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Como funciona e quais os benefícios de um software de gestão de turnos?

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6 minutos de leitura
software de gestão de turnos

Um software de gestão de turnos é essencial para garantir o bom funcionamento das empresas de diferentes setores. Simplifica o processo e otimiza o tempo dos gestores.

Quer saber a importância de um software para gerir os turnos da sua empresa? Leia este artigo e saiba também como fazer a gestão de turnos, e as vantagens e desvantagens desse tipo de software.

💡Bónus: damos-lhe um passo a passo da gestão de turnos na Factorial, uma plataforma especializada nessa funcionalidade!

Tabela de conteúdos:

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Importância de um software de gestão de turnos

Trabalhar por turnos é algo previsto no Código de Trabalho português. A gestão de turnos manual pode ser um processo complexo e propenso a erros. Manter uma programação de turnos eficiente e equilibrada, que atenda às necessidades da empresa e às dos colaboradores, pode se tornar uma tarefa demorada e desafiadora para os gestores.

É nesse contexto que um software de gestão de turnos se torna valioso. Ao adotar um software especializado, as organizações podem automatizar muitas das tarefas relacionadas com a gestão de turnos.

Estes sistemas oferecem funcionalidades avançadas, como planeamento de horários, trocas de turno e controlo de horas trabalhadas. Além disso, possuem recursos de comunicação integrados, que permitem que os colaboradores acedam aos seus horários, solicitem alterações e recebam notificações importantes.

A implementação de um sistema de turnos traz benefícios significativos, tais como:

  • Simplificação de processos, reduzindo a carga de trabalho dos gestores e minimizando a probabilidade de erros. Levando, assim, a uma gestão de turnos mais automatizada e eficaz.
  • Visão mais clara e precisa dos horários de trabalho, facilitando o planeamento e a alocação adequada de recursos.
  • Transparência e a comunicação entre a empresa e os funcionários, contribuindo assim para um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.

👉 Saiba como funcionam os 3 tipos de jornada de trabalho em Portugal

Como fazer a gestão de turnos?

A gestão de turnos envolve uma série de etapas para garantir que a programação de trabalho atenda às necessidades operacionais da empresa, enquanto leva em consideração as preferências e disponibilidade dos colaboradores. Embora os processos possam variar de acordo com cada empresa, aqui estão algumas práticas comuns:

1. Recolher informações dos colaboradores

É importante obter informações dos funcionários, como a sua disponibilidade, preferências e restrições. Isto pode ser feito por meio de pesquisas, formulários ou questionários, permitindo que a empresa tenha uma visão abrangente das necessidades e restrições de cada funcionário.

2. Planear os turnos

Com base nas informações recolhidas e necessidades da empresa, é possível criar um plano de turnos que atenda às necessidades operacionais e garanta uma distribuição equilibrada de trabalho entre os colaboradores.

Nessa etapa, é importante considerar as habilidades, certificações e restrições de cada colaborador, a fim de garantir que as atribuições sejam adequadas.

Preparámos um modelo para gerir turnos em Excel. Descarregue abaixo!

Modelo em Excel de Trabalho por turnos

3. Comunicar os horários

Uma vez definidos os horários de trabalho, é fundamental comunicá-los aos colaboradores de forma clara e acessível. Faça-o por meio de um software de gestão de turnos, onde os funcionários podem aceder aos seus horários, visualizar informações relevantes e receber notificações importantes.

4. Permitir trocas de turno

É importante estabelecer políticas e diretrizes claras para a troca de turnos entre os colaboradores. Ao permitir que eles solicitem trocas, a empresa deve garantir que exista um processo adequado para aprovação e registo dessas alterações. Assim, mantém a transparência e evita possíveis problemas de comunicação ou conflitos.

5. Registar e controlar as horas trabalhadas

Um software permite que as horas trabalhadas pelos funcionários sejam registadas e controladas de maneira precisa. Inclui monitoramento de entradas e saídas, pausas e intervalos, bem como o cálculo de horas extras, faltas e outras informações relacionadas.

Esse controlo automatizado ajuda a garantir que os funcionários estão a cumprir os seus horários corretamente e permite uma gestão mais eficiente dos recursos humanos.

software para turnos

Vantagens e desvantagens de um software de gestão de turnos

Ainda que a aplicação de um software para gestão de turnos seja muito útil e traga vantagens, existem também algumas desvantagens. Veja, a seguir, quais.

