Neste artigo apresentamos-lhe o que é a gestão de projetos, bem como ferramentas e metodologias para gerir projetos. Adicionalmente, mostramos-lhe como criar um cronograma de implementação em formato excel.
O bom planeamento de um projeto é a chave para o seu sucesso e, por isso, existem muitas ferramentas para realizar, melhorar e simplificar a gestão de projetos.
Os cronogramas são recursos muito utilizados no desenvolvimento de projetos ou atividades de uma empresa. Para além de rever os conceitos mais básicos desta ferramenta, dar-lhe-emos as chaves para criar o seu próprio e dicas para melhorar um.
Leia abaixo e descubra mais sobre como fazer uma gestão eficaz e eficiente de um projeto.
Tabela de Conteúdos:
- O que é a gestão de projetos?
- Quais são as etapas para gerir um projeto numa empresa?
- Metodologias para gestão de projetos
- Ferramentas para coordenar projetos
- 👉 Factorial: software de RH que facilita a gestão de projetos
- Cronograma de implementação para gestão de projetos
- Como fazer um cronograma de implementação em formato Excel?
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O que é a gestão de projetos?
A gestão de projetos é o processo de planeamento, definição, execução e análise de um projeto. Para serem bem sucedidos, todos os projetos devem ser geridos por um líder de equipa. Este líder é a pessoa que ajuda a tomar decisões finais e organiza todo o projeto.
De seguida, entenda quais são as etapas da gestão de projetos e que ferramentas podem ajudar a que esta gestão seja mais organizada e otimizada.
Quais são as etapas para gerir um projeto numa empresa?
Cada projeto e cada equipa tem uma forma específica de atingir objetivos comuns, da maneira mais adequada e eficaz que for possível. Adicionalmente, é preciso ter em consideração os recursos disponíveis e como podem ser utilizados para o sucesso de um projeto.
No entanto, e em termos gerais, a gestão de projetos tem de seguir as seguintes etapas:
- Conceptualização e Início: Esta é a primeira fase de um projeto. A iniciação é a fase onde a ideia geral é criada. É aqui que são definidos objetivos, metas, recursos necessários e o gestor de projeto. Este gestor guiará os membros da equipa durante todas as fases do projeto.
- Definição e Planeamento: Esta é a fase onde se definem a amplitude e a estrutura do projeto. A ideia é também definida com mais pormenor e o gestor planeia todas as atividades, tarefas, responsabilidades e prazos necessários para o sucesso do projeto.
- Execução: Uma vez recolhidas todas as informações, é atribuído um orçamento e um prazo específico para a realização do projeto. Alguns ajustes são feitos e o projeto começa a ganhar vida e a ser executado. É aqui que os membros da equipa devem ser devidamente alocados às suas tarefas.
- Controlo e Monitorização: Uma vez iniciado o projeto, são estabelecidas etapas nas quais os resultados devem ser relatados Posteriormente, estes resultados devem ser analisados e monitorizados para que o gestor possa medir o desempenho e produtividade dos seus colegas.
- Encerramento do Projeto: Se tudo correr bem, após vários ajustes e modificações, o projeto deverá ser finalizado e divulgado dentro da empresa pela área de comunicação interna e externa (conforme for o caso).
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Metodologias para gestão de projetos
Agora que já sabe o que é a gestão de projetos e as suas etapas, está na altura de conhecer as metodologias que podem ser usadas para gerir projetos. Uma empresa deve utilizar a estratégia/metodologia de gestão que melhor se adapte à sua cultura empresarial, bem como ao orçamento que foi contemplado para o efeito, considerando a gestão das despesas.
Estas são as três metodologias de gestão que são mais utilizadas por gestores de projetos em Portugal.
1) Metodologia Agile
A metodologia Agile é uma das mais utilizadas, tanto na gestão de projetos, como nos departamentos de recursos humanos. Esta metodologia foca-se na otimização de recursos e concentra-se numa visão geral das tarefas a serem executadas.
Ainda assim, este método tem 4 princípios fundamentais pelos quais se rege:
- Colaboração entre indivíduos;
- Eficácia e rapidez;
- Dinamismo;
- Valorização dos indivíduos sobre os processos.
O Agile prioriza o uso inteligente do tempo; valoriza a flexibilidade e a adaptabilidade; e faz do princípio da “melhoria contínua” o seu foco principal.
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2) Metodologia em Cascata
É sem dúvida um dos métodos clássicos e, talvez, o mais rudimentar e tradicional. Ainda assim é bastante eficaz no que diz respeito à gestão de projetos. Este tipo de estratégia é uma das mais rígidas e tem origem nos anos 70.
