Matriz 9-Box: 8 motivos para utilizar nas avaliações de desempenho da sua equipa

A matriz 9-box, à primeira vista, é apenas um gráfico com nove quadrantes. Na prática, é uma poderosa ferramenta de avaliação de desempenho de todos os colaboradores da empresa. É também um dos recursos mais utilizados para fundamentar a tomada de decisões estratégicas em gestão de pessoas e, por isso, deve ser dominada pelos profissionais de RH.

Neste artigo, vamos explicar como a metodologia surgiu, como funciona e as vantagens de utilizar a matriz 9-box na sua empresa. Apresentamos situações nas quais a matriz ajuda na prática e ensinamos como construir um modelo do zero. Saiba tudo neste artigo!

Tabela de conteúdos:

• O que é a Matriz 9-Box?
• Como funciona a Matriz 9-Box?
• Quando usar a Matriz 9-Box na sua empresa?
• Porque deve utilizar a Matriz 9-Box nas avaliações de desempenho da sua equipa?
• Como fazer uma Matriz 9-Box?
• Software para Gestão de Desempenho

O que é a Matriz 9-Box?

A Matriz 9-Box, ou 9 box como também é chamada, surgiu dentro da consultoria empresarial da McKinsey, no início dos anos 70. Naquela época, a matriz era utilizada para revelar em quais unidades de negócio era melhor investir o seu dinheiro.

A metodologia era usada para ir além das projeções de cada unidade, colocando o destaque na força que o setor poderia ter no futuro, principalmente em organizações que operavam no esquema matriz filial.

Com o passar dos anos, a Matriz 9-Box foi trazida para o universo dos recursos humanos. Hoje, nada mais é que uma de ferramenta de avaliação de desempenho para as empresas que adotam uma atuação mais estratégica no que diz respeito à gestão de pessoas.

Como funciona a Matriz 9-Box?

A Matriz 9-Box é fácil de aplicar e revela quais as ações que os profissionais necessitam de concretizar para alcançar outras posições dentro da empresa, seja em outros setores ou subindo de cargo. Cada uma das caixas da Matriz 9-Box contempla certas características identificadas nos colaboradores. Estas características estão diretamente relacionadas com o seu desempenho e potencial.

Normalmente, os padrões de performance e comportamento são percebidos diariamente pelos gestores, mesmo que de uma forma não oficial. Ainda que a sua empresa não tenha uma política de avaliação formal, certamente os gestores poderão responder com facilidade a perguntas sobre a produtividade e habilidades individuais dos seus colaboradores.

Para que a matriz seja o mais efetiva possível, é ideal consolidar essas percepções em avaliações oficiais. Isso pode ser feito definindo com clareza o que deve ser avaliado na matriz. Em resumo, essa estrutura é composta por linhas e colunas, que representam:

• O potencial, no eixo vertical;
• O desempenho, no eixo horizontal.

Dessa forma, o cruzamento dessas linhas e colunas agrupa as competências de cada colaborador em 9 configurações possíveis.

Quando usar a Matriz 9-Box na sua empresa?

A Matriz 9-Box é uma ferramenta extremamente útil, que serve de base para um direcionamento na gestão de pessoas. No entanto, se não há grandes decisões a serem tomadas, o investimento de tempo e dinheiro que a metodologia 9-box necessita pode não ser justificado.

Existem duas situações em que a matriz é particularmente útil: 

• Para apoiar a tomada de decisões complexas: a Matriz 9-Box pode direcionar a liderança da empresa a decisões mais precisas. A qualificação de cada funcionário nos eixos da matriz é extensamente avaliada pelos gerentes. Se a empresa tem programas de remuneração variável através de bónus e comissões ou muitas vagas abertas para mobilidade interna, a matriz pode ajudar a direcionar os funcionários para o caminho certo dentro do planeamento de RH.
• Para treinar a liderança da empresa: além de identificar talentos, a Matriz 9-Box também pode ser utilizada como uma ferramenta de desenvolvimento para a direção da empresa. Por forçar uma discussão estruturada sobre a gestão de talentos, a prática de reuniões durante o processo de 9-box também leva a uma liderança transformacional.

