A gestão de formações é um dos maiores desafios na gestão de RH de uma empresa.
Uma das principais responsabilidades do gestor de RH é garantir a formação profissional de todos os trabalhadores da empresa. É ela que estimula o desenvolvimento profissional dos colaboradores e os motiva a crescer. Simultaneamente, traz também grandes benefícios para as empresas ao contribuir para a redução da rotatividade e estimular a produtividade.
Neste artigo mostremos como pode implementar uma gestão de formações eficaz na sua organização. Falaremos sobre o que é a formação profissional, os seus requisitos legais e quais benefícios deste processo para as empresas.
Adicionalmente, daremos dicas de organização e disponibilizaremos um eBook com tudo o que precisa de saber sobre formações internas!
Tabela de conteúdos:
- Gestão de formações: o que é a formação profissional?
- Formação profissional segundo o Código do Trabalho
- Dúvidas e perguntas frequentes das empresas na gestão de formações
- 5 benefícios da formação profissional
- Passo-a-passo para criar um plano de gestão de formações
- 2 opções para fazer a gestão de formações na sua empresa
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Gestão de formações: o que é a formação profissional?
A formação profissional serve diferentes propósitos dentro de uma organização, dependendo do contexto do profissional e da empresa. Alguns dos objetivos principais incluem:
- Garantir uma qualificação inicial aos jovens trabalhadores que tenham ingressado recentemente no mercado de trabalho;
- Promover a integração socioprofissional de colaboradores que pertencem a grupos com dificuldades de inserção no mercado de trabalho;
- Assegurar aprendizagem contínua às pessoas que trabalham na empresa;
- Aprimorar a qualificação ou promover a reconversão profissional de trabalhadores em risco de desemprego;
- Proporcionar reabilitação profissional de funcionários com deficiência, particularmente daqueles que ficaram incapacitados devido a um acidente de trabalho.
Formação profissional segundo o Código do Trabalho
As horas de formação profissional são de tal importância que na mais recente atualização do Código do Trabalho, a Subsecção II dedica os artigos de 130.º a 134.º ao tema. Esta legislação garante o direito dos empregados a receber educação e formação de qualidade e também as obrigações dos seus empregadores neste processo. Desrespeitá-la pode trazer consequências para ambas as partes.
- Artigo 130.º Objetivos da formação profissional.
- Artigo 131.º Formação contínua.
- Artigo 132.º Crédito de horas e subsídio para formação contínua.
- Artigo 133.º Conteúdo da formação contínua.
- Artigo 134.º Efeito da cessação do contrato de trabalho no direito a formação.
Dúvidas e perguntas frequentes das empresas na gestão de formações
Para ajudar na interpretação e aplicação destas leis, resumimos a seguir os principais pontos a considerar na gestão da formação profissional. Estas são as dúvidas e questões mais frequentes que as empresas possuem sobre o Código do trabalho e a formação profissional.
1) Segundo o Código do Trabalho, a formação profissional é obrigatória nas empresas?
Sim. O Código do Trabalho especifica que todas as empresas têm a obrigação de dar formação profissional aos seus colaboradores. Essa formação proporcionada pelo empregador deve não apenas qualificar os trabalhadores, como também garantir que estes têm acesso a uma formação contínua no local de trabalho.
O período mínimo de horas de formação obrigatórias no local de trabalho, previsto na lei, é de 40 horas anuais. No caso de trabalhadores com contratos a termo, com duração superior a três meses, as horas de formação empresarial são proporcionais à extensão do seu contrato.
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2) A empresa deve proporcionar formação profissional a todos os trabalhadores ao mesmo tempo?
Não. A legislação prevê apenas que o empregador deve assegurar a formação contínua a pelo menos 10% dos trabalhadores da empresa, anualmente.
Ainda sim, é obrigação da empresa fazer a gestão de formações, organizando um plano de formação para os seus trabalhadores. Este deve ter em conta as 40 horas de formação obrigatória e deve poder ser consultado pelos seus trabalhadores e respetivos representantes.
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3) O trabalhador é obrigado a frequentar a formação profissional prevista no plano de gestão de formações da empresa?
Sim. Os deveres do trabalhador estão previstos no artigo 128º do Código de Trabalho e incluem a obrigação de participar de modo diligente nas ações de formação profissional proporcionadas pelo empregador.
Ou seja, não só a empresa é obrigada, legalmente, a garantir a formação contínua dos seus trabalhadores, como os trabalhadores são também obrigados a frequentá-la de acordo como definido no plano de gestão de formações.
4) Qual deve ser o conteúdo das formações profissionais?
