Com a evolução das tecnologias digitais, o uso de apps para assinatura digital, em negócios e transações legais, tem vindo a aumentar.
A assinatura digital é uma forma de assinar documentos digitais que é legalmente válida, e pode ser usada para assinar contratos, acordos, autorizações e outras formas de documentos digitais. Este sistema permite identificar o signatário e garantir a autenticidade e integridade do documento.
Se quer estar a par das tendências do mercado e garantir que o seu negócio tem os seus processos otimizados, leia o nosso artigo para saber mais sobre as apps para assinatura digital e as suas vantagens.
Tabela de conteúdos:
- O que é a assinatura digital?
- Em Portugal, a assinatura digital é legal?
- Quais as vantagens das apps para assinatura digital?
- 5 apps para assinatura digital: assine documentos online
✅ Procura apps para assinatura digital? Marque uma demonstração do nosso software, sem compromisso, e descubra as vantagens de fazer a sua assinatura digital no computador ou no smartphone.
O que é a assinatura digital?
Uma assinatura digital, também conhecida como assinatura eletrónica, é um mecanismo que permite a autenticação de documentos digitais, por meio de criptografia e chaves públicas e privadas. Basicamente, é uma forma de garantir a autenticidade e a integridade de documentos digitais. Através da assinatura digital, é possível identificar quem assinou o documento e se o seu conteúdo foi alterado após a assinatura.
👉 Saiba mais sobre como a assinatura digital transformou os Recursos Humanos!
Em Portugal, a assinatura digital é legal?
Em Portugal, a validade jurídica das assinaturas digitais é garantida pelo Regulamento (UE) nº 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, conhecido como Regulamento eIDAS. Este regulamento estabelece um quadro jurídico para a identificação digital e serviços de confiança para transações digitais na União Europeia.
De acordo com o Regulamento eIDAS, as assinaturas digitais têm o mesmo valor legal que as assinaturas manuscritas em papel, desde que cumpridos determinados requisitos técnicos e de segurança. Existe também a lei de assinatura digital aprovada em 1999 (Decreto-Lei n.º 290-D/99) que garante o mesmo valor de uma assinatura digital face a uma manuscrita.
Este regulamento diz-nos também que existem três tipos de assinaturas eletrónicas, cada uma com diferentes requisitos de segurança e validade jurídica:
- Assinatura digital simples: consiste em dados eletrónicos anexados ou logicamente associados a um documento, que permite identificar o signatário. Este tipo de assinatura é a mais básica e não requer nenhum certificado digital.
- Assinatura digital avançada: esta assinatura é baseada em certificados digitais que permitem a identificação do signatário e garantem a integridade do documento. Para ser considerada válida, a assinatura eletrónica avançada deve ser criada com um dispositivo seguro de criação de assinatura.
- Assinatura digital qualificada: é o tipo mais seguro e válido de assinatura eletrónica. Esta assinatura é baseada em certificados digitais qualificados, emitidos por prestadores de serviços de confiança, e requer um dispositivo seguro de criação de assinatura. A assinatura eletrónica qualificada tem a mesma validade legal que uma assinatura manuscrita.
Quais as vantagens das apps para assinatura digital?
Utilizar apps de RH para a assinatura digital tem diversas vantagens, face ao assinar documentos à mão. Algumas das principais vantagens são:
1) Economiza tempo
A assinatura digital é um processo muito mais rápido do que a assinatura física. Com uma aplicação para assinatura digital, pode assinar documentos em poucos minutos. Não tem a necessidade de imprimir, enviar ou digitalizar documentos.
2) Poupa recursos financeiros:
a assinatura eletrónica também pode economizar dinheiro em custos de impressão, envio e armazenamento de documentos físicos. Além disso, a assinatura eletrónica pode ajudar a reduzir erros de processamento, economizando tempo e dinheiro em correções e diminuindo margens de erro.
3) Mais sustentável
Ao usar apps para assinatura digital, é possível reduzir a quantidade de papel usado nas empresas, o que pode ter um impacto significativo no meio ambiente.
4) Mais segura
As apps para assinatura digital oferecem recursos de segurança avançados para garantir que os seus documentos sejam protegidos. Esses recursos incluem criptografia de documentos, autenticação de dois fatores e auditorias de assinatura.
5) Flexibilidade
As apps para assinatura digital oferecem flexibilidade para assinar documentos em qualquer lugar, hora e dispositivo. É especialmente útil para empresas e gestores que precisam de assinar documentos, mas que estão constantemente em trabalho externo. Por outro lado, se tem colaboradores em teletrabalho, evita ter de enviar documentos por correio e correr o risco de existir extravios.
6) Mais prática
A assinatura digital permite que os documentos sejam assinados eletronicamente de forma rápida e fácil. Não necessita de imprimir, assinar e digitalizar novamente o documento em papel. Consegue assim tornar os processos do seu negócio mais ágeis.
