São cada vez mais as empresas que recorrem aos ERPs, ou Enterprise Resource Plannings. Estes softwares de gestão empresarial são usados para automatizar processos manuais, armazenar dados e agregar a visualização de resultados. E revelam-se, também, cada vez mais uteis na gestão de RH.
Este artigo fornecerá uma visão detalhada sobre o que é um ERP, como implementá-lo na sua empresa e a importância da sua integração. Adicionalmente, mostraremos como pode ser um aliado poderoso do departamento de RH, destacando o software Factorial como uma solução perfeita.
Continue a sua leitura para saber como!
Tabela de conteúdos:
- ERP – o que é?
- Importância e vantagens de ter um ERP
- Como implementar um ERP na sua empresa
- Integrar o software de gestão de RH no ERP
- 💡 ERP e o software de gestão da Factorial
ERP – o que é?
Um ERP trata-se de um sistema de software integrado, que apoia as empresas na gestão e automatização de diversos processos. No fundo, funciona como um ponto centralizado de dados e processos.
Implementar um ERP requer uma abordagem estratégica e bem planeada, dividida em etapas:
1. Planeamento:
Consiste em avaliar as necessidades da empresa, definir metas claras e estabelecer um orçamento para a implementação do ERP.
2. Seleção do software:
Aqui é importante pesquisar e analisar diferentes soluções para encontrar o ERP que melhor responde às necessidades específicas da sua empresa.
3. Customização e configuração:
O ERP pode (e deve!) ser personalizado segundo os processos e fluxos de trabalho da sua empresa, para que funcione de modo eficiente.
4. Implementação:
Deve ser planeada e feita gradualmente em toda a organização. Paralelamente, todos os funcionários devem ser formados para passar a usar o novo ERP.
5. Acompanhamento e manutenção:
Uma vez implementado, é crucial monitorizar o desempenho e ajustar o ERP conforme necessário.
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Importância e vantagens de ter um ERP
Este tipo de sistema integrado de gestão adapta-se totalmente à sua empresa, o que traz um número considerável de vantagens:
- Processos automatizados em todos os departamentos;
- Aumento de produtividade;
- Inserção e atualização de informações mais eficiente;
- Economia de custos;
- Centralização de dados;
- Redução de riscos e erros humanos;
- Rápida adaptação a novas leis;
- Gestão financeira integrada, inteligente e independente;
- Visão holística das operações da empresa;
- Tomada de decisões informada;
- Melhoria da comunicação.
Por outro lado, os riscos de não optar por um ERP são consideráveis. Nomeadamente no que à segurança dos dados diz respeito. Incluindo:
- Interceção de dados, uma vez que a troca de informação é feita de modo desprotegido;
- Incoerência ou perda de informações, ao não estarem centralizadas;
- Arquivos mais suscetíveis a hackers e riscos externos, quando guardados localmente.
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Como implementar um ERP na sua empresa
Os passos necessários para a implementação de um ERP dependem, naturalmente, da solução escolhida. Contudo, uma vez passada a fase da avaliação das necessidades da empresa e da escolha do software, há um conjunto de passos que devem ser dados, de forma a garantir o sucesso do processo de implementação:
Migração dos dados
É indispensável identificar quais os dados necessários para realizar uma boa migração, de modo a transferir apenas os dados relevantes e atualizados. Estes dados poderão ser da área financeira, comercial, operacional ou RH.
Verificação da infraestrutura
A infraestrutura é a base para a execução do software. Assim, verificar a infraestrutura é vital, dado que é um ponto crucial no processo de uma boa implantação de um ERP.
Uma opção acertada é contar com o ERP na nuvem, que garante não só mobilidade como flexibilidade e segurança. Os dados jamais se perderão por falhas de hardware e estarão restritos apenas a utilizadores autorizados.
Testes com o software escolhido
Uma vez feita a migração dos dados e configurada a ferramenta é importante que o ERP seja testado por que o vai usar diariamente: os funcionários.
É importante que este passo seja dado apenas após a equipa ter recebido a respetiva formação (mencionada anteriormente). E, para que não afete o ciclo operacional da empresa, deverá ser feito num ritmo controlado.
Desta forma, não só estará a testar a ferramenta e a permitir que os funcionários a conheçam, como estará a introduzi-la organicamente no workflow. Adicionalmente, os resultados obtidos nos testes e o feedback dado pelos trabalhadores serão valiosos para efetuar ajustes, se necessário.