Porque deve utilizar a Matriz 9-Box nas avaliações de desempenho da sua equipa?

A gestão eficaz do desempenho é um elemento crucial para o sucesso de qualquer organização. Nesse contexto, a Matriz 9-Box tem-se destacado como uma ferramenta valiosa para avaliar e desenvolver o potencial dos colaboradores. Leia algumas vantagens de aplicar essa metodologia nos processos de gestão de desempenho dos colaboradores na sua empresa:

1. Identificação e retenção de talentos

A guerra de talentos no mercado de trabalho vem demonstrando a mudança de relação entre empresa e candidatos. O recrutamento e a seleção é apenas o primeiro desafio dos rh. Uma vez contratados os melhores profissionais, é preciso oferecer-lhes motivos para ficar. Além disso, é essencial oferecer uma forma de crescerem dentro da empresa.

É aí que a Matriz 9-Box ajuda a identificar colaboradores de alto desempenho ou potencial. Além de evidenciar os profissionais mais qualificados, a 9-Box também aponta as áreas nas quais os profissionais que ainda não chegaram lá precisam melhorar. Desta forma, a empresa pode efetivamente gerir os seus recursos para envolver e desenvolver todos os seus colaboradores.

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2. Tomada de decisões baseada em dados

Ao utilizar uma abordagem baseada em dados, a Matriz 9-Box proporciona uma visão objetiva do desempenho individual e das capacidades de liderança. Isso ajuda os gestores a tomar decisões informadas sobre promoções, movimentações laterais e planos de sucessão, minimizando o viés subjetivo.

3. Direcionamento de ações depois das avaliações

Apenas através de uma boa gestão de desempenho as empresas podem alinhar os objetivos pessoais dos seus colaboradores aos objetivos estratégicos da empresa, a longo prazo.

Muitas empresas iniciam esse processo com as avaliações de desempenho, sem concretizar os resultados desses pareceres em ações concretas. Categorizar os colaboradoress na Matriz 9-Box é uma forma de os recursos humanos e os gerentes de cada setor planearem e executarem ações de pós-avaliação para o desenvolvimento dos colaboradores.

Essa sistematização do processo também ajuda a implementar uma comunicação aberta e consistente. Além disso, cria uma cultura de feedback sobre como os colaboradores estão performando e o que podem fazer para melhorar.

4. Foco no desenvolvimento individual com a Matriz 9-Box

A Matriz 9-Box não se limita a avaliar o desempenho passado, mas também enfatiza o potencial de crescimento. Desta forma, estimula discussões construtivas entre gestores e colaboradores sobre metas de desenvolvimento pessoal e profissional, promovendo uma cultura organizacional centrada na aprendizagem contínua.

5. Alinhamento com objetivos estratégicos

Ao alinhar a avaliação de desempenho com os objetivos estratégicos da organização, a Matriz 9-Box ajuda a garantir que os colaboradores estão a contribuir para as metas de longo prazo. Essa abordagem contribui para a criação de equipas mais coesas e alinhadas com a visão e missão da empresa.

6. Agilidade nas adaptações organizacionais

Num ambiente de negócios dinâmico, a Matriz 9-Box facilita ajustes rápidos e eficientes na força de trabalho. Os gestores podem identificar rapidamente quem está pronto para assumir novos desafios e quem precisa de mais desenvolvimento, permitindo adaptações ágeis às mudanças organizacionais.

7. Melhoria na comunicação e feedback com a Matriz 9-Box

A Matriz 9-Box incentiva a comunicação aberta e transparente entre gestores e colaboradores. Esta ferramenta proporciona uma plataforma estruturada para discussões sobre desempenho, expectativas e planos de desenvolvimento, promovendo um ambiente de trabalho saudável e colaborativo.

8.  Aprimoramento do processo de recrutamento e seleção

A Matriz 9-Box serve também como um termómetro do processo seletivo das empresas. Ao indicar que uma grande parte da força de trabalho está dentro das caixas de baixo potencial ou baixo desempenho, a matriz evidencia potenciais falhas no recrutamento e seleção de candidatos.

