As despesas com pessoal e encargos sociais são elementos cruciais na gestão de qualquer empresa. Compreender e bem gerir esses gastos é essencial para a saúde financeira da organização, bem como para a sua sobrevivência. Adicionalmente, são também fundamentais para assegurar o bem-estar dos funcionários.
Neste artigo vamos falar de quais as despesas que uma empresa tem com o seu pessoal, que encargos sociais a considerar e como fazer a gestão de ambos. Revelaremos, ainda, os erros mais comuns cometidos pelas empresas e um conjunto de boas práticas para os evitar.
E, para além de tudo isto, mostraremos como um software de apoio na gestão de recibos de vencimento é indispensável e como a solução da Factorial tornará esta gestão muito mais eficaz! Fique a saber de que forma.
Tabela de conteúdos:
- Quais são as despesas com pessoal e encargos sociais de uma empresa?
- Importância de uma boa gestão das despesas com pessoal
- Os 7 erros mais comuns cometidos pelas empresas
- Otimizar a gestão de despesas com um software de gestão de RH
- Factorial: a solução de RH para as despesas com pessoal
- Boas práticas para uma boa gestão das despesas com pessoal
Quais são as despesas com pessoal e encargos sociais de uma empresa?
As despesas com trabalhadores e respetivos impostos são uma parte substancial dos custos operacionais de uma empresa. Nelas incluem-se todos os gastos da organização que dizem respeito aos pagamentos dos colaboradores e suas contribuições.
Dividindo estes custos em dois grandes grupos, despesas e encargos, podemos encontrar os seguintes gastos:
Dentro do grupo das despesas com pessoal:
1) Salário e Remuneração Direta
Não é mais que o valor acordado entre empresa e trabalhador. Podendo ser mensal, por hora ou comissionado.
2) Horas Extra
São as horas referentes ao pagamento dos períodos trabalhados além da jornada normal, em concordância com o definido na legislação e/ou no contrato de trabalho.
3) Benefícios e Subsídios
É aqui que são incluídos os subsídios, como o de alimentação, de transporte ou de saúde. Contemplam, ainda, outros benefícios oferecidos pela empresa ou planos de previdência privada, a maioria deles opcionais.
4) Prémios e Bónus
Tratam-se de todos os montantes adicionais pagos ao trabalhador, a título de reconhecimento por um desempenho excecional. Ou, também, por atingir metas ou resultados extraordinários.
Já aos encargos sociais dizem respeito:
1) Contribuições para a Segurança Social
Obrigatórios por lei e da responsabilidade do empregador, estes pagamentos destinam-se a financiar a segurança social dos trabalhadores. Além das contribuições para a segurança social, incluem o seguro contra acidentes de trabalho.
2) Impostos e Taxas
Igualmente obrigatórios, tratam-se dos impostos relacionados com a folha de pagamento, como o IRS, ou retenção na fonte.
3) Fundo de Compensação
Este fundo engloba os valores reservados para despesas relacionadas à rescisão de contratos de trabalho. Nestes valores incluem-se a indemnização por rescisão, férias não gozadas e outros direitos laborais.
4) Formação e Desenvolvimento.
Muitas vezes esquecido, é um custo que deve também ser considerado. Trata-se de todos os montantes investidos em formação e desenvolvimento profissional dos colaboradores, obrigatória por lei e essencial para o desenvolvimento da empresa.
Todas estas despesas têm um impacto direto quer na rentabilidade da empresa, quer na própria cultura organizacional e produtividade dos colaboradores. Nesta linha, iremos de seguida ver mais detalhadamente cada um destes aspetos.
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Importância de uma boa gestão das despesas com pessoal
É fácil concluir que uma gestão eficiente das despesas com pessoal e encargos sociais é um pilar fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de uma empresa. E, como vimos, manifesta-se a vários níveis.
- Impacto financeiro direto: é fundamental para otimizar os custos operacionais. Envolve controlar os salários e benefícios, mas também monitorizar e gerir os encargos sociais, horas extra e outros custos relacionados com a equipa.
- Cumprimento da legislação: uma boa gestão das despesas com pessoal e encargos sociais garante que todas as leis laborais são cumpridas à risca. Assim, não só a empresa dará resposta a todos os requisitos legais que lhe são impostos como evitará custos pesados por incumprimento.
- Cultura organizacional: tratar os trabalhadores de forma justa e transparente fortalece a reputação da empresa, o espírito de equipa e motiva os trabalhadores a vestir a camisola.
- Eficiência operacional: uma gestão eficaz das despesas permite também identificar áreas a melhorar, implementar processos e sistemas mais eficientes, ou apostar em aspetos a desenvolver através do investimento em formação.
- Bem-estar dos colaboradores: ao garantir-se que os colaboradores recebam uma remuneração justa e adequada, aumenta-se a motivação e produtividade, contribuindo, simultaneamente, para a retenção de talentos e redução dos custos de turn over.
Em suma, a importância de uma boa gestão das despesas com pessoal e encargos sociais vai muito além do campo financeiro e é essencial para alcançar o sucesso a longo prazo.
