Como o CentroUp simplificou a gestão e cresceu
O CentroUp é um centro clínico multidisciplinar dedicado ao desenvolvimento infantil. À medida que a equipa cresceu para 45 colaboradores, gerir as operações sem um departamento de recursos humanos dedicado tornou-se cada vez mais complexo, com processos dispersos por folhas de Excel e arquivos físicos. Com a adoção da Factorial, o CentroUp centralizou a gestão interna e automatizou processos administrativos essenciais, trazendo maior estrutura ao dia a dia e libertando tempo para o que realmente importa: prestar cuidados de qualidade.
O desafio: gerir a operação sem um departamento de Recursos Humanos
A missão do CentroUp sempre foi clara: ajudar as crianças a atingirem todo o seu potencial. No entanto, à medida que a organização cresceu, as tarefas administrativas começaram a ganhar demasiado peso no dia a dia. Sem um departamento de RH, as fundadoras viam-se a lidar com um volume crescente de documentação dispersa por pastas físicas e folhas de Excel.
Tarefas aparentemente simples (como reunir documentos para a integração de um novo colaborador) transformavam-se em extensas trocas de mensagens por WhatsApp e e-mail. A informação ficava fragmentada, difícil de acompanhar, e o tempo que deveria ser dedicado à estratégia acabava consumido por processos manuais.
Sobrecarga por gestão manual
A dependência de pastas físicas e folhas de cálculo implicava que todos os contratos e documentos fossem tratados manualmente. Quando a equipa chegou a 30 colaboradores, esta forma de trabalhar deixou de ser sustentável.
Informação dispersa
Os dados e a comunicação interna estavam distribuídos por vários canais, como WhatsApp e email. Sem um sistema centralizado, tarefas simples (como gerir pedidos de férias ou encontrar documentos essenciais) tornavam-se demoradas e ineficientes.
Administração morosa
As tarefas administrativas de rotina consumiam horas todos os meses. Por exemplo, a verificação manual dos relatórios mensais de consultas para o cálculo dos honorários exigia longos períodos de concentração, repetidos mês após mês.
A Solução: centralização e automatização de processos
A Factorial foi um ponto de viragem para o CentroUp. Permitiu à organização deixar para trás processos improvisados e passar a operar com a estrutura necessária para uma instituição em crescimento. Com a implementação do Portal do Colaborador e das ferramentas de Gestão Documental, todas as pastas e documentos foram transferidos para um ambiente seguro na cloud.
Onboarding automatizado
Os fluxos de trabalho recolhem dados e assinaturas digitais, convertendo um processo mensal numa experiência digital.
Relatórios personalizados
A automatização dos relatórios mensais reduziu uma tarefa manual de duas horas para apenas alguns minutos.
Gestão documental digital
Sem arquivos físicos, o armazenamento na nuvem permite encontrar documentos essenciais de forma rápida e simples.
Comunicação centralizada
Eventos e comunicados internos mantêm a equipa alinhada, separando a comunicação profissional das conversas pessoais.
«A comunicação interna tornou-se mais fluida, reduzimos a carga administrativa e libertamos tempo para a estratégia.»
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