É utilizada, portanto, para indicar melhorias no processo de contratação, tanto na forma como a empresa trabalha o seu Employer Branding, como na forma como seleciona esses profissionais através de um modelo de competências.

Como fazer uma Matriz 9-Box?

Quer aprender como fazer uma Matriz 9-Box e como ela pode ser desenvolvida dentro da empresa? Primeiro, é necessário organizar avaliações de desempenho e de competências, que vão compor os eixos horizontais e verticais da matriz, respetivamente. No final, a estrutura deverá ser composta por nove quadrantes na qual os profissionais localizados ao canto superior direito expressam o mais alto potencial e desempenho e os situados na parte inferior esquerda representam potencial e desempenho baixos.

1) Avaliação de Desempenho (eixo horizontal)

Para poder agrupar os colaboradores nas categorias de desempenho no eixo horizontal da Matriz 9-Box, é necessário que antes os seus supervisores avaliem a sua performance. Tal pode ser feito através avaliações individuais, nas quais o colaborador é avaliado em relação aos indicadores previamente comunicados.

Uma vez feita essa avaliação, o colaborador deverá ser incluído numa das seguintes classificações:

1. Abaixo das expectativas: o colaborador não corresponde aos requisitos de sua função e não alcança seus objetivos.
2. Dentro das expectativas: o colaborador corresponde parcialmente aos requisitos da sua função e alcança algumas das suas metas.
3. Acima das expectativas: o colaborador cumpre totalmente os requisitos da sua função e alcança com sucesso as suas metas.

2) Avaliação de Potencial (eixo vertical)

O eixo vertical da Matriz 9-Box é composto pelo potencial dos colaboradores, também pontuado durante a avaliação e com uma categorização semelhante – baixo, moderado ou alto potencial. Deve levar-se sempre em conta o papel atual do colaborador no seu cargo, também considerando as suas capacidades futuras dentro do seu plano de carreira.

As categorias representam o seguinte:

1. Baixo potencial: o colaborador está a trabalhar no seu pleno potencial e não há indícios que melhore.
2. Potencial moderado: o colaborador tem o potencial para desenvolver-se ainda mais dentro de seu papel atual.
3. Alto potencial: o colaborador demonstra ser elegível para promoção, seja imediatamente ou num curto período de tempo.

Cabe destacar que muitas empresas utilizam uma segunda denominação para o eixo vertical: fit cultural. Nesse caso, avaliam-se os principais comportamentos relacionados à cultura da empresa em questão.

3) Construção da 9-Box

Uma vez recolhidas as informações que serviram de base para os dois eixos da matriz, basta reunir os dados para a composição da matriz. O melhor é usar softwares específicos para a recolha e cruzamento dos dados, mas também é possível fazer manualmente numa folha de Excel.

Software para Gestão de Desempenho

Em resumo, a Matriz 9-Box é uma das melhores ferramentas associadas a avaliações de desempenho nas empresas. No entanto, essa metodologia não funciona sozinha. É importante contar com sistemas mais completos que ajudem a centralizar todas as etapas necessárias para avaliar e desenvolver os colaboradores.

Utilizar um software para otimizar a gestão de desempenho traz inúmeras vantagens, por exemplo. Uma destas opções é o software de RH da Factorial que pode ser testado por 14 dias na prática e possui recursos diversos relacionados à gestão de pessoas.

Veja alguns recursos disponíveis:

• Diversos tipos de avaliação de desempenho: avaliações de 90°, 180°, 360°, feedbacks dos gestores e auto-avaliações.
• Modelos customizáveis: pode usar os modelos prontos ou criar o seu do zero.
• Notificações automáticas: tanto os avaliados quanto os avaliadores recebem notificações para preencher e responder às avaliações, diretamente na plataforma.
• Centralização das informações: é possível monitorar todas avaliações no mesmo lugar e organizá-las dentro do próprio sistema.
• Relatórios personalizados: depois das avaliações concluídas, é possível gerar relatórios personalizados com os dados obtidos.

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