Um software de gestão de turnos é essencial para garantir o bom funcionamento das empresas de diferentes setores. Simplifica o processo e otimiza o tempo dos gestores.
Quer saber a importância de um software para gerir os turnos da sua empresa? Leia este artigo e saiba também como fazer a gestão de turnos, e as vantagens e desvantagens desse tipo de software.
💡Bónus: damos-lhe um passo a passo da gestão de turnos na Factorial, uma plataforma especializada nessa funcionalidade!
Tabela de conteúdos:
- Importância de um software de gestão de turnos
- Como fazer a gestão de turnos?
- Vantagens e desvantagens de um software de gestão de turnos
- Factorial: software para gestão de turnos [+ vídeo 🎧]
- Invista num sistema de turnos
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Importância de um software de gestão de turnos
Trabalhar por turnos é algo previsto no Código de Trabalho português. A gestão de turnos manual pode ser um processo complexo e propenso a erros. Manter uma programação de turnos eficiente e equilibrada, que atenda às necessidades da empresa e às dos colaboradores, pode se tornar uma tarefa demorada e desafiadora para os gestores.
É nesse contexto que um software de gestão de turnos se torna valioso. Ao adotar um software especializado, as organizações podem automatizar muitas das tarefas relacionadas com a gestão de turnos.
Estes sistemas oferecem funcionalidades avançadas, como planeamento de horários, trocas de turno e controlo de horas trabalhadas. Além disso, possuem recursos de comunicação integrados, que permitem que os colaboradores acedam aos seus horários, solicitem alterações e recebam notificações importantes.
A implementação de um sistema de turnos traz benefícios significativos, tais como:
- Simplificação de processos, reduzindo a carga de trabalho dos gestores e minimizando a probabilidade de erros. Levando, assim, a uma gestão de turnos mais automatizada e eficaz.
- Visão mais clara e precisa dos horários de trabalho, facilitando o planeamento e a alocação adequada de recursos.
- Transparência e a comunicação entre a empresa e os funcionários, contribuindo assim para um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.
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Como fazer a gestão de turnos?
A gestão de turnos envolve uma série de etapas para garantir que a programação de trabalho atenda às necessidades operacionais da empresa, enquanto leva em consideração as preferências e disponibilidade dos colaboradores. Embora os processos possam variar de acordo com cada empresa, aqui estão algumas práticas comuns:
1. Recolher informações dos colaboradores
É importante obter informações dos funcionários, como a sua disponibilidade, preferências e restrições. Isto pode ser feito por meio de pesquisas, formulários ou questionários, permitindo que a empresa tenha uma visão abrangente das necessidades e restrições de cada funcionário.
2. Planear os turnos
Com base nas informações recolhidas e necessidades da empresa, é possível criar um plano de turnos que atenda às necessidades operacionais e garanta uma distribuição equilibrada de trabalho entre os colaboradores.
Nessa etapa, é importante considerar as habilidades, certificações e restrições de cada colaborador, a fim de garantir que as atribuições sejam adequadas.
3. Comunicar os horários
Uma vez definidos os horários de trabalho, é fundamental comunicá-los aos colaboradores de forma clara e acessível. Faça-o por meio de um software de gestão de turnos, onde os funcionários podem aceder aos seus horários, visualizar informações relevantes e receber notificações importantes.
4. Permitir trocas de turno
É importante estabelecer políticas e diretrizes claras para a troca de turnos entre os colaboradores. Ao permitir que eles solicitem trocas, a empresa deve garantir que exista um processo adequado para aprovação e registo dessas alterações. Assim, mantém a transparência e evita possíveis problemas de comunicação ou conflitos.
5. Registar e controlar as horas trabalhadas
Um software permite que as horas trabalhadas pelos funcionários sejam registadas e controladas de maneira precisa. Inclui monitoramento de entradas e saídas, pausas e intervalos, bem como o cálculo de horas extras, faltas e outras informações relacionadas.
Esse controlo automatizado ajuda a garantir que os funcionários estão a cumprir os seus horários corretamente e permite uma gestão mais eficiente dos recursos humanos.
Vantagens e desvantagens de um software de gestão de turnos
Ainda que a aplicação de um software para gestão de turnos seja muito útil e traga vantagens, existem também algumas desvantagens. Veja, a seguir, quais.
Vantagens
- Automatização: um software de gestão de turnos automatiza tarefas manuais e repetitivas, como o planeamento de horários e a distribuição de turnos. Economiza tempo dos gestores e reduz a probabilidade de erros.