Vantagens

  1. Automatização: um software de gestão de turnos automatiza tarefas manuais e repetitivas, como o planeamento de horários e a distribuição de turnos. Economiza tempo dos gestores e reduz a probabilidade de erros.
  2. Flexibilidade: com um software, é possível ajustar os horários de trabalho de acordo com as necessidades da empresa. Permite uma alocação mais eficiente dos recursos humanos, garantindo que haja colaboradores adequados em cada turno e facilitando a cobertura de ausências ou picos de trabalho.
  3. Melhoria na comunicação: esses softwares oferecem recursos de comunicação integrados, como notificações automáticas, permitindo que os colaboradores acedam aos seus horários de trabalho, solicitem trocas de turno e recebam informações importantes. Melhora a comunicação entre a empresa e os colaboradores, evita mal-entendidos e facilita a colaboração.
  4. Controlo de custos: um software de gestão de turnos permite um melhor controlo dos custos relacionados à gestão de pessoal. Auxilia na identificação de possíveis problemas de crescimento, evita horas extras desnecessárias e ajuda a otimizar a alocação de funcionários de acordo com as necessidades do negócio.
  5. Relatórios e análises: esses softwares fornecem dados e relatórios que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Permitem uma análise aprofundada dos padrões de trabalho, produtividade, absenteísmo e outros indicadores-chave, possibilitando melhorias contínuas na gestão de turnos.

👉 Aprenda mais sobre como gerir o horário de trabalho semanal e gestão de turnos na restauração e hotelaria?

Desvantagens

  • Custo inicial: a implementação de um software pode exigir um investimento inicial, especialmente para empresas menores com recursos limitados. É importante considerar o retorno sobre o investimento a longo prazo e avaliar se os benefícios superam os custos iniciais.
  • Formação: a adoção de um novo software requer formação dos gestores e colaboradores envolvidos na gestão de turnos. Isto exige tempo e recursos adicionais para garantir que todos saibam como utilizar o sistema corretamente.
  • Resistência à mudança: alguns funcionários podem resistir à adoção de um novo sistema de gestão de turnos, especialmente se estiverem acostumados com métodos manuais ou não se sentirem confortáveis com a tecnologia. É importante promover uma cultura de mudança e oferecer suporte adequado para garantir a adesão e o uso efetivo do software.

Factorial: passo a passo do software para gestão de turnos

A Factorial é uma solução completa para simplificar e otimizar o processo de gestão de turnos, automatizando tarefas e facilitando a comunicação entre a empresa e os colaboradores. Com a Factorial consegue uma alocação mais eficiente de recursos, reduzindo o tempo e o esforço necessários para gerir os horários de trabalho.

Veja o vídeo abaixo, e deixe que a Beatriz lhe explique como funciona! ⬇️

1) Atribua turnos para um ou mais colaboradores

Delegue e gira turnos, rápida e facilmente! Com a Factorial pode fazer o planeamento dos turnos semanais e a longo prazo. Caso modifique algum turno, os colaboradores são notificados. Tem ainda a possibilidade de escolher os turnos mais utilizados nas últimas quatro semanas.

2) Monitorize as horas totais

A nossa solução de gestão de turnos permite-lhe obter controlo sobre o planeamento e análise dos horários da sua equipa. Elimine turnos, faça mudanças e publique-as quando quiser. Consegue ainda comparar os turnos planeados com os que já foram atribuídos a cada colaborador.

3) Visualize turnos e seja transparente

Quer perceber, de forma prática e rápida, como estão organizados os turnos? Com a Factorial pode personalizar a visualização dos turnos, para fazer um melhor planeamento. Além disso, os seus colaboradores podem ver os próximos turnos e também os dias já trabalhados, através da plafatorma.

4) Resolva os conflitos de turnos

O erro humano deixa de existir. O nosso software deteta colaboradores com dois ou mais turnos em choque de horário e/ou turnos que coincidem com uma ausência aprovada.

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💡 Novas funcionalidades na gestão de turnos da Factorial

Agora é possível assignar cores diferentes a turnos diferentes, no software Factorial. Desta forma, tem uma melhor visualização e interface da plataforma. Mas não ficamos por aqui! Também já consegue descarregar relatórios de turnos em Excel, com os dias de descanso incluídos.

Na Factorial adaptamo-nos aos nossos clientes e às suas necessidades. Estas novas funcionalidades são um exemplo disso!

Invista num sistema de turnos

Em suma, um software de gestão de turnos é uma ferramenta essencial para simplificar, otimizar e melhorar a eficiência da gestão de horários de trabalho. Oferece vantagens significativas. Automatização de tarefas, gestão de turnos automatizada, flexibilidade, melhoria na comunicação, controlo de custos e acesso a informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas.

Embora a adoção de um novo sistema de turnos possa exigir um investimento inicial e formação, os benefícios a longo prazo superam os desafios iniciais. Ao escolher um software adequado e seguir as práticas recomendadas, as empresas podem melhorar significativamente o processo de turnos, tornando-o mais eficiente, transparente e satisfatório para funcionários e gestores.

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A Nádia é content, copy e creative writer. As palavras são a sua grande paixão, usando-as para informar, entreter, ensinar ou simplesmente partilhar. É apologista de que devemos partilhar conhecimento, histórias, experiências (e bolos de chocolate, sempre!). Parceira da Factorial, no mercado português, pretende escrever conteúdos relevantes e informativos para todos os leitores.

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