O registo de assiduidade ou controlo do horário de trabalho é uma das tarefas mais frequentes das equipas de recursos humanos. E muitas empresas fazem-no ainda através de um registo de assiduidade em Excel.
Neste artigo, explicamos tudo sobre o registo de assiduidade dos funcionários. Os seus benefícios, os itens obrigatórios e as melhores ferramentas. Além disso, trazemos um modelo de registo de assiduidade em Excel para que descarregue gratuitamente.
Conhecer a quantidade de horas trabalhadas por dia é muito importante, não só para os funcionários e gestores, mas também para serem cumpridas as legalidades impostas no Código do Trabalho.
Ficou interessado? Continue a ler este artigo para saber mais!
Tabela de Conteúdos:
- Porque realizar o registo de assiduidade dos funcionários?
- Modelo em Excel vs Relógio de ponto
- Relógios de ponto inteligentes
- 👉 Como aprovar a folha de presenças dos seus funcionários através de um software?
- Monitorização e relatórios de assiduidade
✅ Conheça melhor a funcionalidade de registo e controlo de assiduidade da Factorial abaixo!
Porque realizar o registo de assiduidade dos funcionários?
O registo de assiduidade de um colaborador é um dos documentos mais essenciais para o departamento de RH. Além de demonstrar o horário de entrada e saída de um funcionário na empresa, a cada dia, também atesta as horas extra de cada um ao longo do mês.
Mas o mais importante é que ter este documento, também chamado de folha de presença ou folha de ponto, é uma obrigação legal para a empresa. Segundo o definido pelo artigo 202.º do Código do Trabalho:
O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata.
Além disso, o empregador deve manter os registos de tempos de trabalho armazenados durante 5 anos. O não cumprimento desta norma acarreta uma violação do Código do Trabalho e uma multa para o empregador.
Isto significa também que a empresa deve ter uma folha de registo de assiduidade para cada um dos funcionários. Esta folha deve conter informações relevantes como:
- Nome completo do trabalhador;
- NIF;
- Cargo na empresa;
- Departamento correspondente;
- Registo de férias, ausências ou baixas médicas;
- Data do documento.
[Grátis] Modelo para registo de assiduidade em Excel
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No entanto, se o que procura é um programa de recursos humanos completo, centralizado e otimizado, temos outra solução para si mais adequada. O software de gestão completa de RH da Factorial possui múltiplas funcionalidades para o registo e controlo de assiduidade, mas não só. Veja algumas delas abaixo:
- Gestão de férias e ausências;
- Gestão e organização de turnos de trabalho;
- Armazenamento de todos os documentos(como os contratos, recibos de vencimento, relatórios de horas, etc.) dos colaboradores;
- E muito mais!
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Modelo em Excel vs Relógio de ponto
Ter uma folha de presença para cada funcionário exige gerir uma quantidade enorme de documentos. Principalmente se a sua empresa contar com uma equipa grande e múltiplos departamentos.
Ter todos estes documentos em papéis impressos supõem uma grande quantidade de trabalho, mas também de espaço. Neste caso, ter modelos de registo de assiduidade em Excel pode ajudá-lo a economizar espaço físico e estar em conformidade com a lei.
Contudo, os colaboradores terão de preencher cada ficheiro diariamente. E, a juntar a isto, o responsável de recursos humanos terá que abrir cada documento, verificar as discordâncias, e rever. Ou seja, exige algum esforço e pode tornar-se moroso.
Trabalhar com um modelo de registo de assiduidade em Excel pode ser útil se tem uma equipa reduzida. Mas quando a empresa se encontra em crescimento e conta com distintos funcionários, turnos e dias de trabalho diferentes, pode ser um verdadeiro caos.
Em resumo, trabalhar com folhas de Excel não significa que está a centralizar os processos ou a cruzar dados. Para isso, recomendamos o uso de uma ferramenta como o relógio de ponto digital. Com ele, os colaboradores podem picar o ponto na entrada e na saída, e os dados são armazenados automaticamente num sistema.
👉 Conheça as 8 soluções de RH para picar o ponto no local de trabalho!
