Um software de gestão de tempo é uma ferramenta preciosa para os profissionais de RH. Seja para ajudar na gestão das suas próprias tarefas, seja para gerir o tempo dos trabalhadores de uma empresa.
Neste artigo fique a saber qual a importância deste tipo de ferramenta, como poderá usá-la e quais as suas potencialidades. Otimize a gestão do seu tempo!
Tabela de conteúdos:
- O uso de um software de gestão de tempo na área de RH
- A importância de um software de gestão de tempo
- 👉 Factorial: a solução de software de gestão de tempo
- Outros 9 softwares de gestão de tempo
O uso de um software de gestão de tempo na área de Recursos Humanos
Numa área tão dinâmica como é a área dos Recursos Humanos, eficiência e organização são fundamentais. O fluxo de trabalho é muitas vezes exigente e um software de gestão de tempo tem um peso crucial.
Por um lado, este tipo de ferramenta ajuda os profissionais de RH a otimizar as suas tarefas diárias. Por outro, contribui para gerir e melhorar a produtividade de toda a equipa.
Comecemos pelas tarefas diárias. Um software de gestão de tempo permite aos profissionais de RH acompanhar e registar o tempo gasto em diversas atividades. Assim, torna-se possível controlar as tarefas, atribuindo tempo específico a cada uma delas.
Analisando, agora, do ponto de vista da gestão do tempo da equipa, um software de gestão de tempo permite criar regras e políticas. Como horários e turnos, ou gerir calendários, seja de ausências ou de férias. Nesta linha, permite, também, gerar relatórios e análises sobre o uso do tempo dos trabalhadores.
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A importância de um software de gestão de tempo para os RH
Usar um software de gestão de tempo e produtividade traz consigo diversas vantagens. Veremos quais e porque o seu uso é tão importante, a seguir.
1) Priorização e otimização do tempo
É uma das principais vantagens do software de gestão de tempo. Nomeadamente, delegando nesse software as tarefas rotineiras. Usando-o, os profissionais de RH podem concentrar-se em áreas mais críticas, garantindo um uso mais eficiente do tempo.
2) Eficiência e equilíbrio
Outra das vantagens de usar um software de gestão de tempo é evitar conflitos de horários, maximizando a eficiência. Simultaneamente, garante-se que o fluxo de trabalho é ajustado a cada função e às capacidades dos trabalhadores.
3) Recolha e estruturação de informação
Entre as principais vantagens, está, ainda, a capacidade de recolher dados. Mas, mais do que isso, de gerar automaticamente relatórios e análises detalhadas sobre o uso do tempo.
4) Cumprimento de obrigações legais
Relacionada com o último ponto, está a segurança de poder cumprir requisitos legais. Sempre que dados forem solicitados por alguma autoridade, a sua empresa terá a capacidade de os fornecer rapidamente.
5) Colaboração e partilha de dados
Por último, o uso de um software de gestão de tempo fomenta a colaboração e partilha de informações. Consequentemente, há a promoção da eficiência no fluxo de trabalho, resultando em melhores resultados para a empresa.
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Factorial: a solução de software de gestão de tempo
Vimos já como pode usar um software de gestão de tempo na sua empresa e qual a sua importância. Agora veremos algumas das melhores soluções disponíveis no mercado. Começamos por uma das mais completas, o software de gestão de tempo da Factorial.
Além do básico de permitir definir tarefas e contabilizar o tempo gasto nelas, o programa da Factorial pode ser um verdadeiro aliado dos RH. Confira como:
Controlo da assiduidade dos trabalhadores
Com esta funcionalidade evita erros e poupa tempo. Adicionalmente, poderá analisar a produtividade da equipa e tomar melhores decisões estratégicas. Existem inúmeras tarefas que poderá realizar usando esta ferramenta:
- Crie relatórios de horas personalizados, obtendo insights valiosos;
- Defina políticas de controlo de horário;
- Implemente sistemas de picagem de ponto acessíveis a partir do computador ou telemóvel;
- Permita pausas manuais e automáticas;
- Monitorize as horas extra;
- Aprove a folha de ponto rapidamente;
- Use as integrações/API.
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Gestão de turnos
Com desta função, o pesadelo do planeamento e atualização dos mapas turnos chegou ao fim. Poderá planear tudo de modo simples, ágil e muito mais eficiente.
- Gira turnos em massa;
- Visualize turnos por período;
- Obtenha um modelo para turnos rotativos;
- Utilize filtros avançados para a gestão de turnos;
- Consulte tabelas de turnos;
- Receba alertas de sobreposição de turnos;
- Atribua locais de trabalho;
- Defina turnos noturnos;
- Contabilize horas extra;
- Automatize turnos;
- Exporte dados;
- Crie relatórios de turnos personalizáveis.
