Microsoft Outlook Calendar

O que é o Microsoft Outlook Calendar?

A integração com o Microsoft Outlook Calendar adiciona as ausências aprovadas dos seus colaboradores na Factorial aos respetivos calendários do Outlook. A Factorial continua a ser a única fonte de verdade: quando uma ausência é aprovada, alterada ou cancelada na Factorial, o Outlook é atualizado automaticamente. As suas equipas podem ver quem está ausente na ferramenta que já usam todos os dias.

Benefícios

• Sem atualizações manuais: As ausências aprovadas aparecem no Outlook por si só, e qualquer alteração ou cancelamento na Factorial também é refletido lá.
• Disponibilidade clara: As ausências aparecem como “Fora do escritório”, ou como “A trabalhar noutro local” nos tipos de ausência que contam como tempo de trabalho, por isso é fácil ver quando alguém está ausente antes de planear trabalho ou reuniões.
• Você decide o que sincroniza: Escolha que tipos de ausência são adicionados ao Outlook e exclua colaboradores específicos, se necessário.
• Menos conflitos: Opcionalmente, as reuniões que coincidem com uma ausência são recusadas, para que os organizadores saibam que a pessoa não está. As reuniões nunca são recusadas em ausências que contam como tempo de trabalho.
• Privacidade garantida: Nos tipos de ausência com a opção “Mostrar este tipo de ausência nos calendários” desativada na Factorial, o evento indica apenas “Fora do escritório”, sem o tipo de ausência, e fica marcado como privado.
• Ausências existentes incluídas: Ao ligar, pode adicionar as ausências aprovadas que já existem, desde o início deste mês ou deste ano, ou apenas as próximas.
• Ligação segura: A ligação é feita através do consentimento de administrador oficial da Microsoft e do Microsoft Graph. Nenhuma palavra-passe é partilhada.

Informações úteis

• Correspondência por e-mail de trabalho: As ausências de cada colaborador vão para a caixa de correio do Outlook com o mesmo e-mail que consta como e-mail de trabalho na Factorial. Os colaboradores sem caixa de correio da Microsoft correspondente são ignorados.
• Dias inteiros e parciais: As ausências de dia inteiro aparecem como eventos de dia inteiro. Os meios-dias aparecem como manhã (8:00–12:00) ou tarde (12:00–17:00), e as ausências por horas com os respetivos horários, no fuso horário do Outlook do colaborador. As ausências sem data de fim aparecem “até novo aviso”.
• Sem lembretes: Os eventos não têm lembretes, têm a categoria “Factorial” e incluem uma ligação para as ausências do colaborador na Factorial.
• Migração a partir da integração anterior do Outlook: Os seus tipos de ausência e a definição de recusar reuniões são preenchidos automaticamente, e os eventos que já tinha criado continuam a ser atualizados, sem duplicados. O seu administrador da Microsoft aprova a nova aplicação uma única vez.
• Desinstalação: Pode escolher remover do Outlook os eventos das próximas ausências. Os eventos passados são sempre mantidos.

Permissões

• Na Factorial (apenas leitura):
  • Colaboradores
  • Ausências
• Na Microsoft:
  • Criar e atualizar eventos nos calendários dos colaboradores.
  • Ler o fuso horário e o idioma das caixas de correio dos colaboradores.

Um administrador da Microsoft aprova estas permissões uma única vez para toda a organização.