HR Analytics: O que é, como funciona e como ajuda seu negócio

O que é HR Analytics ? Por que é útil para o seu negócio?

Historicamente, a gestão de recursos humanos sempre foi uma área menos analítica na maioria das empresas . E isso, de muitos pontos de vista, é bom. O foco principal de um gestor ou do departamento de RH de uma empresa são as pessoas antes dos números. É certo, portanto, assegurar que as avaliações e decisões nesta área sejam influenciadas pelo bom senso e por uma abordagem o mais humana possível.

É igualmente verdade, no entanto, que em um contexto de trabalho cada vez mais competitivo caracterizado por inúmeras mudanças (como a expansão do trabalho remoto), tomar decisões com base em dados reais torna-se cada vez mais importante. Por este motivo, HR Analytics e Big Data desempenham um papel cada vez mais importante em todas as empresas hoje.

Neste artigo, vamos descobrir juntos o que é HR Analytics , como funciona e como pode ajudar sua empresa a tomar decisões mais informadas em gestão de RH.

• O que é HR Analytics
• HR Analytics: Por que pode ajudar sua empresa
• Exemplos de HR Analytics: como aproveitar Big Data
• Como funciona o HR Analytics
• Factorial: seu software de HR Analytics

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O que é HR Analytics?

Em primeiro lugar, vamos tentar dar uma definição clara a este tópico. HR Analytics representa o processo de coleta, análise e organização de dados de recursos humanos com o objetivo de melhorar o desempenho do pessoal da empresa e reduzir sua taxa de rotatividade.

Esta frase em inglês tem vários sinônimos e também é chamada de people analytics ou talent analytics. O HR Analytics leva em consideração todos os dados que são coletados periodicamente pelo departamento de recursos humanos de uma empresa e os relaciona aos objetivos da empresa. Dessa forma, é possível obter uma visão concreta de como as iniciativas dos gestores de RH estão a contribuir para o alcance dos objetivos da empresa.

Por exemplo, se uma empresa experimenta uma alta taxa de rotatividade de pessoal (a menos que seja motivada pela própria natureza do negócio), é provável que ela esteja negligenciando fatores-chave em sua organização de recursos humanos.

Certamente não é um processo fácil. É preciso tempo e investimento para atingir o máximo de satisfação e produtividade dos funcionários . O RH Analytics ajuda nisso, ao fornecer uma estratégia para perceber o que funciona e o que não funciona , para que as empresas possam melhorar e crescer na direção certa no futuro.

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HR Analytics: Como pode ajudar sua empresa?

Muitas vezes, quando se trata de RH Analytics, uma dúvida surge espontaneamente. Várias empresas já coletam dados de seus funcionários regularmente, então qual é o real benefício de analisá-los de uma maneira particular? Os gestores e departamentos de recursos humanos não podem apenas olhar os dados que já possuem?

No papel, o raciocínio pode estar correto. Mas o problema está no tipo de dados e como eles são coletados. A grande maioria dos dados coletados pelos gestores de RH nada mais é do que dados brutos, genéricos e descontextualizados, que por si só não podem fornecer informações concretas. Tudo isso equivale a olhar para uma grande planilha do Excel cheia de números e palavras.

Sem organização e direção, na verdade, os dados parecem confusos e sem sentido. O HR Analytics ajuda a analisar, organizar, contextualizar e comparar os dados brutos que foram coletados, fornecendo uma visão estratégica útil a partir da qual extrair as ideias certas para agir.

Um sistema de HR Analytics pode ajudar uma empresa a responder a perguntas cruciais para seu desenvolvimento, tais como:

• Que tendências ou situações levam a uma alta rotatividade de funcionários?
• Quanto tempo leva para minha empresa contratar um funcionário ?
• Qual é o investimento financeiro necessário para garantir que os funcionários atinjam um nível ideal de produtividade e satisfação ?
• Quantos e quais dos meus funcionários têm maior probabilidade de deixar seus empregos nos próximos 12 meses?
• As atividades de treinamento e desenvolvimento de pessoal tiveram um impacto concreto no desempenho dos meus funcionários?

Ter dados reais, claros e contextualizados disponíveis permite que as empresas se concentrem em todas as mudanças a serem implementadas para melhorar. E desta forma corrigir ou melhorar o futuro do seu negócio.

A vantagem proporcionada pela capacidade estratégica de poder responder às questões organizacionais mais importantes para uma empresa sem recorrer a hipóteses ou sensações, é convencer cada vez mais as empresas a utilizarem o HR Analytics para melhorar os seus indicadores de desempenho e os resultados das suas iniciativas de RH.

Exemplos de HR Analytics: como aproveitar Big Data

Chegamos agora ao aspeto mais concreto. Como posso usar o HR Analytics para melhorar a gestão de RH na minha empresa? Em que aspectos críticos concretos posso intervir graças a uma correta recolha e análise de dados? Aqui estão alguns exemplos do uso de Big Data e HR Analytics para inspirar-se.

