O que é um organograma de hotel? Como é criado e por que é importante definir claramente cada função e responsabilidade dentro de uma estrutura hoteleira?
Neste artigo vamos concentrar-nos no organograma do hotel e no seu papel para o sucesso da organização. Veremos o que é, abordaremos quais as principais funções num hotel e partilharemos exemplos de organogramas.
Por fim, mostraremos como optar por um software, como a solução criada pela Factorial, é o aliado perfeito para criar um organograma de forma simples e mantê-lo atualizado sem esforço. Continue a ler e saiba como!
Tabela de conteúdos:
- Organograma de hotel – o que é?
- Principais funções num hotel
- Criar um organograma de hotel
- 3 exemplos de modelos de organogramas de hotéis
Organograma de hotel – o que é?
O organograma de um hotel, ou organograma hoteleiro, é a representação gráfica que ilustra a estrutura organizacional da empresa.
Tal como os clássicos organogramas de empresas , os organogramas específicos dos hotéis também são verdadeiros esquemas organizacionais. E a sua função primordial é definir a hierarquia da empresa.
Uma simples leitura organograma deve ser suficiente para entender:
- Relacionamentos hierárquicos dentro da estrutura;
- Responsabilidades de cada cargo;
- Papéis de cada trabalhador;
- Diferentes equipas e departamentos.
Como é natural, a sua complexidade depende da dimensão da empresa ou hotel.
Segundo o estudo “O efeito da estrutura organizacional e da propensão ao risco dos hoteleiros na inovação”, o organograma:
- Facilita a introdução de inovações: uma estrutura bem definida facilita a tomada de decisões e a relação entre os diferentes departamentos.
- Permite fácil adaptação a mudanças: um organograma flexível permite ao hotel responder às novas necessidades e desafios do mercado de forma mais rápida e eficaz.
- Melhora a comunicação: uma estrutura clara e transparente facilita a comunicação interna, evitando confusões e sobreposição de funções.
- Otimiza o acesso aos recursos: um organograma eficiente permite otimizar o uso da força de trabalho do hotel.
Em última análise, o organograma não é apenas uma simples representação hierárquica, mas uma verdadeira ferramenta de gestão.
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Principais funções num hotel
Para criar o organograma de um hotel é importante, antes de tudo, definir os perfis que atuam dentro da estrutura. Entre os principais podemos encontrar:
– Diretor geral: também conhecido como “general manager”, cuida da gestão geral do hotel, supervisiona todas as funções, administra os recursos financeiros do hotel e participa ativamente no desenvolvimento de estratégias de negócios.
– Gestor de front-office: é responsável pela gestão da área de recepção e lobby do hotel. Tem como função receber os clientes, gerir o check-in e check-out e organizar as reservas.
– Gestor de limpeza: garante a limpeza e manutenção dos quartos e áreas comuns.
– Gestor de F&B (Food & Beverage): faz a gestão de tudo relacionado com as refeições (pequeno-almoço, almoço, jantar e serviço de quartos) e bebidas (bar). Podem ser chefs, assistentes de cozinha, gestores de sala ou empregados de mesa, por exemplo.
– Marketing e vendas: tratam das estratégias de comunicação e promoção da estrutura.
– Gestores de RH: fazem a gestão de pessoas, a contratação de pessoal, o onboarding e formação de pessoal, entre outras tarefas ligadas aos RH.
Estas são as principais funções encontradas nos hotéis. Claro que, dependendo do tipo de estabelecimento ou da dimensão do hotel, poderá dar-se o caso de haver muitos outros. Ou ainda de um profissional concentrar em si diversas figuras.
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Criar um organograma de hotel
Um organograma de hotel pode ser criado de várias maneiras. Partilhamos, de seguida, algumas soluções, pelas quais poderá optar.
Organograma de um hotel em Word
Com o Microsoft Word poderá criar de forma muito simples organograma do seu hotel. Por exemplo, poderá usar a ferramenta gráfica SmartArt e, em seguida, usar a categoria “Hierarquia”. Deste modo, terá imediatamente um layout de organograma já definido, ao qual pode adicionar ou remover caixas conforme necessário.
Organograma de um hotel em Excel
Se gere um pequeno hotel, poderá criar um organograma em Excel. Basta abrir uma nova planilha e usar a linha superior para relatar todos os departamentos do hotel (gestão, marketing, RH, etc.).
Posteriormente, para cada departamento, deverá inserir todas as funções específicas. E, por fim, deverá atribuir uma ordem hierárquica a todas essas funções e adicionar dados que ache relevantes (como o nome específico de cada trabalhador, contatos e notas).
