Se não for feito de forma correta, o reembolso de despesas profissionais pode ser encarado como uma dor de cabeça para as empresas. E, por isso, é preciso entender que despesas são reembolsáveis, e se existe alguma ferramenta que possa simplificar o processo. Descubra tudo neste artigo!
Transporte, alimentação, internet, hospedagem, sem falar nos imprevistos. Muitas são as despesas que um funcionário pode ter por conta da empresa. O departamento de Recursos Humanos é o responsável pelo pagamento e reembolso dos custos e despesas.
O reembolso de despesas profissionais aos funcionários está previsto no Código do Trabalho e precisa de ser feito da forma correta. Por isso, saber o que significa o reembolso de despesas, como funciona, qual o tipo de despesas que são reembolsáveis e, principalmente, como o fazer de forma digital é essencial. Veja tudo a seguir!
Tabela de Conteúdos:
- O que é o reembolso de despesas?
- Reembolso de despesas: como funciona?
- Devem os reembolsos ser um processo automatizado?
- Tipos de despesas empresariais: quais são reembolsáveis?
- 3 formas de fazer um reembolso para funcionários
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O que é o reembolso de despesas?
Como já lhe mostrámos, o reembolso de despesas é um processo que envolve o departamento de Recursos Humanos e de Gestão de Pessoas. Contudo, obviamente, o setor financeiro também está atrelado a este processo.
Reembolso de despesas profissionais significa, basicamente, que o funcionário que teve algum gasto durante a realização de alguma atividade da empresa deve receber esse valor de volta. Ou seja, é o processo de devolução ao colaborador dos gastos que o mesmo teve, que estão contemplados na política de reembolsos da empresa, e descritos no Código do Trabalho em Portugal.
Ainda não ficou claro? Vejamos alguns exemplos:
Viagens de trabalho, gastos em deslocações ou refeições, compra de materiais para o escritório e demais atividades realizadas fora da empresa produzem, normalmente, gastos, que devem ser cobertos pela corporação. O teletrabalho e o trabalho híbrido também acabaram por trazer uma nova perspectiva sobre custos.
Custos referentes à alimentação, hospedagem, transporte, acesso à internet e demais recursos para comunicação são os mais comuns de existirem nestes novos formatos de trabalho.
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Reembolso de despesas: como funciona?
Quando um funcionário realiza gastos para executar uma atividade de trabalho, este deve ser reembolsado. Essas despesas devem ser pagas pelo empregador, que deve reembolsar o colaborador no valor correto e dentro da legislação.
No entanto, na maioria das vezes, é necessário apresentar um recibo que comprove a despesa em questão, ou algum outro tipo de documentação.
Segundo uma notícia do jornal DinheiroVivo, cerca de 50% dos trabalhadores europeus não são reembolsados pelas despesas empresariais, que saem do próprio bolso. Isto devido, maioritariamente, à perda do comprovativo das despesas.
Álvaro Dexeus, Head of Southern Europe na Pleo (empresa que realizou o estudo acima) afirma, ainda, que:
Estes dados demonstram que existe um importante caminho a ser feito na simplificação da gestão de despesas empresariais por todo o mundo, incluindo Portugal.
Ao longo deste artigo, explicamos-lhe todos os processos legais e dicas para que consiga o reembolso de todas as suas despesas profissionais. Imediatamente abaixo, damos-lhe, uma solução digital para otimizar o controlo de custos e os reembolsos na sua empresa.
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Devem os reembolsos ser um processo automatizado?
Como leu acima, a gestão de custos e despesas ainda tem um longo caminho a percorrer para se tornar um processo simples, fácil e rápido. Mas, sabia que automatizar este processo pode ser o primeiro passo? Estes são os benefícios da automatização da gestão de despesas:
- Não há risco de erro humano;
- Há um menor volume de papel e uma maior organização do processo;
- A empresa consegue determinar exatamente quais os protocolos necessários para realizar o reembolso de valores devidos;
- O pagamento do reembolso dá-se de forma clara, simples e transparente;
- A satisfação e bem-estar dos colaboradores é assegurada;
- Os RH conseguem focar-se mais nas pessoas do que em questões administrativas, financeiras e burocráticas;
- A operação torna-se mais segura, ágil, simplificada e otimizada.
E estes são só 7 dos muitos benefícios da utilização de um software de RH para o controlo de custos de uma empresa! Descubra mais na secção abaixo. ⬇️
Factorial HR: software que simplifica o reembolso de despesas
Existem muitos softwares com inúmeras funcionalidades, que automatizam os processos de RH. O software de despesas da Factorial possui um novo recurso de reembolso de despesas através do recibo de vencimento, de forma automática. Ou seja, as duas funcionalidades (Despesas e Recibos de Vencimento) estão sincronizadas.
Mas, como funciona o software da Factorial?
No software, o gestor de RH terá acesso ao campo “Despesas”, no qual aprova as despesas que desejar para reembolso. Depois, é só selecionar as despesas que deseja reembolsar, e escolher a opção “Reembolso através do recibo de vencimento”. Ainda é possível definir em que período do recibo de vencimento as despesas serão reembolsadas (se no atual ou seguinte).
O processo é muito simples, tudo para que o setor de RH possa economizar tempo e focar-se nas pessoas. Marque agora mesmo, gratuitamente, uma demonstração do software da Factorial para conhecer melhor esta e muitas outras funções.
