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5 modelos para a gestão de tempo em Recursos Humanos

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7 minutos de leitura
modelos gestão de tempo

A gestão de tempo em RH é um desafio com que qualquer profissional de recursos humanos se depara. Gerir horários, férias, ausências e as particularidades de cada colaborador da empresa é uma tarefa árdua, mas que não é impossível. Além disso, a importância desta gestão relaciona-se com a relevância da otimização dos processos nas empresas em crescimento.

Como conseguir fazer esta gestão de tempo em RH? Nos departamentos de recursos humanos, os templates em excel são uma das ferramentas mais utilizadas. E se lhe dissermos que mais do que uma ferramenta de excel, precisa de um software tudo-em-um?

Neste artigo, além de encontrar 5 ferramentas para os recursos humanos da sua empresa gerirem melhor o tempo despendido, na gestão de cada um dos colaboradores, encontra também uma solução mais eficaz do que os modelos de excel! Ficou com curiosidade? Leia o artigo. ⬇️

Tabela de conteúdos:

Kit de gestão de tempo para os RH

Sim, é possível gerir o seu tempo, enquanto profissional de recursos humanos! A rotina de um RH, exige eficiência. Alterar métodos, procedimentos e, principalmente, as ferramentas que usa, pode fazer toda a diferença por forma a que consiga aproveitar melhor as horas do seu dia de trabalho.

Deve também fazer-se valer de mecanismos de organização. A organização faz, sem dúvida, diferença na gestão de tempo de qualquer pessoa. Definir objetivos e focar-se neles, é igualmente importante. Defina quais as tarefas prioritárias e foque-se em concretizá-las, ao invés de gastar tempo com tarefas menos relevantes.

Antes de avançarmos para os vários modelos em excel, preparámos um kit de gestão de tempo para os recursos humanos da sua empresa. Neste kit, encontra recursos e ferramentas sobre gestão de férias e ausências, controlo horário e de assiduidade e gestão de turnos. 

⬇️ Descarregue o kit de gestão de tempo que preparámos para si ⬇️

kit de gestão de tempo para os rh

Factorial: software com todas as funcionalidades de RH

As ferramentas e os templates de recursos humanos são ótimos aliados para a gestão de tempo em RH. Todavia, compreendemos que ter um modelo para cada função, torna-se confuso. Há uma solução: um software de recursos humanos, tudo-em-um.

Ao invés de ter um modelo para cada tarefa que tem de desenvolver, opte por um software onde encontra várias funcionalidades diferentes:

Solicite a sua demonstração gratuita, durante 14 dias, e explore todas as funcionalidades que a Factorial tem para lhe oferecer!

Modelo em Excel: calculadora de horas extraordinárias

As horas extraordinárias são uma realidade bastante comum nas empresas portuguesas. Se é profissional de recursos humanos, saiba que existe a obrigatoriedade legal de proceder ao controlo das horas trabalhadas por cada um dos seus colaboradores.

Na Factorial, encontra um modelo em Excel, com uma calculadora de horas extraordinárias. Com este modelo consegue controlar todas as horas trabalhadas e calcular as extraordinárias. Nele encontra uma folha de ponto mensal, o controlo de horas trabalhadas por projeto, o cálculo de horas extraordinárias e as horas totais de trabalho por mês.

⬇️ Descarregue abaixo a calculadora de horas extraordinárias ⬇️

calculadora horas extraordinarias

Factorial: software com relógio de ponto

Gerir as horas extraordinárias em Excel é melhor do que o fazer manualmente, certo? Contudo, se tiver uma média ou grande empresa ou até mesmo colaboradores com vários horários diferentes, gerir tudo em Excel retira a eficiência do processo. A gestão do tempo despendido é essencial!

No software da Factorial, tem disponível a funcionalidade de picagem de ponto. Com este recurso consegue rever, diariamente, todas as horas que os seus colaboradores trabalharam; aprovar ou rejeitar horas; confirmar quem está a trabalhar remotamente (ou não) ou até mesmo monitorar e pagar horas extras.

💡 Experimente, gratuitamente, a funcionalidade de relógio de ponto!

Modelo em Excel: controlo de custos e despesas

São vários os custos e despesas que uma empresa e os seus colaboradores podem ter. Despesas para deslocações em trabalho, como combustível, portagens, estadia e refeições, refletidas em ajudas de custos, são exemplos.

Ao ter um modelo de excel para controlar todos os custos e despesas, deixa de ter a necessidade de anotar as despesas em papel, guardar faturas e recibos ou até mesmo papelada em arquivo.

Por outro lado, um documento digital tem a vantagem de ser acessível em qualquer sítio, desde que tenha acesso à internet. Além disso, na hora de definir o orçamento de recursos humanos, tem acesso aos números reais do ano anterior de forma prática, rápida e eficiente.

⬇️ Descarregue este modelo abaixo⬇️

modelo em Excel para controlo de custos

Factorial: software para gestão de despesas

Um modelo de excel não é uma solução viável para o seu negócio? Na Factorial encontra a funcionalidade de gestão de despesas, em que não só as consegue gerir, como fazer o pagamento automático das mesmas. Isso mesmo! Com esta funcionalidade consegue:

  • Registar as despesas de todos os seus colaboradores;
  • Digitalizar todos os recibos e faturas;
  • Criar e manter um histórico de despesas, para efeitos de gestão;
  • Visualizar a evolução das despesas, mês a mês;
  • Criar campos personalizados para cada despesas;
  • Calcular as despesas derivadas de cada projeto;
  • Aprovar as despesas dos seus colaboradores e enviar notificações;
  • Refletir, automaticamente, as despesas na folha do colaborador, como um suplemento adicional.