O tipo ou o formato do conteúdo apresentado nas ações de formação contínua deve ser determinado por acordo entre os trabalhadores e o empregador. Naturalmente, o principal foco das formações está relacionado com atividade prestada pelo trabalhador.
Caso a ação de formação profissional não esteja diretamente relacionada com a atividade prestada, devem ser sempre colocadas sessões de formação sobre matérias relativas a tecnologias de informação e comunicação, saúde e segurança no trabalho e língua estrangeira.
5) As horas de formações profissionais podem ser descontadas da retribuição do funcionário?
Não. Dada a obrigatoriedade de formação contínua no local de trabalho, as 40 horas previstas anualmente são remuneradas como períodos normais de trabalho. Ou seja, o trabalhador não pode ser prejudicado na sua remuneração por estar em formação.
6) A formação profissional obrigatória pode ocorrer fora do período laboral?
Sim. A empresa pode determinar no seu plano de gestão de formações que a formação profissional seja fora do horário laboral e até mesmo durante folgas. Porém, deverá compensar o trabalhador em conformidade. Caso a formação não exceda duas horas de trabalho, estas são pagas pelo valor normal. Contudo, se ultrapassar, estas devem ser pagas de acordo com as regras do trabalho suplementar.
7) O que acontece no caso de incumprimento?
A formação obrigatória que não for ministrada a cada trabalhador é transformada em crédito de formação. Ao fim de dois anos, este pode ser usado pelo empregado para ir a ações de formação externa. Se o trabalhador rescindir o seu contrato antes de utilizar seu crédito, terá direito a receber uma compensação pelas horas de formação em falta.
A entidade fiscalizadora responsável é a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), que pode aplicar multas se considerar que a lei não está a ser cumprida. Estas variam segundo o artigo 554º do Código do Trabalho.
8) Quem deve suportar o custo de uma formação?
Qualquer despesa relacionada a uma formação profissional deve recair na sua totalidade no empregador, desde que esta formação esteja inserida no plano de gestão de formações da empresa. Mesmo que a despesa seja de deslocação ou alimentação (durante a formação).
9) É obrigatório entregar o anexo C do relatório único?
O relatório único é um documento referente à atividade social da empresa. Deve ser entregue ao Estado anualmente, e é um documento obrigatório por lei. Ou seja, o anexo C, anexo referente à formação profissional na empresa, deve sim ser entregue de forma obrigatória.
O prazo para a entrega deste relatório costuma ser durante o mês de Março/Abril do ano seguinte.
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5 benefícios da formação profissional
Contratar trabalhadores competentes e qualificados nem sempre é o suficiente para garantir o crescimento de uma empresa. Para se sobressair num mundo em constante evolução, a formação profissional, e em particular a formação interna, é absolutamente essencial.
Afinal, a vantagem competitiva das empresas está fundamentada na sua capacidade de inovação. Empresas inovadoras dão aos seus funcionários a oportunidade de desenvolver adaptabilidade, de ampliar conhecimentos e de expandir o seu potencial.
Por isso, é fundamental criar e fomentar uma cultura organizacional que incentive a aprendizagem contínua no local de trabalho. A seguir listamos alguns dos principais benefícios de uma gestão correta da formação profissional nas empresas:
– Alinhar o desenvolvimento dos seus colaboradores com os objetivos da empresa
Assim como os profissionais, as atividades e os serviços oferecidos por uma empresa também estão em constante mutação devido aos novos avanços tecnológicos. Nesse cenário, é necessário monitorizar constantemente as novidades do mercado e explorar novas oportunidades e áreas de negócio.
Gerir corretamente a formação profissional significa alinhar os conhecimentos adquiridos pelos seus colaboradores a novos processos de gestão e novos horizontes produtivos para a sua organização. Trata-se de uma situação vantajosa para ambas as partes, tanto a sua empresa como os seus colaboradores.
– Incrementar a produtividade e rentabilidade
Apesar dos avanços nos últimos anos, Portugal ainda é um dos países com as mais baixas taxas de qualificação educacional entre os países europeus. O problema socioeconómico é um dos maiores obstáculos para o aumento da produtividade e do potencial competitivo no mercado comum.
Muitas vezes, essa problemática reflete-se nas empresas em baixos níveis de produtividade e rentabilidade. A formação profissional contínua é uma saída efetiva para elevar a capacidade produtiva e o rendimento da empresa.
– Promover o espírito de equipa
Ao organizar formações internas em grupo, os colaboradores aprendem ao mesmo tempo em que passam mais tempo juntos fora de um contexto unicamente laboral. Isso faz dessas atividades uma ótima oportunidade para integrar funcionários de diferentes equipas e promover relacionamentos interpessoais entre colegas de trabalho.