👉 Gestão de custos: o que é e qual o papel dos RH?
Os 7 erros mais comuns cometidos pelas empresas na gestão das despesas com pessoal e encargos sociais
Gerir as despesas com colaboradores é bastante desafiante, o que faz com que muitas empresas comentam erros. Evitar esses erros é fundamental, garantindo não apenas o cumprimento legal, mas também a viabilidade da empresa. Conheça os principais:
1. Falta de transparência:
Não comunicar adequadamente aos colaboradores como os custos são distribuídos pode resultar em mal-entendidos sobre os valores dos salários e benefícios.
2. Políticas salariais desatualizadas:
Não rever as políticas de remuneração com regularidade pode levar a discrepâncias salariais entre funcionários com funções similares. Isto dá origem a descontentamento e redução da motivação.
3. Horas extra não controladas:
Monitorizar desadequadamente as horas extras trabalhadas pode gerar custos adicionais imprevistos para a empresa e afetar a motivação dos trabalhadores.
4. Benefícios e suplementos mal calculados:
Não controlar os benefícios oferecidos (entre eles o subsídio de alimentação, seguro de saúde ou outros), resulta em cálculos mal feitos e desperdício de recursos.
5. Registos inconsistentes:
Registar incorretamente as horas trabalhadas tem como consequência erros no pagamento de salários, subsídios e benefícios que podem sair caro à empresa.
6. Desconhecimento da Legislação:
Não estar a par das leis e regulamentações pode levar a infrações e multas com impacto financeiro significativo.
7. Processos manuais e ineficientes:
Este é, talvez, o mais comum. Fazer tudo manualmente não só é mais lento e consome mais recursos, como aumenta também a probabilidade de erros. Mas este é igualmente o erro mais fácil de evitar. Veja como a seguir. 👇
Otimizar a gestão de despesas com pessoal e encargos sociais com um software de gestão de RH
Otimizar a gestão de despesas com pessoal é fulcral para o equilíbrio financeiro e a eficiência de uma empresa. O uso de software de gestão de RH, especialmente de gestão e emissão dos recibos de vencimento, desempenha aqui um papel vital.
A gestão de recibos de vencimento é uma tarefa complexa. Implica fazer cálculos precisos de salários, impostos, deduções, benefícios etc. Um software de gestão de RH traz consigo inúmeras vantagens neste processo.
Automatiza os cálculos de forma a eliminar erros humanos e garantindo precisão nos valores. Os recibos de vencimento são, ainda, gerados de forma rápida e eficiente, promovendo a transparência e evitando falhas. Adicionalmente, usar um software de gestão de RH contribui para garantir que todas as leis são cumpridas pela empresa.
Por último, importa destacar também que um bom sistema de gestão de RH permitem manter um histórico detalhado de todos os recibos emitidos, facilitando o acesso à informação, que fica, deste modo, guardada de modo seguro e organizado.
👉 Processamento de salários: a importância da utilização de um software
A solução da Factorial para a gestão de despesas com pessoal e encargos sociais
O software de gestão de RH da Factorial é uma das ferramentas mais completas existente no mercado. Quer saber porquê? Contamos-lhe em 2 minutos:
Pensado especificamente para gestão de recursos de uma empresa, disponibiliza diversas funcionalidades que vão otimizar a gestão de recibos de vencimento, subsídios e suplementos, tornado a gestão de despesas com pessoal e encargos sociais muito mais eficiente.
Recorrendo a ela poderá:
- Ter controlo sobre os recibos de vencimento, com o processo de recibo de vencimento guiado;
- Obter relatórios de recibo de vencimento que ajudam a compreender despesas e encargos;
- Fazer a distribuição do recibo de vencimento em massa, poupando tempo;
- Validar suplementos facilmente e delegar esta tarefa;
- Automatizar a atribuição de suplementos por funcionário;
- Partilhar o ciclo do recibo de vencimento com os diversos colegas envolvidos no processo;
- Integrar a plataforma da Factorial com o mesmo sistema utilizado pela contabilidade;
- Sincronizar a gestão e emissão de recibos de vencimento com o ecossistema Factorial, automatizando o cálculo de horas extra, o reembolso de despesas ou o pagamento de benefícios.
Optar por esta solução simplificará a gestão dos recibos de vencimento e libertará tempo e recursos humanos para outras tarefas estratégicas. Desta forma, a empresa ganha substancialmente em eficiência.
👉 Conheça todas as potencialidades do software da Factorial para gerir os recibos de vencimento.
Outras boas práticas na gestão de despesas com pessoal e encargos sociais
Para além de optar por um software especializado, como o da Factorial, partilhamos algumas outras boas práticas na gestão de despesas, um pouco em jeito de nota final. Nomeadamente:
- Manter a transparência e comunicação claras, em tudo o que diz respeito aos vencimentos, impostos e benefícios;
- Rever as politicas salariais com regularidade;
- Apostar na formação regular para profissionais de RH, mantendo-os atualizados;
- Incentivar a produtividade e reconhecer o bom desempenho das equipas;
- Realizar auditorias regulares para verificar processos e identificar áreas de melhoria.