Suporte contínuo
O controlo e monitorização do desempenho do ERP não deve terminar na implementação. Deve ser algo feito ao longo do tempo, periodicamente, revendo processos, antecipando falhas e equacionado atualizações. Afinal, a sua empresa cresce e passa por transformações, por isso, é natural que o ERP também o faça.
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Integrar um software de gestão de RH no ERP
Existem inúmeros sistemas de ERP no mercado e com diversas modalidades. Direcionados para grandes empresas, concebidos para PMEs, mais vocacionados para o setor financeiro, para processar vendas ou para gerir RH.
Há uma solução para cada organização e, como vimos, adaptáveis às necessidades e workflow de cada equipa. Esta flexibilidade permite que um ERP seja integrado noutras ferramentas, como uma ferramenta de gestão de RH, fazendo com que se torne mais robusto.
A integração de um software de gestão de recursos humanos com um ERP é essencial para maximizar a eficiência e simplificar os processos de gestão de pessoal.
Ao integrar o software de gestão de RH e o ERP, as empresas podem criar um fluxo de trabalho também ele integrado e abrangente. Desde a contratação de novos funcionários até ao processamento de folha de pagamento, passando pela gestão de benefícios, e tudo pode ser facilmente coordenado dentro do sistema ERP.
Realizar esta integração permitirá, igualmente, a centralização de informações do pessoal, possibilitando gerar relatórios inteligentes e mais completos. Outras consequências diretas serão a redução da burocracia, precisão das operações de RH e aumento da produtividade, entre várias outras.
Um dos softwares de gestão mais completos do mercado trata-se do software da Factorial. E sendo uma das melhores soluções para a gestão de RH das empresas, naturalmente, permite também a sua integração com um ERP.
Fique a saber de seguida de que forma e como funciona um ERP integrado com a Factorial. 💡
ERP e o software de gestão da Factorial – uma aliança poderosa
A Factorial oferece uma solução abrangente para a gestão de tudo o que diz respeito aos recursos humanos da sua empresa. Começando pelo recrutamento e seleção, passando pelo controlo de horas trabalhadas, gestão de férias e gestão da folha de pagamento.
Mas também monitorização de formações, geração de relatórios e KPIs, definição de objetivos, automatização da comunicação e gestão documental e de despesas.
Este software baseado na nuvem é altamente personalizável e pode ser facilmente integrado com sistemas ERP. Atualmente, a ferramenta da Factorial permite a integração com três dos ERP mais populares: Microsoft Dynamics, SAP e Microsoft Business.
1) Integração Factorial / Microsoft Dynamics Navision
O Microsoft Dynamics Navision é de um sistema ERP completo, para ligar e gerir todos os processos. Nomeadamente vendas, compras, contabilidade e relatórios gerais.
Ao realizar a sua integração com o software da Factorial poderá sincronizar automaticamente e em tempo real os dados dos seus colaboradores, as suas ausências e os dados de controlo de tempo. Assim, será possível gerir as ausências e o registo de horas através da Fatorial e obter todas as informações atualizadas no Microsoft Dynamics Navision.
Consequentemente, as principais vantagens são ter uma entrada única de dados, obter relatórios imediatos e a possibilidade de comunicação bidirecional.
2) Integração Factorial / SAP Business One
Este é um ERP pensado para PMEs. Disponibiliza um conjunto de ferramentas de gestão empresarial para otimizar finanças, vendas, gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e gestão de stock, entre outros.
Com a integração entre o Factorial e o SAP Business One, poderá transferir dados de funcionários, dados contratuais e documentos. Consequentemente, otimizará processos, reduzirá a carga de trabalho manual e melhorará a precisão dos dados.
E, no limite, poderá tomar decisões mais informadas e otimizar a eficiência geral dentro da sua organização.
3) Integração Factorial / Microsoft Business Central
Também concebido para ajudar as PMEs a gerir as suas finanças, operações, vendas e serviço ao cliente, o Business Central possui funcionalidades de gestão financeira, gestão da cadeia de fornecimento e gestão de projetos, entre outras.
A solução de integrar este ERP com o software da Factorial permite-lhe automatizar todos os processos relacionados com a gestão de Recursos Humanos. Entre eles, inclusão, eliminação e atualização de dados de trabalhadores. Mas também dar entrada de folhas de despesas efetuadas com o Fatorial e alocá-las ao respetivo centro de custo relacionado.
Por último, é de salientar que a Factorial prioriza a usabilidade e a experiência do utilizador, tornando seu software intuitivo e eficiente. Com uma tecnologia e recursos poderosos, a Factorial capacita as empresas a otimizar seus processos de RH e aumentar a produtividade da equipa.
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