Neste artigo, contamos-lhe o que é o relógio de ponto digital, como funciona, o que diz a lei sobre a picagem de ponto e como pode aplicar o ponto digital na sua empresa.
O relógio de ponto digital é uma ferramenta que permite ao departamento de Recursos Humanos fazer o controlo de assiduidade de maneira segura, prática e confiável. Estes serviços têm sido uma grande mais-valia, principalmente para empresas que têm de lidar com muitos profissionais fora do escritório.
Tabela de Conteúdos:
- 1. O que é um relógio de ponto e que tipos existem?
- 2. Porque é que o controlo de assiduidade é um direito e um dever?
- 3. O que diz a legislação portuguesa sobre o relógio de ponto?
- 4. O que é o relógio de ponto digital?
- 5. Vantagens do relógio de ponto online
- 6. Como um software como a Factorial simplifica o controlo de ponto?
1. O que é um relógio de ponto e que tipos existem?
Existem várias formas de controlar a presença dos colaboradores no local de trabalho: folha de presenças em papel, folha de presenças em Excel, ou relógio de ponto.
Um relógio de ponto é uma ferramenta que permite ao empregador fazer o controlo de assiduidade e pontualidade dos seus colaboradores através de uma máquina ou do uso da tecnologia.
Existem diversos tipos de relógios de ponto. A escolha sobre qual usar deve depender das necessidades da sua empresa, bem como da quantidade de colaboradores que trabalham fora do escritório. Se tem muitos colaboradores em teletrabalho ou a trabalhar a partir de diversos lugares (como é o caso do setor da construção), faz sentido optar por uma escolha mais digital e sem limite de espaço.
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4 tipos de relógio de ponto
Existem vários tipos de relógios de ponto, cada um com tecnologia distinta. A escolha ideal depende das necessidades de cada organização, especialmente com o crescimento dos modelos de trabalho híbrido. Os principais tipos são:
1) Cartográfico
Tal como dissemos acima, os relógios de ponto biométricos e/ou com reconhecimento facial são dos mais confiáveis do mercado. Isto porque, para picar o ponto, o colaborador necessita de colocar ou a sua impressão digital ou apresentar a sua cara.
| Tipo de Relógio de Ponto | Tecnologia Utilizada | Principal Vantagem | Principal Desvantagem |
|---|---|---|---|
| Cartográfico | Cartão de papel inserido numa máquina que imprime a hora. | Simplicidade de conceito. | Elevada probabilidade de erros, fraudes e morosidade no tratamento dos dados. |
| Eletrónico | Cartão magnético que é aproximado de um terminal físico. | Mais rápido que o cartográfico e gera dados digitais. | Não garante a identidade do utilizador (um colega pode passar o cartão). |
| Digital (Online) | Software acedido por computador, tablet ou smartphone. | Flexibilidade total para trabalho remoto, integração com outros sistemas de RH. | Requer acesso à internet (embora alguns sistemas permitam registo offline). |
| Biométrico / Reconhecimento Facial | Impressão digital, geometria da mão ou reconhecimento facial. | Máxima segurança e fiabilidade, eliminando a fraude de identidade. | Custo de hardware mais elevado e questões de privacidade de dados a considerar. |
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2. Porque é que o controlo de assiduidade é um direito e um dever?
Muitos trabalhadores veem o ato de picar o ponto como um dever. Mas esquecem-se de que este é também um direito. Este controlo é a garantia, por exemplo, de que as horas extraordinárias estão a ser pagas corretamente.
O registo cumpre ainda um papel importante para os trabalhadores que têm funções externas ao escritório. Esperamos sempre que as tarefas sejam desempenhadas em segurança. no entanto todos estamos expostos a acidentes, e um profissional pode sofrer um a caminho de um trabalho externo, por exemplo.
Por ter picado o ponto, esta infelicidade é considerada um acidente de trabalho. Assim, o profissional estará amparado pela Segurança Social. Se o ponto não tiver sido picado, o trabalhador pode não ter como comprovar que estava, de facto, no exercício das suas funções.
Para a empresa, o controlo de assiduidade é igualmente importante. Em primeiro lugar, para cumprir as determinações do Código do Trabalho. Depois, há uma série de benefícios no registo dos horários, sendo as principais:
- Redução dos atrasos.
- Aumento da produtividade.
- Maior facilidade para fazer o processamento salarial.
- Diminuição dos riscos de processos no Tribunal do Trabalho.
Portanto, o relógio de ponto acaba por ser um amigo, tanto dos trabalhadores como das empresas. Por isso, o processo de picar o ponto deve ser o mais preciso e facilitado possível.
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3. O que diz a legislação portuguesa sobre o relógio de ponto?
Em Portugal, as obrigações da empresa relativamente ao registo do tempo de trabalho estão claramente definidas no Artigo 202º do Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009). A lei estipula que o empregador deve manter um registo das horas de trabalho, incluindo de trabalhadores com isenção de horário, e garantir que este seja acessível, conforme explica a Fed Finance.
No registo, devem constar os seguintes dados:
- Horário de início e termo do tempo de trabalho.
- Interrupções e intervalos, como pausa para o almoço.
- Modalidade que permite verificar as horas trabalhadas por dia e semana.