Substituição de pessoal

Quando os colaboradores vão embora, a maioria das empresas realmente não entende o porquê. E isso muitas vezes acontece porque as perguntas certas não são feitas, a empresa não investiga e não arquiva os dados relativos aos motivos de uma demissão.

Em alguns casos, pode haver relatórios escritos ou dados coletados sobre situações individuais, mas para a grande maioria dos casos não há como saber se há uma motivação específica e se isso representa uma tendência geral que poderia explicar, por exemplo, um alta rotatividade de pessoal.

Dado que uma elevada taxa de rotatividade é onerosa tanto em termos de tempo como de lucro para uma empresa, compreender plenamente os motivos que levam os funcionários a abandonar a empresa, identificar tendências e tomar as medidas necessárias para o evitar, é essencial para uma gestão eficaz de custos e produtividade.

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Recrutamento e seleção de pessoal

As empresas que realmente fazem a diferença hoje procuram candidatos que não apenas tenham as habilidades certas, mas também as soft skills certas e a atitude certa. Eles procuram candidatos que complementem tanto a cultura organizacional quanto as necessidades de manufatura da própria empresa.

Revisar e avaliar centenas de currículos e basear sua estratégia de recrutamento e seleção em informações básicas é limitante e contraproducente . Isso ocorre porque muitos candidatos em potencial podem ser negligenciados, simplesmente porque eles não refletem um aspeto específico relacionado à habilidade. A verdade é que as hard skills podem ser adquiridas, enquanto as soft skills não.

Por exemplo, graças ao HR Analytics, uma empresa pode perceber, com os dados em mãos, que a capacidade de trabalhar bem em equipa e a criatividade são um melhor indicador de sucesso e desempenho do que a experiência de trabalho. E assim consideram candidatos que teriam anteriormente excluído.

Análise da cultura organizacional

A cultura organizacional de uma organização não é apenas muito importante em todos os níveis, mas também terrivelmente difícil de mudar.

Muitas vezes hábitos não escritos, formas de fazer as coisas consolidadas ao longo do tempo, modelos de comportamento caracterizados por pouca transparência ou comunicação influenciam fortemente a cultura de uma empresa, ainda mais do que a sua organização ou a natureza do seu negócio.

A análise da cultura organizacional graças ao HR Analytics é um processo fundamental a ser realizado para avaliar e compreender melhor que tipo de cultura caracteriza o seu local de trabalho. Com um conhecimento profundo (também do ponto de vista analítico) da cultura corporativa, é possível avaliar e acompanhar as tendências que podem ser observadas.

Esse rastreamento de cultura ajuda a detetar os primeiros sinais de que a cultura organizacional é de alguma forma negativa ou tóxica. Isso resulta como um dos primeiros fatores de insatisfação de todos os funcionários.

Análise de competência

Não há dúvida de que muito do sucesso de uma empresa depende, em certa medida, do nível de habilidade de seus funcionários. A análise de competências refere-se especificamente ao processo de gestão de talentos interna, que permite identificar as competências-chave que caracterizam a sua organização.

Depois de identificar as competências-chave de que precisa, é possível criar uma escala de competências ideal como um ponto de referência e compará-la com as habilidades e competências efetivamente adquiridas por seus funcionários. Desta forma, poderá avaliar de uma forma mais cuidadosa a presença e distribuição das competências de que necessita dentro de sua equipa e encontrar lacunas.

Gestão de Liderança

Ter uma gerência de baixo nível talvez seja pior do que não ter nenhuma gerência. Maus gestores custam dinheiro , tempo e podem ser literalmente afastar os funcionários, especialmente os melhores. Gerir e reter colaboradores para uma empresa neste tipo de cenário torna-se extremamente difícil e impede que ela atinja todo o seu potencial.
O HR Analytics permite que o RH analise vários aspetos do desempenho dos gestores no local de trabalho para descobrir quem é realmente um bom líder e quem não é. Os dados podem ser coletados de várias maneiras: por meio de questionários qualitativos (opinião) e quantitativos (voto), usando uma combinação de ambos os métodos ou por meio de formulários, grupos de foco ou pesquisas específicas.

Como funciona o HR Analytics?

Chegamos agora à parte mais concreta desta discussão sobre esta prática analítica de gestão de recursos humanos. Como o HR Analytics funciona na prática? Para começar, é importante lembrar que não se pode simplificar e avaliar tudo junto, pois é preciso separar os vários elementos que compõem o processo.

Um processo de HR Analytics consiste em 4 partes principais:

1. Recolha de dados: nem é preciso dizer que para se chegar a qualquer tipo de conclusão é necessário recolher dados relativos ao tema em análise.
2. Monitorar e medir os dados : após a coleta, os dados devem ser observados, medidos e contextualizados para atingir os resultados corretos
3. Análise de dados : a fase de análise permite chegar às conclusões finais e identificar tendências ou problemas
4. Transformar conclusões em ações: a etapa final é agir para atender às necessidades que surgiram da análise, aplicando as medidas necessárias

Coleta de dados

Quando falamos em HR Analytics e Big Data, referimo-nos à grande quantidade de dados que são coletados e agregados pelos recursos humanos para analisar e avaliar os aspetos-chave na gestão de recursos humanos, incluindo o recrutamento e seleção de pessoal , gestão talento, treinamento e exemplos de avaliação de desempenho de funcionários.