Ao contrário da metodologia Agile, a em Cascata foca-se na objetividade. Cada etapa do projeto está vinculada e, portanto, é interdependente. Isto significa que não pode avançar para o ponto C sem ter feito o ponto B, por exemplo. Dessa forma, uma vez iniciado um projeto, é muito complexo fazer alterações em tempo real.
No entanto, se for uma pessoa com uma visão clara e detalhada, e se o método for executado corretamente, o mesmo poderá dar resultados muito positivos.
3) Metodologia em Cadeia Crítica
Tal como a palavra indica, esta estratégia foca-se na priorização das tarefas que, pela sua natureza, impacto e implicações, são críticas para a conclusão de um projeto.
A grande vantagem desta abordagem é que permite minimizar as margens de erro e, portanto, é ideal utilizar quando um projeto tem acesso a recursos limitados, seja em termos de tempo ou dinheiro.
Ferramentas para coordenar projetos
As ferramentas que auxiliam a gestão de projetos são elementos fundamentais para alcançar a realização das diferentes tarefas. Existem plataformas especificamente desenhadas para este fim, assim como:
- Programas Híbridos que possuem este tipo de funcionalidades;
- Softwares mais genéricos que podem ser adaptados para este fim;
- Modelos em Excel adaptáveis para gerir os seus projetos.
Ao escolher uma ferramenta para gerir projetos na sua empresa, deve saber que para isso é necessário ter em consideração que o espaço de trabalho deve permitir:
- Planear e monitorizar os resultados num calendário de objetivos;
- Integrar comunicações de forma colaborativa;
- Centralizar a documentação importante e torná-la de fácil acesso;
- Acompanhar, monitorizar e avaliar os resultados.
Factorial: um software de RH que facilita a gestão de projetos
Um software de controlo e monitorização de projetos nas empresas substituirá o cronograma que terá que ser feito manualmente. Para além disso, usando este tipo de ferramentas mais sofisticadas, pode garantir que todas as suas equipas estão sincronizadas.
Todo o projeto será digitalizado num software de gestão de projetos, o que irá melhorar a comunicação interna entre equipas e a transparência. O software da Factorial oferece a gestão de projetos integrada com outras ferramentas, como o Gestão de Horários.
Através deste módulo poderá criar vários projetos dentro da empresa e atribuir colaboradores aos seus respetivos projetos. Em cada projeto, conseguirá ver os colaboradores atribuídos e as horas trabalhadas no mesmo.
A única coisa que os seus funcionários terão que fazer é alocar as suas horas de trabalho a um ou mais projetos. Enquanto gestor, poderá verificar as horas dispendidas por funcionário em cada tarefa e/ou projeto.
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Cronograma de implementação para gestão de projetos
Se ainda não quiser aplicar um software, nesta secção vamos apresentar-lhe o que é um cronograma de implementação tradicional, para que serve e quais os tipos de cronograma mais comuns na gestão de projetos. Leia abaixo!
O que é um cronograma?
A palavra “cronograma” vem de “chronos”, que significa tempo, e “gram”, que significa mensagem escrita. E, se a origem etimológica da palavra não deixou a sua definição muito clara, nós explicamos. O cronograma é uma ferramenta utilizada em muitas empresas para organizar e realizar a gestão de projetos.
Um cronograma é, simplesmente, uma lista de tarefas, com datas de início e fim, que pode ser mais ou menos completa; mais ou menos ampla; geral ou específica; e mais ou menos visual.
Idealmente, para além de uma lista de tarefas, o cronograma inclui também um calendário onde pode ver os dias que tem para concluir cada uma das tarefas planeadas.
Para que serve um cronograma?
Agora que já sabe o que é um cronograma, damos-lhe a conhecer os inúmeros benefícios que o mesmo traz enquanto ferramenta de gestão de projetos. Assim, um cronograma serve para:
- Otimizar os processos de planeamento de projetos;
- Simplificar a organização das atividades diárias, dividindo os projetos em pequenas tarefas com prazos específicos;
- Motivar a equipa a ser mais produtiva, fornecendo metas alcançáveis e mais específicas;
- Antecipar possíveis atrasos em tarefas, o que normalmente causa um “efeito dominó” e acaba por atrasar o prazo do projeto;
- Fornecer uma visão geral do status de todas as tarefas realizadas dentro do projeto, a velocidade de execução e sua evolução;
- Estabelecer uma ordem de tarefas dentro de um projeto maior e com vários colaboradores;
- Melhorar a comunicação interna entre colegas e equipas de trabalho, para que todos estejam cientes da fase do projeto em que cada um se encontra.
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Tipos de cronograma
Existem diferentes técnicas, estratégias e teorias para se criar um cronograma de implementação na gestão de projetos. Deve utilizar aquele que se adapta às suas necessidades e às da sua equipa, e também aquele com o qual se sentir mais à vontade.