7) Simplifica os processos de RH
Assinar digitalmente os documentos, simplifica o processo de contratação de funcionários, otimiza a gestão de baixas dos colaboradores, facilita na picagem de ponto e muito mais.
👉 Conheça 5 modelos para a gestão de tempo em Recursos Humanos!
5 apps para assinatura digital: assine documentos online
Percebeu que as apps para assinatura digital vão ajudar no crescimento do seu negócio? Está na hora de tirar proveito das tecnologias digitais para otimizar os processos da sua empresa. As apps para assinatura digital vão permitir que se liberte do papel e que todos os documentos sejam assinados de forma eletrónica.
Todavia, nem todas as apps para assinatura digital são seguras. Por isso, fizemos uma seleção das 5 melhores aplicações para o seu negócio:
1) Factorial: app para assinatura digital, e não só
Uma das apps para assinatura digital mais completa do mercado é a Factorial, uma vez que oferece uma solução integrada, tudo-em-um, de gestão de recursos humanos.
Com a Factorial, os seus colaboradores conseguem assinar todo o tipo de documentos, incluindo contratos de trabalho, pedidos de férias e ausências, entre outros. A assinatura digital pode ser feita tanto num computador, como num dispositivo móvel/smartphone, através da aplicação Factorial.
Por exemplo, tem um documento que precisa de ser assinado por vários colaboradores? Pode solicitar a assinatura digital de um ou mais funcionários, para cada documento. Após serem assinados, os documentos ficam guardados automaticamente. Consegue ainda solicitar a assinatura de todos os seus colaboradores na sua folha de ponto e confirmar os seus horários de trabalho.
O processo de assinatura eletrónica no Factorial é muito simples e intuitivo, permitindo que os colaboradores assinem documentos em poucos minutos.
Adicionalmente, na nossa plataforma tem várias integrações com outros softwares. Além disso, a plataforma oferece recursos de segurança avançados (eDIAS), como a criptografia de documentos e autenticação de dois fatores. As assinaturas são 100% seguras e legais.
💡 Quer ver como funciona a Factorial para assinatura de documentos? Marque uma demonstração gratuita de 15 minutos, com um dos nossos consultores de RH!
2) DocuSign
O DocuSign é uma das aplicações mais populares para assinatura digital disponíveis no mercado. A plataforma oferece uma ampla gama de recursos para simplificar o processo de assinatura eletrónica. Inclui fluxos de trabalho personalizados e integrações com ferramentas como o Salesforce e o Microsoft Office.
Oferece ainda recursos de segurança avançados, como a criptografia de documentos e autenticação de dois fatores. Além disso, a plataforma é altamente personalizável, permitindo que os utilizadores adaptem o processo de assinatura eletrónica para atender às necessidades específicas da sua empresa.
3) Adobe Sign
A Adobe Sign é outra das principais apps para assinatura digital disponível no mercado. Com esta app, consegue gerir documentos eletrónicos, criando, enviando e assinando documentos de forma totalmente digital. Por outro lado, consegue integrar este software com as outras ferramentas da Adobe, como o Adobe Acrobat.
4) SignEasy
O SignEasy é uma opção simples e fácil de usar em comparação com outras plataformas, permitindo que os utilizadores assinem documentos digitalmente em qualquer sítio. Também possui integrações com outras ferramentas de produtividade, como o Google Drive e o Dropbox.
É uma opção ideal para pequenas empresas e indivíduos que precisam de uma solução de assinatura eletrónica simples e intuitiva.
5) PandaDoc
O PandaDoc é uma plataforma completa de gestão de documentos eletrónicos. Permite que os utilizadores criem, enviem, assinem e giram documentos de forma totalmente digital.
O PandaDoc oferece recursos avançados de automação para ajudar a agilizar os processos de assinatura. Além disso, oferece suporte para múltiplos utilizadores e integrações com outras ferramentas de produtividade, como o Salesforce e o Hubspot.
Em resumo…
Assim, as apps para assinatura digital são uma ótima opção para empresas e gestores que desejam economizar tempo e dinheiro em processos de assinatura de documentos. Existem várias opções disponíveis no mercado, cada uma com seus próprios recursos e vantagens.
Ao escolher uma aplicação para assinatura digital, é importante considerar as necessidades específicas da sua empresa. Questione-se primeiro do que espera de um processo de assinatura eletrónica. Com a opção certa, pode simplificar o processo de assinatura de documentos e aumentar a eficiência dos seus negócios.
💡 Aumente a eficiência dos seus negócios com a Factorial! Marque uma demonstração gratuita e sem compromisso do software Factorial, com um dos nossos consultores de RH!
💡 Se preferir experimentar por si mesmo, pode fazê-lo durante 14 dias, aqui!