💡 Teste, gratuitamente, durante 14 dias a funcionalidade de gestão de despesas e muitas outras.

Modelo Excel: mapa de férias

Gerir férias e ausências é uma tarefa de recursos humanos que pode dar muitas dores de cabeça e colocar em causa a gestão de tempo. Funcionários que se ausentam em dias diferentes, políticas de férias que variam consoante departamento ou tipo de funções, aprovar e recusar férias e tantas outras tarefas relacionadas.

O mapa de férias, obrigatório em todas as empresas, permite-lhe ter num único documento, a informação sobre os dias em que os seus colaboradores estarão ausentes da empresa. De forma automática, com este modelo, consegue ver se os dias de férias a que o colaborador tem direito estão todos marcados.

⬇️ Explore o modelo de mapa de férias em Excel abaixo ⬇️

mapa de férias 2023 para gestão de tempo

Factorial: software de RH para férias e ausências

Uma folha de excel não lhe permite fazer tudo. Manter o cálculo dos dias atualizado, ajustar os vários pedidos ou até mesmo ter uma visão geral das férias de todos os colaboradores, é essencial. Mas como fazê-lo? Com o software da Factorial.

A Factorial é um software de RH que lhe permite fazer uma gestão de tempo eficaz, otimizando e centralizando os processos de recursos humanos das empresas. A funcionalidade de gestão de férias e ausências permite-lhe:

  • Solicitar folgas, dias de férias, enviar baixas médicas ou pedidos de licença num único sítio;
  • Criar um calendário de equipa, com as ausências, partilhado com todos os funcionários;
  • Definir políticas de férias personalizadas;
  • Descarregar relatórios sobre as ausências e mapas de férias.

Descubra, no vídeo abaixo, como gerir, não só férias e ausências, mas também, a picagem de ponto, assiduidade, turnos, etc, com o software da Factorial!

💡 Marque uma demonstração com um dos nossos consultores e aprenda a realizar todas estas tarefas com um software!

Modelo Excel: gestão de turnos

Os seus colaboradores trabalham com turnos diferentes? Precisa de um documento onde consiga atribuir e visualizar os turnos e horários de trabalho dos seus colaboradores, de forma fácil e intuitiva?

Criámos um modelo em excel para a gestão do trabalho por turnos. Pode descarregá-lo abaixo! ⬇️

Modelo em Excel de Trabalho por turnos

Devido à complexidade desta tarefa, aconselhamos antes a recorrer a um software que lhe permita fazer a gestão de turnos.

Factorial: software de RH para gestão de turnos de trabalho

Modelos de excel são bons aliados ao trabalho de quem tem de fazer a gestão de turnos, mas têm altas margens de erro. Optar por um software de RH para a gestão de turnos, é escolher uma solução mais prática e funcional, uma vez que no software da Factorial pode:

  • Atribuir turnos aos colaboradores;
  • Planear turnos semanais e mensais, a longo prazo;
  • Filtrar os colaboradores e respectivos turnos, por equipas;
  • Detetar, automaticamente, conflitos de horários;
  • Integrar com a funcionalidade gestão de ausências;
  • Criar relatórios personalizados.

💡 Conheça a funcionalidade de gestão de turnos, gratuitamente e sem compromisso!

17 motivos porque deve utilizar um software tudo-em-um

Conforme pôde verificar neste artigo, os modelos em Excel podem ser muito práticos e ajudar nas tarefas de recursos humanos.

Todavia, se quer ferramentas que lhe permita fazer uma gestão de tempo eficiente e eficaz, o software Factorial, de RH, tudo-em-um, é a solução ideal. Porquê? Independentemente do setor de trabalho da sua empresa, damos-lhe 17 motivos:

  1. Não tem de abrir mil e um documentos para concretizar as suas tarefas, nem tem de fazê-las de forma manual;
  2. Pode ter acesso a relatórios automáticos, com base nas informações que insere no sistema;
  3. Tem acesso rápido e prático às informações dos seus colaboradores;
  4. Todos os profissionais de recursos humanos da sua empresa podem aceder ao software, não existindo informação duplicada;
  5. Converte processos infinitos,  manuais e complicados em processos otimizados, centralizados, úteis e efetivos;
  6. Perde menos tempo com burocracias e ganha tempo para obter o melhor dos seus colaboradores;
  7. Tem todos os processos de recursos humanos, num único sítio;
  8. Melhora a gestão da sua empresa, com decisões baseadas em números reais;
  9. Economiza dinheiro, ao ter controlo total dos seus gastos;
  10. Os colaboradores podem ter acesso ao software através do telemóvel;
  11. Os seus dados ficam seguros, através de um avançado sistema de encriptação e acesso individualizado para cada colaborador;
  12. Consegue gerir e assinar documentos online;
  13. Pode criar o organograma online da sua empresa;
  14. Tem mecanismos para a avaliação de desempenho individual;
  15. Pode ver todas as ausências num único ecrã e em tempo real;
  16. Administra os recibos de vencimento com precisão, de acordo com variáveis como baixas médicas ou ticket de refeição;
  17. Integra facilmente os novos funcionários, através da funcionalidade de onboarding;

Quer ainda mais motivos? 💡 Marque uma demonstração gratuita!

Este artigo também está disponível em: Italiano

A Nádia é content, copy e creative writer. As palavras são a sua grande paixão, usando-as para informar, entreter, ensinar ou simplesmente partilhar. É apologista de que devemos partilhar conhecimento, histórias, experiências (e bolos de chocolate, sempre!). Parceira da Factorial, no mercado português, pretende escrever conteúdos relevantes e informativos para todos os leitores.

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