Os mais usados são os seguintes:
- Cronograma de Gantt: Neste cronograma, as tarefas são distribuídas com uma barra de tempo. Quanto maior a tarefa no tempo, maior a barra. É a solução mais visual e mostra facilmente a sobreposição entre as tarefas.
- Cronograma de Pert: Este cronograma prioriza a relação entre as diversas tarefas do cronograma, em vez das suas datas de início e fim. As tarefas serão representadas por caixas, que se relacionam entre si por meio de setas. E dentro de cada caixa estão incluídos os processos necessários para realizar a tarefa específica. A ordem das caixas depende da prioridade dos projetos.
- Cronograma de Marcos: Este tipo de cronograma inclui apenas as tarefas mais importantes para o projeto. E, agrupa-os de acordo com as datas de entrega, reuniões ou qualquer outro momento chave para o processo.
Como fazer um cronograma de implementação em formato Excel?
Nesta secção, iremos detalhar as diferentes etapas para a execução de um cronograma de implementação de sucesso, seja ele qual for. Estas etapas são sempre as mesmas para qualquer tipo de cronograma. De seguida, apresentamos-lhe como criar o seu modelo.
Etapas para a execução de um cronograma de gestão de projetos
Estas são as 5 etapas para a execução de um cronograma:
- Divisão de Tarefas. Fazer a divisão de tarefas significa criar uma lista de tarefas necessárias, definidas pelos superiores de cada equipa. Ou, simplesmente, a divisão de um grande projeto em todas as tarefas necessárias para executá-lo.
- Definição de relações entre tarefas. Estes são os 3 tipos de relações entre tarefas:
- Fim de uma conecta com o início de outra, se uma delas for dependente;
- Início de ambas está conectado, se puderem ser feitas ao mesmo tempo;
- Final de ambas está conectado, se tiverem que terminar ao mesmo tempo.
- Definição das datas de início e fim das tarefas. Esta etapa é fundamental, e é melhor defini-la tendo em consideração o prazo final de todo o projeto. Uma dica é que vá decidindo os prazos das tarefas, começando pela mais distante do dia de hoje e terminando com a mais próxima no tempo. No entanto, também é importante saber quanto tempo geralmente pode levar para realizar cada uma das atividades, de modo que o cronograma seja realista.
- Criação do cronograma. Quando quiser criar o cronograma, deve ter em consideração a dimensão do projeto e a definição de um responsável. A este responsável devem ser fornecidos os recursos necessários e um prazo específico para o projeto.
- Reajuste do cronograma sempre que necessário. O mais certo é que ocorram mudanças que tornem necessária a atualização do cronograma. Assim, podem e devem ser modificadas algumas datas, adicionadas certas informações e, ainda, eliminadas algumas tarefas.
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Criação do cronograma
Vamos agora, explicar em mais detalhe a quarta etapa da execução de um cronograma, a própria criação do mesmo!
Quando um cronograma é feito a partir do programa Excel, as linhas e colunas são usadas para definir as tarefas a serem executadas. Aí estarão as informações relativas às datas de início e fim de tarefas; aos recursos que serão necessários ou alocados a cada tarefa; e aos responsáveis por cada atividade.
Para além disso, é aconselhável deixar espaço suficiente para adicionar notas e informações adicionais durante o processo. Lembre-se do que dissemos acima: o cronograma vai precisar de ser reajustado.
A primeira versão não final do cronograma resultará numa tabela de “caminho crítico”. Esta tabela será, nada mais nada menos que, a sucessão de tarefas no tempo. Nesse momento, os recursos necessários para realizar o projeto e o responsável pelo mesmo não serão tidos em consideração.
Seguidamente, começaremos a incluir os recursos (pessoas envolvidas, documentos, etc.). Antes de terminar o seu cronograma, verifique que todos os recursos estejam bem estabelecidos e estruturados.
Por fim, o nosso conselho é alocar margens entre as datas mais importantes. Caso haja o risco de que uma das tarefas se atrase, é bom ter uma margem de tempo. Outra consideração fundamental é a das férias dos colaboradores deste projeto. Certifique-se de que os colaboradores conseguem cumprir os prazos do projeto que lhes foram atribuídos.
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E se quiser fazer um reajuste do cronograma?
Como dissemos acima, depois de definir um primeiro cronograma, vai, mais facilmente, identificar riscos e/ou erros que devem ser corrigidos. Estes erros podem estar relacionados com o orçamento, tempo, etc.
Ao reajustar o seu cronograma, irá encontrar não só a solução que melhor se adapta às suas necessidades, mas também poderá otimizar este processo até que seja o mais perfeito possível.
📄 Se, por outro lado, o que lhe interessa é acompanhar os objetivos atribuídos a cada um dos funcionários sob sua responsabilidade, pode utilizar o nosso modelo gratuito de Objetivos OKR.
