta semelhante, marca a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Benefícios de uma ferramenta de gestão de equipas

É neste contexto que partilhamos 7 boas razões para usar ferramentas digitais para a otimização da gestão de equipas:

1. Gerir tarefas eficientemente

Calendarize, organize e monitorize todas as tarefas, faça a sua distribuição e consulte rapidamente o seu estado com a ajuda de uma ferramenta. Deste modo terá também uma visão global dos projetos e poderá adotar uma postura transparente. Isto é, que toda a gente saiba o que é da sua responsabilidade e como contribui para o resultado final.

2. Gerir tempo e produtividade

A utilização de uma ferramenta adequada pode ajudá-lo na gestão do tempo que é necessário para uma tarefa e quanto tempo está a ser gasto. Isto permitir-lhe-á fazer ajustes no calendário, ter um maior controlo de custos e fazer uma melhor gestão de recursos humanos.

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3. Produzir relatórios de forma automática

Os relatórios são um recurso indispensável para fazer o acompanhamento de um projeto, avaliar recursos, justificar decisões e gerir custos. A produção manual de relatórios é possível, contudo, muito demorada.

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4. Acompanhar e gerir o desempenho dos colaboradores

Ao centralizar toda a informação num local, recorrendo a uma ferramenta de gestão, poderá verificar rapidamente o desempenho de cada elemento da sua equipa. Isto será particularmente útil para entender quais as capacidades de uma equipa e re-alocar elementos, se necessário. Será também valioso para as avaliações pontuais.

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5. Reduzir custos

Como mencionado antes, usar um software de gestão de equipas permite-lhe poupar tempo. E já diz o ditado que tempo é dinheiro. Ao otimizar recursos, possibilita otimizar o controlo de custos da sua empresa, proporcionalmente. E, no limite, no caso do trabalho remoto, torna possível realizar à distância exatamente as mesmas tarefas que presencialmente. Assim, os seus custos de infraestrutura e com deslocações são igualmente mais reduzidos.

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6. Centralizar dados num único local

Com o uso deste tipo de ferramenta, passa a ser possível ter um repositório centralizado para todos os seus projetos e documentos. Passe a aceder a eles de qualquer local, sem os constrangimentos técnicos que outras soluções apresentam frequentemente.

7. Ter um sistema mais seguro (e a menor custo)

Os custos para garantir a segurança de dados podem ser exorbitantes. Uma boa ferramenta de gestão de RH garante essa segurança por uma fatia do valor, assegurando que todos os seus dados e documentos estão salvaguardados.

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Software de RH da Factorial para a otimização de equipas

Agora que já leu sobre a gestão de equipas e como otimizá-la, está na hora de optar por uma ferramenta para o ajudar nessa tarefa. Poderíamos enumerar mais vantagens, mas, apenas com as 7 acima, é fácil concluir que o custo-benefício de um software é evidente. Recorrer a uma ferramenta de gestão de equipas é um investimento cujo seu retorno verá muito rapidamente.

Experimente a ferramenta de gestão da Factorial e ponha em prática os 7 pontos que enumerámos. Otimize hoje mesmo o desempenho e, consequentemente, os resultados da sua equipa!

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