A coleta de dados de alta qualidade é o primeiro componente da análise de recursos humanos. Os dados devem ser fáceis de coletar e devem ser integrados a um sistema de relatórios. Os dados podem vir de softwares de RH existentes, questionários e pesquisas, de novos métodos de coleta de dados por meio de dispositivos móveis, etc.

O sistema que coleta os dados também deve ser capaz de agregá-los, o que significa que deve oferecer a capacidade de catalogar, organizar e arquivar os dados para o futuro.

Que tipo de dados podemos coletar por meio de um sistema HR Analytics?

• Tipo de posição de trabalho dos funcionários
• KPIs e outros indicadores de desempenho
• Dados de salário e promoção
• Demografia
• Dados relativos à integração de funcionários
• Informações sobre o impacto do treinamento corporativo
• Métricas relativas ao horário de trabalho
• Taxa de rotatividade da empresa
• Dados relativos à presença e ausências

Medição de dados: HR Analytics e KPI

Após a coleta de dados, nesta fase passamos para a medição, comparação e contextualização dos dados. Os dados são então comparados com os principais indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs de HR Analytics .

Em suma, por meio da medição, os dados coletados são comparados com a tendência histórica desses mesmos dados e com os padrões definidos pela empresa. Esse processo exige que os dados sejam monitorados constantemente ao longo do tempo.

Como mencionamos, os dados precisam de uma linha de base de comparação, ou KPIs. Como é possível saber que quantidade de ausências é aceitável se você não definir primeiro?

As métricas mais frequentemente definidas pelos gestores de RH são:

• Tempo investido no processo de contratação
• Custo por contratação
• Taxa de rotatividade de pessoal
• Taxa de absenteísmo
• Satisfação dos colaboradores

Análise de dados

A fase de análise de dados examina os relatórios e estatísticas relacionadas às métricas (KPIs) para identificar, como dissemos, tendências e / ou pontos críticos específicos que estão a causar impacto nos negócios.

Ao avaliar de  forma geral e com base no resultado que deseja obter, existem 3 métodos principais para poder analisar os dados coletados durante um processo de HR Analytics:

• Análise descritiva: este tipo de análise centra-se exclusivamente na compreensão e avaliação dos dados históricos, tomando-a como ponto de partida para perceber quais os aspetos que podem ser melhorados.
• Análise preditiva: esta análise consiste na utilização de modelos estatísticos básicos com o objetivo de analisar dados históricos para poder prever potenciais riscos e / ou oportunidades a serem exploradas no futuro.
• Análise prescritiva: este último tipo de análise dá um passo à frente da análise prescritiva, tentando já prever as consequências dos resultados esperados para a empresa.

Conversão de conclusões em ações

Uma vez que os dados foram coletados, as métricas foram analisadas e comparadas com os KPIs relacionados e chegamos a conclusões concretas, é hora de agir. Na verdade, todo esse processo de análise e comparação de dados é inútil se não for usado para realmente melhorar os processos de gestão .

Vários são os aspetos que podem ser melhorados na gestão de recursos humanos graças às conclusões de um processo eficiente de HR Analytics, tais como:

• Alta taxa de rotatividade de pessoal: se os dados mostram uma taxa de rotatividade excessiva de pessoal causada por uma má cultura organizacional, pode-se atuar na melhoria dos fluxos de comunicação na empresa e propor a elaboração por escrito de uma lista de valores da empresa a ser seguida.
• Custo por contratação muito alto: se constatou gastos excessivos em seus processos de recrutamento, faça os cortes necessários e tente agilizar os processos de seleção, limitando etapas e pessoas envolvidas e contanto com a tecnologia para ajudá-lo.
• Horário de trabalho não respeitado: se percebeu que o horário de trabalho nem sempre é respeitado, pode implantar um sistema de relógio de ponto mais eficiente

Factorial: O software de HR Analytics

Agora que já tem uma compreensão mais clara de como funciona um processo de HR Analytics e como ele pode ajudar sua empresa, surge a pergunta; Como posso implementá-lo de forma concreta na minha empresa? A resposta é confiar em um software específico que pode ajudá-lo a gerir seus dados de RH.

A Factorial e seu software de gestão de recursos humanos fornecem um sistema de relatório e análise de dados de RH que permitirá que sua empresa colete e monitore os dados para tomar melhores decisões na gestão de seus funcionários e de seu negócio.

Graças a Factorial é possível:

• Criar relatórios personalizados de funcionários , métricas personalizadas e muito mais. Podem ser descarregados e criados em vários formatos e com apenas alguns cliques.
• Gerir seus relatórios em um painel com todos os seus KPIs de RH , para aceder a todas as informações em um só sítio.
• Criar e editar seu organograma corporativo
• Gerir dados de presença e ausência de seus funcionários para monitorar o absenteísmo