Do zero ao sucesso: como o Kimpton expandiu a sua equipa com o recrutamento automatizado da Factorial
O Kimpton Vividora Hotel é um hotel boutique de luxo situado no coração do Bairro Gótico de Barcelona. Oferece aos seus hóspedes uma experiência premium, com quartos e suítes elegantes, a poucos passos de atrações turísticas icónicas como Las Ramblas. Desde a sua abertura, o Kimpton tem como objetivo a excelência — um valor que colocam em prática todos os dias.
Hospitalidade
200 colaboradores
Barcelona, Espanha
O desafio: Criar processos do zero
A pequena equipa do Kimpton recorria a folhas de cálculo para realizar tarefas de forma manual. Criavam horários, geriam pedidos de férias e recrutavam novos talentos — tudo à mão. O processo de recrutamento era ineficiente e exigia demasiado tempo. No final, isso afetava a equipa, que não conseguia desenvolver-se com a rapidez exigida.
O sistema de documentação também era desorganizado, o que gerava frustração entre os colaboradores. Desde a procura de procedimentos internos (SOPs) até à recolha de documentos de novos colaboradores, tudo era um processo demorado. À medida que a equipa começou a crescer, ficou claro que as folhas de cálculo já não eram suficientes. Precisavam de uma solução escalável que acompanhasse o ritmo de crescimento e as novas exigências da empresa — com urgência.
Documentação manual
A equipa recorria a folhas de cálculo em Excel para gerir horários e pedidos de férias. Este processo era propenso a erros, o que obrigava o departamento de RH a repetir tarefas.
Ferramentas em excesso
Utilizavam uma ferramenta diferente para cada tarefa — processamento salarial, gestão de turnos, controlo de ponto, gestão de dados e de documentos. Utilizar tantas plataformas resultava em tarefas duplicadas, ineficiências e confusão.
Registos desorganizados
Utilizavam o Google Drive e outras ferramentas para armazenar e partilhar informações importantes. Desta forma, documentos, contratos e dados de colaboradores estavam desorganizados, obrigando a equipa a perder tempo à procura do que precisavam.
A solução: Uma só ferramenta para todo o negócio
A Factorial eliminou a dependência do Kimpton em folhas de cálculo e múltiplas plataformas. Com tudo centralizado num único lugar, passaram a gerir horários, aprovar pedidos de férias e assinar contratos diretamente na plataforma. Tudo o que precisam para gerir o negócio está agora na Factorial.
Esta mudança permitiu à equipa focar-se no crescimento do hotel e no apoio às pessoas. O tempo perdido em tarefas repetitivas, na procura de informação em ferramentas dispersas e na gestão de fluxos de trabalho complexos foi drasticamente reduzido. O resultado? Menos carga para a equipa de RH e um aumento significativo da produtividade.
Fluxos de trabalho
Processos como pedidos de férias foram simplificados e automatizados, facilitando a aprovação por parte dos gestores.
ATS
O Kimpton conseguiu atrair os melhores talentos graças à centralização de toda a comunicação, agendamentos e documentos de cada fase do processo de recrutamento.
Documentos
Todos os documentos dos colaboradores estão armazenados de forma segura e acessível. Além disso, é possível solicitar assinaturas digitais diretamente na Factorial, facilitando a recolha de documentos durante o onboarding.
Registo digital de ponto
Os colaboradores podem registar o ponto através da app ou versão desktop, com geolocalização ativada. Os horários também são automatizados, poupando tempo à medida que a equipa cresce.
«Tinha muitas ferramentas, mas nada estava integrado ou unificado. Percebi que estava a perder muito tempo a duplicar informação ou a completar os mesmos passos para preencher informações.»
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