💡 Explore a funcionalidade de gestão de turnos da Factorial, aqui.
Gestão de ausências e férias
É um dos aspetos mais desafiantes para os departamentos de RH e que mais recursos consome. Mas através da solução da Factorial, deixa de ser assim.
- Faça gestão de férias, faltas e teletrabalho num único local;
- Compense horas extra diretamente em férias ou no recibo de vencimento;
- Valide a acumulação de dias, decidindo quantos podem transitar de ano;
- Defina políticas de ausência de acordo com cada equipa;
- Elabore um mapa de férias centralizado permanente atualizado;
- Desenvolva um banco de horas;
- Construa um calendário de ausências com uma vista geral de toda a equipa.
💡 Tudo sobre a gestão de ausências e férias dos colaboradores!
Tendo os relatórios e mapas descarregáveis, estará sempre em cumprimento da lei Portuguesa. A qualquer momento poderá descarregar os dados automaticamente, de forma transparente.
E uma vez que a solução da Factorial se trata de um software tudo-em-um, terá acesso a um leque de outras funcionalidades vitais para os RH. Como de gestão de talento, de recibos de vencimento, de despesas, de documentos, automatizações e tantas mais.
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Outros softwares de gestão de tempo para aumentar a produtividade
Sendo uma solução especificamente pensada para os profissionais de RH, o software da Factorial é uma das ferramentas mais vocacionadas para a gestão de tempo de uma equipa.
Contudo, existem várias outras ferramentas generalistas, que lhe podem ser úteis na gestão de tempo. Partilhamos aqui algumas.
Clockify
Trata-se de um contador de tempo. Permite registar o tempo gasto numa tarefa, em tempo real, ou inserir horas manualmente.
Tem também a possibilidade de criar uma tabela de horas, calendários, definir atividades e modelos de tarefas. Ou, ainda, de monitorizar o tempo.
Uma das suas vantagens é ser simples e intuitivo e facilmente integrável com outras apps de gestão de projeto.
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Desktime
Funciona igualmente como contabilizador de tempo. Entre as suas principais funcionalidades está a contagem de tempo automática, online e offline e fazer cálculo de custos.
Permite, igualmente, criar um calendário, gerar relatórios, acompanhar projetos e gerir turnos. Tal como o Clockify, permite a integração com outras apps.
Harvest
É uma das ferramentas de gestão de tempo mais conhecidas. Tem a possibilidade de monitorizar tempo, fazer relatórios e análises, bem como faturas e pagamentos.
Funciona quer em versão mobile, quer em desktop e permite a integração com outras ferramentas.
Hubstaff
Trata-se de uma solução quase totalmente focada na gestão de tempo. E uma das preferidas para a gestão de tempo em trabalho remoto.
Além de possibilitar monitorizar o tempo e tarefas dos trabalhadores em tempo real, capta screenshots dos seus desktops. Permite também criar folhas de horas e relatórios, ter localização GPS e monitorizar a produtividade das equipas, entre outros.
Pomodor
A técnica pomodoro é bastante usada para aumentar a produtividade e o foco. Resumidamente, consiste em dividir o fluxo de trabalho em pequenos blocos de concentração intensa, seguidos de breves pausas.
A Pomodor ajuda a pôr esta técnica em prática, seguindo o lema que “menos é mais”. Consiste num relógio/contador, é programável e permite recolher estatísticas. Simples, mas bastante eficaz.
Timecamp
Esta ferramenta é composta por diversas funcionalidades de gestão de tempo. Usando-a é possível controlar automaticamente o tempo gasto numa tarefa, bem como a produtividade e criar relatórios.
Adicionalmente, permite monitorizar a assiduidade, planear projetos, mas também gerir orçamentos e fazer faturação.
Timely
Apresenta-se como sendo uma ferramenta de monitorização do automática do tempo, com recurso à Inteligência Artificial.
Permite não só monitorizar tempo, mas também projetos, equipas e planeamentos. Isto faz com que seja indicada para controlar a produtividade e maximizar a eficácia na realização de tarefas.
Toggl
É também uma das mais usadas, pela sua flexibilidade, mas igualmente por se dividir em 3 produtos. Monitorização automática de tempo, planeador de tarefas e fluxo de trabalho, e ferramenta de apoio na contratação de equipas remotas.
Os produtos podem ser usados separadamente, mas têm todos como objetivo otimizar a gestão do tempo e melhorar a eficiência, bem como a produtividade das equipas.
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