Relógios de ponto inteligentes: quais as possibilidades?
Existem diversas formas de picar o ponto através de um relógio de ponto digital:
- Relógio de ponto digital simples, quer permite registar entradas/saídas;
- Software online, acessível em qualquer local;
- App para smartphone, com relógio de ponto;
- Código QR;
- Reconhecimento Facial;
- Geolocalização.
Como escolher o melhor relógio de ponto para o registo de assiduidade?
Ao escolher um relógio de ponto é importante considerar algumas características fundamentais.
Um bom relógio de ponto para registo de assiduidade oferece:
- Diferentes opções para picar o ponto. Disponibilizar mais de uma alternativa ao funcionário pode ser útil, sobretudo no regime de teletrabalho.
- Transferência automática de dados, para um sistema que tanto o responsável de RH, quanto o colaborador possa aceder e ver informação em tempo real.
- Transparência absoluta quanto às informações do seu registo de assiduidade, férias e ausências.
- Segurança total no tratamento de dados. Isto é indispensável para proteger os dados dos funcionários e seguir as normas da RGPD em Portugal.
Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados ao seu sistema. Com eles, cada funcionário pode aceder ao seu perfil no sistema e picar o ponto através do portal do colaborador.
Assim, o registo de assiduidade de cada utilizador ficará conectado às suas informações pessoais e dados de funcionário. Além de fazer o cruzamento com outros dados importantes, como turnos, dias de trabalho ou o departamento a que pertence.
Para facilitar o dia a dia da empresa e do colaborador, o relógio de ponto inteligente da Factorial pode ser acedido de várias maneiras. Nomeadamente, através de uma aplicação móvel para Android e iOS, do nosso software online, ou de um sistema de leitura de QR code.
Oferece também a garantia de que todos os dados são guardados com segurança na nuvem, e encriptados. Deste modo, respeitam as normas de privacidade mais estritas.
Adicionalmente, também disponibiliza um sistema de geolocalização. Este possibilita às empresas saberem de onde o funcionário está a registar o horário.
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Como aprovar a folha de ponto dos seus funcionários através de um software?
No final de cada mês é necessário rever e aprovar as folhas de ponto de cada funcionário. Só desta forma é possível calcular as suas horas extra e todo o registo de assiduidade, cumprindo todos os requisitos legais
Se esta tarefa for feita apenas pelos responsáveis pelos RH, isso poderá acarretar inúmeras horas de trabalho. Horas que poderiam ser direcionadas para tarefas de maior valor.
Porém, se existir a possibilidade do gestor direto de um funcionário, ou o seu supervisor, serem os responsáveis por rever este documento, tudo se torna mais fácil.
Com o software de recursos humanos da Factorial, é possível atribuir um gestor para cada utilizador. Assim, ao final do mês, apenas o essencial será enviado ao setor de RH, otimizando recursos.
Além disso, a Factorial disponibiliza uma ferramenta para que possa verificar e aprovar a folha de ponto. E com a funcionalidade de assinatura digital, os gestores podem assinar este e outros documentos, armazenando-os em segurança.
Por último, todos os registos de assiduidade criados no sistema da Factorial podem ser exportados facilmente. Com a possibilidade de envio de notificações para o e-mail quer dos funcionários, quer dos gestores, para que a comunicação entre todos seja clara e precisa.
👉 Saiba mais sobre a gestão de pessoas nas organizações: 10 dicas práticas para o RH
Monitorização e relatórios de assiduidade
Para que os gestores tenham controlo total sobre as horas trabalhadas por cada funcionário e a média da equipa, a Factorial disponibiliza outras ferramentas que o podem ajudar nesse processo.
Dentro da secção de relatórios, é possível monitorizar a assiduidade dos colaboradores. A juntar a isto, também cria relatórios e análises personalizadas com os dados mais relevantes para a sua empresa.
Todos os relatórios de RH podem ser visualizados através de gráficos, ou modelos, para uma análise rápida e completa. Além de serem descarregáveis, uma vez que podem igualmente ser gerados no formato CSV.