Organograma de um hotel em Power Point
Comparado ao Excel, o PowerPoint possui diferentes recursos gráficos e templates úteis, prontos a usar. Basta abrir um novo PowerPoint e usar a barra de pesquisa para encontrar o template que responda às suas necessidades.
Obterá uma estrutura de organograma já pronta, que poderá editar ou modificar facilmente, e partilhar com a sua equipa.
Qualquer uma das três opções, Word, Excel e Power Point está facilmente acessível e é simples de usar. Adicionalmente, não implica custos extra e qualquer membro da equipa está já familiarizado com elas. Contudo, possuem diversas limitações.
Em primeiro lugar, ainda que facilitem o processo, nomeadamente através da disponibilização de templates, não deixam de obrigar a que o trabalho seja feito manualmente.
A juntar a isto, sempre que há uma alteração na equipa, implica que o organograma seja alterado. E, sendo o sector hoteleiro bastante dinâmico, a probabilidade de haver alterações constantes é elevada.
Na linha deste ponto, o risco de haver ficheiros desatualizados ou com versões diferentes entre si, é substancial e terá um impacto negativo na gestão de pessoal.
Por último, e limitando o número de desvantagens para não nos alongarmos mais, ao tratar-se de um documento geralmente partilhado é facilmente extraviável. E, caso não haja uma cópia de segurança, é informação vital que se perde.
Para mitigar todas estas fragilidades, optar por uma solução tecnológica é a escolha mais inteligente. Não só otimizará recursos e eliminará erros humanos, criando o organograma automaticamente, como garantirá que a informação é guardada numa plataforma segura.
Factorial: organograma de um hotel com software de RH
Se procura um aplicativo útil e fácil de usar, para criar o organograma do seu hotel, um software de RH hoteleiro com essa funcionalidade é a resposta.
Com a Factorial, por exemplo, poderá criar um organograma da empresa online em dois minutos, economizando tempo e recursos.
A solução da Factorial cria automaticamente o organograma por si. Basta inserir as informações de cada cargo e departamento e não terá de fazer mais nada. Além disso, toda a estrutura da empresa é atualizada automaticamente sempre que há mudança de funções, tarefas ou hierarquia.
Assim, com a Factorial não perderá mais tempo a criar e atualizar o organograma da sua empresa. Poderá simplesmente importar dados de todos os seus funcionários, atribuir um gestor e o seu organograma será automaticamente gerado. Poderá adicionar novos colaboradores sempre que quiser e seu organograma será atualizado instantaneamente!
E uma vez que o software da Factorial é uma plataforma que funciona na nuvem, a informação estará sempre segura, ao mesmo tempo que acessível a partir de qualquer dipositivo autorizado para o efeito.
O aplicativo da Factorial é muito mais do que um simples software de RH para hotéis. É um poderoso software de gestão de recursos humanos tudo-em-um, que transforma atividades manuais morosas em processos digitais eficientes.
Com ele, os pedidos de férias e autorizações são automatizados, a gestão de turnos, relógio de ponto e horários é permanente e a aprovação de despesas pode ser feita em tempo real. Para além de muitas outras funcionalidades.
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3 Exemplos de modelos de organogramas de hotéis
Escolher um modelo de organograma em detrimento de outro pode fazer a diferença. É por este motivo que reunimos alguns exemplos de diferentes organogramas para hotéis de diferentes dimensões e que partilhamos consigo.
- Organograma hierárquico, para pequenos hotéis: caracteriza-se por ter uma estrutura piramidal. O proprietário deverá estar no topo e os funcionários abaixo dele, divididos por funções.
- Organograma funcional, para hotéis de dimensão média: deve ser gerado a partir de cada função, indicado as restantes funções que coordena. Ideal para destacar as relações entre diferentes funções.
- Matriz para hotéis de grandes dimensões, tipicamente de 4 e 5 estrelas: este modelo combina as duas tipologias anteriores, hierárquica e funcional. Isto é, tem uma estrutura piramidal, com os diversos graus da hierarquia, mas também as relações entre diferentes funções.
Independentemente do modelo de organograma escolhido, todos deverão representar graficamente a estrutura de pessoal da empresa e como está organizada.
E seja um pequeno boutique hotel ou um grande hotel de luxo, cada trabalhador deve saber qual é a sua função e quem são os seus superiores. Só assim é possível assegurar um elevado nível de serviço e, no limite, o sucesso do hotel.