Afinal, o espírito de equipa é um elemento essencial para o sucesso de qualquer projeto, principalmente daqueles que envolvem esforços multifuncionais. Não é à toa que empresas em todo o mundo investem em atividades de team building.
– Desenvolver o bem-estar e a motivação dos funcionários
Manter-se num estado constante de aprendizagem está diretamente relacionado à saúde mental e ao bem-estar do ser humano. Aprender novas competências é uma forma de manter viva a curiosidade humana inata, de construir um senso de propósito e de aumentar a confiança e autoestima.
Ao fim e ao cabo, o bem-estar dos colaboradores reflete-se na sua capacidade e motivação para buscar novos desafios e incorporar mais responsabilidades.
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– Melhorar o Employer Branding
Sabemos que o mercado de trabalho está competitivo como nunca antes. São muitas as empresas que pagam bem e oferecem benefícios vantajosos. Por isso, é fundamental trabalhar o Employer Branding, isto é, a imagem que sua empresa tem aos olhos dos candidatos em potencial. Só assim será possível se diferenciar da concorrência e atrair os melhores talentos.
Dispor de um orçamento e oferecer um plano claro e definido para a formação profissional certamente ajuda na hora de posicionar a sua empresa como mais atrativa. Afinal, os profissionais estão em constante procura de crescimento pessoal e profissional.
Passo-a-passo para criar um plano de gestão de formações
Se a sua missão é definir um plano de formação profissional para a sua empresa, estas três etapas são um bom ponto de partida. Naturalmente, as atividades e os objetivos variam de acordo com o contexto e a realidade de cada organização, mas o processo é essencialmente o mesmo.
1) Identificar necessidades
Para elaborar um bom plano de gestão de formações, primeiro, deverá diferenciar os tipos de formação que serão oferecidos pela empresa. Como já vimos, as necessidades mudam quando se trata de um funcionário recém-contratado ou de um colaborador com mais tempo de casa. Vejamos alguns exemplos:
- Desenvolver competências e soft skills;
- Incentivar práticas de gestão de pessoas;
- Estimular o trabalho em equipa;
- Conhecer novas ferramentas e sistemas;
- Entender outras áreas relevantes da empresa;
- Preparar-se para uma mudança de cargo.
2) Fazer avaliações de desempenho
Em seguida, proceda a uma análise dos profissionais da empresa. Muitas vezes, determinadas áreas ou funções estão com uma performance abaixo do esperado e exigem um maior investimento em cursos e capacitação em dado momento.
Fazer um estudo das últimas avaliações de desempenho permite identificar erros comuns que se repetem com mais de um membro de uma equipa. Muito mais do que inaptidão, essas pesquisas podem revelar problemas na comunicação interna e na clareza quanto a procedimentos específicos da empresa.
3) Definir objetivos para as formações profissionais
Uma vez concluídas as etapas anteriores, precisará de definir objetivos para as formações profissionais a curto, médio e longo prazo. A partir de então, será possível desenvolver um plano de gestão de formações que apoie esses objetivos. Nesse processo, deverá considerar:
- Qual será o formato da formação (presencial, remoto ou misto);
- Quem serão os responsáveis pela formação;
- Qual será a duração e a carga horária do programa;
- Se é necessário contratar uma agência externa para isso;
- Quais materiais didáticos serão utilizados;
- Quais serão as instâncias a avaliar e o sistema a ser utilizado.
Se ainda não sabe por onde começar, não há problema! Desenvolvemos um guia que o pode ajudar ao longo de todo esse processo. Veja abaixo!
2 opções para fazer a gestão de formações na sua empresa
Tal como indicámos antes, criámos um guia para o ajudar no processo de gestão das formações internas. Recorrendo a ele, será mais simples dar o pontapé de saída na organização das formações da sue empresa!
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Factorial: software de RH para a gestão das formações
Mas se, por outro lado, quer acompanhar e gerir as formações dos colaboradores de forma mais eficaz e centralizada, um software de RH é a solução. Para além de automatizar a gestão de formações, existem outros recursos que podem ajudar no desenvolvimento dos colaboradores.
O software de RH Factorial é um desses exemplos. Este sistema proporciona aos empregadores e gestores de RH inúmeras funções, incluindo uma ferramenta completa para gerir as formações internas da empresa. Nesta plataforma é possível:
- Registar e atribuir horas de formação aos colaboradores;
- Acompanhar todos os cursos de formação planeados e em andamento, e monitorizar as taxas de participação;
- Anexar certificados de participação;
- Verificar o progresso de cada funcionário (e do total de funcionários) num painel de controlo com diferentes KPIs;
- Detalhar todos os custos de cada formação;
- Reunir todos os dados das formações, de forma automática, para a entrega do relatório único!
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