A lei prevê também os casos já referidos de tarefas executadas fora do local habitual. O registo deve ser feito imediatamente após o regresso à empresa. Alternativamente, o trabalhador pode avisar os horários num prazo de até 15 dias a contar da prestação do serviço externo.
Ou, em empresas que já utilizam o relógio de ponto digital, o trabalhador pode fazer o registo em tempo real, mesmo fora do escritório.
Os registos de ponto devem ser mantidos pela empresa por cinco anos, segundo o Código do Trabalho.
É crucial notar que, segundo a Essência do Dinheiro, os meios de vigilância à distância, como o controlo da atividade no computador, não podem ser utilizados com o propósito de controlar o desempenho profissional, mas apenas para fins de segurança ou controlo de assiduidade. Esta distinção é fundamental para garantir a privacidade dos colaboradores.
4. O que é o relógio de ponto digital?
De forma simples, o relógio de ponto digital é um software que permite fazer o controlo de assiduidade e dos horários trabalhados através da internet. Com o teletrabalho a representar já 21,8% da população empregada em Portugal, de acordo com a RH Magazine, esta ferramenta tornou-se uma alternativa essencial aos sistemas tradicionais.
O funcionamento do relógio de ponto móvel é bastante simples. Cada colaborador recebe um código. A partir de uma aplicação instalada no seu telemóvel ou no seu computador de trabalho, o profissional pica o ponto nas mesmas ocasiões que picaria num relógio de ponto tradicional.
A maior diferença do ponto online é também um dos seus maiores benefícios: o trabalhador pode picar o ponto de qualquer local com acesso à internet. Com o aumento do trabalho remoto durante a pandemia, esta ferramenta tornou-se numa grande mais-valia para os profissionais de RH.
5. Vantagens do relógio de ponto online
O sistema de relógio de ponto digital dispensa a utilização de equipamentos físicos. Isso traz para a empresa uma série de benefícios, que vamos apresentar a seguir.
1. Redução de custos com hardware e manutenção
Um sistema de picagem de ponto tradicional, eletrónico ou biométrico, tem um alto custo de instalação para a empresa. Para além disso, os equipamentos precisarão também de manutenções periódicas com o passar do tempo. O relógio de ponto digital não tem nenhum destes custos.
Mas a empresa poupa ainda mais: os sistemas de ponto online não precisam de servidores grandes e dedicados. Tudo é registado numa plataforma online.
Outra redução está nos custos de formação. Por serem bastante simples, os sistemas de picar o ponto online não requerem grandes esforços na transição. A implementação pode ser feita pelo próprio analista de RH, e os colaboradores não têm grandes dificuldades de adaptação, por ser uma ferramenta de fácil compreensão.
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2. Segurança e conformidade com o RGPD
Os relógios de ponto online mais modernos estão hospedados em servidores dedicados e seguem os melhores protocolos de segurança do mercado. Ademais, os dados ficam armazenados na nuvem. Assim, não há riscos de perda destas informações em caso de problemas nos computadores da empresa.
Os serviços de relógio de ponto digital contam também com diferentes níveis de acesso às informações. Portanto, é possível conceder permissões personalizadas para os vários profissionais que podem precisar de lidar com a plataforma.
Adicionalmente, as plataformas digitais robustas garantem a conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), assegurando que os dados dos colaboradores, incluindo os biométricos, são processados de forma legal e segura.
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3. Acesso a dados centralizados e em tempo real
Além da segurança, o armazenamento dos dados na nuvem tem um outro benefício. Trata-se da facilidade de acesso às informações. Apenas com a palavra-passe de acesso à plataforma, o analista ou gestor de RH pode aceder aos registos de ponto de qualquer sítio, sem precisar de estar no escritório para isso.
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4. Aumento da produtividade e foco estratégico
As plataformas de relógio de ponto para empresas oferecem mais do que apenas o registo das horas trabalhadas. Estes serviços fazem relatórios e facilitam a integração destas informações com outros departamentos da empresa, como o de contas a pagar, por exemplo.
A automatização destes processos e tarefas poupa o tempo dos profissionais de RH. Assim, estes podem dedicar-se a atividades mais estratégicas para a empresa, aumentando a produtividade geral.
Esta otimização permite que as equipas de RH se concentrem menos em tarefas administrativas repetitivas e mais na gestão de talento e na cultura organizacional, fatores decisivos num mercado de trabalho competitivo como o previsto para 2026, segundo o Santander.
6. Como um software como a Factorial simplifica o controlo de ponto?
Atualmente, existem várias plataformas de relógio móvel. Assim, o gestor de RH pode escolher que plataforma prefere para controlar a picagem de ponto. Este serviço é uma das funcionalidades oferecidas pela Factorial, plataforma “tudo-em-um” de gestão de Recursos Humanos.
A Factorial permite adaptar o relógio digital às leis do país, bem como inserir novos colaboradores de maneira simples e rápida.
Ao longo de todo o mês, o colaborador insere os seus horários de trabalho e de pausas todos os dias. Ao fim do mês, o gestor de RH ou os gestores de departamentos previamente autorizados devem aprovar o registo do ponto dos colaboradores.
Uma vez aprovado, o registo não pode ser mudado. É possível, ainda, exportar os dados para uma folha de cálculo Excel, tudo de forma bastante intuitiva e segura! Para além disso, a Factorial tem agora uma integração com os dispositivos Innux para uma picagem de ponto com reconhecimento facial e/ou impressão digital;
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