- Flexibilidade: com um software, é possível ajustar os horários de trabalho de acordo com as necessidades da empresa. Permite uma alocação mais eficiente dos recursos humanos, garantindo que haja colaboradores adequados em cada turno e facilitando a cobertura de ausências ou picos de trabalho.
- Melhoria na comunicação: esses softwares oferecem recursos de comunicação integrados, como notificações automáticas, permitindo que os colaboradores acedam aos seus horários de trabalho, solicitem trocas de turno e recebam informações importantes. Melhora a comunicação entre a empresa e os colaboradores, evita mal-entendidos e facilita a colaboração.
- Controlo de custos: um software de gestão de turnos permite um melhor controlo dos custos relacionados à gestão de pessoal. Auxilia na identificação de possíveis problemas de crescimento, evita horas extras desnecessárias e ajuda a otimizar a alocação de funcionários de acordo com as necessidades do negócio.
- Relatórios e análises: esses softwares fornecem dados e relatórios que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Permitem uma análise aprofundada dos padrões de trabalho, produtividade, absenteísmo e outros indicadores-chave, possibilitando melhorias contínuas na gestão de turnos.
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Desvantagens
- Custo inicial: a implementação de um software pode exigir um investimento inicial, especialmente para empresas menores com recursos limitados. É importante considerar o retorno sobre o investimento a longo prazo e avaliar se os benefícios superam os custos iniciais.
- Formação: a adoção de um novo software requer formação dos gestores e colaboradores envolvidos na gestão de turnos. Isto exige tempo e recursos adicionais para garantir que todos saibam como utilizar o sistema corretamente.
- Resistência à mudança: alguns funcionários podem resistir à adoção de um novo sistema de gestão de turnos, especialmente se estiverem acostumados com métodos manuais ou não se sentirem confortáveis com a tecnologia. É importante promover uma cultura de mudança e oferecer suporte adequado para garantir a adesão e o uso efetivo do software.
Factorial: passo a passo do software para gestão de turnos
A Factorial é uma solução completa para simplificar e otimizar o processo de gestão de turnos, automatizando tarefas e facilitando a comunicação entre a empresa e os colaboradores. Com a Factorial consegue uma alocação mais eficiente de recursos, reduzindo o tempo e o esforço necessários para gerir os horários de trabalho.
Veja o vídeo abaixo, e deixe que a Beatriz lhe explique como funciona! ⬇️
1) Atribua turnos para um ou mais colaboradores
Delegue e gira turnos, rápida e facilmente! Com a Factorial pode fazer o planeamento dos turnos semanais e a longo prazo. Caso modifique algum turno, os colaboradores são notificados. Tem ainda a possibilidade de escolher os turnos mais utilizados nas últimas quatro semanas.
2) Monitorize as horas totais
A nossa solução de gestão de turnos permite-lhe obter controlo sobre o planeamento e análise dos horários da sua equipa. Elimine turnos, faça mudanças e publique-as quando quiser. Consegue ainda comparar os turnos planeados com os que já foram atribuídos a cada colaborador.
3) Visualize turnos e seja transparente
Quer perceber, de forma prática e rápida, como estão organizados os turnos? Com a Factorial pode personalizar a visualização dos turnos, para fazer um melhor planeamento. Além disso, os seus colaboradores podem ver os próximos turnos e também os dias já trabalhados, através da plafatorma.
4) Resolva os conflitos de turnos
O erro humano deixa de existir. O nosso software deteta colaboradores com dois ou mais turnos em choque de horário e/ou turnos que coincidem com uma ausência aprovada.
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💡 Novas funcionalidades na gestão de turnos da Factorial
Agora é possível assignar cores diferentes a turnos diferentes, no software Factorial. Desta forma, tem uma melhor visualização e interface da plataforma. Mas não ficamos por aqui! Também já consegue descarregar relatórios de turnos em Excel, com os dias de descanso incluídos.
Na Factorial adaptamo-nos aos nossos clientes e às suas necessidades. Estas novas funcionalidades são um exemplo disso!
Invista num sistema de turnos
Em suma, um software de gestão de turnos é uma ferramenta essencial para simplificar, otimizar e melhorar a eficiência da gestão de horários de trabalho. Oferece vantagens significativas. Automatização de tarefas, gestão de turnos automatizada, flexibilidade, melhoria na comunicação, controlo de custos e acesso a informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas.
Embora a adoção de um novo sistema de turnos possa exigir um investimento inicial e formação, os benefícios a longo prazo superam os desafios iniciais. Ao escolher um software adequado e seguir as práticas recomendadas, as empresas podem melhorar significativamente o processo de turnos, tornando-o mais eficiente, transparente e satisfatório para funcionários e gestores.