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Porque fazer o reembolso de despesas profissionais pelo recibo de vencimento?
Já lhe explicámos acima que a utilização de um software de RH, com integrações entre as despesas e o recibo de vencimento, para os reembolsos, é o primeiro passo para a automatização de processos de RH. Mas, se ainda tem dúvidas sobre o procedimento dos reembolsos através dos recibos de vencimento, tiramos-lhe todas aqui!
A maneira mais efetiva de realizar o reembolso de despesas é através do recibo de vencimento. Porquê? Porque torna os pagamentos de transporte, viagens, alimentação, etc, mais fáceis. Ao proceder com o reembolso de custos através do recibo de vencimento, existem benefícios para os 3 intervenientes:
- A empresa: cumpre a legislação e realiza o processo de forma eficiente e livre de risco de erro humano;
- O funcionário: recebe as suas despesas pagas juntamente com o seu salário, tendo acesso a todos os números, percentagens e informações sobre o pagamento e direitos;
- Departamento de RH e Financeiro: não precisam de realizar outro procedimento à parte. Podem unificar e otimizar tudo no recibo de vencimento. É mais fácil e rápido!
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Trabalha numa operadora turística? Ensinamos a utilizar um software para o reembolso de viagem
O software Factorial desempenha um papel valioso na facilitação do processo de reembolso de despesas para os funcionários das empresas de turismo, oferecendo uma solução eficiente e livre de complicações.
Com esta ferramenta, os colaboradores podem capturar facilmente as suas despesas de viagem, como custos de transporte, refeições, hotel ou excursões, utilizando dispositivos móveis ou computadores. As despesas são registadas de forma organizada, com a opção de anexar recibos digitalizados.
Como resultado, as empresas de turismo otimizam o seu processo de reembolso de despesas, tornando-o mais transparente e eficiente, ao mesmo tempo em que melhoram a satisfação dos funcionários.
Tipos de despesas empresariais: quais são reembolsáveis?
Uma despesa reembolsável é aquela que, ou o Código do Trabalho prevê, ou foi acordada entre o empregador e o empregado que seria reembolsada. De qualquer das maneiras, o tipo de despesas que serão reembolsadas aos colaboradores devem estar contempladas nos contratos de trabalho celebrados anteriormente.
Abaixo contamos-lhe os tipos de despesas, previstas pela lei, que devem ser reembolsadas ao trabalhador.
O que diz o Código do Trabalho?
Segundo as leis laborais Portuguesas, existem alguns tipos de despesas que devem ser reembolsáveis, previstas no Código do Trabalho. Vejamos cada um deles a seguir.
1) Despesas relativas ao alojamento
O artigo 9º do Decreto-Lei n.º 106/98, dispõe que:
O pagamento da percentagem da ajuda de custo relativa ao alojamento (50 %), quer em deslocações diárias, quer por dias sucessivos, pode ser substituído, por opção do interessado, pelo reembolso da despesa efetuada com o alojamento em estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente, até ao limite de (euro) 50.
Ou seja, significa que o empregado pode escolher se deseja receber uma ajuda de custo para alojamento, ou ser reembolsado pelas diversas despesas de alojamento que terá ao longo da sua permanência na empresa.
2) Despesas relativas a transportes
Relativamente ao reembolso de despesas relativas a transportes, o artigo 31º do Decreto-Lei n.º 106/98, relata que:
As despesas efectuadas com transportes são reembolsadas pelo montante despendido, mediante a apresentação dos documentos comprovativos.
Este tipo de despesas que apenas serão reembolsadas com a apresentação de documento comprovativos são as que necessitam de ter mais cautela e atenção.
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3 formas de fazer um reembolso para funcionários
Existem 3 formas de fazer um reembolso de despesas para funcionários, sendo elas:
- O funcionário encaminha o comprovativo e notas fiscais dos custos que teve com uma atividade de trabalho para os departamentos de Recursos Humanos e Financeira, e esses procederão com o reembolso;
- A empresa, antes do funcionário pagar os custos da atividade de trabalho (viagem, alimentação, compra de material, etc), disponibiliza uma quantia que deve ser utilizada durante aquele período;
- Pode ser feito de maneira mista, com parte do valor adiantado pela empresa e a outra parte a ser paga pelo funcionário e ressarcida depois, após o envio dos comprovativos de pagamento.
Independentemente da forma escolhida, é preciso que a empresa possua uma política de reembolso, que descreva, de forma simples e objetiva, como deve ser feito o processo de reembolso. Esse documento funcionará como um manual para os colaboradores. Assim, deverá conter as seguintes informações:
- Em que circunstâncias o funcionário pode solicitar um reembolso;
- Que gastos são reembolsáveis;
- Limite de gastos que o colaborador pode ter;
- Explicação de como os comprovativos e notas fiscais devem ser entregues;
- Prazos em que os pagamentos de reembolso serão realizados.
Agora que já sabe como gerir os custos da sua empresa, bem como proceder ao reembolso das despesas pagas pelos colaboradores, está na hora de colocar tudo em prática!
Relembramos que a Factorial tem um software de RH que digitaliza todos os processo de RH. Tendo como funcionalidade recente a de gestão de despesas e reembolso das mesmas!
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